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En la actualidad, las empresas deben desenvolverse en un entorno digital, caracterizado por una enorme cantidad de datos que se generan a partir de múltiples fuentes. Estos datos han pasado a convertirse en el más importante activo de la empresa y, de su gestión y el uso que se les dé dependerá el éxito de la organización.
Esta gestión eficiente de los datos pasa por la incorporación de sistemas tecnológicos para procurar la captación de información en tiempo real y la creación de una base única que ofrezca datos fiables y precisos. Además, se requiere el uso de sistemas que analicen los datos y los presenten de manera adecuada a los líderes de la organización, para mejorar su conocimiento de los hechos que les permita tomar decisiones ágiles en el entorno competitivo en el que vivimos.
Y en esto el software ERP es una de las fuentes de información más importantes con funcionalidades desarrolladas para emitir múltiples informes. Pero también tenemos la oportunidad de incrementar su capacidad de análisis de datos con la integración de sistemas y herramientas de Business Intelligence (BI).
Estas herramientas poseen una alta capacidad de captación de datos, de análisis de información y de presentación al usuario para su fácil gestión. Por lo tanto, el BI es el complemento perfecto de un ERP.
Pero indaguemos más sobre:
- ¿Qué es el BI y cuáles son sus principales características?
- ¿Qué beneficios aportan las herramientas de Business Intelligence a la empresa?
- ¿Cuál es la importancia del BI como complemento del ERP?
Tabla de contenidos:
¿Qué es el BI?
BI es un término que engloba todo un conjunto de herramientas, softwares, plataformas, equipos, servicios y técnicas empleadas en el correcto análisis y transformación de los datos de la empresa, con el fin de obtener una amplia visión de los datos y una información útil y de fácil procesamiento para facilitar la toma de decisiones.
Más precisamente, el BI puede verse como un proceso en el que se emplea la tecnología para captar datos, prepararlos y, finalmente, arrojar información homogénea, ordenada y relevante en informes, reportes, tableros, gráficos, análisis estadísticos…, con el propósito de ayudar a los puestos de decisión y alta dirección a tomar decisiones y planificar las estrategias.
Por lo tanto, el objetivo principal de la inteligencia empresarial es ofrecer una visión completa de las capacidades de la empresa y facilitar el abordaje oportuno y certero a cada problema que exista o surja.
Características más importantes del BI
La Inteligencia Empresarial se caracteriza por el uso de aplicaciones y sistemas tecnológicos para la eficiente gestión de la información, para mejorar su presentación, ofrecer la mayor accesibilidad a los datos junto con un análisis desde diversas perspectivas. De esta forma ofrece el máximo apoyo en la toma de decisiones.
Desglosando este párrafo tenemos 4 características claves del Business Intelligence:
- La integración de herramientas tecnológicas. La inteligencia empresarial realiza la depuración, el análisis lógico y el registro de los datos de una organización mediante la integración de un conjunto de herramientas y aplicaciones tecnológicas.
- La transformación de los datos en información útil y relevante. Realiza el reconocimiento y el análisis de los datos provenientes de cada uno de los departamentos de la empresa, para generar información realmente útil a cada usuario. Siempre de acuerdo a los KPIs previamente establecidos en la organización.
- El completo acceso a la información. El Business Intelligence tiene la capacidad de estructurar, organizar e integrar en su sistema todos los datos que provienen de las diferentes áreas de la empresa, para el beneficio de todos los departamentos o usuarios que la necesiten
- El análisis lógico y multidimensional de la información. El BI ofrece un análisis desde diversas perspectivas, lo que permite al usuario realizar una fácil selección de las dimensiones o puntos de vista que requiera, de acuerdo a la jerarquía, funciones e indicadores relevantes.
Beneficios que aportan las herramientas del Business Intelligence a las empresas
Uno de los principales beneficios del Business Intelligence es que ofrece a la empresa un apoyo útil para la mejora de su capacidad competitiva dentro del actual mercado y ayuda a satisfacer las demandas de los clientes. ¿Cómo? Logrando transformar los datos en información valiosa para accionar con pasos seguros.
Esto sucede gracias a la generación de reportes, creación de escenarios para una determinada decisión, realización de pronósticos en el área de ventas, análisis para diversas dimensiones y el acceso a información completa.
Además, el BI ofrece otros importantes beneficios a las organizaciones:
- Mayor eficiencia. La información que aportan las herramientas de inteligencia empresarial ofrecen una visión integral, detallada y estratégica de las operaciones de una empresa. Lo que facilita la comparación de resultados, la identificación de oportunidades y la rápida realización y entrega de informes y análisis.
- Decisiones acertadas. El BI aporta a la empresa información en tiempo real, precisa y relevante en cualquier nivel de gestión, permitiendo una mejor y oportuna toma de decisiones, puesto que los líderes de la organización pueden acceder, en el momento que lo requieran, a los análisis y métricas que revelen el rendimiento de los procesos y que proporcionen información sobre las necesidades de los clientes o posibles clientes.
- Mejor organización de los datos. Las plataformas y sistemas que componen el BI tienen la capacidad de centralizar los datos de cada una de las fuentes de información que provienen de las áreas internas (procesos) y las fuentes externas (datos de clientes, competencia…), de forma consistente. Así, cada departamento o puestos de liderazgo pueden acceder a la misma información cuando lo requieran.
- Mayor eficiencia y satisfacción por parte de la fuerza trabajadora. Gracias a las herramientas de inteligencia empresarial los empleados ahorran tiempo en cada una de las tareas en las que se necesitan datos confiables, actualizados y de fácil comprensión. Además, ofrecen una experiencia de usuario muy intuitiva y fluida para los empleados que no posean grandes conocimientos técnicos del manejo de estas herramientas.
Importancia el BI como complemento del software ERP
Desde un punto de vista operacional y estratégico se observa lo conveniente de complementar el software ERP con el Business Intelligence. Se trata de unir las mejores capacidades de las dos tecnologías. Lo valioso del ERP para la fase operativa y lo ventajoso del BI para el estudio de datos a nivel táctico y estratégico.
El BI es potente para el análisis detallado, minucioso y multidimensional de los datos, mientras que el ERP ofrece la máxima capacidad para la automatización de los procesos de la organización y para el almacenamiento central de la información que generan dichos procesos.
Un software ERP capta, en tiempo real, los datos que se generan en cada fase y nivel de las áreas internas de una empresa, para almacenarlos en una base única y permitir una gestión de información eficiente y sin errores en cada una de las áreas de la organización.
En este contexto, las herramientas de Inteligencia Empresarial analizan, interpretan y transforman los datos recopilados, depurados y almacenados por el ERP, para presentarlos ante los usuarios, empleados y niveles gerenciales de una forma fácil de procesar (informes, paneles de datos…) y ayudar en la toma de decisiones para el desarrollo y competitividad de la empresa.
El ERP puede verse como un sistema de gestión integral de los procesos, que facilita la optimización de las operaciones de cada área (recursos humanos, compras, ventas, finanzas, almacén, etc.).
Y el Business Intelligence trabaja en función de los datos que almacena el ERP (y otras fuentes adicionales), para facilitar el examen de la información de una forma organizada y de fácil procesamiento, para determinar las tácticas y aplicar las estrategias más convenientes a la corporación.
Por lo tanto, el análisis continuo que realiza BI es inteligentemente alimentado por la base de datos del ERP, siendo la integración BI-ERP el binomio perfecto para incrementar la eficiencia de la organización, aumentar la capacidad de respuesta oportuna y facilitar el desarrollo de la capacidad competitiva.
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