UNA VISUALIZACIÓN DE DATOS EFICAZ ES CRÍTICO PARA SU COMPRENSIÓN

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Dentro de una organización, la necesidad de información que tenga un trabajador para tomar decisiones, solo puede satisfacerse si el individuo percibe los datos correctos transformados en información útil y de valor, una información que le ayude a gestionar la situación que trata de afrontar.

¿Por qué? Porque solo la información útil, adaptada a un proceso especifico o problema, puede ayudar a generar el conocimiento que el usuario necesite.

Datos correctos > Información útil > Generación del Conocimiento

Dentro de este contexto, debemos preguntarnos ¿de qué manera debe percibirse tal información? Porque de acuerdo con la forma o por el medio por el que se perciba la información, el individuo tendrá una mejor o peor comprensión y podrá llevar a cabo un satisfactorio proceso mental para mejorar su conocimiento. No podemos olvidar además, que las condiciones en las que se encuentra un decisor suele requerir agilidad en las decisiones, por lo que cobra más importancia si cabe la eficiencia y la consistencia de la fuente de datos que se utilice (para ello, el sistema ERP suele ser una de las principales fuentes de información).

Aquí es donde se hace necesaria una visualización de datos de forma eficaz, para presentar una información procesable, accesible y de fácil interpretación para el usuario de la información.

Por lo que es importante profundizar sobre:

        >     ¿Cómo incide la visualización de datos en la generación del conocimiento?

        >     ¿Qué características debe poseer un sistema de información (SI) eficaz?

¿Por qué es necesaria la visualización de datos?

Si tenemos en cuenta que la vista es el sentido con mayor poder para la creación del conocimiento en el individuo, y que el 99% de la información útil es percibida visualmente, podemos entender las importancia que tiene la visualización de datos para que un individuo pueda mejorar su conocimiento sobre una situación específica.

La visualización de datos es la práctica que permite traducir y presentar un gran volumen de datos de una forma ordenada e inteligente en contexto visual transformándolo en información, empleando para ello recursos como gráficos, tablas, cuadros, diagramas, mapas, etc.

De esta forma se logra transformar los datos en información procesable y útil, para incrementar la capacidad del trabajador al captar fácilmente la información y facilitar su proceso de mejora del conocimiento para tomar decisiones rápidas y efectivas.

La información útil y el proceso del conocimiento

Todo proceso para mejorar el conocimiento conlleva una serie de fases. Y de acuerdo a la fase y al tipo de problema que se trate de resolver o de la situación a la que se debe hacer frente, la necesidad de información del empleado será distinta.

Por lo tanto, un sistema de información eficaz debe permitir una visualización de datos específica para cada fase que transita el individuo en la obtención o mejora de su conocimiento, permitiéndole tomar decisiones fundadas.

Veamos cómo opera la información en cada uno de estos escenarios o fases:

• FASE I. La toma de consciencia. Solo siendo consciente de un problema el ser humano podrá tomar las acciones necesarias para solucionarlo. Para crear esta consciencia, el sistema de información configurado para que actúe bajo los KPIs clave en la empresa debe emitir avisos, permitiendo que el usuario intervenga y resuelva el problema a tiempo. Por ejemplo, mediante paneles informativos presentes en el área de trabajo o notificaciones enviadas al correo electrónico.
• FASE II. La contextualización. Después de tener consciencia del problema, es necesario poner en contexto la situación. Por lo que se hace necesaria la información que nos permita conocer y valorar cómo se originó el problema y qué alcance tiene el problema. Siendo muy útil la visualización de datos en la rápida identificación de la correlación entre los factores que han intervenido.   
• FASE III. El análisis. De acuerdo a la información percibida en las fases anteriores, es posible efectuar un análisis profundo y detallado de la situación, comprender cómo debe resolverse el problema y establecer las alternativas posibles para su solución.
• FASE IV. La evaluación. Al determinar las distintas alternativas para la resolución del problema, es necesario realizar una óptima evaluación de éstas, estableciendo la comparación entre los resultados que pueda generar cada opción. En esta fase es crucial la manera en la que el individuo percibe la información, siendo la visualización de datos esencial para procesar rápida y efectivamente toda la información, permitiendo conocer tendencias y predecir los comportamientos futuros, de acuerdo a cada alternativa. 
• FASE V. La toma de decisión y el control posterior. En base a los resultados de la evaluación, es necesario tomar las decisiones que solventen el problema o permitan llevar a cabo ciertas acciones dentro de la empresa. Pero también es importante conocer si la acción ejecutada está arrojando los resultados calculados, por supuesto, mediante el seguimiento posterior y programando los indicadores de gestión relevantes. Se trata de una retroalimentación de información fundamental para ampliar el conocimiento del decisor, porque le confirma la eficacia del proceso de toma de decisiones o le facilita identificar qué debe corregir o perfeccionar en dicho proceso. 

