Muchas veces, cuando necesitamos tomar una decisión relacionada con la elección de un software de gestión empresarial, ya sea de tipo general como un ERP o más específico como un SGA (sistema de gestión de almacenes), se nos hace tediosa la situación por 2 razones:
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- No se trata de una decisión que forme parte de la gestión habitual y, por tanto, no nos sentimos entrenados. Normalmente, este tipo de situaciones suelen tener una periodicidad superior a 5 años.
- Las consecuencias de una mala elección son muy negativas con relación al consumo de recursos, tanto económicos como de tiempo, con el efecto que esto puede tener en el seno de la organización.
Para apoyarte ante una situación de este tipo, en el ámbito del almacén, vamos a desarrollar una colección de 6 artículos que pretenden facilitarte la información más relevante para que puedas desarrollar tu labor con seguridad y un menor riesgo de error.
Hemos elegido este ámbito de análisis por la gran importancia del almacén que, además de regular la disponibilidad de productos entre el desfase de la oferta y demanda, detecta y sufre los problemas del resto de la cadena de suministros, lo que supone un punto de control de una gran parte de las actividades de la empresa. Lógicamente los objetivos del almacén deben estar en linea con los objetivos del resto de la cadena de suministro que a su vez deben encuadrarse en la estrategia de la compañía. En linea con este planteamiento, y como hemos comentado en otras ocasiones, una gestión eficaz de la cadena de suministro puede ser la base para desarrollar una diferencia competitiva en el entorno actual, que se caracteriza, cómo hemos comentado tantas veces, por una situación de alta competencia.
Nuestro primer consejo, que aunque parezca evidente no siempre lo es, es que nadie te podrá ayudar en un proceso de este tipo si tú no tienes muy claro lo que necesitas, y esto no siempre es fácil y evidente. En este sentido, lo que es crítico es analizar la situación de partida y decidir a dónde se quiere llegar. A partir de aquí, no será difícil que algún especialista del sector te pueda ayudar a establecer cómo.
Claves para elegir tu programa de almacén
A continuación, vamos a establecer las claves para que el proceso de selección de un software de almacén te resulte cómodo, sencillo y eficaz. Lo primero que debemos tener en cuenta es que no existe una aplicación mejor que otra, sino programas que se adapten mejor o peor a tus requerimientos. Por este motivo, las claves van a girar en torno al objetivo de clarificar los requerimientos de esta gestión.
1.- Análisis preliminar del almacén.
En general podemos decir que no se puede abordar ningún proyecto si no tenemos muy clara la situación de partida. Esto será de gran relevancia por 3 razones:
- Para desarrollar un DAFO de nuestra gestión del almacén. Este análisis consiste en identificar 4 grupos de consideraciones, útiles y necesarias para definir posteriormente nuestra estrategia a seguir. Estos grupos son:
- Puntos fuertes de nuestro sistema de gestión de almacenes.
- Puntos débiles o a mejorar de nuestro sistema de gestión de almacenes.
- Oportunidades que se pueden aplicar a nuestra gestión de almacén.
- Amenazas que pueden afectar a nuestra gestión de almacén.
- Para identificar los objetivos de mejora de a gestión del almacén.
- Para poder evaluar y cuantificar los resultados que se obtengan al finalizar el proyecto. En este sentido no es posible saber si algo ha mejorado si no conocemos la situación de partida. Nuestro consejo es que algo que no se pueda medir no existe, y para ello debo conocer cuantificar la situación inicial y final. Es muy importante no basarse en intuiciones sino en datos objetivos.
Para facilitar este análisis se pueden plantear distintas alternativas, pero vamos a proponer una que consideramos muy clara y sencilla de aplicar:
- Identificar los condicionantes del almacén generados por el resto de la cadena de suministro.
- Análisis de los flujos básicos del almacén:
- Recepción de materiales.
- Almacén temporal.
- Cross-Dock.
- Almacén de reserva (palé completo).
- Almacén de cajas.
- Almacén de unidades.
- Almacén de consolidación de pedidos.
- Embarque.
- Construcción de un DAFO del almacén.
Si quieres aplicar la información puedes hacer click aquí: “Clave 1 para seleccionar el programa de gestión de tu almacénn”
2.- Planificación y objetivos del proyecto.
