¿QUÉ ES UN ERP? EL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL POR EXCELENCIA

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¿Quieres que tu organización sea más ágil y competitiva?

¿Necesitas tomar decisiones rápidas basadas en hechos y no en intuiciones?
¿Te gustaría disponer de herramientas de apoyo que te permitan coordinar mejor tus recursos?

Si has contestado positivamente a estas preguntas, deberías plantearte el hecho de contar con un sistema de gestión integral para tu empresa, y eso es lo que un ERP puede ofrecerte.

El término ERP es el acrónimo del término en ingles Enterprise Resource Planning y su traducción al castellano es planificación de recursos empresariales. También se le conoce como sistema de gestión integral de empresa o sistema integrado de gestión,  porque es una herramienta que integra todas las áreas de la organización en un solo software, dando así, la posibilidad de administrar cada parte de forma conjunta y relacionada.

Un ERP se puede definir como una aplicación estándar y personalizable para cada empresa que contiene soluciones de negocio para los procesos fundamentales de la misma

Como pueden ser contabilidad y finanzas, la gestión avanzada de almacenes (SGA), las compras y la fabricación, la gestión comercial y ventas, el mantenimiento de activos, o los recursos humanos. Los rasgos básicos de estos sistemas son la modularidad, la complementariedad y la capacidad de gestión de forma integrada, lo que facilita la optimización de los procesos de tu empresa, la reducción costes y, la posibilidad de poder tomar decisiones basadas en la información mayor valor, ya que la concentración de diferentes módulos funcionales en un mismo programa facilita el cruce de datos y la generación de información, tanto de tipo especifica como transversal, sobre las distintas áreas y procesos. De esta manera, información puede permitirte que tu organización sea más ágil y competitiva.

Estas características han permitido una gran difusión de este tipo de sistemas en los últimos años entre todo tipo de empresas. Los retos de disponer de sistemas de gestión apropiados a la nueva economía afectan a todas las empresas, las cuales deben afrontar y gestionar las oportunidades que surgen en este nuevo escenario competitivo para poder subsistir. A estos efectos el software ERP puede ser una gran ayuda como marco tecnológico sobre el que afrontar todos los cambios que se requieran.

Si quieres ampliar tus conocimientos sobre el ERP y saber cómo un sistema de gestión de este tipo puede ayudarte a aprovechar el conocimiento y así tomar decisiones estratégicas que aporten valor y te permitan ser más competitivo, sigue leyendo este Post...

Características Generales de los Sistemas ERPs

De acuerdo con la exposición realizada hasta el momento, la principal característica que define un sistema ERP es precisamente su propio diseño basado en la integración de los procesos de los distintos departamentos y áreas funcionales, lo que requiere también la integración de los datos para posibilitar la gestión de todos los recursos de la empresa de forma conjunta, y esto implica que nos encontramos ante un sistema empresarial interfuncional que comparte todos los datos, lo que facilita enormemente su gestión. De acuerdo con este planteamiento, este tipo de software induce una serie de características que lo hacen muy eficaz para algunas gestiones o situaciones, como son:

• Asegura la consistencia de los datos. Trabajar con una fuente de datos única garantiza la integridad y consistencia de los datos, lo que supone garantizar una de las condiciones necesaria que deben cumplir todos los datos para poder crear información de valor.
• Simplifica las políticas de seguridad, tanto con relación a la accesibilidad a los datos, como a la disponibilidad permanente de los mismos a través de sistemas de backup, etc…
• Facilita la coordinación entre distintos departamentos de la empresa, ya por su propia idiosincrasia, se comparten de forma conjunta los recursos entre todas las áreas de la empresa, lo que permite aprovechar la interacción de las distintas tareas. A titulo de ejemplo, que un sistema ERP comparte los pedidos realizados por los clientes, le permite al área de la gestión logistica conocer los materiales que debe aprovisionar para suministrar un pedido, etc…
• Posibilita el desarrollo de tareas complejas que requieren compartir datos de las distintas áreas de gestión (como se ha comentado en el punto anterior) y, además, con una necesidad de cómputo muy alta. Un ejemplo claro en este sentido lo tenemos en la planificación de necesidades de compras (o de producción) en base a las ventas previstas (o pedidos reales) a partir de la funcionalidad MRP que fue precisamente la razón que propició el desarrollo de estos sistemas en el pasado.
• Facilita el crecimiento funcional y transaccional (habitualmente este hecho viene referido como la capacidad de escalabilidad). Debido al diseño modular pero integrado de los programas que integran un sistema ERP, se pueden ampliar funcionalidades cuando se requieran, así como atender a los nuevos requerimientos por el incremento del volumen de transacciones de una forma sencilla y segura.
• Reducción de costes. La consecuencia práctica de los todos los puntos comentados anteriormente es la reducción del tiempo de ejecución los procesos referidos fundamentalmente a la gestión y administración de las actividades productivas orientadas a entregar la propuesta de valor de la empresa. Esta reducción no sólo tiene una repercusión en la mejora del tiempo, sino también en los costes (repercusión económica).

