CUANDO CAMBIAR DE ERP: 9 SEÑALES QUE TE AYUDARÁN

  • Actualizado: 27 febrero 2023
  • Publicado por primera vez: 27 febrero 2023

CUANDO CAMBIAR DE ERP: 9 SEÑALES QUE TE AYUDARÁN*

El tiempo de vida de un programa ERP es limitado, y algunos estudios indican que su duración promedio oscila entre seis y diez años. No obstante, cambiar de software es una decisión difícil de tomar, ya que su adquisición suele suponer una fuerte inversión en recursos, tanto económicos como en dedicación de tiempo.

Cuando una empresa toma la decisión de implantar un sistema ERP tiene como objetivo comprar una herramienta tecnológica que le sirva de soporte para gestionar eficientemente los procesos de su negocio, con el objetivo de facilitar su trabajo.

Por lo tanto, cuando llega el momento en el que el sistema de gestión no satisface las necesidades de la empresa o no es capaz de respaldar el crecimiento de la misma, hay que valorar la posibilidad de un posible cambio, siendo importante preguntarse :

  • ¿Es el momento adecuado para cambiar de ERP o bien es suficiente con actualizar la versión del mismo?
  • ¿Cuáles son las señales reveladoras de que el momento ha llegado?

por que cambiar de erp

EBOOK GRATIS: 12 consejos para implantar un ERP con éxito

Señales que nos indican que debemos cambiar de ERP

El desarrollo tecnológico que se ha expandido en el ámbito empresarial ha determinado claras tendencias en el desarrollo del ERP con la aplicación de nuevas funcionalidades que hoy en día son fáciles de implementar.  

Si encuentras alguna de las siguientes señales en tu organización, es muy probable que haya llegado el momento de cambiar tu software de gestión.

1.- Mi software ERP no permite gestionar todos los procesos del negocio

Un software de gestión integral no aporta valor si no es capaz de soportar los procesos críticos del negocio, y además, nos debería ayudar también a mejorar la productividad automatizando las tareas repetitivas. Aunque los procesos críticos de cada empresa dependen mucho del sector en el que opere y de su planteamiento estratégico, pensamos que los procesos más habituales son:

No obstante, existen algunos procesos comunes a cualquier tipo de empresa, cuyo desempeño tiene un alta dependencia con la eficacia del sistema de información, y en estos casos, cuando persisten los problemas y no tienen su origen en problemas organizativos, suelen anunciar la necesidad de cambiar de software. Nos referimos a 2 que suelen ser habituales:

  • El proceso de facturación, cuyo ineficacia puede afectar seriamente a las necesidades de capital circulante en la empresa.
  • La gestión del almacén, cuyo ineficacia también puede afectar seriamente a las necesidades de capital circulante en la empresa debido a la alta inversion que se producen en los stocks.

2.- No confío en la información que obtengo, es incompleta y poco útil.

Si no confías en la información que te ofrece el ERP, porque es parcial y por tanto no la consideras completa, y a menudo recurres a otras fuentes para hacer comprobaciones oportunas de los resultados, es una señal irrefutable de que algo anda mal.

Es habitual escuchas expresiones como, “sabemos lo que nos pasa”, pero no somos capaces de actuar, o “la solución está clara”, pero nadie se pone de acuerdo a la hora de aplicarla, etc…Tras estas palabras muchas veces se esconde la falta de confianza del equipo en un sistema de información que se caracteriza por ser incompleto y poco veraz. Sin embargo, esto es una situación de alto riesgo, ya que supone algo parecido a llevar un barco sin nadie en el timón.

Esta desconfianza, hace que se dejen de utilizar todas las prestaciones que ofrece un software de este tipo y, por lo tanto, será oportuno replantearse la situación, ya que si el sistema de información no está ofreciendo los datos necesarios y de forma oportuna, se perjudica el proceso de toma de decisiones que debería caracterizarse por ser un proceso ágil. En el entorno actual caracterizado por grandes cambios, es clave para cualquier organización adaptarse e innovar para mejorar su posición en el mercado, y es aquí donde entra en juego la importancia del tiempo que se tarda en tomar decisiones

 

3.- Existe la percepción de que el software no es seguro

Hoy en día un software ERP debe asegurar la protección frente a accesos no autorizados y a manipulaciones no adecuadas de los propios usuarios del sistema. En este sentido, el diseño del sistema de permisos es fundamental para preservar el sistema y resguardar la información de la empresa.

Si un software no tiene previstos ciertos niveles mínimos de seguridad, entra en unos niveles de riesgo que lo hace no operativo. La seguridad y fiabilidad de los datos con los que se trabaja son esenciales para decidir un posible cambio del software de gestión en una empresa.

 

4.- No me permite cumplir con todas las normas legales

Cuando el software de gestión no se ajusta a la normativa en vigor como consecuencia de los cambios legislativos, como son las frecuentes modificaciones fiscales o de los formatos de los ficheros bancarios, la razón principal de utilidad de un ERP se pierde, ya que no solo no se agilizará nuestro trabajo, sino que también se puede incrementar el trabajo manual.

No obstante, esta falta de funcionalidad puede solucionarse (en la mayoría de las implantaciones) si se actualiza a la versión correspondiente.

