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Los programas de nóminas se han vuelto necesarios para desarrollar una eficiente gestión de las obligaciones contraídas con los trabajadores, porque simplifican, agilizan y permiten la concreción de los compromisos adquiridos en la gestión de recursos humanos, permitiendo la preparación de las nóminas, los seguros sociales, cálculos de incentivos, informes, etc.
A la hora de seleccionar un programa, hay que tener en cuenta que no todos los softwares de nóminas y sus funcionalidades serán adecuados para todas las empresas. Como siempre, el mejor programa será el que satisfaga las necesidades específicas de la organización y que atienda los requerimientos de los procesos críticos en la gestión de nóminas. Para ello, resulta necesario analizar qué necesita la organización en la actualidad y estimar qué requerimientos tendrá en el futuro.
Por tanto, es importante:
- Tomar en cuenta los factores principales para seleccionar el programa de nóminas.
- Seleccionar las funcionalidades básicas de nóminas más adecuadas.
Tabla de contenidos:
Factores a tomar en cuenta para seleccionar un programa de nóminas
Entre los principales factores a tener en cuenta a la hora de seleccionar los programas de nóminas más adecuados para una empresa podemos destacar los siguientes:
1.- Las funcionalidades básicas
Los programas de nóminas deben contar con funcionalidades básicas que permitan a la empresa cumplir con todas sus obligaciones legales en el ámbito laboral y fiscal.
Consideramos importante seleccionar un software que no solo agilice algunos procesos internos que se consideren importantes, sino también debe permitir a la organización automatizar y simplificar las tareas que se deben ejecutar de forma precisa y a tiempo para cumplir con todo lo que impone la ley en materia laboral, fiscal y de seguridad social.
2.- Las características del proveedor
Es necesario comprobar que las características que posee el proveedor se ajusten o acoplen a los requerimientos de la empresa, siendo muy útil conocer cuál es su experiencia y reputación en el sector y responder:
- ¿De qué tamaño es la empresa proveedora? Aquí es importante hacer 2 consideraciones:
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- El ámbito geográfico de operaciones. El tamaño de la empresa puede afectar al número de mercados en el que se centre la actividad de la empresa. En este sentido, habrá que ver si el proveedor tiene un ámbito nacional o internacional y, en este ultimo caso, dónde opera.
- Flexibilidad del servicio. Normalmente, mientras el proveedor tecnológico sea de mayor tamaño tanto sus estructuras para el desarrollo y actualización de sistemas como para la gestión de atención al cliente y de soporte estarán mejor estructuradas, pero pueden ser menos flexibles para el cliente.
- ¿El proveedor tiene acceso al código fuente del software de nómina? Si el proveedor es el propietario de la licencia del software, significa mayor posibilidad de adaptar el programa a los requerimientos de la empresa. Si no es el propietario pero tiene acceso al código fuente, también puede adaptar el software.
3.- Consideraciones sobre la seguridad
Los programas para la gestión de nóminas contienen una base de datos con la información confidencial y personal de los empleados de la empresa, además de información sensible sobre la propia organización (datos financieros, números de cuentas bancarias, etc.)
Por lo tanto, es imprescindible que los software de nóminas contenga un sistema eficiente de seguridad para evitar la fuga de datos y la pérdida de los registros críticos de las nóminas. Por ejemplo, debe utilizar protocolos de cifrado de datos, crear automáticamente copias de seguridad y cumplir con el reglamento general de protección de datos.
4.- Soporte
Siempre es importante que un proveedor ofrezca un soporte sólido que respalde a la organización tanto en su proceso de implantación como en el uso habitual del software.
En este aspecto, es vital conocer si dicha empresa cuenta con un equipo de soporte para la asesoría y la resolución de dudas o problemas que surjan en la implementación del sistema, de acuerdo a nuestras expectativas.
Principales funcionalidades básicas en los programas de nóminas
A través de las siguientes funcionalidades de un sistema de nóminas, las empresas pueden cumplir de una manera más eficiente y segura con las obligaciones que impone la normativa legal en materia laboral, en materia tributaria y las relativas a la seguridad social.
1.- Sistema de control horario
La funcionalidad de control horario, además de permitir el registro óptimo de la entrada y salida de cada trabajador de las instalaciones de la empresa, también permiten el fichaje del empleado a distancia, tan necesario en casos de teletrabajo, durante viajes o visitas a clientes.
La gestión de control horario también pueden realizar el seguimiento del tiempo, además registran las horas extras trabajadas y detectan las ausencias y retrasos.
Estos registros de entrada/salida crean una base de datos de asistencias de los empleados que, a su vez, permite la automatización de los cálculos o procesamiento de las nóminas. Lo que significa que el sistema de control horario complementa la información necesaria para el cálculo de las nóminas.
2.- Gestión de absentismo (ausencias)
Los programas de nóminas que integran funcionalidades para la gestión de ausencias y también permiten centralizar y automatizar la recepción de las solicitudes de vacaciones y de los avisos y justificativos de permisos que solicite cada trabajador. De esta manera se puede llevar un control eficaz del absentismo para tratar de reducirlo.
Tanto la notificación del empleado como la aprobación del encargado pueden realizarse mediante aplicaciones móviles o desde el propio ordenador.
3.- Cálculo de nóminas
La gestión de nómina debe permitir al departamento de recursos humanos captar la información de cada empleado, generar la nómina y proponer las transferencias bancarias del salario.
Por esto es importante que el software seleccionado ofrezca capacidades de integración, con todas las demás funcionalidades para asegurar la disposición de los datos actualizados para poder realizar todos los cálculos implicados.
4.- Gestión con la Seguridad Social
Otro de las funcionalidades básicas importantes en los programas de nóminas debe ser la compatibilidad e integración con las normas o requerimientos de la Seguridad Social, tomando en cuenta en los cálculos la información necesaria para cumplir con los fondos de previsión y la protección salarial de acuerdo a la normativa legal.
6.- Declaración de impuestos del personal
Gracias a la funcionalidad de gestión de impuestos, los programas de nóminas cuentan con tablas de impuestos para facilitar los procesos de liquidación y declaración del IRPF de los trabajadores. Estas tablas se actualizan de manera automática, de acuerdo a los cambios que sufren las normas impositivas.
7.- Informes
Un software de nómina puede generar informes configurados por el usuario. De esta manera los líderes de la organización tendrán a la mano las métricas críticas en relación al rendimiento de los trabajadores, a las tendencias del departamento de recursos humanos y a las operaciones del departamento de contabilidad. Siempre tomando como base los datos captados en tiempo real.
Los programas de nóminas más adecuados
El mejor programa de nóminas es el que se adapta o personaliza fácilmente de acuerdo a las necesidades de la empresa, el que ofrece seguridad a la información, permite ahorrar tiempo en la gestión de recursos humanos, minimiza la probabilidad de errores, garantiza el cumplimiento de las obligaciones con los empleados y ayuda estar al día con las regulaciones fiscales.
Después de evaluar las funcionalidades de los programas de nóminas, es preciso determinar cuáles son las que se alinean con los requerimientos de la empresa y le ayudan a optimizar los procesos de recursos humanos y a cumplir con las obligaciones legales.
Además, es importante elegir un sistema de nóminas que ofrezca una implementación ágil y que sea lo suficientemente flexible para adaptarse al crecimiento de la organización.
*Imagen de storyset en Freepik
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