Aunque existen otras características adicionales, podemos considerar que estas son las mas relevantes, por lo que no en aras de la concreción y sencillez no profundizaremos más en este sentido.

Características Diferenciales entre los Sistemas ERPs

No todos los sistemas de información y gestión ERP son iguales. Por este motivo, vamos a analizar las características diferenciales entre este tipo de softwares, y para ello vamos a centrarnos en analizar aquellas funcionalidades que aportan valor a la empresa a través de la mejora en la eficacia y eficiencia de sus procesos, además de la mejora en su sistema de información para la toma de decisiones. En este sentido las características más interesantes son: 

• La capacidad de automatización. Gran parte de la mejora de procesos y de la productividad general en que nos ayuda un ERP, se debe a su capacidad para automatizar los flujos de trabajo entre las áreas del negocio. Algunos ejemplos en este sentido son: el análisis de necesidades de compras y fabricación (MRP), los procesos de calculo de facturación, el intercambio electrónico de datos entre empresas y con la administración, etc…El cómo estén diseñados estos procesos, determinará su utilidad para la empresa. A estos efectos, un ejemplo muy claro puede ser el diseño de la funcionalidad MRP para el cálculo de las necesidades de fabricación, ya que se puede plantear de distintas formas, teniendo en cuanto la capacidad finita o infinita de los recursos, lo que nos lleva a planteamientos totalmente diferentes, que pueden ser viables o no.
• La capacidad de adaptación o personalización. Nos referimos a la posibilidad que tiene un programa de gestión de poder cumplir unos determinados requerimientosque no se consideran ampliamente compartidos en el mercado, se consideran opcionales, o responden a singularidades de la propia empresa, y que son críticos para su gestió
• La capacidad de integración con otros programas de gestión. En este caso, lo que queremos indicar sonlas posibilidades que tiene este sistema de conectar y compartir datos con otros sistemas diferentes. Las necesidades de integración dependerán en gran medida del porfolio completo que ofrezca nuestro proveedor de servicios. Empieza a ser común que los ERP sean el núcleo de otras aplicaciones como pueden ser el CRM (Customer Relationship Management, Gestión de las relaciones con los clientes), Data Mining (Conversión de datos en información útil), etc…
• La facilidad de uso, la “usabilidad”. La usabilidad es la capacidad de un programa informático, o mejor dicho, de su interfaz con el usuario (normalmente las pantallas de trabajo), de poder ser utilizado con facilidad. Esto implica que cualquier usuario, aunque no tenga conocimientos previos, debería ser capaz de desenvolverse por el programa de forma intuitiva según su experiencia tecnológica, aprovechando toda su funcionalidad. En este sentido,la usabilidad aplicada al ERP es la medida de la calidad de la experiencia que tiene un usuario cuando interactúa con el programa, lo que se traduce habitualmente en una mejora de la productividad para la empresa.
• La capacidad de generar información útil. Para tomar buenas decisiones debemos apoyarlas eninformación de valor que permitan al usuario argumentar su decisión basada en hechos y no en intuiciones. Cuando hablamos de información de valor, nos referimos a información útil (completa y oportuna) para el decisor, de forma que le permita mejorar su conocimiento sobre algo. El sistema ERP junto con la integración a sistemas de BI son, sin lugar a dudas, dos importantes herramientas para conseguir este objetivo, pero la capacidad analítica de los distintos programas de gestión son muy diferentes. 

