CÓMO MEJORAR EL NIVEL DE SERVICIO CON UN SISTEMA SGA

Tener un buen nivel de servicio implica que podemos recuperar clientes perdidos y que los que ya tenemos se fidelizan, así mismo implica que estamos coordinando mejor nuestras acciones, que somos capaces de disminuir nuestro lead time y en consecuencia reaccionar antes a las peticiones de nuestro mercado, pero para ello será importante que nos enfoquemos en toda la cadena de suministro.

Caracterizarnos por nuestro buen nivel de servicio también implica que el precio de venta pierde, aunque sin exagerar, cierta importancia para nuestros clientes ya que nuestra propuesta de valor aumenta. Nuestra imagen de marca y nuestro prestigio como compañía mejoran notablemente lo que nos confiere una ventaja competitiva basada en nuestro “saber hacer”, es decir, difícil de imitar por nuestra competencia. Impagable.

¿Cómo influye en todas estas ventajas el sistema SGA?

Permitiendo el seguimiento real del nivel de inventario.
Rapidez y agilidad.
Mejor logística inversa.
Optimización del layout, distribución y flujos.
Sin errores.
Trazabilidad total.
Mejora continua

1.- Permitiendo el seguimiento real del nivel de inventario.

Lo que implica que tanto el equipo administrativo como el comercial y si se desea, los clientes, tienen una visión completa del nivel de existencias y del verdadero estado de cada etapa del envío en tiempo real.

El equipo comercial gana confianza en la gestión de los stocks, esta confianza les permite comprometerse, aunque el nivel de existencias sea bajo. Cumplir con las expectativas que el cliente espera proyecta una imagen más sólida de la compañía ya que el compromiso de satisfacción del cliente se cumple en todos los casos.

2.- Rapidez y agilidad

La mejor gestión de stocks que proporciona un sistema SGA permite servir los pedidos más rápido por su capacidad de reducir tiempos muertos y optimizar todas las operaciones. Sólo por el hecho de que cada empleado es guiado exactamente al sitio que debe ir y realizar la operación asignada dentro de unos parámetros marcados por el software, la precisión del almacén aumenta.

Esta capacidad permite ir reduciendo los plazos de entrega al tiempo que aumenta la precisión de los mismos. El cliente percibe a corto plazo que sus pedidos llegan antes, en mejor estado y sin errores, lo que entre otras cosas le permite realizar pedidos de menor tamaño con los consiguientes ahorros de costes e inversión, y también le faculta para poder satisfacer peticiones no habituales de sus propios clientes, en el caso de los retailers, comprometiendo cumplimiento y plazo, lo que también le abre nuevas posibilidades y facilita sus ventas.

3.- Mejor logística inversa.

El software SGA no sólo agiliza la gestión de la devolución desde que sale del cliente hasta que queda de nuevo disponible en nuestras instalaciones sin perder trazabilidad, también, como hemos comentado, permite realizar el envío de sustitución con rapidez por ejemplo cuando el cliente ha pedido algo por error.

Pero no es necesario que medie un error, los clientes devuelven sus productos por múltiples razones. Facilitar este tránsito inverso reduce los costes y lo más importante, mejora la confianza que el cliente deposita en nosotros.

4.- Optimización del layout, distribución y flujos.

Una de las funciones disponibles en un sistema SGA es el diseño del layout del almacén, que nosotros debemos introducir. Esto es necesario para optimizar los flujos y recorridos. Dentro de todas las opciones de ese layout el sistema SGA elegirá la mejor distribución para optimizar el uso del espacio, es decir, su mejor aprovechamiento y esto, a su vez, influye directamente en el trazado de los recorridos, lo que a su vez repercute directamente en la productividad.

Un SGA puede calcular sumas de vectores de recorrido entre nodo y nodo del almacén y elegir la ruta que mejor convenga en cada momento en base a ciertos criterios configurables por el usuario.

Aumentar la productividad y acortar recorridos en una mejor distribución, mejora notablemente nuestro lead time por lo que el pedido está en manos del cliente mucho antes y, por tanto, mejoramos considerablemente nuestra propuesta de valor como empresa en cuanto a nivel de servicio.

5.- Sin errores

Es decir, bien y a la primera. Referencias siempre localizadas y disponibles, sin errores de stock y con controles frecuentes que aseguren que la cantidad teórica es idéntica a la real. Esto es lo que nos proporciona el sistema SGA al poco tiempo de implantarse.

