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Entre los problemas más frecuentes de nuestros almacenes, la falta de orden y limpieza tiene el dudoso honor de ser la estrella principal invitada en nuestras instalaciones. Pero esta estrella invitada cuando aparece no es sino la consecuencia de muchas confluencias no deseadas en un almacén.
Como una mancha de tomate en una camisa blanca, la consecuencia salta a la vista, pero su eliminación es tremendamente lenta y laboriosa, a veces ingrata, porque no acabamos de conseguir que todo vuelva a quedar bien. Procesos redundantes, pérdida de trazabilidad, faltas en seguridad y riesgos laborales, poca eficiencia en cada acción, son evidencias de que tenemos algunos problemas en la gestión de almacén que debemos corregir y que, al igual que la mancha de tomate, son difíciles de erradicar.
La solución común suele ser prevenir. Diagnosticar a tiempo los problemas reales que sufrimos día a día en nuestra gestión de almacén como herramienta fundamental y principio de la solución. Pero frente al diagnóstico, siempre vamos a encontrarnos al factor humano, que debe en primer lugar, admitir que tiene un problema. Esta es, en muchas ocasiones, la mayor dificultad para el almacén.
“Cuando una situación indeseada lleva demasiado tiempo en un lugar, se hace invisible a los ojos de quienes la padecen”
Existen herramientas de gestión de almacén y filosofías como el Lean Manufacturing que pueden ayudarnos a detectar estos problemas y a resolverlos, pero en este post no hablaremos de herramientas lean, sino de exponer abiertamente los problemas más frecuentes y en ocasiones, menos visibles (o admisibles) en nuestros almacenes.
Problemas más frecuentes en un almacén
1.- Acúmulo de productos obsoletos.
A buen seguro, es el problema más frecuente en la inmensa mayoría de nuestros almacenes.
Tirar algo obsoleto, inservible o roto parece ser una especie de sacrilegio y, en consecuencia, estamos dispuestos a pagar el precio que sea, con espacio y recursos, con tal de no acometerlo.
Un sector muy expuesto sería el de la tecnología. Un palé repleto de calculadoras científicas de bolsillo, hoy en día invendibles, es un palé repleto de costes, despilfarros de recursos y chatarra de valor tendiente a cero, independientemente de que seamos capaces de deshacernos de él o no. Que la basura esté dentro de un contenedor amarillo, azul o verde, o ubicada en nuestras estanterías sobre un palé, no cambia el hecho de que siga siendo basura.
“La basura, siempre será basura, por mucho que la filmemos y la pongamos sobre un palé, y esperará eternamente a que lo admitamos”
2.- Uso de hojas de cálculo para la gestión manual del almacén.
La cantidad de hojas de cálculo que se utilizan en un almacén es directamente proporcional a las carencias de su sistema SGA.
El gran problema de rellenar a mano una hoja de cálculo para gestionar niveles de existencias, entradas, salidas, ajustes, etc. es que, en realidad, cuando terminamos de rellenar los datos, esos datos ya no sirven, han cambiado, se han quedado obsoletos.
La información debe generarse y fluir en tiempo real. Esa es la base para que resulte útil en la toma de decisiones. No sirve de nada tratar de controlar los niveles de stock sumando entradas y restando salidas manualmente porque cuando queramos realizar los registros, el nivel de existencias físico ya habrá cambiado y la cruda realidad será que no solo no estamos controlando nada, sino que estaremos trabajando sobre una ficticia sensación de verdadero control.
3.- Organización a ubicación fija o “por proveedor” o “por familia”
Cuando no disponemos de SGA o no tenemos un buen software, la disposición de las referencias sobre todo en picking suele ser a ubicación fija y además ordenadas según familias o proveedores. Esto se hace así para facilitar la localización, la reposición o ambas.
El problema siempre radica en que referencias del mismo proveedor o misma familia, situadas muy próximas suelen conllevar consigo el problema de confusión de referencia. El cliente pide una referencia y le enviamos otra “similar” pero que no es la requerida.
La razón: los proveedores, con lógica, tienden a embalar de forma similar o casi idéntica (por economía), referencias de las mismas familias, gamas o tamaños para aprovechar el mismo tipo de caja. A la hora de ejecutar el picking, esto, facilita el error.
4.- Trabajar en diferido, es decir, no trabajar en tiempo real.
Este problema es recurrente incluso en instalaciones que cuentan con un programa SGA.
