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El software de gestión tiene que ser “el gran facilitador” para que las empresas desarrollen sus procesos de gestión de la forma más eficiente posible y les permita desarrollar sus directrices estratégicas, gracias a las posibilidades que ofrecen las nuevas tecnologías aplicadas a la gestión empresarial.
Este idea choca con el planteamiento de hace apenas unas décadas, en el que se desarrollaban sistemas de gestión rígidos diseñados por alguien que trabajaba desde un despacho ajeno a la actividad de cualquier empresa y que determinaba cómo se debía trabajar.
Afortunadamente, la evolución que se ha experimentado en los últimos años a partir de las aportaciones realizadas por expertos en desarrollo de software (tanto los nuevos lenguajes y paradigmas de programación, como el diseño de nuevas arquitecturas de desarrollo), han propiciado una mejora de la calidad de los nuevos desarrollos que repercute directamente en su mantenimiento y en su capacidad de adaptación, por lo que existen grandes diferencias entre el software desarrollado hace más de 15 años y los nuevos programas que se han desarrollado con las nuevas prácticas.
Es muy difícil para un usuario no informático poder valorar cuando un software está realizado con las prácticas consideradas apropiadas por los expertos o no, para ello lo mejor es acudir a alguien que sepa, como cuando acudimos a un abogado cuando tenemos un pleito, pero en general existen algunos indicios que nos pueden hacer dudar o mantener alerta:
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Cuando el mantenimiento de software resulta una parte importante de la adquisición. A título de ejemplo, podríamos considerar los casos cuando se propone un mantenimiento anual que supone aproximadamente entre el 10% - 20% del coste de compra. Una de las consecuencias de las nuevas prácticas de programación ha sido precisamente un importante abaratamiento del mantenimiento de software con relación a los antiguos desarrollos. Por desgracia, muchas empresas tratan de trasladar sus ineficiencias a sus clientes a través del mantenimiento, lo que supone un alto coste para estos.
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“De nada sirve comprar el mejor software aparente, sino su mantenimiento no es eficaz ni eficiente”
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Cuando la capacidad de integración del software con otros programas no es fácil. Hoy en día existen diferentes soluciones normalizadas para la integración de los diferentes softwares en el mercado, como por ejemplo las APIs, etc… Los nuevos desarrollos están más orientados a la integración entre distintas plataformas. Aunque hoy en día, nadie reconoce que su software no se puede integrar con otros, la diferencia está en el coste de dicha integración, cuanto más costosa es la integración entre diferentes soluciones, podríamos pensar que no se trata de un software diseñado con las nuevas prácticas.
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Cuando la adaptación del programa o desarrollo a medida de alguna funcionalidad resulta muy costosa. Las nuevas prácticas de programación lo que han supuesto principalmente es una nueva forma de hacer las cosas para que el código fuente (el programa) sea más fácil de compartir entre distintos profesionales, y que sea más fácil de modificar y adaptar, ya que responde a unas reglas o métodos más eficientes en este sentido. Es precisamente por este motivo, que han proliferado los softwares “open source” (de código abierto) lo que supone la constatación de que es posible trabajar de otra manera más eficiente. Aunque cualquier desarrollo tiene su complejidad, cuando se plantea hacerlo sobre software de “la nueva ola”, resultan menos costosos que en los programas antiguos.
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Con todo lo dicho hasta el momento, quiero poner de manifiesto que si miramos al futuro, no nos podemos permitir el lujo de comprar programas técnicamente obsoletos, ya que esto repercutirá muy negativo en la consecución de los objetivos que pretendemos alcanzar con la inversión en software.
Dicho esto, vamos a analizar los programas de gestión que más nos pueden ayudar a facilitar la gestión en las empresas.
Software de gestión pensando en el futuro.
Aquí vamos a analizar qué programas pueden ser más útiles para la gestión actual de las empresas y, en su caso, qué características les debemos de exigir dado el estado de la tecnológica y las tendencias que se van consolidando.
