DIFERENCIAS EN LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DE ALMACENES

Aprovechar el valor que aportan nuestros stocks gracias a un sistema de gestión de almacenes es una poderosa herramienta y una ventaja competitiva para las empresas. De hecho, es una consecuencia directa del enfoque holístico que está hoy tan en boga. Para los que aún no tengan muy claro este concepto antiguo, pero de uso tan contemporáneo, un enfoque holístico trata de visionar cualquier elemento como un todo.

Llevado a los sistemas de gestión de almacenes, sería como tratar de ver todos y cada uno de los espacios dentro de una cadena de suministro que interaccionan entre sí, como un organismo en el que todo influye sobre todo lo demás, positiva y negativamente.

De ahí surge hace años el concepto de “integración de la cadena de suministro”, llevado a su máximo exponente gracias a los avances tecnológicos que tenemos hoy en día. El concepto de integración va estrechamente vinculado al de información. Los diferentes sistemas de gestión de almacenes, en muchas ocasiones, únicamente se diferencian en el tipo de información que comparten, en la forma en que la comparten o en el uso que hacen de ella. Lo que está claro es que sin compartir información no podemos hablar de verdadera integración.

Este no es un post sobre sistemas integrados de gestión de la información sin embargo vamos a ver tres sistemas de gestión de almacén diferentes, basados en el mismo concepto y en los que, una de las diferencias más importantes (en algunos casos la única) será el tipo de información que necesitan compartir para su funcionamiento.

Sistema de gestión de almacén con relación a la integración del proveedor en la cadena de suministro.

Con respecto al proveedor podemos encontrarnos con tres posibles situaciones:

Proveedor no integrado
Es el caso más frecuente y que todos conocemos. El proveedor nos envía su mercancía atendiendo a un pedido enviado por nosotros a través del medio que tengamos concertado, normalmente email, y el proveedor nos envía la mercancía. Las tareas de comprobación de calidad, unidades, referencias, estado del embalaje etc. queda bajo nuestra responsabilidad.
Proveedor parcialmente integrado
Es exactamente igual que el anterior pero en este caso el proveedor puede ver nuestro stock en tiempo real y nos sirve el producto en nuestro almacén en el plazo y cantidad acordados previamente. El flujo de información debe ser preciso y constante, es decir, no puede depender de acciones humanas y se realiza de forma automática, concediendo acceso al proveedor a nuestro ERP, a través de web service, intercambio de datos EDI, o por cualquier sistema acorde al nivel tecnológico de ambas partes.

Completamente integrado
Igual que el anterior pero el proveedor sirve la cantidad justa (no un lote) directamente en el punto de uso, no en un almacén intermedio. El destino puede ser una línea de producción, de montaje o uno de sus pulmones. Estos proveedores normalmente necesitan acreditarse como proveedores de primer nivel, estar capacitados para un servicio en JIT y cumplir requisitos de calidad concertada, como mínimo.

Sistema de gestión de almacén VMI (Vendor Managed Inventory)

Un sistema muy similar al descrito anteriormente, pero pensando en el almacén del cliente y en su gestión. De una forma similar a la que un proveedor completamente integrado gestiona nuestro stock, nosotros, gracias a nuestro sistema de gestión de almacén podemos gestionar el del punto de venta, integrándolo en nuestra cadena de suministro. La información cambia de punto de destino, pero básicamente, se comparte la misma.

El concepto de VMI convierte nuestro almacén en el almacén del proveedor para nuestros clientes. Este sistema es un resultado de las inmensas posibilidades de la cultura y tecnología 4.0 por lo tanto es un sistema sólo accesible a aquellas empresas que tienen un buen sistema SGA preparado para ello. Requiere de un control del inventario del cliente en tiempo real.

Para conseguir una cobertura perfecta y evitar roturas de stock, el sistema es el que controla el nivel de existencias y cuando detecta que falta algún producto, lanza la orden de compra, teniendo en cuenta incluso los plazos de entrega.

