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El presupuesto es una herramienta de control, normalmente enmarcado dentro del proceso denominado control presupuestario o financiero, que permite comparar y estimar la desviación entre los objetivos planificados y los resultados obtenidos.
En consecuencia, un presupuesto será realmente útil si sirve de recurso estratégico para tratar de alcanzar un objetivo y tratar de coordinar a las personas.
Dentro de este contexto, ¿cómo hacer un presupuesto que sea útil? Como punto de partida es preciso tener un conocimiento amplio y detallado del escenario, para tener la capacidad de definir los procesos y las actividades necesarias en el alcance de los objetivos propuestos. Además, es imprescindible contemplar un análisis posterior de las diferencias obtenidas, para revisar y corregir las acciones.
En consecuencia, la gestión presupuestaria debe apoyarse en herramientas tecnológicas que ayuden a generar el conocimiento necesario para la elaboración, ejecución y evaluación de un presupuesto que sea útil, y para ello deberemos contar con herramientas como un software ERP.
Para abordar este tema, es importante profundizar en:
- Los objetivos de un presupuesto útil.
- ¿Cómo hacer un presupuesto útil?
- ¿Por qué es importante conectar un presupuesto con el ERP?
Tabla de contenidos:
¿Qué significa que un presupuesto sea útil?
La gestión presupuestaria resulta vital para tomar decisiones que conduzcan al éxito de la organización. Esta gestión comprende la planificación de acciones con su respectiva asignación presupuestaria, siendo el presupuesto un instrumento para planificar el futuro, controlar el presente y evaluar el pasado.
Tomando esto en cuenta, un presupuesto es útil cuando:
- Trata de alcanzar un objetivo, porque contiene la cuantificación monetaria de los resultados obtenidos. Lo que permite conocer con facilidad, a lo largo de un ejercicio económico, si las acciones que hemos ejecutado conllevan o no a los resultados planificados.
- Trata de coordinar a las personas, porque permite guiar y supervisar a una enorme fuerza laboral, normalmente dispersa en distintas áreas, para alcanzar los objetivos previstos.
- Sirve de elemento integrador, porque considera cada uno de los departamentos y actividades dentro de la empresa y sirve de base para lograr los objetivos globales.
- Anticipa las operaciones que se llevarán a cabo, determinando el resultado de cada una, exactamente, los ingresos que se obtendrán y los gastos que se generarán a futuro.
- Organiza las interrelaciones entre el equipo humano y los recursos materiales, para crear una estructura completamente funcional y adecuada a la empresa.
- Determina los recursos. Además de los ingresos y egresos en el futuro, también determina y asigna los recursos necesarios para lograr los objetivos.
- Planifica de forma coherente y consistente las acciones que deban ejecutarse, de acuerdo a los objetivos planteados.
¿Cuándo el presupuesto no es una herramienta recomendable?
Ya se ha expuesto que para elaborar un presupuesto que sea útil es preciso conocer a fondo la empresa, saber a dónde se desea llegar y el alcance de dichos objetivos. Por lo tanto, no suelen resultar una herramienta recomendable cuando:
- Una empresa inicia una nueva e innovadora actividad. Por ejemplo, en este caso suelen encontrarse las startups.
- El sector en el que se desarrolla la actividad sufre constantes cambios abruptos. Por ejemplo, algunas actividades encuadradas dentro del sector tecnológico.
En estos casos se suele realizar un proceso similar al presupuestario, pero con mayor flexibilidad y un horizonte temporal más corto.
¿Cómo hacer un presupuesto que sea útil?
Un presupuesto que sea útil conlleva un proceso que contempla 5 fases:
Fase pre-inicial presupuestaria.
Esta fase precede a la elaboración del presupuesto e implica la captación y análisis de información necesaria en el proceso de cómo hacer un presupuesto. Principalmente incluye:
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- La definición del equipo que será responsable del diagnóstico empresarial y la elaboración del presupuesto.
- La recolección de información para entender la circunstancias o estado de las operaciones de la empresa. Como el histórico de datos que proporciona el software ERP, para ampliar el conocimiento sobre el comportamiento de costes variables, principalmente los consumos de materias primas
- La identificación de las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas, de acuerdo al estado de la empresa y el entorno social y económico de la misma. Así como también incluye la predicción del comportamiento futuro según las variables detectadas.