A partir del análisis anterior tendremos la información necesaria para decidir a dónde queremos llegar, es decir, para definir los objetivos del proyecto, y para determinar cómo llegar, es decir, el camino a emplear desde la situación de partida hasta la situación final (planificación de las acciones a realizar).
En este apartado es importante establecer la planificación y los objetivos del proyecto en un doble sentido:
- En primer lugar, con relación sólo a las características de la gestión del almacén y de las condiciones cuyo origen proviene del resto de la organización. De alguna manera, en este caso estamos analizando con más énfasis la parte funcional del proyecto.
- En segundo lugar, con relación a otras características que pudieran condicionar la selección de un proveedor u otro. En este caso, estamos analizando con más énfasis la parte no funcional del proyecto. En este sentido es importante determinar las condiciones que se puedan derivar de las siguientes cuestiones:
- Margen de los plazos de ejecución.
- Alcance territorial y secuencial del proyecto.
- Aspectos críticos del nivel de servicios esperado (SLA - Service Level Agreement).
- Entorno de trabajo (en modalidad SaaS vs “On Premise”)
- Consideraciones con relación a la formación de trabajadores.
- Necesidad de integración con otros softwares.
- Procesos de migración de datos.
- Etc…
Con esta información, estaremos en condiciones de abordar los requerimientos que necesitan cumplir nuestro futuro proveedor del software de gestión.
Si quieres aplicar la información puedes hacer click aquí: “Clave 2 para seleccionar el programa de gestión de tu almacén”
3.- Selección inicial de proveedores.
A partir de los puntos anterior, estaremos en disposición de conocer con detalle los requerimientos de debe cumplir, tanto el software de gestión del almacén, como el perfil de nuestro proveedor potencial.
Nuestro objetivo en este caso es realizar una selección inicial de las distintas soluciones del mercado que nos permita, en la siguiente fase, elegir la que mejor se ajuste a nuestro caso.
De acuerdo con nuestra experiencia proponemos el siguiente plan de actuación:
- Selección previa de proveedores. Se trata de hacer una lista inicial de aquellas soluciones del mercado que consideramos que se ajustan a los requerimientos de nuestro proyecto. Para confeccionar esta lista tenemos a nuestra disposición diferentes fuentes:
- Realizar búsquedas en algún navegador. Aconsejamos no tener en consideración los resultados que nos propongan que correspondan a acciones “ads” (publicidad, pago por click)
- Preguntar a otras empresas que conozcamos (proveedores, clientes, etc…)
- Indagar que tiene la competencia.
- Análisis preliminar de la selección realizada. Se trata de hacer un primer filtro de la lista obtenida anteriormente. Nuestro objetivo seleccionar un número máximo de lo que consideramos que son las 5 mejores alternativas. Pare ello, es importante profundizar en la información que tengamos de cada solución en un doble sentido:
- Con relación a las características del software de gestión del almacén. Normalmente esta información la encontraremos en su página web, aunque también se podría solicitar una presentación general del producto de forma online.
- Con relación a las características del proveedor. En este caso nos podemos apoyar en:
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- Información contenida en su web.
- Opiniones de clientes.
- Tipo de clientes que tiene.
- Evaluando el contenido que genera en internet.
- Etc…
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- Reunión de contacto. Tras la fase anterior, nuestra propuesta es que se contacte como máximo con los 3 proveedores que mejor valoración hayan recibido, lo cual nos permitiría disponer de 2 soluciones adicionales en el caso de que ninguno de los proveedores contactados resulte interesantes. El objetivo es tener una primera reunión en profundidad antes iniciar el proceso de evaluación del software que lleva mucho más tiempo y esfuerzo. Para ello es muy útil:
- Confeccionar un check-list con aquellas consideraciones que son críticas en el proceso de selección, referido tanto al programa de gestión, como al propio proveedor.
- Comprobar los 3 requerimientos más importantes que exigimos al software de gestión a través de una pequeña demo. Es importante que la demos la dirijamos nosotros y no el proveedor.
Al final de esta fase, podemos tomar una decisión eficaz que se base más en las características de los proveedores que en las cualidades técnicas del software, ya que esto último requerirá de un análisis posterior más detallado. Lo importante es descartar aquellos proveedores que no cumpliera los requerimientos críticos antes de dedicarles más tiempo.
