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    25 Oct 2018

    IMPLEMENTACIÓN DEL ERP - LA INICIACIÓN DEL PROYECTO

    implementacion_del_erp_iniciacion_02Designed by Freepik

     

    En artículos anteriores se han descrito las ventajas que puede suponer la implantación del ERP y qué criterios utilizar para elegir el sistema ERP adecuado a nuestra empresa.

    El proyecto de implementación del ERP es un proyecto complejo con muchas ventajas, pero también con riesgos importantes si no se aborda de la manera adecuada. Es tan importante, que la manera de implementar un ERP, puede ser incluso un factor de peso en su elección.

    Con este artículo comenzamos una serie dedica a la implementación del ERP. Se explicará cómo se inicia un proyecto de implantación del ERP y cual es el impacto que tendrá en nuestra empresa.

    La iniciación del proyecto

    La iniciación del proyecto es la primera fase del proyecto, incluso anterior a la aprobación formal de su ejecución. Es una estimación preliminar del mismo, de su objetivo, impacto y resultados deseados. 

    El patrocinador (sponsor) del proyecto, es decir, la persona que ha aprobado su ejecución y que vela porque se lleve a cabo, deberá definir en un primer nivel:

    • El objetivo del proyecto. El objetivo del proyecto NO ES implementar un sistema ERP concreto. El objetivo del proyecto es un objetivo de negocio relacionado con algún indicador de productividad, de ventas o financiero. Definir el objetivo debiera ser una tarea sencilla porque es la razón por la cual queremos implementar un nuevo ERP. (ver 10 AVISOS PARA CAMBIAR UN SISTEMA ERP).
    • El ámbito del proyecto. Se deben definir en primer nivel los módulos del sistema ERP que se van a implementar, los interfaces que hay que desarrollar, los sistemas que se van a dejar funcionando como estaban, etc. Por supuesto, no hay que entrar en detalles, pero si esbozar a grandes rasgos el ámbito del proyecto.
    • El presupuesto y recursos del proyecto. Ambos conceptos están relacionados y en función de los recursos que la organización pueda poner a disposición del proyecto, influirá el coste del proyecto.
    • El plazo del proyecto. Cuando se quiere tener implementado el proyecto, hay alguna época del año preferida y por qué.
    • Los criterios de éxito y cierre del proyecto. Es aconsejable pensar lo antes posible qué se consideraría el éxito del proyecto. Tenemos que pensar que implantamos el ERP, que todo va razonablemente bien y después de que el nuevo ERP esté funcionando tenemos que responder a la pregunta: ¿la implementación del ERP ha sido un éxito? Es una pregunta que hay que contestar unos meses después de la puesta en marcha por lo que se podría enfocar de distintas maneras. Algunos ejemplos:
      • No existen retrasos en la facturación durante tres meses
      • El valor medio del stock es un 25% menor que el actual en condiciones similares
      • El 99% de los procesos funcionan en el nuevo ERP sin incidencias significativas tres meses después de su puesta en marcha.

    Es posible definir criterios con un plazo mayor, pero entonces su evaluación será una tarea fuera del  proyecto.

    Los criterios de cierre son aquellos por los que nos damos satisfechos con el proyecto y se permite su cierre. Debieran ser más controlables por el equipo de proyecto. Algunos ejemplos de criterios de cierre pueden ser:

    • El 95% de los procesos funciona sin incidencias significativas
    • El volumen de pedidos en el nuevo sistema es similar al anterior
    • El 95% de los usuarios utilizan el sistema con normalidad

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    El director y el comité de dirección del proyecto

    La siguiente tarea que el patrocinador del proyecto debe realizar es identificar al director de proyecto, que será el responsable de la ejecución del proyecto, de la consecución de sus objetivos con el presupuesto y plazos acordados, de su éxito y de su cierre.

    Para ello contará con el apoyo y orientación del comité de dirección del proyecto cuyos representantes deberá nombrar la propia dirección de la empresa. En muchos casos, debido a la transversalidad e importancia del proyecto de implementación del ERP coincide con el propio comité de dirección de la empresa. Este comité será el que dé luz verde para pasar a cada una de las fases del proyecto.

     

    Metodologías de implementación

    El jefe, gestor o director del proyecto (o el patrocinador) tendrá que seleccionar la metodología más adecuada para llevarlo a cabo. Existen distintas maneras de afrontar el proyecto de implementación, cada una con sus ventajas e inconvenientes.

