SOFTWARE PARA DISTRIBUCIÓN EN CADENA DE TIENDAS

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Un software para distribución en cadena de tiendas debe ser un programa que optimice las operaciones de venta, además, ayudar a ofrecer una excelente experiencia al cliente final. No obstante, también es indispensable que permita la automatización y gestión integral de todos los procesos y, de esta forma, potencie la capacidad competitiva de la organización.

Este sistema debe facilitar el acompañamiento al cliente, monitorizar en tiempo real cada una de las operaciones y registrar información sobre el movimiento de la mercancía, precios, artículos, datos sobre clientes, plazos de entrega, etc.

En general, un software para distribución debe contar con ciertas características esenciales que permita a la cadena comercial ofrecer una respuesta inmediata a sus clientes, adaptándose a sus necesidades. Y son estas características o funcionalidades principales las que se analizarán en este post.

Características que debe presentar un software para distribución en cadena de tiendas

Un software para distribución en una red de tiendas debe estar desarrollado para:

• Contemplar una estrategia omnicanal y multicanal. Por lo que la cadena comercial mantendrá activos diversos canales de comunicación con los clientes y público objetivo, pero desde dos enfoques estratégicos.
• Contar con una alta capacidad de adaptación a un sector de actividad específico. Su diseño debe ser adaptable a todo proceso asociado a la cadena de tiendas, siempre mediante una configuración sencilla. 
• Agilizar y optimizar la gestión logística. Se trata de un software que ayuda a ubicar de manera rápida y precisa la mercancía, por lo que agiliza cada entrega. También permite una gestión óptima del inventario y de los pedidos.
• Facilitar la entrega inmediata. Este sistema predice costes y reduce el lead time de la empresa, adaptando los ciclos de distribución a los plazos convenidos. Lo que se traduce en mayor satisfacción del cliente y en la mejora de la competitividad. 
• Mejorar la comprensión del estado del negocio. El software para distribución ofrece la información necesaria y la visualización de cada fase de la cadena de suministro, permitiendo analizar la rentabilidad de productos, predecir fluctuaciones en la demanda y tomar mejores decisiones.

Ahora pasemos a desarrollar cada una de estas características principales.

Una estrategia omnicanal para comunicar y vender a los clientes

Una de las mayores estrategias para acompañar al cliente durante todo su customer journey es la comunicación con un enfoque omnicanal. Por lo tanto, es una de las tácticas que debe facilitar el software para distribución en toda cadena de tiendas. ¿Por qué? Por lo siguiente.

Si bien es necesario contar con diferentes vías o canales para comunicarse e interactuar con los clientes (estrategia multicanal), como las tiendas físicas o la plataforma de e-commerce, también es cierto que solo se ofrecerá una experiencia satisfactoria al cliente si la cadena comercial puede gestionar de forma integral el flujo de comunicación de todas estas plataformas. 

Y de esto se trata la estrategia omnicanal. Un software para distribución debe poseer las funcionalidades que permitan la integración de portales web de venta, redes sociales de la empresa, tiendas físicas y demás vías de comunicación y relación.

De esta forma, la empresa mantiene un historial del cliente actualizado y puede contactarle empleando un discurso homogéneo, sin importar el tipo de canal que emplee. Y el cliente siempre percibirá que se comunica con una sola empresa.

• Por ejemplo, si un posible comprador realiza una pregunta sobre un producto mediante la cuenta de Instagram de una cadena comercial, el software para distribución permite al equipo redirigir la duda al departamento de ventas. Seguidamente el equipo de ventas contacta al potencial cliente para responder su inquietud, pero lo contacta conociendo todo su historial.

Alta capacidad de adaptación a un sector de actividad

La alta adaptabilidad es una de las características vitales que debe poseer todo tipo de sistema de gestión, porque no existen dos empresas iguales. Por lo tanto, un software para distribución debe estar desarrollado con la flexibilidad suficiente que le permita adaptarse a las características únicas y a las necesidades presentes y futuras de una cadena de tiendas.

Un sistema de gestión de la distribución tiene una alta capacidad de adaptación cuando cada una de sus herramientas, módulos o funcionalidades pueden ajustarse y personalizarse para ser útiles a la empresa de un sector de actividad específico.

Además, este tipo de software debe ser escalable y continuar siendo funcional ante la diversificación de las actividades o ante la expansión de una cadena comercial.

Agilidad y optimización de la gestión logística

Para que un software que controle la distribución pueda agilizar y optimizar la gestión logística debe permitir:

• Automatizar, digitalizar las tareas y trabajar en línea, mediante amplias funcionalidades y herramientas que faciliten el control avanzado de las operaciones asociadas a la logística y distribución y permitan acceder a la información en tiempo real sobre la mercancía (como ubicación o características). Lo que, a su vez:
• Agiliza la expedición.
• Evita errores.
• Permite una gran trazabilidad.
• Ahorra tiempo en picking.
• Controlar la calidad del servicio. Gracias a que efectúa un control continuo de cada proceso, este tipo de sistema de gestión facilita la detección de errores y su rápida corrección. Por lo que no solo se reducen todos los costes que se derivan de estos errores, también permite ofrecer al cliente una mejor experiencia de compra.
• Gestionar el stock. Un software para distribución debe tener la capacidad de gestionar los lotes de mercancía y la caducidad de los productos, pero también debe ser capaz de determinar la cantidad óptima de unidades en stock, así como ofrecer información para analizar las tendencias de ventas. 

Facilitar la entrega inmediata

Para facilitar la entrega inmediata del producto, el software de distribución debe gestionar eficazmente la disponibilidad de la mercancía, mediante la funcionalidad de reposición automatizada, en la que el sistema emite avisos al área encargada para que se efectúe la reposición física.

Además, este sistema de gestión para distribución tiene que contar con herramientas que permitan:

• Registrar y gestionar la información de las condiciones que han sido pactadas con proveedores y con los clientes, como datos sobre plazos, condiciones de pago, precios, etc.
• Ofrecer acceso oportuno a la información que procesa en tiempo real, como las características de los productos, la disponibilidad de éstos o el estado de los pedidos.
• Permitir la sincronización de procesos que ayuden a optimizar la entrega inmediata.

De esta manera, se facilitan las recepciones y la entrega inmediata de los productos, se ahorra tiempo valioso en los equipos de ventas, un tiempo que puede emplearse para interactuar más con el cliente y poder incrementar las ventas.

Mejorar la comprensión del estado del negocio

El software para distribución debe estar diseñado para monitorizar, registrar los resultados y ofrecer visibilidad total de cada proceso de una cadena de tiendas, como el suministro, la distribución, la gestión de pedidos y la gestión del stock.

Es un software que permite analizar el estado del negocio actual y futuro. Ofrece una visión integral, proporcionando información actualizada de manera rápida, fiable segura y oportuna para evaluar cada proceso, detectar problemas o carencias, diseñar mejoras y tomar las decisiones más efectivas que producirán cambios positivos en el futuro. 

Para mejorar la comprensión del estado del negocio, el sistema para distribución permite el registro de los análisis actuales y de los diseños de estados futuros, para hacer el seguimiento a los cambios efectuados o errores corregidos y evaluar el progreso.

Un software de gestión ideal para la distribución en cadena de tiendas

Un software para distribución debe estar desarrollado para adaptarse a las necesidades únicas de cada negocio, ofrecer un enfoque omnicanal para la comunicación con los clientes, controlar eficazmente las entregas de mercancías, agilizar la gestión de pedidos y ayudar a analizar y comprender el estado de cada uno de los procesos que confluyen en una cadena de tiendas.

*Imagen de storyset en Freepik

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