EL PORTAL DEL EMPLEADO Y EL TELETRABAJO

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El incremento y constante desarrollo de la tecnología ha ayudado a las empresas de diversos sectores a adoptar medidas que permitan a los empleados realizar sus labores fuera de las instalaciones de la organización, bajo la modalidad del teletrabajo.

El teletrabajo es un tipo o modelo de trabajo a distancia, en el que los empleados prestan sus servicios de manera remota, pero siempre empleando distintas herramientas tecnológicas de información y comunicación. 

La tecnología ha ayudado a desarrollar el trabajo remoto facilitando el trabajo a distancia, pero también reduciendo los efectos negativos que puede suponer esta modalidad por la falta de contacto entre las personas, como es el caso del portal del empleado.

El portal del empleado es una herramienta de gestión de recursos humanos (RRHH) que ofrece herramientas para la optimización de los procesos administrativos, con el objetivo de facilitar la colaboración y comunicación entre las personas, así como para la asignación y coordinación de tareas en la organización.

Para analizar este tema nos va a ser interesante analizar:

• ¿Cómo la tecnología ha propiciado el teletrabajo?
• ¿De qué efectos negativos del teletrabajo estamos hablando?
• ¿Cómo el portal del empleado ayuda a solucionar los inconvenientes del trabajo remoto?

¿Cómo la tecnología ha propiciado el teletrabajo?

Sin duda el desarrollo de cada uno de los aspectos del teletrabajo se encuentra relacionado con la enorme dinámica y potencial de la evolución de las TICs.

El despliegue de servicios e infraestructuras de comunicación y el surgimiento de tecnologías de la información ha propiciado una transformación de la sociedad que, a su vez, ha permitido alcanzar una mayor flexibilidad en el ámbito laboral, más exactamente, en los puestos de trabajo de carácter más administrativo o de oficina.

Esta flexibilidad del teletrabajo la podemos apreciar en los nuevos modelos o estructuras de trabajo descentralizadas que se han podido establecer, qué han permitido adaptar el factor tiempo (jornada) y localización. Como consecuencia de ello:

• El teletrabajo puede ofrecer ventajas a la organización, ya que permite a la empresa incrementar su productividad, atraer talento y gestionar mejor algunos gastos, por ejemplo, el ahorro de costes de la infraestructura y servicios.
• Además, puede ofrecer ventajas al empleado, ya que esta modalidad impacta positivamente en el estilo de vida del empleado y en su satisfacción laboral, porque puede ejecutar sus actividades de trabajo desde el hogar o desde el lugar que desee o le convenga, pudiendo equilibrar mejor la vida profesional y la personal.

Sin embargo, el teletrabajo se enfrenta importantes desafíos a superar, como el aislamiento laboral, la dificultad de la comunicación y la progresiva pérdida de la identidad con la empresa. ¿Qué hacer? La respuesta se puede obtener desde la misma tecnología.

• La tecnología ha impulsado la modalidad del teletrabajo a través de herramientas que permitan eliminar la distancia. El objetivo de este tipo de herramientas o sistemas es propiciar la efectividad y productividad del trabajo remoto. Por ejemplo: establecer un sistema de videoconferencias ofrece una vía de comunicación formal que facilita el contacto directo entre los miembros del equipo con independencia a su localización. Esto nos permite trabajar y desarrollar un proyecto a distancia. Seguramente, sin esta utilidad no existiría el teletrabajo o no sería tan productivo.
• La tecnología ofrece soluciones eficaces para mejorar la comunicación entre todo el equipo de trabajo (tanto de teletrabajo como en la modalidad tradicional) con la direccion de la empresa. En este sentido, la tecnología brinda herramientas que facilitan la comunicación e integración entre todas las personas y, principalmente, entre el empleado y la empresa. Son sistemas que logran superar las distancias y permiten a los colaboradores sentirse integrados con la organización. Por ejemplo: el portal del empleado.

¿Cómo el portal del empleado ofrece una solución a los principales inconvenientes del teletrabajo?

El portal del trabajador brinda una serie de funcionalidades beneficiosas para la fuerza laboral, para el departamento de RRHH y para toda la empresa. Es un sistema informático que facilita la comunicación entre todos los miembros de la empresa, independientemente de la ubicación de cada uno, lo que permite superar muchos de los problemas o inconvenientes debidos a la distancia.

