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La transformación digital, más que una modernización tecnológica, resulta una herramienta estratégica que adapta la empresa a la nueva realidad de los mercados… mercados globalizados y altamente competitivos.
Esta adaptación implica un cambio de paradigma y la evolución hacia un entorno en el que predomine el uso de tecnologías digitales innovadoras, para la gestión interna, la información y comunicación. De esta forma se incrementa la productividad y la capacidad competitiva.
¿Por dónde empezar? Es necesario contar con un sistema de gestión empresarial que centralice la información y pueda servir de base para integrar cada uno de los sistemas y tecnologías necesarias en la automatización de los procesos de la empresa.
En consecuencia, es necesario contar con el software ERP (Enterprise Resource Planning) como centro de la transformación digital. Pero primero es importante ahondar sobre:
- ¿Qué es la digitalización empresarial y cuál es su importancia?
- ¿Por qué es necesaria la adaptación del sistema de gestión?
- ¿Por qué el ERP es el centro de un proceso de transformación digital?
Tabla de contenidos:
¿Qué es la transformación digital?
La transformación digital es un proceso en el que se emplean datos y tecnologías digitales en cada uno de los procesos y servicios de la organización, para incrementar la productividad y la capacidad competitiva, ofrecer una mejor experiencia al cliente, mejorar y crear nuevos productos, incluso, modificar o implementar nuevos modelos de negocio.
Realmente, se trata de un cambio o mejora en la forma de operar, en una evolución del entorno de la empresa, para llevarla a una mayor eficiencia, para cumplir con los requisitos que exige el actual y cambiante mercado de la era digital.
Este nuevo entorno tecnológico también implica la digitalización de la información, la evolución de los soportes documentales, pasando de soportes documentales físicos o manuales a soportes electrónicos o digitales. Es decir, implica la digitalización en registros electrónicos de los documentos físicos.
Además, la transformación digital es un proceso en el que incide tanto la tecnología implantada como el recurso humano que la utilizará. Por esto es importante que, dentro de la digitalización, se tomen en cuenta las acciones necesarias para lograr hacer sentir cómodos a los colaboradores y cambiarles su antiguo paradigma.
Importancia de la transformación digital empresarial
La transformación digital insta a los líderes de una organización a replantearse cómo se deben llevar a cabo cada uno de los procesos y cómo deben emplear la tecnología digital y el recurso humano. Esto con el fin de impulsar los cambios necesarios y poder satisfacer, rápida y eficientemente, las nuevas exigencias del cliente.
Estamos hablando de implementar tecnología punta, como la inteligencia artificial IA, la automatización de procesos robóticos RPA, el almacenamiento y computación cloud, el internet de las cosas IoT, etc.
Gracias a esto, puede decirse que la digitalización está produciendo la reinvención de la empresa, porque el uso de las nuevas tecnologías permite y facilita, ofrecer productos/servicios personalizados y novedosos, crear nuevos modelos de negocio y generar una atractiva experiencia para el cliente.
Pero ¿cómo se genera todo esto?
El principal motor de la transformación digital es la capacidad de la captura, almacenamiento, análisis y transmisión de datos. Algo que se produce con el cambio de los documentos físicos a los registros y datos digitalizados. A su vez, estos datos digitalizados permiten:
- Incrementar la capacidad de cómputo. Al digitalizar los datos y registrarlos en una base de información, bajo cierto orden, la empresa podrá emplear e integrar tecnología capaz de soportar múltiples transacciones y cálculos complejos, de acuerdo a lo que requieran los procesos de la empresa.
- Aumentar la capacidad de almacenamiento y custodia de datos, bajo condiciones de seguridad y con bajo coste. Los datos digitalizados pueden registrarse, de forma segura, en las complejas infraestructuras de almacenamiento (cloud). Se trata de infraestructuras de gran capacidad para organizar la información, permitiendo la disponibilidad inmediata de los datos.
Disponer de datos digitales también facilita la obtención y recuperación de información de forma rápida y fácil (disponibilidad de la información), lo que conlleva a la simplificación de infinidad de procesos y tareas.
Además, incrementa la capacidad de respuesta de la empresa y ayuda a obtener información oportuna del cliente y de los procesos, con el fin de proporcionarle una atractiva experiencia.