Características de un sistema de información (SI) eficaz para satisfacer la necesidad de información

Considerando los distintos requerimientos de un decisor en cada uno de los escenarios de la resolución de un problema, se observa que la clase de información que debe percibir es diferente en cada fase.

Por lo tanto, para que un SI sea realmente eficaz y pueda satisfacer todas las necesidades de información del decisor y facilitar la mejora de su conocimiento, dicho sistema debe presentar las siguientes características:

• Flexible. Lo que significa que un SI debe ser capaz de: adaptarse a los requerimientos de cada situación (flexibilidad de uso) y soportar cambios para actualizaciones tecnológicas futuras, de acuerdo al desarrollo de la empresa (flexibilidad al cambio).
• Oportuno. Un sistema de información debe estar al alcance del usuario, estar disponible antes de tomar decisiones y ser accesible en el momento que sea necesario.
• Personalizable. Un SI tiene que adaptarse a los intereses y necesidades de información del usuario, para ayudarlo a ampliar y profundizar su conocimiento.
• Proactivo. Es decir, que un SI eficaz toma la iniciativa para comparar contenido, seleccionar la información relevante y presentarla en diversas representaciones visuales.

¿Por qué las herramientas BI ofrecen un sistema de información eficaz?

Las herramientas de inteligencia de negocios permiten una visualización de datos eficaz, mediante la representación gráfica de la información. Además, constituye un sistema de información flexible, oportuno, proactivo y personalizado.

Esta eficacia de las soluciones BI se debe a:

• La forma de relacionar los datos, mediante las dimensiones del negocio. Las soluciones BI tienen la capacidad de relacionar los grupos de datos y mostrar la información relevante para el usuario, de acuerdo a los criterios que considere el usuario y la empresa. Siendo una característica vital para ofrecer una información oportuna y flexible.
• La interacción dinámica entre la información y el usuario. Las herramientas BI permiten al usuario configurar la visualización de la información, agrupar y clasificar los datos en base a las dimensiones de negocio establecidas, con el fin de generar automáticamente los tableros que facilitarán al trabajador el monitoreo de los procesos de la organización y la obtención de información que necesite en el lugar y momento que la requiera, incluso mediante dispositivos móviles. Sin duda, este dinamismo repercute en la personalización y flexibilidad de la información.

Una forma de potenciar las características del BI es mediante la integración con el software ERP. Mientras las soluciones BI son altamente eficaces para interpretar los datos, transformarlos y presentar una información útil al trabajador, el software ERP aporta su alta capacidad de captar en tiempo real los datos de cada departamento de la organización y almacenarlos en una central única de información.

Por lo tanto, las herramientas BI se acoplan perfectamente con el software ERP, incrementando la respuesta de una empresa ante cualquier situación o problema.

Importancia de la visualización de datos para tomar decisiones

Es indiscutible que la información representa el elemento primordial dentro de una organización. Siendo la visualización de datos la manera más rápida y eficaz de procesar la información para los equipos de trabajo. Por supuesto, en un entorno de inteligencia empresarial.

Gracias a la visualización de datos, mediante herramientas BI, pueden identificarse, rápida y oportunamente, los sectores que deben optimizarse dentro de la empresa, las áreas que requieren mayor atención o las oportunidades para ejecutar acciones que eleven la competitividad del negocio.

Una visualización de datos eficaz no sólo suplirá las necesidades de información del decisor, también lo ayudará a optimizar su proceso de interpretación de la información y de mejora del conocimiento, llevándolo a tomar decisiones que desarrollen el potencial de la empresa.

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