Al asignar cada referencia a su ubicación, el sistema SGA tiene siempre localizada cada referencia y vinculada con la o las ubicaciones en las que ha sugerido su colocación. En consecuencia, encontrar la referencia que se busca, no supone un problema porque el programa SGA enviará al operario al lugar exacto donde la referencia solicitada se encuentre. Hecho esto guiará al siguiente operario para que realice la siguiente operación que puede ser dejar la referencia en el lugar correcto para su embalaje, consolidación con el resto del pedido o expedición. Allí el SGA realizará un nuevo control previo a su etiquetaje.

6.- Trazabilidad total

El SGA matricula cada unidad de carga entrante y vincula con esa matrícula todas las características logísticas de las referencias que contiene: su lote, proveedor, caducidad, fecha de entrada, unidades, peso, medidas, etc. Esa matrícula se escaneará varias veces a lo largo de todas las operaciones y recorridos que realice esa unidad de carga en el almacén. Si se le añade una unidad, se escanea, si se retira también, si se usa para reponer el picking también, etc. De esta forma todo el periplo logístico de cada unidad que estuviera vinculada a esa matrícula quedará registrado para siempre. Cada escaneo crea un registro de operario, hora y fecha en la que se realizó, cliente al que se sirvió, retrabajos (si procedieron), operaciones realizadas, tiempos de duración, etc. Registros que quedan vinculados con todos los anteriores (lote, proveedor, etc.).

Este control permite que, desde cualquiera de estas informaciones que tengamos a disposición, podremos averiguar el resto por estar todos los datos vinculados. La trazabilidad desde el proveedor hasta el cliente queda garantizada por el SGA y está a disposición de cualquiera con acceso.

Ante cualquier duda o incidencia, podemos ver y transmitir el historial de cada referencia a nuestros clientes para tratar garantías, averías, reposiciones, etc. Esto transmite profesionalidad y genera confianza, lo que redunda en una percepción real del cliente, de mejora en el nivel de servicio como empresa.

7.- Mejora continua.

Sin duda una de las mejores ventajas para mejorar el servicio de cara al cliente es el manejo y la generación de datos. El software SGA maneja y genera gran cantidad de indicadores que podemos transformar en información. Saber exactamente dónde estamos, dónde queremos llegar y poder medir a lo largo del camino qué elementos u operaciones funcionan, y cuáles otras no y su porqué, nos facilita la labor de poder detectar cuellos de botella o fallas en el sistema a tiempo. Es decir, nos facilita la labor de mejorarlo antes de que suponga un problema para el cliente.

De esta forma podremos reasignar recursos allá donde hagan falta, justo en el momento se necesiten, y evitar que el problema crezca o se reproduzca en otras partes de la cadena.

Conclusiones

Un sistema SGA es una herramienta de optimización de la gestión de nuestros stocks. Siempre que hablamos de optimización hablamos de mejora, de excelencia. En términos de gestión de stocks esto se cristaliza permitiendo el seguimiento real de nuestros niveles de inventario lo que facilita la labor comercial en muchos aspectos, pero sobre todo en la confianza y el compromiso.

Podemos responder con mayor rapidez, eficacia y agilidad reduciendo tiempos muertos y de esperas improductivas entre proceso y proceso, ya que nuestras acciones van guiadas. La cantidad de tiempo que se pierde tomando un camino u otro, una decisión u otra o solventando errores, son los despilfarros que el software SGA elimina en primer lugar.

Los cálculos sobre el layout del almacén para optimizar recorridos y las mejores distribuciones de las mercancías con el objetivo de aprovechar al máximo el espacio disponible, junto con la sincronización de los diversos procesos en tiempo real, consiguen una mejora notable a corto plazo en la productividad.

En los casos en que suframos devoluciones, que irán reduciéndose sobre todo las causadas por errores propios, el SGA reintroduce en el circuito con mayor facilidad cada referencia lo que reduce el coste. Además, los menores tiempos de proceso agilizan también las operaciones de la reposición de los artículos al cliente.

El SGA mantiene en todo momento la trazabilidad total de cada referencia evitando pérdidas, desvíos, desapariciones y daños causados por la desorganización y el anonimato previos a su implantación.

En definitiva, el SGA es una herramienta que permite, que aumenten los niveles de todos los elementos tangibles o intangibles como la confianza, que repercuten en nuestro nivel de servicio al cliente.

Esa es nuestra mejor carta de presentación, fidelización y de mayor valor como compañía.