El decalaje de tiempo existente entre la acción física y su reflejo en el sistema SGA, provoca innumerables problemas de gestión de almacén. El más frecuente suele ser la aparición de cantidades negativas de existencias en stock. Ningún proveedor de software nos recomendará, incluso en algunos casos no permitirá, que su SGA trabaje con cantidades negativas. ¿Por qué aparecen entonces? Porque en ocasiones confundimos un verdadero programa SGA con la parte del ERP que gestiona mínimamente el stock. En estos casos de softwares sencillos, por desgracia, estos negativos aparecen.
Los problemas que acarrean los negativos siempre están relacionados con la gestión y el flujo de información y mercancías. La fiabilidad del stock se pierde completamente, las referencias dejan de estar localizadas, los movimientos de ajustes de stock empiezan a forzarse lo que desvirtúa más el stock, etc.
“Es el círculo vicioso del almacén que se despega de su flujo de información”
5.- Realizar el trabajo en parte con un sistema SGA, en parte fuera de él.
Muy relacionado con el problema anterior. Esto suele ocurrir cuando nos quedamos cortos en la fase de requerimientos y nos hemos dejado de lado una operativa relativamente frecuente en almacén.
Entonces no queda otra que realizar esa operativa fuera del SGA. Todo lo que no se realiza a través del sistema queda fuera de él y también de su control. Y todo lo que queda sin control, tarde o temprano, acaba en error.
Esto podría darse en el caso de no haber previsto la forma de entregar componentes y recibir producto terminado de producción. Concretándolo en un caso sencillo, sería el hecho de que un almacén entregue a producción hojas de papel perforadas y gusanillos que deben transformarse en libretas a la salida y que estas, deban almacenarse en el almacén de producto terminado.
Si no lo hemos previsto, para el SGA no habrá forma de que dos referencias se transformen en una sola, con las correspondientes variaciones de stock que eso conlleva. Por tanto, no tendremos más remedio que dar de baja por inventario las hojas y los gusanillos utilizados, y la misma operación a la inversa, dando de alta las libretas perdiendo con ello, para siempre y completamente toda forma de trazabilidad.
Imaginemos la cantidad de ajustes que tendríamos que hacer a cada minuto, por todas y cada una de las referencias producidas y sus componentes. Sería una operativa inviable y, además, en los casos en que se intenta, estos “inventos” fuera del sistema provocan que, la gestión del stock por el programa SGA, se dificulte en el mejor de los casos, o directamente sea imposible en el peor.
6.- Variaciones bruscas de la actividad en almacén.
Esto es, períodos de inactividad, seguidos de vorágines de urgencias y desbordamientos absolutos de las capacidades operativas del almacén.
Esto ocurre cuando los pedidos empiezan a caer en cascadas descontroladas saturando todos los recursos disponibles en el almacén. Esta vorágine, al no estar respaldada por una buena planificación y coordinación con otros departamentos como compras, puede dar al traste con ciertas existencias y romper el stock.
Ante la posibilidad de sufrir episodios de falta de referencias importantes el equipo comercial se protegerá y protegerá a sus clientes, saturando de nuevo el sistema. Lanzará multitud de pedidos en un intento de no perder oportunidades de venta, en cuanto las referencias faltantes vuelvan a estar disponibles.
Este nuevo exceso de actividad comercial romperá de nuevo el stock, y de nuevo los pedidos se detendrán comenzando otra vez este improductivo círculo vicioso para el almacén.
7.- Falta de espacio en el almacén.
Un problema que puede surgir por varias causas. La gestión deficiente del espacio, la acumulación de obsoletos, compras descompensadas respecto al espacio disponible, no disponer de estrategias de distribución de mercancías bajo ningún criterio, querer tener todas las referencias vivas en picking independientemente de su rotación, etc.
La falta de espacio tiene un coste añadido que es el colapso del almacén. Un almacén saturado de referencias sin espacio ni ubicaciones donde almacenarse, acabará utilizando el único espacio libre del que dispone: los pasillos.
Utilizar los pasillos como almacén de referencias, aunque sea de forma temporal (que nunca es temporal), detiene la actividad del almacén, es decir, impide el acceso y movimiento de referencias que, curiosamente, es la base de nuestro negocio.
“Un almacén sin agilidad, ni acceso a las referencias, es un almacén inútil, sin ventas ni servicio, que soporta los mismos costes que si no tuviese este problema”
8.- Referencias sin origen ni destino.
¿Dónde dejo esto? Quizá sea la frase menos rentable que pueda pronunciarse dentro de un almacén. Su mera existencia implica que vamos a tener tiempos muertos de espera buscando la respuesta, que no tenemos planificación alguna a la hora de ubicar, probablemente tampoco a la hora de realizar el picking, que seguramente esta mercancía se dejará en cualquier lugar, que en ese lugar acabará molestando a alguien que volverá a trasladar esta mercancía y así sucesivamente hasta perderla en la instalación, que en caso de decidir su lugar no elegiremos la ubicación óptima sino la que más rápidamente nos libere del problema, que el problema volverá a surgir ya que no lo hemos resuelto, que probablemente tendremos dificultades para volver a localizar esa mercancía, etc.
