FUNCIONALIDADES ESPECÍFICAS DE UN ERP PARA DISTRIBUCIÓN DE PINTURA: LOS DESARROLLOS DE DATADEC PARA TINTOMETRÍA, TIENDAS Y GRUPOS MULTIEMPRESA

Un distribuidor de pintura vende color, no solo envases. Muchos operan con una red de tiendas propias en las que el profesional compra en mostrador, y con frecuencia se organizan como un grupo de varias sociedades, a veces con una fábrica que trabaja con su propio sistema. Cada una de esas circunstancias crea operaciones que un ERP genérico no tiene previstas.

Las funcionalidades específicas de un ERP para distribución de pintura son las que resuelven esas operaciones dentro del sistema. Este artículo recoge las que DATADEC ha desarrollado e implantado con distribuidores del subsector, tal como las documenta su equipo de consultores. Al final se citan las funcionalidades generales de la distribución mayorista que tienen su origen o un uso destacado en pintura.

Funcionalidades específicas de un ERP de pintura en la venta online

Integración tintométrica: el color se formula en la tienda online

Cómo funciona. La tienda online del ERP de DATADEC para distribución de pintura se comunica en tiempo real con el sistema tintométrico del fabricante de pintura. Cuando el cliente elige una pintura base, la tienda consulta las cartas de color de la temporada y recibe una paleta de entre 250 y 300 variaciones cromáticas exactas. El cliente elige su color en la propia web, y cada opción corresponde a una fórmula que se puede fabricar.

Problema que resuelve. El sistema de dosificación de un fabricante genera millones de variaciones de color. Cargarlas y mantenerlas a mano en la base de datos de la tienda online no es viable, de modo que el color a medida quedaba fuera de la venta online.

Beneficio para el distribuidor. Vende online colores a medida con la garantía de que el color pedido tiene una fórmula de fabricación real detrás.

Una sola tienda online para varias sociedades del grupo

Cómo funciona. La tienda online del ERP de DATADEC trabaja con varios catálogos y con enrutamiento multiempresa. El cliente navega y compra en una única web, con una sola imagen de marca, pero cada pedido cae en la base de datos de la sociedad que corresponde, hasta cinco empresas distintas en el caso implantado. Una empresa de control central sincroniza los catálogos y el stock.

Problema que resuelve. Un grupo con la actividad repartida en varias sociedades quiere presentarse en internet con una sola marca, pero sus pedidos deben facturarse en cada empresa por separado.

Beneficio para el distribuidor. Una única web para todo el grupo, sin duplicar tiendas, con cada pedido dirigido a su sociedad de forma automática.

Punto de venta: la tienda y el mostrador

Muchos distribuidores de pintura venden a través de una red de tiendas propias, de modo que el ERP tiene que funcionar también en el lineal y en el mostrador. Para una visión general de la gestión de una red de tiendas, puedes leer software para distribución en cadena de tiendas.

Prepedido en tienda con dispositivo móvil

Cómo funciona. Con el prepedido móvil de DATADEC, un vendedor acompaña al cliente por los lineales y va escaneando con un dispositivo móvil los artículos que elige. Al terminar, el sistema genera un prepedido que llega al terminal de punto de venta (TPV), donde el personal empieza a prepararlo. Mientras tanto, el cliente puede esperar en una zona de descanso; en el caso implantado, se le da un ticket para la cafetería de la tienda. Cuando el pedido está listo, se le avisa para que pase por caja, donde se aplican las condiciones económicas y el control de riesgo de su ficha de cliente.

Problema que resuelve. En una tienda de distribución, el cliente arrastra carros pesados por los lineales, hace cola en el mostrador y espera a que se lean sus artículos uno a uno. La compra se hace incómoda y el mostrador se atasca.

Beneficio para el distribuidor. El cliente compra sin colas ni carros, y el mostrador queda libre para atender. Los consultores de DATADEC lo consideran aplicable también a otros subsectores, como el material eléctrico.

Control de empleados autorizados a retirar material

Cómo funciona. Cada cliente profesional da de alta en el ERP de DATADEC la lista de empleados autorizados a recoger material a su cargo, y la mantiene al día: cuando despide a alguien, lo quita de la lista. Cuando un operario se presenta en el mostrador, el vendedor introduce su DNI en el TPV, y si no figura o está desautorizado, el TPV bloquea la entrega.

Problema que resuelve. Por la confianza del trato diario con el personal de tienda, operarios ya despedidos seguían retirando material en nombre de su antigua empresa. El material no llegaba a la obra y el cliente recibía cargos que no reconocía.

Beneficio para el distribuidor. Se cortan las retiradas fraudulentas y se protegen las cuentas de los clientes profesionales, lo que evita disputas por cargos indebidos.

