14 CONSEJOS DE GESTIÓN LOGÍSTICA PARA MEJORAR EL PICKING

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La gestión del almacén impacta directamente en la experiencia de compra de cualquier tipo de cliente tanto en B2B como en B2C. Por tanto, debemos considerar las operaciones internas del almacén como parte del nivel de satisfacción del cliente, una parte importante de todo aquello que el cliente valora y que da credibilidad a la compañía.

Un almacén moderno debe soportar una gestión logística compleja, que abarca desde la coordinación y formación del equipo humano, la automatización de procesos repetitivos, y la planificación estratégica y táctica, con el objetivo de mejorar el tiempo de servicio al cliente con el menor número de recursos posibles (nivel de inventarios, ).

Dentro de esta gestión están incluidos los siempre omnipresentes "costes". Siendo que, dentro del almacén, los costes de la preparación de pedidos, en concreto del proceso de picking se llevan casi la mitad del pastel, parece lógico pensar que cualquier esfuerzo invertido en mejorar su eficiencia, resulte rentable.

Además, mejorar el picking supone también un beneficio directo que el cliente percibe de forma inmediata, en forma de reducción de errores, mayor precisión en inventario, menor plazo en las entregas, imagen de mayor control sobre lo que hacemos, en definitiva, se aporta un valor añadido que mejora nuestra percepción comercial.

Las mejores prácticas de gestión logística requieren trabajo, adaptación y constancia, y están basadas en metodologías conocidas que cualquiera puede aprender y ejecutar. Si nos preguntamos el porqué unos almacenes se gestionan con éxito y otros con menos fortuna, podemos afirmar, que la gran diferencia está en la capacidad que tengamos para adaptarnos a tiempo y mantener las mejoras alcanzadas a lo largo del tiempo. Desde luego que el apoyo de la tecnología resulta esencial pero no es lo único que nos posibilita mejorar el picking. El secreto está en saber cómo hacerlo, cuándo hacerlo y qué hacer para satisfacer a nuestro cliente.

Cada empresa tendrá sus propias opciones de mejora particulares, pero existen unas líneas generales aplicables en cualquier almacén, que son las que veremos a continuación.

1.- Recorridos mínimos y óptimos.

En procesos operario a producto, alrededor del 50% del tiempo empleado en la preparación de pedidos se emplea en desplazamientos. Y desplazarse no aporta valor pero sí coste. Un rediseño del layout y equipar adecuadamente a los operarios, reduce las distancias de los desplazamientos o minimiza el tiempo desperdiciado en ellos. También podemos categorizar las SKU (Stock Keeping Unit, es el número de referencia único de un producto) en base a su rotación, sus ventas, las unidades seleccionadas juntas y distribuirlas priorizando el orden óptimo de picking.

2.- Plantear diferentes estrategias de picking.

En lo que se refiere a la gestión logística, no existe una norma general escrita para definir estas estrategias ya que es una cuestión endémica de cada empresa, pero podemos trazar unas recomendaciones generales para diferentes casuísticas:

• Pedido a pedido.  Pedidos con gran número de líneas y/o heterogéneos, es decir, con poca repetición de referencias.
• Por oleadas. Normalmente pedidos pequeños y muy numerosos. La máxima eficiencia se alcanza cuando se van acumulando pedidos y se lanza la oleada para consolidar el picking, es decir, todas las SKU se seleccionan de una vez, se llevan a una zona concreta y allí se clasifican por pedidos.
• Multipedido. Se agrupan los pedidos, pero a la hora de hacer el picking cada referencia se deposita ya clasificada en el pedido correspondiente. Se necesitan carros preparados al uso.
• Mixto. Se trata de agrupar sólo la parte de pedido que nos interese.
• Por ejemplo, preparar por oleadas solo las referencias de múltiples pedidos que mayor recorrido supongan para el picking. Así acercamos las SKU más lejanas a una zona más próxima o accesible a la siguiente etapa. El resto puede prepararse por ejemplo pedido a pedido.
• Otra solución sería hacer un picking por oleadas solo de las referencias de mayor volumen y/o que constituyan un bulto en sí mismas. El objetivo es depositarlas ya etiquetadas directamente en el muelle de salida, mientras el resto de SKU se prepara con otra estrategia de picking.