 

5.- Mi sistema de información está obsoleto, cada vez funciona peor, es lento, ineficaz y poco funcional

Cuando veas que tu software ERP no incorpora las mejoras tecnológicas que aparecen con frecuencia, suele ser señal de que tu proveedor de software no mantiene una evolución tecnológica razonable del producto. Hay síntomas muy claros de esto:

  • El rendimiento lento de algunos de los procesos habituales, que hasta el momento no se percibía.
  • La imposibilidad de integrar el sistema con ciertas tecnologías ya muy extendidas como la geolocalización, el reconocimiento de voz, calendarios digitales, o con otros sistemas como el BMP, etc…
  • Vivir en un entorno digital creciente nos crea nuevas necesidades, tanto con relación a gestionar un alto volumen de información externa, como con relación a compartir nuestra información con el exterior. Nuestro software nos debe facilitar la conexión con el entorno digital con el que nos relacionamos.

6.- Mi empresa crece, pero el ERP no lo hace al mismo ritmo

Probablemente cuando se realizó la implantación del software de gestión hace 5 ó 6 años, tu negocio era muy distinto. En la actualidad es probable que se tenga que hacer frente a operaciones que antes no se tenían que realizar, o bien la complejidad de las mismas ha crecido.

Cualquiera que sea el motivo, muchas veces el problema surge por la falta de escalabilidad en el tratamiento de un volumen creciente de datos, que merma la velocidad de procesos. Otras veces, el problema puede deberse a la saturación de distintos elementos como consecuencia de una falta de planificación en este sentido.

En algunos casos, dependiendo del software, una actualización de versión será suficiente, o se tendrá que plantear un cambio de sistema.

Por ejemplo, ante la internacionalización de la empresa, requerimos que el programa contemple los nuevos requerimientos asociados a esta nueva situación como pueden ser:

  • Un soporte tecnico y asistencial multi país y multi lenguaje.
  • Adaptación a normativas de diferentes países.
  • Gestion multiple de divisas,
  • Etc…

En estos casos, si el software de gestión no es flexible y no se adapta a las nuevas necesidades de tu empresa, debes cambiar de ERP y seleccionar otro que no suponga un problema para ti. Te aconsejo que leas este Post en el que te indicamos una serie de consejos a seguir antes de elegir un software de gestión.

 

7.-  Problemas relacionados con el mantenimiento del programa

Aunque el programa sea flexible y se adapte a los cambios sin dificultades, debemos considerar que el sistema no es el más adecuado si necesitamos someterlo constantemente a pequeñas actualizaciones, ya que una excesiva frecuencia pone de manifiesto la necesidad de una adaptación continua porque ha quedado obsoleto.

Además, al valorar el mantenimiento del programa es necesario tener en cuenta el coste que nos representa, ya que si las cuotas son elevadas, puede repercutir de manera directa en el precio final del producto resultando conveniente decantarnos por el cambio de ERP a otra solución tecnológica más actualizada.

 

8.- Tengo problemas con el actual proveedor de software

Buena parte de la satisfacción en el uso de un sistema ERP depende de tener el respaldo de una empresa fiable que nos dé las mayores garantías de soporte técnico y de asesoramiento.

Pero si tu proveedor no te da el servicio que necesitas, no resuelve los problemas técnicos que surgen o, simplemente, tu partner tecnológico ha desaparecido, sí o sí, debes cambiar de software, o como mínimo, de la empresa proveedora de tu solución.

 

9.- A pesar de tener un sistema de gestion integrado, cada departamento elabora su propia información al margen del sistema.

Una de las ventajas más importantes que debe aportar un sistema ERP es la coordinación interdepartamental, a través de compartir los mismos datos y la ejecución de procesos vinculados entre distintas áreas de forma automática.

A pesar de disponer de un sistema de gestión e información integral, la existencia de islas de información entre departamentos, pone de manifiesto la falta de confianza de algunas personas en el propio sistema o la falta de adaptación del software de gestión a las necesidades reales de la empresa. Lógicamente, hay que pensar que nadie se dedica a elaborar información adicional sino es porque la necesita, ya que es difícil pensar que alguien dedique recursos a algo inútil.

Las consecuencias de esta situación conlleva una pérdida de coordinación por falta de compartir información de valor de una forma eficaz (en el lugar y momento oportuno) entre las distintas partes de la empresa. Tenemos que tener en cuenta, que la empresa no es la suma de sus partes, sino de un todo fruto de la sinergia de sus partes.

La reflexión que nos debemos hacer es: ¿es posible competir en un escenario de este tipo con las condiciones que exige el entorno actual?

A nuestro juicio es imposible, ya que ninguna tarea esencial del negocio puede quedar aislada o descoordinada del resto de la empresa, y una posible solución pueda ser la de cambiar el sistema de información y gestión ERP.

 

Cambiar el software de gestión con la ayuda de un partner tecnológico

Cambiar de ERP puede llegar a ser un proceso difícil y doloroso, pero convivir con un sistema de gestión ineficiente puede convertirse en el peor de nuestros enemigos. Aunque cambiar de software no es algo que nos guste a nadie, debemos ser conscientes que se pueden dar situaciones en las que no tomar una decisión en este sentido puede salir mucho más caro a la empresa.

Sin embargo, la piedra angular en un cambio del sistema de gestión es encontrar a un proveedor que se convierta en un socio tecnológico, que nos ofrezca una solución que debe  estar siempre al servicio del desarrollo del negocio y en línea al contexto tecnológico en que se desarrollan las actividades del mercado. Los avances tecnológicos suponen cambios muy importantes en las condiciones competitivas de las empresas, y esto supondrá nuevas oportunidades en el mercado en la medida en que dichos avances puedan incorporarse a las herramientas de gestión empresarial.

EBOOK GRATIS: El Checklist para elegir un buen ERP

*Imagen de Freepik

También te pueden interesar...

 

que es erp sistema gestion excelencia  tipos de software erp