Contenido Funcional de un Software de Gestión ERP

Como hemos comentado anteriormente, uno de los rasgos básicos de los sistemas ERPs es su modularidad, que hace referencia a la posibilidad de hacer crecer o decrecer las funcionalidades de este tipo de softwares con la selección de módulos (programas específicos totalmente integrados con el resto) que den soporte a las funciones deseadas por la compañía y que deben dar soporte a los procesos críticos del negocio.

Los módulos funcionales básicos que se integran dentro de un sistema de gestión de este tipo son:

• Contabilidad y Finanzas. Este módulo suele contener la gestión de contabilidad general, presupuestaría y analítica; la gestión de cobros y pagos; conciliación automática de tesorería; el registro de facturas de venta y compras; gestión de impuestos del IVA e IRPF; gestión de tesorería; gestión de inmovilizado
• Gestión Avanzada de Almacenes, SGA. Este módulo suele contener la gestión de stocks: rotaciones, puntos de pedidos, stocks mínimos; control de almacenes, depósitos y delegaciones; control de ubicaciones; control de expediciones y recepciones; inventarios rotativos, valoración de almacenes; documentación y etiquetado de productos; optimización de ubicaciones, volúmenes, etc; optimización de picking y rutas; gestión almacenes caóticos; integración de terminales radiofrecuencia, etc…

• Gestión de Compras. Este módulo suele contener la gestión de proveedores y tarifas, las peticiones de ofertas a proveedores, gestión de solicitudes, previsiones de compras, gestión de contratos y presupuestos, estadísticas de compras, etc…
• Gestión de Fabricación. Este módulo suele contener la estructura de productos, programación de producción, carga de máquinas, asignación de mano de obra productiva, imputación de mano de obra a ordenes/productos, control de calidad, necesidades de compra y generación de solicitudes, control de lotes y trazabilidad, etc …
• Mantenimiento Industrial. Este módulo suele contener el plan de mantenimiento preventivo de máquinas y equipos, el mantenimiento correctivo, etc…
• Gestión Comercial y Ventas. Este módulo suele contener la gestión de clientes, la administración y control de cuotas de vendedores, la gestión de pedidos, el control de suministros pendientes, facturación, notas de crédito y débito, liquidación de fletes, comisiones de vendedores, estadísticas comerciales, etc…
• Capital Humano. Este módulo suele contener, por una parte, la gestión de los recursos humanos de la empresa, y por otra, la operativa de la gestión de nóminas y el control de presencia.

Además hay algunos softwares ERP que incluyen, como módulos adicionales, otros complementarios como son: 

• Gestión de Activos Fijos. Este módulo suele contener, inventario de bienes de uso, equipos e instalaciones, amortizaciones y revaluaciones, gestión de bienes obsoletos, programas de sustitución de bienes, etc.
• Gestión de la Relación con el Cliente (Customer Relationship Management - CRM). Gestión de oportunidades y preventa, etc…
• Marketing digital.
• Gestión de Proyectos. Suele contener: gestión de presupuestos; gestión de proyectos y obras; control económico y desviaciones de proyectos; control de avance del proyecto y análisis de desviaciones, etc…
• Gestión del ciclo de vida del producto (PLM).
• Administración de procesos de negocio (Business Process Management - BPM). Este software se encarga de organizar, automatizar y administrar todos los procesos que se dan en la compañía, adaptándose al diseño específico de cada empresa. Trata de mejorar cada uno de los procesos físicos de gestión que se deben ejecutar para garantizar los objetivos de gestión interna de la empresa.
• Terminal del punto de venta (TPV). Suele contener: gestión de tiendas, gestión de artículos, gestión de clientes genéricos o fidelizados, gestión de ventas, gestión de cajas, etc…
• Inteligencia de negocio (Business Intelligence - BI). Suele contener: SQL Analysis services, SQL Reporting services y SQL Integration services; diseño de paneles de visualización de gráficos y cuadros de mando; estadísticas predeterminada; múltiples visores de datos, etc… 

Como hemos comentado anteriormente, lo importante es que todos estos módulos trabajen de forma integrada de manera que compartan la información y permitan la coordinación de los procesos internos de gestión.

Cómo nos ayuda el ERP a ser más ágiles y competitivos

Hoy en día, un requerimiento crítico para competir, es la agilidad que tengamos para adaptarnos a las nuevas situaciones. En este sentido podemos decir, que si mejoramos nuestra capacidad de respuesta para resolver un problema o aprovechar una nueva oportunidad, podremos mejorar nuestra capacidad competitiva.