Cabe advertir que, sobre todo estas tres últimas estrategias son complicadas de llevar a la práctica con eficiencia sin la ayuda de un sistema SGA.

3.- Controlar los flujos de mercancías.

Con un plano de las instalaciones y un sencillo diagrama de espagueti, podemos aumentar la eficiencia no solo del picking, sino de otras operaciones en el almacén e incluso detectar cuellos de botella en el flujo de mercancías. Es una metodología que los propios operarios pueden ayudarnos a completar, dado que resulta muy sencilla de comprender y utilizar, y que da estupendos resultados.

4.- Programar la ventana horaria de los proveedores para recepción de materiales.

No permitamos que el libre albedrío gobierne nuestras entradas. Empecemos por un proveedor, el que veamos que tiene más posibilidades de adaptarse, y poco a poco vayamos involucrando al resto. Veremos que los tiempos de descarga se reducen notablemente debido a que todos llegan de forma ordenada y prevista, y podremos comprobarlo a corto plazo por simple comparación con los que todavía no estén integrados en este sistema.

5.- Conocer nuestras SKU (Stock Keeping Unit, unidad de mantenimiento de existencias).

Pesos, medidas, cantidades, naturaleza, unidad de carga, etc. No esperemos mejoras significativas de nuestra gestión sin tener el 100% de los datos logísticos de aquello que almacenamos.

Un sistema SGA puede establecer como limitante el peso y dimensiones de cada SKU a la entrada. Esto significa que no dejará conformar la entrada de ninguna referencia a la que le falten estos datos, obligando al operario a introducirlos. El software calcula de forma óptima cada acción para cada SKU en base a la información que nosotros le proporcionemos.

6.- Pick/put to light, pick/put by voice, put to wall, conveyors, etc.

Más de un tercio del total de los costes logísticos son costes de almacenamiento. De éstos, casi la mitad y en algunos casos más, son costes laborales, es decir, personas. De todo el tiempo que estas personas emplean en realizar sus tareas en nuestros almacenes, el picking es el que más recursos consume superando el 40%.

Por tanto, mejorar la eficiencia como objetivo supondrá reducir estos tiempos, estos costes. Los sistemas de apoyo al picking, están específicamente diseñados a tal fin, normalmente no suponen una gran inversión, se instalan rápidamente y dan muy buenos resultados a corto plazo.

7.- Slotting.

O estrategia de ubicación de las SKU en nuestro almacén tanto en la zona de picking como en la de almacenamiento. Una buena planificación de las ubicaciones mejora no solo el picking, también la ubicación y la reposición. Una estrategia muy frecuente y por defecto en muchos sistemas SGA es ubicar siempre las referencias cerca del punto de picking para reducir el tiempo de reposición, esto aumenta el tiempo disponible para hacer picking, una gran ventaja sobre todo en instalaciones donde reposición y picking no pueden simultanearse.

“La forma en que las referencias salen nos ayuda a determinar cómo deben entrar y ubicarse”

8.- RFID

Los terminales de radiofrecuencia con lector de código de barras son elementos de alto impacto en la eficiencia y eficacia del picking. Sirven de poka-yokes () digitales que impiden el error y agilizan las operaciones. El sistema SGA envía la información útil a cada perfil de usuario guiando al operario a través de la interfaz de su terminal en todo momento. Evitando así despilfarros como el de la de la búsqueda de producto, que puede ocupar hasta el 20% del tiempo total de picking, cuando éste se realiza sin apoyo de medios tecnológicos.

9.- Automatismos.

“Automatizar sí, pero no a cualquier precio”

Los criterios para la automatización pasan por un análisis previo de cada situación, de cada casuística particular. Robotizar debe aportarnos valor y ahorrar costes, debe permitirnos flexibilidad y no suponer un cuello de botella más. Este último, es un error en el que es más fácil caer de lo que se cree y además es de solución compleja.

10.- Seguridad del trabajador.

Para evitar lesiones y facilitar el trabajo debemos tener en cuenta que la mejor zona de trabajo es la comprendida entre los hombros y las rodillas del trabajador. La eficiencia en las operaciones aumenta si distribuimos adecuadamente las referencias teniendo en cuenta la zona óptima de trabajo. Por ejemplo, colocando las referencias de mayor volumen, peso o rotación en la zona central de la estantería de picking.