El resumen de la falta de origen y destino claro de nuestras referencias es la falta de productividad. Lo que los gestores de almacén sufrimos cuando esto ocurre tiene varias versiones: palés que aparecen en lugares insospechados y que nadie ha traído, cajas que van de un lugar a otro sin saber muy bien qué contienen, bultos abandonados indefinidamente hasta el día de inventario o referencias en búsqueda continua compradas ya varias veces, y que nadie es capaz de confirmar siquiera si llegaron o no a nuestras instalaciones.
“En un almacén nada debe moverse sin saber de antemano su origen y destino”
9.- Recorridos por el almacén sin criterio .
No hay nada en un almacén que desperdicie más tiempo que los recorridos aleatorios de los operarios. Un almacén con 20 operarios que desperdicien cinco minutos por hora por una mala planificación de sus recorridos, están perdiendo 800 minutos de trabajo efectivo al día, algo más de 13 horas. Es como si en realidad estuviesen trabajando casi dos operarios menos.
Realizar recorridos aleatorios, sin guiado y sin criterio, además, es uno de los problemas que mejor se invisibilizan dentro de la instalación. Pocas pérdidas repartidas entre muchos operarios ocasionan grandes desperdicios, muy difíciles de detectar y, por ende, de resolver.
Una vez la plantilla se dispersa por la instalación, cuando no tenemos los controles adecuados, los problemas de recorrido se dispersan con ellos, pero no por eso los dejamos de sufrir. Una fuga de aire, por pequeña que sea, acabará desinflando la rueda, aunque no seamos capaces de detectarla y arreglarla.
“Un problema invisible cuesta mucho dinero a largo plazo porque, aunque no podamos verlo, seguirá oculto ahí, causando sus efectos”
10.- Un sistema SGA mal parametrizado.
Por desgracia un error de concepto muy recurrente con respecto a los sistemas de gestión de almacén. Un programa SGA hay que parametrizarlo y configurarlo. Es más, esta fase de la implantación es crucial. Pero antes hemos tenido que realizar un trabajo previo relativo a la definición de nuestras necesidades para averiguar si el SGA elegido las cubre.
Muchos problemas en la gestión de almacén quedan anclados por tiempo indeterminado debido a carencias en estas dos fases del proyecto de implantación de un software SGA.
No obstante, no olvidemos que al igual que la empresa y que el almacén, el SGA es algo vivo en continua evolución y readaptación a nuestras necesidades. Nuestras necesidades cambiarán en el futuro y el SGA tiene que cambiar con ellas.
Las discrepancias entre las necesidades de la empresa y el programa SGA suelen tener su origen en errores humanos de planificación, sin embargo, tendemos a volcar las culpas sobre el propio software.
“Un programa SGA que no resuelve problemas de gestión de almacén que debería resolver, normalmente resulta ser un buen SGA mal parametrizado, más que un mal SGA”
Conclusiones
Al almacén le cuesta admitir que debe deshacerse de todo aquello que no aporte valor a su modelo de negocio. Como si la palabra almacén llevase implícita la dificultad de no almacenar desperdicios.
A la gestión de almacén le cuesta organizar cada acción para que los procesos y recorridos de información y personas fluyan con facilidad. Le supone un gran esfuerzo controlar a su personal y organizar las mercancías. Sabemos la dificultad que entraña aprovechar cada recurso disponible de forma óptima, incluido el espacio tridimensional. Planificar es una palabra tan rentable como poco utilizada por los gestores de almacén. Esperar que un software por sí mismo lo arregle todo, la esperanza omnipresente.
Los programas de gestión de almacén hay que planificarlos, parametrizarlos e implantarlos bien, deben definirse muy bien los requerimientos y asumir que con el paso del tiempo tendremos que modificar algunas partes para que se adapten a las nuevas necesidades y/o tecnologías que vayan surgiendo.
En paralelo, tendremos que realizar esfuerzos de organización de procesos, personal y mercancías. Establecer un criterio a seguir para todo y por todos. Definir un lugar para cada cosa y que cada cosa esté en su lugar, establecer recorridos optimizados y concretos, orígenes y destinos prefijados, aprovechar bien el espacio y como no, dejarnos guiar por un buen SGA.
Resolver los problemas de almacén no es una cuestión de software, el software es una parte muy importante pero no la única. Detectar y hacer aflorar los problemas, aunque cueste, es la base de la solución y el programa SGA, una herramienta fundamental que nos allanará el camino.
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