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No será sencillo, pero resulta vital pasar de “simplemente comprar” a la gestión de compras. Si hay algo que pueda influir como pocos en la gestión logística en general, y en la del almacén en particular, aparte del propio sistema SGA, ese es el departamento de compras. Por desgracia, también como pocos tiende a anclarse en las viejas costumbres, a saber: obviar al proveedor y al almacén para centrarse únicamente en el precio del producto, normalizar el incumplimiento de plazos o la interrupción de suministros, poca formación del personal, escaso o nulo nivel de tecnologización, acumulación descontrolada de existencias por la caza de descuentos, o la falta de atención a los cambios en la normativa.
Una de las razones es que muchos de los que conforman y dirigen los destinos del departamento, se han formado y ejercido su labor profesional en un entorno que nada tiene que ver con el actual, de constantes amenazas de falta de recursos, subidas continuas de precios y escasez de materias primas. Otra causa podría ser la poca importancia que se da a la visión de todas las consecuencias y repercusiones que tiene su labor en otros departamentos de la empresa, bien por falta de formación adecuada, bien porque en esa compañía en particular, esta capacidad de visión no se fomente o no se le dé la importancia que tiene.
Otros departamentos pueden contribuir a mejorar las compras o a dificultar su gestión. Compras es una parte muy importante de la cadena de suministro y por tanto es sensible a las acciones y funcionamiento de otros departamentos, en concreto al funcionamiento del almacén.
Aunque los intereses de ambos departamentos no coincidan exactamente en el cien por cien de las ocasiones, están destinados a entenderse, a comunicarse con fluidez y a sincronizar sus acciones. Por eso resulta de suma importancia conocer las claves de acción conjunta cuya puesta en marcha en ambos departamentos pueden mejorar, y mucho, las compras.
Acciones en el almacén para facilitar la gestión de compras.
1.- Precisión de inventario.
Una vez más, la fiabilidad del inventario como punto estratégico. Las compras se apoyan, entre otros factores, en los niveles de inventario. Un exceso o defecto de inventario “falsos” pueden provocar que no se adquiera lo que se necesita o que se compre aquello de lo que tenemos exceso de stock.
Un inventario fiable permite planificar las compras con precisión, establecer correctamente el punto de pedido, configurar alertas y controlar los niveles de existencias evitando roturas o sobrestocks.
2.- Organización del puesto de recepción de mercancías.
Aplicando la filosofía Lean al almacén y más concretamente las 5S al puesto de recepción. Esto agiliza el procedimiento. El objetivo es que todas las entradas se den en tiempo real o con un mínimo desfase y que el producto recibido esté disponible rápidamente para su venta sin errores ni descuadres.
3.- Delimitación de zonas.
Cuando recibimos mercancía de más, o referencias que no trabajamos, o en las que hemos detectado algún problema documental o físico (defectos o deterioros) es aconsejable depositarlos en una zona concreta, específica, bien delimitada y conocida por todos. Suele estar delimitada con líneas rojas y ayudas visuales que indican claramente que el producto NO está disponible.
Acciones conjuntas de la gestión de compras y el almacén.
4.- Reuniones periódicas.
Almacén no está exento de sufrir bajas, tener vacaciones o incidencias de toda índole, ni compras tampoco. No toda la gestión logística se limita al manejo de los KPIs a través de un dashboard. El departamento de compras y almacén deben reunirse periódicamente dado que existen multitud de aspectos que deben prevenirse, priorizarse y/o consensuarse entre ambos equipos.
5.- Revisar continuamente los procedimientos.
Gracias a estas reuniones tenemos la posibilidad de realizar modificaciones en algunos aspectos de “lo que siempre se ha hecho así”. La gestión logística debe mantener siempre una parte de evolución, de adaptación al entorno, de resiliencia. Las situaciones cambian, los productos también, el consumidor y el mercado en general también y en consecuencia nuestros procedimientos deben ir cambiando al mismo ritmo. Estos cambios afectarán a otros departamentos, y gracias a las reuniones, todos se mantienen debidamente informados y sincronizados de cada revisión procedimental que, además, podrá ser acordada.