11.- Escuchar al cliente y tener muy en cuenta sus requerimientos.

Para que nuestro proceso gane eficiencia debe adaptarse lo más posible a esos requerimientos. ¿Nuestro formato de entrada coincide con el requerido o debemos hacer picking de fracciones? ¿Ha solicitado un embalaje especial? ¿Nuestras instalaciones garantizan la integridad del producto? ¿Mi lead time permite cumplir con los plazos de entrega esperados?

12.- Información en todo momento.

“El flujo de información forma parte de la clave del éxito”

Y si es hacia el cliente, con más peso aún. Sólo debemos fijarnos en lo importante que es para nosotros como clientes, mensajes tan sencillos como “tu pedido se está preparando”; “tu pedido ha salido”, “tu pedido está listo para ser recogido”.

Lo conveniente es que la comunicación entre el sistema SGA y el ERP sea directa y en tiempo real, y que luego se envíe en la forma acordada toda la información relevante al cliente. Esto reporta beneficios que exceden la mera función informativa ya que, desde el punto de vista del cliente, aporta un gran valor.

13.- Auditorías continuas para evaluar el desempeño logístico.

Midamos siempre antes de iniciar cualquier mejora y monitoricemos de forma continua el desempeño de cada proceso interno. Esta es la forma de evaluar los resultados de nuestra gestión logística. Un sistema SGA lo hace en tiempo real, pero con métodos tradicionales podemos llegar a dar cobertura a una buena parte de nuestro almacén.

14.- Diseñar un buen sistema de indicadores (KPIs).

Si calculamos los KPIs estándar de rendimiento de forma adecuada, podemos usarlos para que cada trabajador pueda autoevaluarse. Algunos sistemas SGA permiten que los operarios vean su ritmo de trabajo en tiempo real y su comparativa con el esperado. De esta forma les informa sobre si su rendimiento está dentro del estándar o fuera de él y les permite supervisarse a sí mismos. Esto puede hacerse también con sistemas manuales, como tablones informativos, pero no en tiempo real.

Un KPI de especial utilidad es el "SKU hits", es decir, el número de veces que se selecciona un SKU en el picking. En operativas operario a producto, el número de veces que acudimos a la posición de picking nos ayudará a configurar la estrategia de distribución de las ubicaciones fijas para picking. Por ejemplo, podemos establecer un ABC de SKU hits para agrupar referencias que generan mucho recorrido por acudir muchas veces a su posición para hacer picking, y plantearnos la posibilidad de trabajar el picking en multipedido en esa zona. 

Como en el caso anterior, también será útil disponer de algún indicador que identifique las referencias que se venden juntas frecuentemente. 

Conclusiones

La realidad de la gestión logística es compleja. Esta complejidad responde a un principio que permanece invariable desde el inicio de los tiempos:

"La complejidad de la gestión logística es directamente proporcional a la exigencia de nuestros clientes"

La gestión logística de cualquier almacén en la cadena de suministro tiene tres grandes líneas generales de mejora:

• actuar sobre el rendimiento de los procesos internos,
• actuar sobre el diseño del layout,
• actuar el rendimiento del equipo de personas, que es fundamental en la medida en que afecta a las demás.

Dicho esto, tenemos que tener claro que hablamos de una cadena, ya que dentro del almacén no trabajamos con áreas aisladas unas de otras. Toda la intralogística del almacén está interconectada por lo que las mejoras en la gestión siempre tendrán una repercusión integral. Dentro de esta cadena, una de las acciones que más repercusión tiene sobre la experiencia de compra del cliente es el proceso del picking. Dependiendo de cómo abordemos su gestión logística y sus mejoras, podemos obtener resultados muy positivos o negativos.

Para que el picking aporte un valor importante en la estrategia de la empresa se requiere atención constante, mejora continua, medios adecuados, apoyo tecnológico y personal cualificado. Todos ellos, elementos que reportan beneficios a muchos niveles para la empresa que decide invertir en ellos.

“Aportar valor gracias a nuestra gestión logística, es una cuestión que tiene que ver más con la visión personal que con la capacidad de inversión"

*Imagen de storyset en Freepik

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