Por qué es necesaria la adaptación del sistema de gestión
Para lograr una transformación digital exitosa también es preciso contar con herramientas que faciliten la estandarización de los procesos de la organización y realicen el trabajo de captar y registrar la información proveniente de cada departamento y gestión.
Además, herramientas que almacenen la información y faciliten su acceso oportuno para la correcta operatividad empresarial a lo largo de la línea de producción, para el análisis de las estrategias y para la toma de decisiones.
Por lo tanto, se hace necesaria la adaptación de un sistema de gestión empresarial.
Solo la integración de un sistema de gestión podrá facilitar a la empresa explotar sus potencialidades y lograr la centralización de la información. De esta forma se obtienen los medios necesarios para crear la disponibilidad y acceso a los datos, de manera rápida y segura, desde cualquier localización y ante cualquier evento o requerimiento.
Un sistema de gestión permite el acceso global de la información, facilitando la planificación, la creación de nuevos modelos de negocios y la definición y aplicación de estrategias.
Al centralizar la información generada por todos los procesos y departamentos, también se facilita la gestión de cada área de la empresa. Por ejemplo, la gestión de finanzas, gestión de compras, gestión de riesgos, gestión de mantenimiento, gestión de clientes, etc.
Por qué el ERP es el centro de un proceso de transformación digital
Como hemos explicado, la digitalización implica la evolución de la empresa hacia un entorno tecnológico y digital, en el que se optimizan cada uno de los procesos y se obtiene la flexibilidad y las destrezas necesarias para ofrecer al cliente una experiencia que cumpla sus expectativas.
En este contexto, el software ERP sirve de centro en el proceso de transformación digital porque:
- Tiene la capacidad de proporcionar los sistemas necesarios para la automatización de los procesos, pudiendo realizarles el seguimiento requerido para el registro de información y la generación de informes en tiempo real.
- Posee la flexibilidad necesaria para adaptarse a los cambios futuros que exija el actual mercado. Además, cuenta con sistemas integrados que permiten una gran capacidad computacional para analizar y realizar cálculos complejos. Imprescindible para la adaptación de la empresa a las nuevas necesidades de cambio.
- Garantiza todos los procesos empresariales. El nivel de automatización que ofrece genera un incremento de la productividad de la organización, requerimientos indispensables para competir en los actuales y convulsos mercados.
- Sirve de base para la integración de las nuevas tecnologías inteligentes. Tecnologías que se necesitan para competir e impulsar los cambios estratégicos en la empresa. Y desde esa visión integral de gestión, hace un seguimiento de las operaciones, recursos, inventario y personal. Promoviendo siempre la colaboración entre departamentos y áreas.
Un software ERP resulta el centro de la transformación digital porque integra, automatiza y optimiza todas los procesos operativos de una organización, provee una fuente única de información veraz, permite la inclusión de diversas tecnologías y sistemas y es flexible para adaptarse a los requerimientos del negocio y de mercado.
Lo que se traduce en mejores tomas de decisiones, en reducciones de costes, en la facultad para predecir las necesidades del cliente, en detectar y aprovechar las oportunidades de negocio… se traduce en una mayor capacidad competitiva.
Otras tecnologías implicadas en la transformación digital
Teniendo como centro el ERP en la transformación digital, puede lograrse una personalización máxima de los distintos flujos de trabajo, mediante la integración de otras tecnologías como el BPM, RPA, etc…
El software ERP ofrece una visión global de la empresa. Pero mediante la integración del BPM (Business Process Management) se fortalecen sus capacidades, logrando el rastreo de procesos específicos para desarrollar información específica.
Otra de las importantes integraciones que fortalecen al ERP, para incrementar las capacidades competitivas, es la del software CRM. Resulta el engranaje perfecto para optimizar las operaciones comerciales.
El CRM (Customer Relationship Management) es un sistema que ayuda a la personalización del producto o servicio. Se trata de una plataforma especializada que gestiona la relación con el cliente y los procesos de venta y facilita la aplicación de las estrategias de marketing.
En definitiva, el software ERP constituye una fuente única de la información proveniente de cada proceso empresarial y sirve de base para centralizar las distintas tecnologías innovadoras requeridas en la digitalización de la corporación.
En consecuencia, el ERP es perfecto como centro de la transformación digital de toda organización.
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