Para ello, lo ágiles que seamos en estas situaciones dependerá principalmente de:

• El tiempo que tardemos en ser conscientes de un problema o de una oportunidad, lo que tiene una relación directa con el sistema de información. En este sentido, un sistema de alertas puede ser una herramienta muy eficaz para activar la consciencia sobre alguna situación (en positivo o en negativo).
• El tiempo que tardemos en adaptarnos a los nuevos requerimientos, lo que tiene una relación directa con la capacidad de parametrización y personalización del software, o de su capacidad de integración con otros sistemas ajenos capaces de hacer frente a los nuevos requerimientos.
• El tiempo que tardemos en implantar y consolidar los cambios introducidos, lo que tiene una relación directa con la capacidad del software de tener sistemas de ayuda dinámicos y sistemas de automatización de procesos (a partir de la funcionalidad BPM) para facilitar al usuario aplicar los cambios realizados.

Dada la naturaleza de los sistemas ERP, este tipo de programas nos pueden ser de gran utilidad en estas situaciones porque nos puede ayudar a reducir estos tiempos de respuesta del siguiente modo:

• Los sistemas de información, a partir de la consistencia e integración de los datos, reducen los tiempos de análisis de los datos, ya que permite la disposición de los datos online, de forma completa, y nos facilita el establecimiento de sistema de alertas que permitan activar nuestra consciencia ante un problema u oportunidad. Para tomar buenas decisiones será necesario tener acceso a la información adecuada en el momento oportuno.
• Los tiempos de reacción, al trabajar de una forma integrada, garantizan una solución global a toda la empresa. En este sentido, la capacidad de personalización y de parametrización del software determinarán en gran medida el tiempo de reacción, pero suele ser menor que otras soluciones parciales que tratan los programas de forma aislada.
• Los tiempos de propagación de los cambios necesarios al conjunto de la empresa suelen mejorarse por el propio diseño del ERP, como se ha comentado antes, y porque cuenta con funcionalidades muy útiles, que ayudan a su extension general como son:
• Sistema de atención y ayuda al usuario, para afrontar las dudas y requerimientos formativos.
• El diseño de procedimientos específicos digitales de gestión para fortalecer la propagación de cualquier cambio. 

Por tanto, la forma en la que está diseñado un software ERP, orientado a la integridad de los procesos y a la consistencia de los datos con los que trabaja, facilita que la empresa pueda ser mas competitiva, aunque la capacidad de competir queda determinada por la forma en la que se aplique la estrategia de la empresa, y en este sentido, el ERP no es más que una herramienta al servicio de la gestión empresarial.

Cómo nos ayuda el ERP a mejorar la toma de decisiones.

Saber tomar buenas decisiones es una habilidad que se desarrolla a lo largo del tiempo por parte de las personas que integran una organización, pero para ello, es importante facilitarles información de valor. Por tanto, para tomar buenas decisiones es necesario tener acceso a la información adecuada en el momento oportuno. Si las decisiones se toman basadas en la intuición, es muy probable que un alto volumen se conviertan en decisiones erróneas.

Para desarrollar dicha habilidad, el conocimiento es uno de los cimientos en los que se debe apoyar la toma de decisiones. La persona decisora debe contar con información relevante del contexto y de la industria para seleccionar el curso de la acción que sea más favorable para la empresa. Por tanto:

“La información ha de ser relevante, confiable y oportuna”

Por tanto, el conocimiento es un factor esencial en las compañías tanto para alcanzar los objetivos y metas estratégicas como para elevar en nivel de productividad y rentabilidad. Se utiliza a la hora de desempeñar las operaciones diarias y también de  forma estratégica para la búsqueda de un alto nivel competitivo y de crecimiento.

“La información es un recurso esencial para las organizaciones”

¿Cómo una software ERP facilita un ambiente para la toma de decisiones?

