AVISO: ASÍ ES EL SISTEMA ERP DE HOY.

sistema ERP II o sistema ERP extendido
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Como hemos comentado otras veces, la aparición de los sistemas ERP, durante los años 90, trataban de facilitar la gestión de los recursos de la empresa, a través de la integración de la información y de los procesos de los distintos departamentos o áreas funcionales.

Desde entonces, la evolución del entorno competitivo en el que se mueven las empresas ha requerido la evolución en paralelo de dichos programas para atender a los nuevos requerimientos de gestión.

Si el sistema ERP tradicional se centraba en cubrir las necesidades de gestión de su “cadena de valor” (de acuerdo con el concepto que acuñó Porter), en la actualidad los requerimientos son más amplios y contemplan las necesidades de gestión de su “sistema de valor”, superando así los límites de la propia empresa. La diferencia entre ambos planteamientos está en que en el sistema de gestión tradicional, el énfasis se centraba en los procesos internos de la empresa, mientras que en la actualidad, las necesidades de gestión se han extendido a otros procesos que se comparten con otros actores externos a la empresa.

La consultora Gartner fue la que introdujo en la década del 2.000, el concepto de “ERP extendido” o “ERP II” como un paso adelante para contemplar los nuevos requerimientos de gestión.

A continuación analizaremos las características que supone este nuevo planteamiento y cómo nos ayudan los sistemas ERP extendidos.

Características del nuevo sistema ERP II

Básicamente podemos decir, si es posible generalizar, que los nuevos requerimientos apuntan hacia una mayor integración y flexibilidad de los procesos.

De esta manera, las características del nuevo sistema de gestión, obliga a extender la funcionalidad de los programas ERP tradicionales orientándolo a:

Nuevas relaciones con los proveedores basadas en una colaboración activa orientada a reducir costes, mejorar la productividad e incorporar al proveedor en el diseño y desarrollo de nuevos productos mejorando la eficiencia de la cadena de suministros. En este sentido, y a título de ejemplo, el “cross docking” es una técnica logística que busca mayor eficiencia en la cadena de suministro, y sus requerimientos de gestión deben estar presentes en los programas de gestión actuales.
Nuevas relaciones con el cliente basadas en la colaboración activa creando un marco de comunicación e interacción tanto con clientes como con oportunidades de venta (Leads). Debido a la gran cantidad y calidad de información sobre su público objetivo, es posible anticiparse a las necesidades de sus clientes, ajustando las órdenes de fabricación y de compra a las mismas minimizando los costes de inventario, y además, es posible realizar acciones de marketing sobre una base de clientes mucho más segmentada.
Nuevas relaciones con otros grupos de interés en torno a la empresa, otros “stakeholders”. Se trata de gestionar las interacciones que se producen con un número mayor de grupos como son: accionistas, directivos, trabajadores, entidades financieras, administraciones públicas, consejo de administración, inversores, comunidad local,… En la actualidad podemos decir que se trata de una red de multipropiedad, en la que el accionista tiene un papel central, pero en permanente interacción con el resto de grupos que forman la red de colaboradores necesarios. Los directivos deben, por ello, satisfacer las expectativas de los grupos de interés. Esto es especialmente importante en empresas que se enfrentan a rápidos cambios en las estructuras del mercado, las tecnologías y los valores de la sociedad.

Beneficios de implantar un sistema ERP Extendido.

Aunque la implantación en un sistema ERP II puede suponer una inversión inicial elevada, son muchos los beneficios que nos aportan estos sistemas de gestión empresarial, por lo que el ROI en el primer año de implantación puede ser positivo. Vamos a ver algunos de estos beneficios:

La integración real de las relaciones “proveedores-empresa-cliente” permiten aprovechar sinergias, difíciles de alcanzar en otro entorno, aprovechando el clima colaborativo y participativo hacia objetivos comunes, y compartiendo experiencias, habilidades y destrezas.
Este software de gestión recopila una mayor cantidad de datos y de mucho mejor calidad, lo cual permite mejorar el conocimiento de lo que está sucediendo para mejorar el proceso de toma de decisiones.
La mayor cantidad de información que se obtiene con relación a los clientes, tanto en el ámbito real como en el ámbito digital, permite hacer una segmentación de nuestros clientes (y de otras oportunidades de venta) de mayor calidad, lo que supone un requisito fundamental para plantear con eficacia campañas de marketing personalizadas. Este tipo de acciones tienen una influencia directa en la fidelización de la cartera de clientes.
Al ser un software que gestiona interrelaciones en un entorno mucho más amplio que el sistema tradicional, es una buena fuente de datos para el análisis científico de datos, lo que supone poder entrar en el mundo predictivo de una forma más eficaz.
Compartir con clientes y proveedores información online y participar activamente de los procesos de gestión interrelacionados permite mejorar la eficiencia de la cadena de suministro (reducción de almacén, etc…), reduce la obsolescencia, mejora el tiempo de servicio, etc...
Las relaciones colaborativas y participativas basadas en la transparencia genera una mayor compresión, involucración y entendimiento entre las personas, lo que supone un beneficio mutuo entre la empresa y sus stakeholders.
La disponibilidad transversal de la información, que propugna un modelo de gestión de este tipo, permite un mayor ritmo de innovación, integración y optimización de los procesos en todo el sistema de valor de una empresa.
Como consecuencia de todo lo apuntado anteriormente, podemos decir que la gestión a través de un programa ERP extendido es capaz de reducir los costes totales de la empresa.

Conclusiones

Tradicionalmente, las empresas se caracterizaban por ser organizaciones cerradas cuyo objetivo era maximizar ventas y/o beneficio en base a lograr productos o servicios mejores y más competitivos.

Como consecuencia de cambios en el entorno competitivo de las empresas, el modelo tradicional ofrecía muchas limitaciones como consecuencia de que el esfuerzo de cada empresa se realizaba en solitario. En este sentido, el desarrollo tecnológico ha permitido otros modelos de relación más adaptados a la nueva realidad, en la que no se puede obviar el proceso de transformación digital e internet.

En este contexto, los sistema de gestión empresarial también se tienen que adaptar, y por tanto, los programas informáticos que facilitan su gestión. La transición de un sistema de gestión tradicional (ERP) al nuevo (ERP II) llamado extendido (término acuñado por Gartner) pasa por expandir el modelo de empresa de forma horizontal frente al tradicional modelo vertical. El modelo de “empresa extendido” está relacionado con una economía basada en el conocimiento y el desarrollo sostenible.

El modelo de ERP II se basa en la integración de todas las tecnologías existentes en herramientas de gestión empresarial para facilitar ese entorno colaborativo de conocimiento e información, y para ello es necesario dotar de los medios adecuados a los distintos eslabones del sistema de valor de la empresa, sobre todo a través de:

Herramientas ERP y portales B2B y B2E fundamentalmente en la parte llamada de “back office” de la empresa.
Herramientas CRM, B2C, Etc… en la parte llamada “front office”.
Herramientas de tipo ECM, BPM, SCM, BI, Etc… para proporcionar transversalidad entre todos los involucrados.

Con todo lo dicho, pensamos que la principal ventaja de un sistema de gestión ERP extendido es que las empresas se vuelven más ágiles, interconectadas y flexibles, lo que supone una necesidad en los tiempos en los que vivimos.