Si quieres aplicar la información puedes hacer click aquí: “Clave 3 para seleccionar el programa de gestión de tu almacén”.
4.- Evaluación de los distintos softwares del mercado.
En este punto necesitamos validar mucha de la información que hemos recopilado anteriormente y determinar el grado de cumplimiento de los requerimientos del software de almacén. Al final de esta fase necesitamos elegir una de las soluciones seleccionadas, por lo que será necesario conocer:
- El grado de confianza en el proveedor. Es importante comprobar si la información que nos ha ofrecido a lo largo del proceso es cierta o no.
- El grado de cumplimiento de los requerimientos técnicos del software de gestión.
- Necesidades de desarrollos a medida.
- Compromisos del proveedor sobre aspectos no validados.
- Importe de inversión y plazos de ejecución.
- Requerimientos específicos del proveedor para afrontar un proyecto de este tipo.
- Integración con otros softwares. Disponibilidad de APIs públicas para integración de datos.
- Sistema tecnológico sobre el que se asienta el software. Base de datos, leguaje de programación, arquitectura y diseño del programa, etc… Este punto es muy tecnico, y precisará normalmente del apoyo de un profesional informático, pero consideramos que es un punto de control importante que puede prevenir situaciones indeseadas que se asocian a cómo se ha planteado el desarrollo (ejemplo: según como estén hechas las cosas, cabe la posibilidad de que el coste de mantenimiento futuro sea muy alto, o que se esté comprando un programa con tecnología muy antigua que generará a corto plazo mayores costes, etc. ).
- Capacidad de escalabilidad del programa.
- Posibilidad de acceso a los datos del sistema de información para crear nuestro propio sistema de análisis en base a un repositorio de datos con objetivos analíticos.
Si quieres aplicar la información puedes hacer click aquí: “Clave 4 para seleccionar el programa de gestión de tu almacén”.
5.- Condiciones de soporte y mantenimiento futuro del programa
Finalmente, es importante antes de decidirse por una de las soluciones analizadas, valorar los riesgos predecibles que nos podríamos encontrar en el futuro y que acortaran la vida útil de nuestra inversión o nos crearan costes ocultos difíciles de cuantificar. En concreto nos referimos a:
- La viabilidad futura de nuestro proveedor y a su capacidad de asumir los compromisos adquiridos.
- Las condiciones de mantenimiento del software de almacén. En concreto se tendría que analizar:
- Adaptaciones funcionales por requerimientos legales.
- Adaptaciones por requerimientos tecnológicos.
- Las condiciones de cambio, es decir, las condiciones en el caso que queramos cambiar en el futuro de proveedor. Para ello deberemos determinar:
- Costes y plazos de migración de datos al nuevo entorno.
- Apoyo técnico para el cambio de software. Costes y plazos.
- Otras consideraciones.
Si quieres aplicar la información puedes hacer click aquí: “Clave 5 para seleccionar el programa de gestión de tu almacén”.
Conclusiones
Afrontar un proceso de selección de un programa de gestión de almacén, no es un proceso cómodo ni sencillo por qué no es un acto al que nos enfrentemos habitualmente y, por tanto, no nos sentimos entrenados en este menester.
Aplicar un procedimiento adecuado nos ayudará a coger confianza y a reducir el riesgo de fracaso de este tipo de proyectos.
Lo importante de un procedimiento de este tipo es que sea lógico y lo comprendamos perfectamente, y aunque podremos aplicar el que más nos guste, siempre tendrá que contemplar el análisis de la situación inicial, los objetivos que nos marquemos y el camino por el que transitaremos desde la situación inicial a la situación final deseada.
A diferencia de otras decisiones en la adquisición de herramientas tecnológicas, en este caso particular, la inversión en un software de gestión de almacenes lleva implícita la integración con otros softwares de gestión o el cambio del sistema ERP. Hay que estudiar muy bien esta condición porque es un factor crítico que condiciona directamente el éxito del proyecto.
Apoyarse en una empresa externa que nos ayude a tomar una decisión de este tipo puede ser una solución muy razonable y en algunos casos necesaria. Deseamos que te pueda ser útil esta información.
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