De esta forma no sólo garantiza un aprovisionamiento óptimo sino que el sistema resulta muy eficiente, pues elimina los tiempos muertos, la mayoría de los costes de gestión, los errores, se mantiene activo constantemente y trabaja en tiempo real.

Sistema de gestión de almacén tipo supermercados (supermarkets) y lecheras (milk runs)

Siguiendo la misma línea conceptual dentro de un sistema de gestión de almacenes tenemos también los supermercados (supermarkets) y las lecheras (milk runs)

Un supermercado no es exactamente un pulmón de materiales FIFO situado cerca del punto de uso. Un supermercado es un sistema de almacenamiento pensado para abastecer de productos de alta o muy alta rotación, a una estación de trabajo en producción que quiera conseguir ciclos rápidos de manipulación.

La reposición del supermercado se activa mediante sistemas kanban (tradicionales o electrónicos), cálculo del punto de reposición, señales luminosas (andon) o simples ciclos rutinarios de uno o varios “milk runs” (lecheras). Estos “milk runs” se ocupan del abastecimiento continuo tanto en operaciones entre empresas como en intralogística y de la gestión y retorno de los embalajes retornables.

Es un sistema muy utilizado en sectores como la automoción porque supone un ahorro de costes considerable, reducción de los tiempos de manipulación y reducción del desperdicio en transportes si lo comparamos con el sistema tradicional en que cada proveedor se ocupa por separado de su suministro a planta, pero a su vez requiere de altas dosis de planificación y mejora continua.

Diferencias entre los sistemas de gestión indicados

En los tres casos es el origen el que gestiona los niveles de stock en destino.

Hay diferencias evidentes entre estos sistemas. La primera en el destino de la mercancía que bien es el mayorista, punto de uso o minorista.

Los tres sistemas exigen compromiso y altos grados de colaboración entre las partes, pero la planificación que requiere un milk run que abastece un supermercado, no puede extrapolarse a un sistema VMI dado que la demanda es más regular y previsible cuando trabajamos contra una cadena de producción, que cuando lo hacemos para un punto de venta o un minorista.

El papel de la incertidumbre es más acusado en unos sistemas que en otros. El sistema VMI es mucho más sensible a las variaciones de la demanda que los otros sistemas que cuentan con almacenes reguladores que lo mitigan, aunque inevitablemente, una fuerte variación sostenida en el tiempo acabaría repercutiendo igualmente en toda la cadena.

Conclusiones finales

Hemos visto tres sistemas de gestión de almacenes diferentes cuya actividad e incluso su mera existencia, resultaría impensable sin medios tecnológicos. Son sistemas muy diferentes que comparten la misma base conceptual surgida del enfoque holístico.

La integración del proveedor en nuestra cadena logística, la gestión directa de los niveles de inventario en el punto de venta y la atención continua de una ruta de milk run a varios centros de trabajo, tienen enormes diferencias de gestión, medios y recursos, pero comparten un pilar fundamental, una arteria que vertebra los tres sistemas y sin la cual perderían eficiencia hasta hacerse en algunos casos inviables: el flujo de información precisa en tiempo real.

Cualquier sistema de gestión de almacenes alcanza su máximo potencial gracias a su capacidad de compartir información entre todos sus integrantes. Cualquier software, cualquier sistema SGA basa su fuerza en esto mismo, siendo que en esencia son herramientas que son capaces de mejorar exponencialmente el flujo de información en todas direcciones y en tiempo real.

En la integración de la cadena de suministro, aprovisionamiento, ventas e intralogística pueden utilizar sistemas de gestión de almacenes que parten de un mismo concepto siendo bien diferentes, pero siempre interconectados entre sí. El sistema es tan eficiente que deja la gestión o parte de la gestión del stock del agente descendente en manos del ascendente, el cual debe contar con gran fiabilidad y cantidad de información.

Para la logística 4.0 la integración de la cadena de suministro en realidad es una integración de sistemas de gestión de almacén. Varios sistemas SGA que se comunican entre sí para lograr un objetivo común que es la reducción de errores y costes en pos de la gestión óptima del flujo de mercancías.