Compras y aprovisionamiento

Comunicación automática con la fábrica externa de pintura

Cómo funciona. El caso implantado es el de un distribuidor que gestiona su red de tiendas con el ERP de DATADEC para distribución de pintura y se abastece de una fábrica de pintura que funciona con su propio sistema heredado. Ese sistema no puede emitir ni interpretar el mensaje estándar EDI de aviso de expedición, así que la integración se hizo con ficheros en un formato propio del cliente.

Por esa vía, la fábrica envía de forma periódica los productos nuevos, las tarifas, las órdenes de compra y los albaranes de entrada. El ERP crea las órdenes de compra y las vincula a la empresa y la tienda de destino. Al recibir la mercancía, el personal de la tienda comprueba en una pantalla de validación que lo entregado coincide con lo comunicado; al validarlo, el sistema genera los movimientos de inventario y el producto queda disponible para la venta.

Problema que resuelve. La red de tiendas y la fábrica trabajan con sistemas distintos que no se entienden con el estándar habitual, y cada alta, tarifa o entrega había que trasladarla a mano.

Beneficio para el distribuidor. Los pedidos de las tiendas y las entregas de la fábrica se comunican sin intervención, y el producto se pone a la venta en cuanto la tienda valida la recepción.

Compras centralizadas con entrega directa en cada filial

Cómo funciona. Algunos grupos compran a través de una sociedad central que negocia el volumen de todo el grupo, pero que no tiene almacén. El ERP de DATADEC para distribución de pintura modela cada empresa operativa como un centro logístico de esa central. La orden de compra se imputa al centro de la filial que necesita el material, y cuando el proveedor entrega, el stock entra directamente en el inventario de esa filial.

Problema que resuelve. Si la central compra a su nombre, la mercancía entra en una sociedad sin almacén y luego hay que trasladarla a las filiales, con movimientos logísticos internos duplicados.

Beneficio para el distribuidor. El grupo conserva la compra centralizada y la negociación por volumen, y el stock queda en la filial correcta desde el primer momento.

Operaciones y logística

Tránsitos de mercancía entre sociedades desde una sola sesión

Cómo funciona. Una consola de tránsitos del ERP de DATADEC, accesible desde la sociedad matriz, muestra todos los flujos de material entre las empresas del grupo. Desde ella, un único responsable puede ordenar el traslado de stock de cualquier sociedad a otra sin salir de su sesión ni validarse en la empresa que envía.

Problema que resuelve. El grupo quiere aprovechar el material sobrante de una empresa en otra antes de comprar de nuevo a un proveedor. Pero para transferirlo, el administrativo tenía que cerrar su sesión y entrar en la sociedad emisora antes de emitir el documento.

Beneficio para el distribuidor. Los excedentes de una sociedad se aprovechan en otra sin compras nuevas que encarezcan el circulante.

Funcionalidades generales con origen o uso destacado en distribución de pintura

Estos desarrollos del ERP de DATADEC sirven a cualquier mayorista y se explican en el artículo general de esta serie FUNCIONALIDADES DE UN ERP PARA DISTRIBUCIÓN MAYORISTA . Se citan aquí por su relación con el subsector:

• Promociones por importe total del pedido. Nacieron en un distribuidor de pintura y hoy se aplican en otros distribuidores y en sus tiendas online. Premian el importe del albarán completo con un descuento, un regalo o un cheque para la siguiente compra.
• Límites de precio y descuento por vendedor. Una de sus variantes, la que bloquea las rebajas según el nivel del vendedor y obliga a justificar por escrito cada excepción, se implantó en un distribuidor de pintura.
• Operaciones interempresa automatizadas. Encajan con los grupos de varias sociedades habituales en el subsector. La operativa manual que sustituyen ocupaba a entre dos y tres personas a jornada completa.

Los desarrollos propios del material eléctrico, como el corte de bobinas o la conciliación de catálogos de proveedor, se explican en el post: FUNCIONALIDADES DE UN ERP PARA DISTRIBUCIÓN MATERIAL ELÉCTRICO.

Compara proveedores con los mismos criterios

Si estás comparando proveedores, pide que te enseñen la integración tintométrica y el prepedido en tienda con un caso de tu empresa, y evalúa a todos con los mismos criterios. El checklist de DATADEC para distribución mayorista ordena esa comparación por áreas, con criterios ponderados y la evidencia que conviene pedir en cada caso.

DATADEC es un fabricante español de software de gestión empresarial, fundado en 1987, que desarrolla, implanta y da soporte a su propio ERP para la distribución mayorista, con desarrollos específicos para la pintura, con consultores especializados por sector y área. Opera su propia plataforma cloud desde el año 2000, certificada en ISO/IEC 27001 e ISO/IEC 20000.

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