Además de que le permite a la organización la optimización de procesos administrativos, este sistema ofrece al empleado una ventana para:

• Acceder a distancia a los servicios de recursos humanos. A través de un perfil de usuario, la fuerza laboral puede autogestionar remotamente los servicios de sus condiciones laborales en cualquier momento.
• Controlar su información personal, de nómins y del proyecto a desarrollar. Cada trabajador puede acceder y editar sus datos personales, verificar la información relacionada al sueldo, relacionar gastos corporativos y hacer seguimiento a las tareas.
• Tener una incorporación más fácil y rápida. El portal del empleado facilita a los nuevos trabajadores consultar en cualquier momento los manuales del puesto de trabajo, las pautas corporativas, los calendarios, los organigramas, etc.
  
  

El portal del empleado es un canal para la comunicación

Y lo más importante, el portal del trabajador le permite al empleado disfrutar de un canal de comunicación interna que le ayuda a sentirse integrado, a participar en las actividades de la empresa, a conectarse directamente con el área de recursos humanos y a interactuar socialmente con sus pares.

Lo que significa que este sistema o plataforma es un espacio para la comunicación que propicia el éxito en el teletrabajo, porque ayuda a disminuir en el trabajador los sentimientos de aislamiento y desconexión hacia la empresa y sus compañeros.

Este sistema ayuda a solucionar los principales inconvenientes del teletrabajo, al permitirle al empleado:

• Realizar comentarios y sugerencias, elevar quejas, completar encuestas corporativas y de evaluación del equipo y jefes.
• Recibir notificaciones sobre eventos y novedades de la empresa y sobre ofertas de recursos de capacitación corporativa, entre otras comunicaciones.
• Conocer información sobre los salarios, los beneficios y las políticas de recursos humanos.
• Conectarse en vivo con un profesional de recursos humanos para presentar su problema y resolver sus dudas.
• Recibir reconocimientos y certificaciones por parte de la empresa.
• Conocer la programación de cursos de capacitación y autogestionar la inscripción.
• Intercambiar conocimiento e información con el equipo de trabajo.
• Coordinar tareas y proyectos.
• Disfrutar de foros y blogs con fin social, que promueven la comunicación entre pares.
  
  

Ventajas de contar con el canal de comunicación del portal del empleado

Entre las principales ventajas de contar con el portal del trabajador como canal de comunicación efectivo, se encuentran:

• El empleado mejora la percepción sobre la empresa. Emplear la tecnología de alto rendimiento, no solo para optimizar la actividad laboral sino también para mejorar la experiencia del empleado con su entorno, genera una percepción positiva de la empresa entre los trabajadores..
• El empleado incrementa su compromiso con la empresa. Porque el portal del trabajador está diseñado para ofrecer una mayor participación del trabajador en las actividades internas de la empresa y le facilita la comunicación directa con recursos humanos en cualquier momento.
• La empresa retiene el talento. El portal del empleado ayuda a la empresa a retener su activo más preciado, los trabajadores talentosos. ¿Por qué? Porque le permite ofrecer al trabajador una experiencia tecnológica de alto rendimiento y de uso sencillo, para mantener una comunicación fluida e incrementar su participación en las actividades internas. Lo que hace que el trabajador se sienta más feliz en la empresa y esté menos propenso a buscar otra oferta laboral.

El portal del trabajador: herramienta aliada del teletrabajo

La deslocalización de las actividades laborales y la adaptación de los horarios a la necesidad de cada empleado y a cada proyecto ofrece beneficios a la empresa y al trabajador. Pero también se producen efectos negativos: la falta de comunicación entre las personas de la organización y el consecuente sentimiento de aislamiento.

El portal del empleado representa una moderna tecnología de comunicación que facilita al trabajador aumentar sus niveles de participación en las actividades de la empresa, además le permite comunicarse con recursos humanos en el momento que lo requiera.

Gracias a la gran interacción que se logra con este sistema entre empleado/empresa y empleado/equipo de trabajo se genera una mejor experiencia laboral, se impulsa el compromiso del empleado y se incrementa la satisfacción de éste en el entorno digital del teletrabajo.

Siempre hay que recordar que después de que la empresa adopte la modalidad del teletrabajo, también es preciso adaptar la comunicación a la nueva estructura organizativa y a las necesidades que surgen en el cambio.

*Imagen de storyset en Freepik

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