Como punto de partida, vamos a aconsejar a todas las empresas a que inviertan en un sistema de gestión integral ERP. Aunque ya es realidad en la mayoría de las empresas, algunas veces se opta por programas de facturación o contabilidad para reducir la inversión cuando no existe una necesidad mayor. No obstante, dada la proliferación de una gran cantidad de soluciones ERP a un precio muy razonable, según requerimientos, aconsejados invertir directamente en este tipo de software porque:
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- En un alto porcentaje de casos, nos cubre perfectamente los requerimientos actuales, aunque no aprovechemos todo su potencial.
- Nos garantiza la ampliación de futuras funcionalidades de forma integrada.
- Nos permite garantizar la integridad de los datos, dada la estructura de este tipo de soluciones.
- Nos permite, desde el principio, invertir en software complementario (como herramientas de BI, etc…) que podrán convivir con futuros requerimientos aprovechando la inversión realizada hasta la fecha.
De acuerdo con este planteamiento, si consideramos el sistema ERP como el sistema de gestión central por excelencia dadas sus características, es importante que cumpla una serie de requisitos que hacen referencia a su capacidad de integración con otros programas complementarios, o que contemple ciertos desarrollos funcionales dentro de su estructura modular. En este sentido tendremos que asegurarnos:
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- Qué integre perfectamente la actividad comercial Online y Offline. Hoy en día, este es un factor crítico, ya que las condiciones competitivas actuales obligan a un enfoque omnicanal y, por tanto, no se pueden separar ambas realidades que comparten un entorno de gestión común.
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- Qué gestione o integre una herramienta de automatización de procesos, de forma que nos permita mejorar la productividad, reducir costes y garantizar el cumplimiento de los procedimientos de gestión empresariales.
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- Qué integre herramientas que cubran las acciones comerciales y de marketing. Para ello, debemos contemplar la gestión de marketing digital y el CRM, ya que nos permitirá definir y gestionar las estrategias de atracción de tráfico y conversión a lead, de los visitantes a nuestro sitio web, a la vez, que nos permite madurar los contactos captados para convertirlos en clientes en un futuro razonable.
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- Qué se integre con herramientas de análisis y visualización de información valor para la gestión. En este sentido, las herramientas de Business Intelligence (BI) nos permiten una amplia y potente capacidad visual para mejorar nuestra comprensión de los hechos.
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- Qué permita la personalización de la experiencia de usuario a través de la configuración de las pantallas de trabajo y del diseño de recorridos de navegación habituales en la aplicación.
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- Qué tenga una alta capacidad de integración con otras herramientas consideradas estándar de gran expansión en la actualidad como son los correos electrónicos, calendarios personales y por equipos, funcionalidades de ofimática (hojas electrónicas, procesadores de texto, presentaciones, etc…),
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- Que contemple la posibilidad de trabajar en entornos de movilidad y multidispositivo.
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- Qué se integre en la gestión en entornos de Big Data (aprovechando la tecnología 5G junto con IoT) para la confección de análisis estadísticos, análisis predictivos, segmentaciones, etc…
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- Qué contemple el intercambio electrónico de datos con otras empresas u organismos públicos a través de formatos de intercambio de ficheros normalizados como pueden ser los sistemas EDI, SII, etc…
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- Qué permita la gestión de funcionalidades logísticas avanzadas basadas en la geolocalización, cálculo de rutas, seguimiento de entrega de pedidos, logística inversa, etc…
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- Qué permita la ejecución en un entorno cloud con altas prestaciones de seguridad.
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- Qué pueda trabajar en un entorno totalmente digital con validez legal a través de distintos sistemas como puedan ser la digitalización certificada, etc…
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- Etc…
Por último, es importante poner de manifiesto que existen una gran variedad de alternativas y que las empresas deben identificar cuáles de las nuevas tecnologías tienen un efecto esperado en tu sector de actividad y cómo estas tecnologías cambiarán la manera de hacer negocios (oportunidades y amenazas). A partir de aquí, ¿Cómo cambiarán mis procesos de gestión? ¿En qué aspectos deben de ser excelente?, ….
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