SOFTWARE ERP: 4 BENEFICIOS EN LA COORDINACIÓN DE TAREAS

  • Actualizado: 30 mayo 2022
  • Publicado por primera vez: 4 abril 2022

SOFTWARE ERP: 4 BENEFICIOS EN LA COORDINACIÓN DE TAREAS*
La coordinación de tareas y actividades en el seno de una empresa es mucho más eficiente cuando se articula mediante un software ERP (software de gestión empresarial). El alto grado de integración de los datos permite una gestión más centralizada de los procesos básicos que dan vida a una organización. Por otro lado, el acceso en tiempo real a los datos favorece la agilidad en la toma de decisiones y la introducción de mejoras en todos los frentes la organización.

Tanto las grandes compañías como las pequeñas y medianas empresas depositan su fe en esta clase de soluciones para simplificar la gestión de sus operaciones en sus principales áreas de responsabilidad, como son las siguientes:

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En términos de coordinación e integración de procesos, la principal ventaja de usar un sistema ERP es que todo el equipo trabaja con la misma información actualizada en lugar de bases de datos desconectadas que no “hablan entre sí”. Por ejemplo, todos pueden ver el recuento de inventario en tiempo real, el historial de clientes, los objetivos de ventas y otras métricas imprescindibles que necesitan para orquestar sus actuaciones de manera informada.

Un sistema completo, conformado por módulos que representan departamentos concretos, ofrece un conjunto de aplicaciones que permiten realizar un seguimiento preciso de las operaciones. La mayoría de proveedores ofrecen un modelo de software como servicio (SaaS) o ERP online, un entorno al que puede accederse desde cualquier emplazamiento de la empresa, lo que aumenta la interconexión de todas las unidades de negocio, indistintamente de donde se encuentren.

 

 

Beneficios en la coordinación de actividades y flujos de trabajo mediante un ERP

Al conectar todas las áreas de responsabilidad en una base de datos central, la empresa puede evaluar activamente los flujos de trabajo que subyacen bajo sus actividades, aumentando la eficiencia y la productividad. Por otro lado, la automatización de registros que ofrece un software de gestión, elimina la duplicación de datos y el error humano.

Más allá de analizar la gestión diaria, los ERP más avanzados ofrecen inteligencia comercial única. En lugar de analizar unidades por separado, es posible ver cómo trabajan en conjunto y coordinar sus esfuerzos con mayores garantías. Esta conectividad conduce a un mejor rendimiento general en tareas relevantes como planificar, predecir, presupuestar e informar con mayor precisión sobre la eficiencia de ciertos procesos o la salud financiera de la empresa, por ejemplo.

 

1.- Mejora de la colaboración entre empleados

Una colaboración ineficiente entre los empleados de los departamentos puede darse cuando los miembros del equipo no tienen acceso a la información que necesitan. Los problemas de comunicación pueden tener un impacto negativo en todos los ámbitos de la empresa y afectar a la viabilidad de ciertas operaciones o su completación en el plazo acordado.

Los empleados que colaboran a través de su solución ERP, tienen acceso a la misma información en tiempo real y siguen procedimientos estandarizados que han establecidos mediante workflows por los responsables de cada área. Así, nada queda en el tintero. La colaboración se articula como resultado del proceso de registro diario.

 

2.- Identificación de puntos de optimización

Los ERP están diseñados para ayudar a las empresas a documentar y gestionar sus flujos de trabajo. Esta función permite a los líderes ver claramente qué procesos están ralentizando las operaciones diarias para luego implementar nuevas estrategias con el objetivo de mejorar la eficiencia en cada departamento.

El análisis de datos puede ayudar en muchos aspectos. Desde maximizar el espacio del almacén hasta administrar mejor los tiempos de entrega de materiales, cualquier dimensión de análisis puede arrojar luz sobre opciones de optimización en procesos clave.

 

3.- Reducción de los gastos operativos

Algunas organizaciones no se deciden a implementar un ERP debido al coste inicial. Sin embargo, una vez superada esta percepción inicial, la mayoría de empresas descubren que se trata de una inversión que retorna en los primeros años de uso. El software se convierte, desde los primeros días tras la implementación en un respaldo fiable y eficaz para sus actividades. 

Además, la integración de una poderosa solución centralizada puede ayudar a reducir los costes operativos y de mano de obra de un negocio al permitir una planificación más inteligente de los recursos empresariales. No se trata solo de reducir los costes de personal, sino de motivar nuevos usos del tiempo de las personas, que pueden centrarse en agregar valor a sus posiciones. Las tareas se completan en menos tiempo y dejan una total trazabilidad que luego puede incorporarse al análisis del rendimiento del puesto de trabajo. A partir de estos datos, los responsables pueden establecer nuevos procesos que resulten más eficientes y solucionar los cuellos de botella tan habituales en empresas con bajo nivel de integración.

 

4.- Mejora del servicio

La satisfacción del cliente es de suma importancia para cualquier negocio. No obstante, la falta de coordinación entre los flujos de trabajo de comercial y otros departamentos involucrados en la cadena de suministro puede poner en peligro la capacidad de la empresa para satisfacer sus pedidos y cumplir con las condiciones acordadas.

Pues bien, un ERP abre una oportunidad para que las empresas integren una función innovadora de gestión de relaciones con los clientes (CRM) con el resto de módulos centrales (contabilidad, logística, etc.). De este modo, se simplifica el proceso de venta, que está integrado con la logística expeditiva y con el área financiera (tras un movimiento de mercancías, se crean los registros correspondientes y se actualizan las cuentas por cobrar y se envía la factura al cliente automáticamente). 

Como hay menos tareas que quedan en manos del personal humano, es menos probable que se cometan errores que puedan poner en peligro la reputación de la empresa.

 

En definitiva, contar con el soporte de un ERP dispara la eficiencia de cualquier organización y su capacidad para coordinar las innumerables tareas asociadas a cada proceso. La automatización de procesos facilita la vida del empleado y el establecimiento de flujos de trabajo aporta una visión estructurada de la operativa de la empresa.

Nuevo llamado a la acción

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