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    29 Jul 2020

    GUARDA TUS DOCUMENTOS EN LA NUBE CON EXPERT CUSTODIA DE DATADEC

    guarda_documentos_expertcustodiaHoy en día separar el entorno físico de trabajo de los recursos disponibles para realizarlo aporta un alto valor en aquellos puestos de trabajo en los que no se requiere la presencia física en instalaciones especializadas.

    Este incremento de valor se materializa por las mejoras que se pueden alcanzar con relación a la custodia documental, y a la accesibilidad de aplicaciones e información. Además, todo esto facilita el desarrollo de nuevos servicios que pueden mejorar la propuesta de valor de las empresas.

    En este contexto, expert Custodia de DATADEC es una solución destinada a ofrecer a las empresas el archivo electrónico en la nube de los documentos con un alto valor mercantil y fiscal cómo son los albaranes, las facturas y los contratos, manteniendo la relación entre los mismos.

    Como siempre, mantenemos nuestro compromiso para mejorar tu productividad con una solución ágil y completa.

     

    • Mejorar la accesibilidad documental desde cualquier lugar y en el momento que se necesita, ampliando este servicio tanto al personal de la propia empresa como a tus clientes y proveedores.
    • Custodia documental en un entorno seguro sin la preocupación de dedicar esfuerzos a actividades tan diferentes a las que requiere el núcleo de tu negocio.
    • Facilita la consulta integral ahorrando tiempo. No supone el acceso a un documento en particular, sino a todos sus documentos relacionados de acuerdo a su vinculación.

     

    ¿Por qué te puede ser de interés un software como este?

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    Características funcionales del software 

     

    • CONSULTA DE FACTURA DE PROVEEDORES de forma que se tendrá acceso a la previsualización, notas asociadas a la factura, acceso a los adjuntos de la factura, consulta de la firma, histórico de acciones realizadas sobre la factura y consulta de los envíos realizados. Se podrán recepcionar facturas de proveedores a partir de ficheros en formato PDF o XML
    • VISOR DE FACTURAS DE CLIENTES de forma que serán fácilmente localizables, gracias a un sencillo explorador que permitirá buscar por múltiples campos, incluso en el contenido de la propia factura; se podrán firmar y enviar facturas de clientes, a partir de facturas existentes en formato PDF o XML. También se podrá previsualizar la consulta de una factura, acceder a las notas asociadas a la factura, acceder a los documentos adjuntos de la factura, consultar la firma, histórico de acciones realizadas sobre la factura y consultar todos los envíos realizados
    • NOTIFICACIÓN DE FACTURAS A CLIENTES seleccionando la forma de envío. También permitirá la opción de enviar un email con el fichero adjunto o incorporando un enlace privado a la factura en expert Custodia, posibilidad de reenviar la factura por correo y de crear enlaces públicos temporales para notificaciones o consultas puntuales, permite incorporar mensajes y banners personalizados en la firma del correo de notificación para comunicar sus novedades corporativas, la plataforma confirma la correcta recepción de los emails en el servidor de correo del cliente
    • CUSTODIA Y PRESERVACIÓN de facturas emitidas y recibidas, anexando documentación relacionada (albaranes, contratos, etc.)
    • GARANTÍA DE AUTENTICIDAD de los documentos custodiados, para contrastar su origen y ofrecer certeza sobre su autoría
    • INTEGRIDAD de los documentos custodiados, impidiendo cualquier cambio sobre el original
    • ACCESO DESDE CUALQUIER DISPOSITIVO (pc, smartphones, tablets, etc.), garantizando la privacidad y la trazabilidad de los accesos
    • RÁPIDA LOCALIZACIÓN de documentos, gracias a la indexación y búsqueda por cualquier palabra contenida en un documento
    • MULTI-IDIOMA para el acceso de los usuarios según su idioma
    • LTIPLES CANALES DE ENVÍO de cualquier documento custodiado (mail y fax), anexando adjuntos y notas
    • INTEGRACIÓN CON CUALQUIER SISTEMA ERP del mercado mediante ficheros texto, conector ADO o servicios web

     

    Ventajas de nuestro producto con relación a otros

    Nuestro compromiso con la mejora de la productividad nos ha llevado a desarrollar un producto que facilite la operatividad del proceso de compras y ventas a nivel documental. Para ello nos hemos inspirados en:

     

    • INTEGRACION CON EL SISTEMA SII DE LA AEAT.

    Ficheros SII (Sistema de información Inmediata) y acuses de recibo de la AGENCIA TRIBUTARIA. El sistema enviará el fichero normalizado a través de nuestro HUB de comunicación a la AEAT, y recogerá el acuse de recibo y el estado de las facturas aceptadas y rechazadas (en este último caso, opcionalmente permitirá también rectificarlas y reenviarlas de nuevo), encargándose además de actualizar en su ERP dichas facturas para que pueda asegurarse el cuadre con la AEAT.

     

    integracion_sii

     

     

    • MEJORA EN EL SERVICIO A SUS CLIENTES

    Ya que podrán acceder desde cualquier lugar y en cualquier momento a una consulta inteligente (por sus sistema de relación) de sus documentos clave.

     

    • INTEGRACION CON HERRAMIENTAS PARA FACTURAR ELECTRONICAMENTE (expert Firma)

    Con su integración con expert Firma, permite sustituir las facturas tradicionales en papel a tus clientes, y se caracteriza porque el envío a los destinatarios se realiza por medios telemáticos en formato electrónico, reemplazando al documento físico en papel y con la misma validez fiscal y jurídica ya que está firmada con una firma electrónica avanzada, emitida por una autoridad de certificación reconocida por la agencia tributaria correspondiente

    integracion_firma

     

    Custodia de facturas electrónicas de clientes desde expert FIRMA

     

      • INTEGRACION CON HERRAMIENTAS PARA DIGITALIZAR Y CERTIFICAR LAS FACTURAS DE COMPRAS.

    Con expert SCAN, la Digitalización Certificada permite, a partir de una factura de proveedor en papel, generar una imagen digital a partir de un escáner, firmándose electrónicamente, aplicando el mismo valor probatorio que la factura original y permitiendo si lo desea su destrucción. 

     

    integracion_scan

    Custodia de facturas de proveedor digitalizadas y certificadas desde expert SCAN

     

    • NO TE PARES NUNCA

    La informática tiene que ser tu amigo y no limitarte nunca, por este motivo te permitimos trabajar siempre tengas o no conexión a internet. Permite trabajar en modo offline, de forma que pueda trabajar sin acceso a internet y con la posterior sincronización bidireccional.

     

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