NECESITO GESTIONAR MIS CERTIFICADOS DE CALIDAD, ¿CÓMO ME AYUDA UN ERP?

La “calidad” es un concepto subjetivo. La calidad está relacionada con las percepciones de cada individuo para comparar una cosa con las expectativas que se haya construido previamente.

Existe también otros conceptos como el control de calidad, la garantía de calidad y la gestión de calidad que están relacionados con la calidad en la industria y los servicios. Estos conceptos se utilizan en diversas áreas a través de indicadores de calidad, como los estándares o normas de calidad, por ejemplo, ISO 9000, ISO 14000, y otros, definidos por la Organización Internacional de Normalización desde 1947. 

La calidad se refiere a diferentes aspectos de la actividad de una organización: el producto o servicio, el proceso, la producción o el sistema de prestación del servicio, pero es importante subrayar que siempre debe entenderse como una corriente de pensamiento que impregna toda la empresa.

¿Qué beneficios proporciona tener altos niveles de calidad en tu empresa?

• Mejora de la imagen de la empresa al demostrar que la satisfacción del cliente es su principal preocupación.
• Refuerza la confianza del cliente, puesto que ve que la empresa suministra los productos acordados y los servicios pactados con criterios de calidad.
• Consecuencia de lo dicho anteriormente, ayuda a mejorar su posición en el mercado.
• Aumenta la fidelidad de los clientes, las recomendaciones, el boca a boca.

El control de la calidad se hace fundamental si se desea garantizar unos estándares de calidad mínimos que te permitan obtener una valoración positiva  de los  productos o servicios que ofreces al mercado. Para que el mercado al que te diriges pueda hacerse una idea de los estándares de calidad con los que trabajas y mejorar la confianza en tu empresa, es habitual obtener certificados de calidad de organismos independientes que acrediten estos extremos.

Una certificación de calidad es el resultado de un proceso por el cual los auditores de una empresa certificadora externa examinan la conformidad de los procedimientos de una empresa para cumplir los requisitos de una norma o las prácticas generalmente aceptadas por una comunidad de interés. Si el resultado es satisfactorio se emitirá un documento público: el certificado.

Todo certificado tiene:

1. un periodo de validez
2. una tipología de productos o servicios a los que se aplica
3. la norma que se ha utilizado como elemento de examen
4. la Entidad o el Organismo de certificación que lo ha emitido, y
5. la información sobre el fabricante u organización que tiene el certificado.

En el caso particular de la industria alimentaria, la seguridad de los alimentos es uno de los factores clave. Los consumidores y las autoridades sanitarias exigen que todos los alimentos que consumimos tengan unos niveles de calidad y seguridad definidos por la normativa alimentaria.

Este control debe tener una trazabilidad desde el proceso productivo hasta el consumidor ya que si hubiese algún problema, se deben identificar sus causas rápidamente y solucionarlo lo antes posible.

Para poder cumplir con estas exigencias existe una amplia normativa al respecto y un gran número de certificaciones que puedan garantizar desde la inocuidad de los alimentos hasta que su consumo es apto para determinados grupos de consumidores.

¿Qué certificados de calidad existen?

Existen una gran variedad de certificados que podemos clasificar en dos grandes grupos: en el primero incluiríamos aquellos que se refieren a los procedimientos generales de la empresa o los referidos a sus productos o servicios; en el segundo grupo, podemos hablar de certificados obligatorios y voluntarios según la actividad que realice la empresa.

Dada la extensión que acapara este tema, vamos a ver los principales tipos de certificados de calidad:

1. Certificados ISO de procedimientos de gestión de calidad de la empresa.
   Estos son los certificados ISO más conocidos, las normas ISO 9001.
   Gracias a esta norma, se transmite una serie de principios como:
   
   
   • Compromiso con los accionistas
   • Buena reputación en cuanto a la organización
   • Gestión orientada al cliente
   • Ventaja competitiva
2.  Certificados ISO de gestión ambiental
   Certificado de calidad conocido como ISO 14001, por el cual se garantiza la correcta implementación del Sistema de Gestión Medioambiental. Las empresas deben demostrar el compromiso para con el medio ambiente, respetándolo y reduciendo las emisiones de CO2 y, disminuyendo así el impacto de su actividad sobre el mismo. Otra norma menos conocida pero también importante es la ISO 5001, encaminada hacia la eficiencia energética durante el proceso productivo de las organizaciones.
   
   
3. Certificación de personas
   La norma ISO 17024 avala la experiencia, profesionalidad y capacidad del personal de una empresa para ejercer su puesto como técnico, auditor o gestor de calidad.
   
