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La automatización y sus ventajas
En general se entiende por automatización la acción de sustituir un operador humano por dispositivos artificiales durante la ejecución de un proceso. En nuestra sociedad la proliferación de sistemas automáticos es cada vez más creciente y cada vez se encargan de tareas más complejas.
Existen diversas ventajas que motivan la automatización de un proceso. Las fundamentales son:
- La mejora de la productividad. La velocidad de ejecución de una determinada tarea es mucho mayor y la utilización de recursos más eficiente.
- La mejora de la calidad por la reducción de los errores y la sistematización del proceso. Un proceso automático siempre se ejecutará del mismo modo bajo las mismas circunstancias.
- La posibilidad de acceder a técnicas de gestión más complejas que difícilmente se pueden hacer de forma manual.
La automatización tiene también sus inconvenientes. Los más importantes es la pérdida de flexibilidad y los mayores costes de mantenimiento e inversión. En este post te lo explicamos.
Tipos de automatización en los ERP
Los sistemas ERP son como cualquier sistema informático un sistema automático por sí mismo. Existen infinidad de automatismos entre las tablas de la base de datos cuando por ejemplo actualizan las entradas contables automáticamente cuando se confirma un pedido.
Cuando hablamos de automatización en los ERP, nos referimos a las posibilidades de automatizar los procesos de negocio más allá de las propias ventajas que proporcionan un ERP por el hecho de ser un sistema integrado. En artículos anteriores ya se han mencionado en muchas ocasiones que es una de las grandes ventajas de los ERP.
Ahora vamos a resumir los tipos de automatizaciones a evaluar en un ERP basado es su funcionamiento:
- Automatizaciones disponibles en el interfaz del usuario
- Funciones automáticas disponibles en la aplicación
- Comprobaciones automáticas
- Ejecución de tareas programadas
- Workflows
- Interfaces
- Automatización robótica de procesos
Para cualquiera de estos tipos de automatización es importante considerar que un ERP puede contener algunas opciones de manera estándar, otras que sean fácilmente parametrizables y otras que se tengan que desarrollar para casos particulares. Evidentemente cuanto más complejo sea disponer de esa automatización menos interesante es, ya que, sin duda, será más costosa de mantener y sólo será justificada cuando el beneficio de la automatización sea muy grande.
(Ver Consejo 6, Analiza la capacidad de adaptación del ERP)
Automatizaciones disponibles en el interfaz del usuario
Una primera automatización muy sencilla, pero a la vez muy potente, es la de crear comandos y opciones para que el usuario del sistema ejecute operaciones en masa. Veamos un ejemplo muy representativo referido a un entorno personal, como la organización de las fotografías.
Supongamos que en un primer paso queremos copiar archivos de una carpeta a otra. La opción de poder seleccionar varios archivos nos facilita la acción y automatiza la repetición haciendo que la operación sea mucho más eficiente.
Puede parecer un ejemplo demasiado trivial, pero imaginemos ahora que queremos renombrar las fotografías. Aquí las opciones son mucho más limitadas y, o lo hacemos una a una, o todas tendrían un nombre similar tipo Foto_de_mis_vacaciones1, Foto_de_mis_vacaciones2, etc. Para poder renombrar las fotos en masa proporcionando una regla más compleja incluyendo el lugar donde fue tomada o la fecha, necesitaríamos probablemente de un programa dedicado.
En los sistemas ERP sucede algo similar, aunque en vez que un programa necesitaríamos una función automática.
Funciones automáticas disponibles en la aplicación
Los propios módulos ERP disponen de multitud de funcionalidades automáticas que simplifican las operaciones u optimizan los resultados. Es interesante evaluar si son parametrizables o no. Algunas de estas funcionalidades se han explicado con mayor profundidad en otros consejos:
- Los sistemas MRP que permiten automatizar la realización de las solicitudes y órdenes de compra (ver Consejo 9, Analiza la gestión de almacén del ERP antes de elegirlo)
- Optimización del proceso de picking (ver Consejo 4, Analiza la gestión de almacén del ERP antes de elegirlo)
- El cálculo de las nuevas listas de precios en función de volúmenes y márgenes
- El marcado del riesgo de pedidos por criterios operativos (retraso en fechas de entrega, problemas de calidad) o económicos (costes reales mayores que los planeados, costes mayores que los facturados)
Comprobaciones automáticas
Otra serie de funcionalidades se suceden de forma automática al realizar modificaciones en la base de datos. Desde la sencilla validación del contenido de ciertos campos (por ejemplo, no crear un registro de cliente con el mismo NIF/CIF) a procesos más complejos donde se ejecutan una serie de comprobaciones y se asegura que la población sea siempre descrita de la misma forma.
Ejecución de tareas programadas
Esta automatización consiste en poder ejecutar operaciones en masa o aplicaciones como las descritas anteriormente, de una manera sistemática y programada. Siguiendo con el ejemplo anterior, se podría crear una tarea programada todas las noches para archivar las órdenes de trabajo cerradas hace 10 días o más.