- El establecimiento de objetivos, estrategias, normas y demás políticas, tanto a nivel general como a nivel de cada área o departamento.
Fase de elaboración presupuestaria
De acuerdo a los objetivos y estrategias establecidas para cada uno de las áreas de la organización, considerando los indicadores de análisis empleados en la fase inicial, se procede a preparar los programas específicos a nivel operativo (producción, ventas, personal, costes, gastos, etc.) y a nivel financiero (financiación, capital, inversiones, etc.).
Además, se procede a cuantificar los programas (objetivos específicos), lo que significa la conversión de éstos a unidades monetarias en el presupuesto. También se elabora el respectivo informe y se somete a una auditoría interna toda la etapa de elaboración (análisis, cálculos, informes, metas, etc.).
Después de la auditoría, si es preciso, se realizan los ajustes necesarios. Y, finalmente, se aprueba el presupuesto.
Fase de ejecución del presupuesto
Esta fase representa la puesta en marcha del presupuesto, que implica la asignación de los recursos a cada una de las áreas de la empresa y la realización de cada una de las actividades que conllevarán a alcanzar los objetivos.
Todo esto siempre bajo la dirección y vigilancia continua y detallada de los líderes, realizando el seguimiento al presupuesto mediante herramientas tecnológicas. Como el software ERP, que permite el almacenamiento de información y la comparación de cada una de las operaciones contables.
El sistema ERP también facilita la elaboración de informes sobre la ejecución de presupuesto, de acuerdo a los periodos establecidos (semanales, quincenales o mensuales).
Fase de control
El control presupuestario se realiza simultáneamente con la ejecución del presupuesto. Implica la preparación de informes de ejecución tanto parcial como acumulativa, que contemplan las comparaciones entre los resultados numéricos obtenidos y los esperados.
Esta información es sometida a análisis para determinar las desviaciones e identificar los problemas. Y si es necesario, después se realizan las modificaciones o correcciones oportunas al presupuesto.
Fase de evaluación
La fase de evaluación se lleva a cabo al finalizar el período que se ha presupuestado. Por lo tanto, inicia con la obtención de un informe final y global de los resultados reales obtenidos por la empresa.
Además de efectuar un análisis crítico de los resultados numéricos, también es importante evaluar por separado el cumplimiento de cada una de las acciones u objetivos específicos presupuestados y la gestión presupuestaria llevada a cabo para optimizar todo este proceso.
Esta etapa de evaluación final sirve para determinar cualquier falla que haya impedido el cumplimiento de los objetivos o la ejecución óptima del presupuesto. Con el fin de incrementar la experiencia, optimizar la gestión presupuestaria y desarrollar mejores alternativas para los futuros períodos.
Beneficios de conectar un presupuesto con el software ERP
Básicamente, es importante conectar el presupuesto con un software ERP por las siguientes razones:
- Ayuda a estimar y controlar los costes variables y los costes fijos, porque:
- Facilita la comprensión de los costes variables, de acuerdo al volumen de actividad (estimación de las ventas a través del presupuesto de ventas).
- Permite determinar la necesidad de volver a incurrir o no en los costes fijos (que son independientes al nivel de actividad), gracias a la revisión del histórico de datos.
- Facilita el seguimiento presupuestario. Debido a que el ERP capta y almacena los datos reales, necesarios para la comparación con los valores plasmados en el presupuesto.
La gestión presupuestaria para el alcance de los objetivos
Una gestión presupuestaria eficaz posibilita el control de los resultados financieros, facilita la medición del rendimiento, la prevención de errores, la realización de los ajustes necesarios y la alineación de los objetivos planificados con los resultados reales.
Dentro de esta gestión eficaz, el presupuesto es el elemento que conecta la toma de decisiones estratégica y la asignación de recursos para la operatividad de la empresa.
Pero ¿cómo hacer un presupuesto útil? El presupuesto solo será útil si su elaboración se basa en un proceso flexible y ágil a partir del conocimiento profundo de la empresa. Además, si se sustenta en un sistema de gestión ERP nos facilitará con mayor eficacia un seguimiento de los resultados alcanzados, y en su caso, un apoyo importante para tomar decisiones que corrijan las desviaciones no deseadas.
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