   
4. Certificados ISO de riesgos y seguridad
   Son normas que aseguran que las empresas no van a cometer negligencias en materia de seguridad y que todos los sistemas  están correctamente implantados. Entre ellas: ISO 27001, ISO 22301, ISO 39001 o ISO 45001.
   
   
5. Sello de calidad en Internet "IQ".
   Existe un sello de calidad en Internet por el que se asegura que la página web respeta la legalidad, accesibilidad y protección de menores con sus contenidos.
   
   
6. Calidad turística "Q"
   Son normas dictadas por el sector a través del Instituto para la Calidad Turística Española (ICTE) que certifican a los complejos turísticos que cumplen con unos determinados niveles de calidad.
   
   
7. I+D+i
   Esta clase de certificado de calidad se rige por el Real Decreto 1432/2003, por la que se verifica y garantiza que un proyecto aporta una innovación tecnológica real.
   
   Estos son algunos ejemplos de los tipos de certificados de calidad que existen. Cada empresa debe seleccionar todos aquellos certificados que considere que son demandados por su público objetivo, y que le permitirá reducir la barrera que supone la falta de confianza que todos tenemos en aquellas empresas que no conocemos o con las que no hemos tenido ninguna experiencia. 
   
   Existen una gran cantidad de paquetes de software que ayudan a las empresas a gestionar su estrategia de calidad. 

¿Qué software puedo utilizar para asegurarme que cumplo con los requerimientos de los certificados de calidad?

Hay software de gestión que cuenta con módulos de gestión de calidad y sistemas de seguridad de datos, pero, también, con sistemas de gestión documental, necesarios para soportar los procedimientos establecidos y sus distintas versiones.

Hablamos de los sistemas ERP (del inglés, Enterprise Resource Planning) que facilitan el trabajo a las empresas para cumplir los estándares de calidad establecidos, y de otras herramientas que lo pueden complementar para mejorar su eficacia como son: BPM (Business Process Management), digitalización documental, etc... 

Como ya hemos comentado, dependiendo del sector o actividad de la empresa, los certificados de calidad más interesantes a cumplir serán unos u otros, por lo tanto, el sistema ERP deberá adaptarse a cada uno de ellos. 

Un buen sistema ERP que facilite la gestión de los certificados de las empresas debe ayudar a:  

1. Llevar un control del estado de los certificados: existen por un lado los certificados de calidad de los productos que las empresas compran a sus proveedores para saber si pueden ser homologados, y por otra parte, los certificados que sus clientes les requieren. Todos los certificados tienen fechas de caducidad, y la empresa ha de demostrar que el certificado se ha renovado y está en vigor en cada momento.
   
   
2. Garantizar la trazabilidad de los productos: si ocurre cualquier eventualidad, es necesario llegar al origen del problema en el mínimo tiempo posible. Es un requerimiento de la UE para garantizar la seguridad alimentaria para empresas de este sector. 
   
   
3. Controlar la homologación de los proveedores: Los departamentos de calidad de las empresas tienen que efectuar periódicamente análisis de las entregas realizadas por sus proveedores para garantizar que cumplen con las especificaciones solicitadas y periódicamente efectuar una evaluación de los proveedores para saber si pueden o no mantener la homologación.
   
   
4. Almacenar los productos según la norma: el almacenamiento de los productos según sus características, requiere instalaciones específicas ( cámaras de congelación, cámaras de frío, almacén convencional, tanques, etc.) Contar con un sistema SGA (Sistema de Gestión de Almacenes) vinculado al ERP nos ayuda a mejorar la eficiencia de todos los procesos que se realizan en el almacén. 
   
   
5. Controlar la documentación: un sistema de gestión documental puede ayudar a cumplir con las condiciones básicas de las normas en procesos internos de la empresa. Un sistema de gestión documental contribuye de dos maneras a la seguridad de la información: previniendo la pérdida de información y la seguridad de la información confidencial. 

Conclusión

La calidad es un concepto básico a la hora de desarrollar la actividad de una empresa. La política de calidad puede ayudar a las empresas a obtener beneficios y ser líderes en la competencia con otras entidades que desarrollen la misma actividad.

Gracias a los certificados de calidad, la empresa ofrece una buena imagen a sus clientes, empleados, proveedores y resto de empresas.

Un sistema ERP junto con el resto de herramientas vinculadas a él te permite gestionar de manera más eficiente los certificados de calidad y ofrecer la imagen de empresa que tú deseas.

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Equipo DATADEC