    Supongamos que nuestro punto de partida es un sistema compuesto de cinco áreas: Contabilidad y Finanzas, Ventas, Operaciones, Nómina y Reporting. Existen en la situación de partida cuatro distintos sistemas representados por colores en la Figura adjunta. Evidentemente es una simplificación, ya que cualquier empresa a día de hoy maneja muchos más módulos y aplicaciones.

    metodologia-01

    El jefe de proyecto puede evaluar las siguientes posibilidades:

    1. Cambiar todas las aplicaciones y todas las áreas de negocio simultáneamente. A partir de la fecha establecida solo el nuevo sistema ERP será funcional y afectará a todos los empleados y procesos. Esta opción se conoce por “big-bang”. Es una opción muy intensa y que requiere un gran esfuerzo a la empresa, pero permite disfrutar antes las ventajas del nuevo sistema.
    2. Cambiar aplicación por aplicación. Esta opción puede ser interesante cuando existe una urgencia técnica en una de nuestras plataformas actuales y cuando las aplicaciones sean independientes entre sí o con un interfaz sencillo.
    3. Cambiar proceso por proceso. Está opción permite enfocar el proyecto en las áreas del negocio donde estimamos un mayor beneficio.

     

    La mejor solución depende mucho del punto de partida. Incluso se pueden combinar los métodos para maximizar la inversión en el proyecto. En nuestro ejemplo podríamos elegir entre:

    1. Hacer un “big bang”
    2. Hacer un “big bang” excluyendo la aplicación y procesos de nómina ya que no es un área que nos dé problemas y el interfaz existente es muy sencillo
    3. Implementar primero la parte de ventas CRM, y después todo el resto excepto Reporting que se deja para una última fase.

    Existen posibilidades que no tienen sentido como implementar primero Contabilidad y Finanzas ya que en los ERP hay una total integración y sería un trabajo absurdo duplicar la información en otro sistema paralelo.

     

    El equipo del proyecto

    Gran parte del éxito vendrá dada por la buena elección del equipo.  Es importante pensar en ello porque si no se dispone de equipo no es posible implementar el proyecto y crear la capacitación siempre lleva tiempo.

    metodologia_02El equipo del proyecto debe ser un equipo mixto donde se combinen los conocimientos del ERP y los del negocio. El equipo técnico suele ser externo y no existen mayores consideraciones para su elección que las normales con un proveedor de servicios.

    El equipo del negocio es nuestra tarea fundamental. Debemos encontrar la manera de poner los mejores conocedores del funcionamiento actual de la empresa y sus sistemas, sus debilidades y fortalezas, a disposición del proyecto, sin perjudicar nuestro negocio. Idealmente habrá que nombrar un jefe de equipo por línea de negocio e identificar una persona por rol en la organización, que pueda colaborar y ejercer de representante. Esta persona no tiene que ser la que mejores resultados tenga, si no la que mejor entienda y comunique su rol. Es como pensar en el mejor profesor, muchas veces no es el que más conocimientos tiene, si no el que mejor sabe transmitirlos. Estos representantes siguen ejerciendo sus funciones habituales, pero se deben de liberar de algunas tareas para poder tener tiempo para dedicar al proyecto.

    Para crear capacidad no queda más remedio que contratar personal ya bien sea de una manera temporal o permanente. Es un error demasiado común pretender crear el equipo del proyecto con personal externo. El proyecto en sí mismo será una actividad formativa excelente y aquellos que participen serán un activo importante para la empresa. Es mejor estrategia contratar a alguien que ayude temporalmente en el sistema antiguo.

    Si el equipo de proyecto no es competente puede diseñar la implementación del ERP de una manera que no se adecúe al funcionamiento de la empresa, lo que conllevará unos riesgos y costes extras.

     

    Conclusiones

    El proyecto de implantación del ERP es un proyecto complejo en el que se debe pensar antes de tomar la decisión de cambiar de ERP. Es necesario establecer una primera idea sobre los objetivos que se persiguen, los plazos y presupuesto, el ámbito y el equipo que implementará el proyecto.

    Si el proyecto se aprueba, el jefe de proyecto utilizará todo este material como punto de partida para definir con detalle todos los conceptos en la fase de planificación.

     

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    Escrito por: Iago Arribas

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