Todas las empresas y sus almacenes lo hacen sean conscientes de ello o no. Al menos todas las que siguen en el mercado.
6.- Intercambio de información
Hablamos de visibilidad de la cadena de suministro de extremo a extremo incluyendo a los clientes. Esto implica compartir información para lograr una reducción en los niveles de stock, lotes de menor tamaño pero más frecuentes, disminución de los errores, de los tiempos de respuesta y una agilidad y flexibilidad excelentes. De esta forma, la información del proceso iniciado en el propio cliente llega al proveedor sin apenas intermediarios en tiempo récord.
7.- Uso de la tecnología.
Todos los puntos anteriores alcanzan su principal apoyo en el correcto uso de la tecnología. En concreto:
- ERP + sistema SGA: Para una fiabilidad de inventario y de las operaciones máxima y en tiempo real, y proporcionar a otros departamentos sólo la información que necesitan.
- MRP o MRP II: La planificación de recursos y materiales para producción en base al nivel de inventario, la demanda y las previsiones, permite a compras prever las necesidades de materias primas y componentes y también financieras. Requiere alta fiabilidad de información.
- Automatización / robotización: Que agiliza cualquier proceso, en especial las recepciones si el proveedor está integrado. Compras tiene una visión completa, en tiempo real y sin errores de cada entrada.
Acciones propias del departamento de compras.
8.- Integración de los proveedores.
Más allá de los acuerdos comerciales, la gestión logística debe mantener una relación directa y enfocada a la mejora continua de todos sus proveedores.
Integrar significa que el proveedor conozca nuestros procedimientos y nosotros los suyos, que ambos abordemos los problemas y ventajas de nuestras respectivas gestiones y actuaciones, y que logremos acuerdos beneficiosos para ambas partes sobre planificación, características de la unidad de carga, etiquetado, sistema de intercambio de información, programación de las entregas, plazos, etc.
9.- Evaluación de los proveedores.
Para realizar una buena gestión logística de nuestros proveedores necesitaremos determinar las categorías que deseamos evaluar, definir el sistema de puntuación para cada una de ellas y ponderarlas. Un buen sistema es establecer un ABC de proveedores respecto a los requerimientos que consideremos importantes y someterlo a revisiones periódicas para llevar un seguimiento del desempeño.
10.- Ecologística.
En la elección de los proveedores tengamos en cuenta su impacto ambiental. La gestión de residuos de protección, embalaje, relleno, etc. puede ir en contra de la agilidad del proceso y dificultar la gestión logística en general.
El uso de embalajes reutilizables y contar con proveedores capacitados para ello, puede suponer un ahorro de costes muy considerable y una vía de entrada a sistemas ágiles como el suministro en JIT.
Conclusiones
Estamos inmersos en una etapa de enormes cambios nunca vistos. La pandemia ha apretado el pedal de la aceleración, quizá más de lo debido, luego lo suelta de repente y lo vuelve a apretar de nuevo.
Interrupciones de suministro constantes, consabidas y tan frecuentes que empiezan a verse con normalidad. Proveedores que amenazan a sus clientes con subidas de precio. Promesas de precios y descuentos que se incumplen incluso antes de servir el primer pedido. Presupuestos con una validez temporal cada vez más escueta. Etc., etc., etc.
Para protegerse, las empresas necesitan reforzar la gestión logística, recurrir a una estrategia de suministros liderada por personal capacitado, apoyado por tecnología que brinde fiabilidad en la información e inmediatez en la transmisión de la misma. Además, el departamento de compras debe colaborar y contar con el papel regulador del almacén, que para ser de utilidad debe tecnologizarse, es decir, gestionarse con un sistema SGA.
Quizá nunca en sus años de existencia, un sistema SGA haya cobrado tanta importancia como en la actualidad y no sólo por cómo afecta mejorando el almacén, sino por cómo puede influir en el desempeño de otros departamentos fundamentales como el de compras.
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