Las ventajas de esta opción es que permite distribuir la carga de trabajo del sistema en horarios de menor utilización. Como precaución resaltar que haría falta que un usuario más experto monitorizar estas tareas y comprobase que se ejecutan sin problemas.
Workflows
Otra posibilidad que proporcionan los ERP es que dispare ciertas acciones en función de unas reglas de negocio. Esta técnica se conoce con el nombre inglés de Workflow.
Un ejemplo muy habitual es en el caso de notificaciones, como, por ejemplo, que cada vez que se registre un pedido, se envíe un email de confirmación al cliente y otro al comercial, pero si el pedido supera una determinada cuantía se envíe también al delegado de zona y así sucesivamente.
Otro ejemplo podría ser la creación de una nota de crédito automática cuando se devuelve la mercancía.
Interfaces
Los interfaces conectan distintas aplicaciones para intercambiar datos entre ellas. Muchas veces la funcionalidad de un determinado programa no cumple nuestras necesidades y es necesario utilizar otro más específico. En ese caso, la calidad del interfaz que comunique a esta aplicación con el ERP será decisiva para que el proceso de un extremo al otro sea automático y en su conjunto, aumente el valor.
Automatización robótica de procesos
La última moda en automatización es la llamada automatización robótica de procesos. De una manera somera, consiste en utilizar un programa que simula al usuario del sistema y replica los pasos realizados de una manera automática. La rapidez es mayor y, sobre todo, no está supeditada a cargas de trabajo de los usuarios.
Normalmente se tratan de programas externos que pueden saltar entre distintas aplicaciones, como lo haría un usuario. Sin embargo, algunos sistemas ERP ya incorporan cierta funcionalidad.
Otra gran ventaja de los robots es que no dejan de ser aplicaciones informáticas pero que, en vez de programarse, se entrenan. Se les enseña cómo ejecutar un proceso y se les puede corregir también de una manera más intuitiva.
Un ejemplo concreto: cierre de órdenes de trabajo
El mismo proceso puede ser automatizado de distintas maneras en función del volumen y las herramientas de una determinada empresa. Supongamos que el proceso es el siguiente: un administrativo tiene que cerrar órdenes de trabajo, es decir, indicar al sistema que se han completado, una vez que haya recibido una notificación del equipo técnico.
Ordenadas de menos a más automatizadas podríamos tener las siguientes posibilidades:
- Un usuario del sistema cierra la orden en el sistema cada vez que recibe una notificación de que el trabajo se ha realizado insertando el número de orden
- En masa. El usuario tiene una pantalla todas las órdenes del día y cada hora selecciona las que le han notificado desde la última vez.
- Desde la aplicación. El usuario entra en informe especial del ERP que relaciona las órdenes y las notificaciones y pulsa la opción de cerrar órdenes con notificación.
- Mediante tareas programadas. Existe una tarea que se ejecuta cada 10 minutos que cierra automáticamente las órdenes que están relacionadas con una notificación.
- Mediante workflows. Cada vez que se recibe una notificación en el sistema se genera un evento que cierra la orden
- Mediante interfaz. En vez de enviar notificaciones por email, el equipo técnico dispone de un terminal móvil que dispone de las órdenes y el cierre se efectúa en la aplicación del terminal móvil que cierra la orden del ERP por un interfaz.
Conclusiones
La automatización de procesos es una de las grandes ventajas de los ERP. Mejora la productividad, la calidad y permite realizar procesos más complejos de una manera fiable.
Existen diversos métodos de automatización que proporcionan los ERP. Debemos de evaluarlos en función de lo repetitiva que sea una tarea y de las herramientas y los recursos que dispongamos
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- CONSEJO 2, ANALIZA LA CAPACIDAD ANALÍTICA DEL ERP ANTES DE ELEGIRLO
- CONSEJO 3, ANALIZA LA GESTIÓN DE ALMACÉN DEL ERP ANTES DE ELEGIRLO
- CONSEJO 4, ANALIZA LA CAPACIDAD DE INTEGRACIÓN DEL ERP ANTES DE ELEGIRLO
- CONSEJO 5, ANALIZA LA GESTIÓN DE VENTAS DEL ERP ANTES DE ELEGIRLO
- CONSEJO 6, ANALIZA LA CAPACIDAD DE ADAPTACIÓN DEL ERP ANTES DE ELEGIRLO
- CONSEJO 7, ANALIZA LA GESTIÓN DE COMPRAS DEL ERP ANTES DE ELEGIRLO
- CONSEJO 8, ANALIZA LA CAPACIDAD DE INFORMACIÓN DEL ERP ANTES DE ELEGIRLO
- CONSEJO 9, ANALIZA LA FABRICACIÓN DEL ERP ANTES DE ELEGIRLO
- CONSEJO 10, ANALIZA LA FACILIDAD DE USO DEL ERP
- CONSEJO 11, ANALIZA LA TRAZABILIDAD DEL ERP ANTES DE ELEGIRLO
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