Podemos decir que cuando los ERPs se combinan con herramientas de inteligencia de negocios (Business Intelligence) se consigue:

• Tener una visión integral y completa de la compañía, en tiempo real.
• Un ahorro de tiempo. Facilitar la obtención de información consistente y completa para la toma de decisiones en menos tiempo.
• Al disponer de datos de toda la operativa empresarial de una forma estructurada y clasificada por las dimensiones analíticas del negocio, nos ayudará a tomar las mejores decisiones.
• Permite una personalización de la información a nivel de usuario y según el estado de su proceso de decisión, ya que el usuario puede ajustar la visualización de los datos de acuerdo a la combinación de las dimensiones analíticas que desee, lo que le permite un análisis dinámico de los datos acorde a sus necesidades específicas.

Por lo tanto, la integridad de los procesos y de los datos nos permiten asegurar la consistencia y la clasificación analítica de los mismos, facilitando la toma de decisiones que aporten valor a la organización.

Cómo nos ayuda el ERP a coordinar mejor los recursos

Los sistemas de gestión ERP suponen principalmente una mejora de la productividad de las empresas. Para ello, la tecnología ha ayudado a cambiar la manera en la que se realizan los procesos, esto es indiscutible, proporcionando a las organizaciones herramientas que ayudan a desarrollar ventajas competitivas al permitirles enfocarse en actividades que aportan valor y tener mayor capacidad de responder a los rápidos cambios de los mercados. Esto es posible gracias a que nos ha garantizado las siguientes situaciones o funcionalidades (algunas vistas anteriormente):

• Pleno acceso a toda la información: el sistema permite dar pleno acceso a toda la información de la compañía de forma oportuna, precisa y confiable.
• Integridad de la información: la integridad elimina errores, incidencias y disminuye el uso de recursos.
• Optimización de procesos: gracias a este tipo de herramientas se consiguen optimizar los procesos complejos de la empresa, como es el cálculo de necesidades de materiales para fabricar (principalmente a partir del MRP) necesario para gestionar los recursos empresariales.
• Automatización:se consigue la eliminación de tareas reiterativas mediante el uso de estos sistema permitiendo que los recursos humanos se centren en aportar de valor.
• Trazabilidad: gracias a este tipo de softwares se tiene un rastreo de la historia de cualquier entidad de la empresa mediante la información que ha quedado registrada. Esto permite analizar las causas de problemas para resolverlos de forma permanente lo que reduce desperdicios.
• Mejora de la eficiencia: ofrecer apoyo a los clientes y aportar rápidos tiempos de respuesta a sus problemas.

Los Mejores ERP del Mercado.

Pensamos que seria una temeridad generalizar diciendo que existe un ERP mejor que otro, lo que si que existe es un ERP mejor que otro para una determinada empresa. 

A nuestro juicio, el factor diferencial que debe marcar la diferencia entre un buen ERP y el mejor para una empresa, es analizar las características del proveedor de servicios tecnológicos.

A continuación proponemos una guía, no excluyente, de aspectos a considerar con relación al proveedor de los servicios ERP:

• Conocimiento de tu negocio.
• Experiencia en implantaciones de tu sector. Al menos debe de aportar una experiencia de é
• Ver siempre una demo del producto para conocer sus habilidades y conocimiento del negocio.
• Criterios en los que se basará la decisión final: precio, servicio posventa, funcionalidades críticas, etc…
• Metodología de implantación que utilice el proveedor.
• Tipo de empresa: distribuidor, fabricante del software, etc…
• Valorar el conocimiento que tengan de nosotros.
• Solvencia del proveedor.
• Número de años en el mercado.
• Cultura empresarial del proveedor.
• Tiempo de ejecución.
• Alcance comercial y de soporte (nacional, internacional).

Por qué invertir en un ERP. 

 Un sistema ERP es una herramienta fundamental para controlar y administrar de manera más eficiente una empresa. Es una solución informática que integra la información de las operaciones de todos sus departamentos administrativos y operativos en una única base de datos.

Algunos de los beneficios que nos puede aportar un programa ERP son:

• Información integrada de todas las áreas de la empresa.
• Toma de decisiones más acertadas al contar con información adaptada al problema y oportuna en tiempo real.
• Mejora en los tiempos de respuesta a tus clientes.
• Disminución de margen de error en captura de informació
• Escalabilidad. Impulso para crecer de manera controlada pero continua.
• Establecimiento de procedimientos eficientes de negocio, lo que genera una mayor productividad.
• Mejora la coordinación interdepartamental o entre áreas de la empresa.

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