IMPORTANCIA DEL PORTAL DEL EMPLEADO EN LA EMPRESA

  • Actualizado: 28 septiembre 2022
  • Publicado por primera vez: 28 septiembre 2022

IMPORTANCIA DEL PORTAL DEL EMPLEADO EN LA EMPRESA*

Entre las claves de la gestión de los recursos humanos está la comunicación efectiva con los trabajadores que es necesaria para poder mantener una relación satisfactoria a lo largo del tiempo.

En este sentido, es necesario incrementar la eficiencia tanto del equipo de RRHH como de los líderes de cada departamento, otorgándoles una participación más activa y estratégica dentro de la dinámica empresa-empleados.

¿Cómo lograrlo? Adoptando herramientas tecnológicas útiles para la optimización y simplificación de la gestión de los recursos humanos. Y en esto es de gran ayuda el portal del empleado.

El portal del empleado es una herramienta de gran utilidad en la medida de que nos permite fortalecer la comunicacion bidireccional (trabajador-empresa), facilita la gestión integral de las tareas requeridas en recursos humanos, y supone un elemento necesario en el proceso de digitalización de las empresas.

Dentro de este contexto, es importante detallar:

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Qué es el Portal del Empleado

El portal del empleado es un sistema informático para la gestión de los recursos humanos, que emplea una plataforma web para, principalmente;

  • Centralizar los datos de cada trabajador,
  • Proporcionar un canal abierto de comunicación para las consultas y solicitudes de los empleados.
  • Asignar y administrar tareas.

Este portal es una especie de cuenta personal del trabajador, dentro de una plataforma en la que reside la empresa. Desde ella, el empleado gestiona toda la información asociada a sus horarios, datos personales, datos profesionales, actividades, documentos, plazos de entrega, etc. Además, podrá gestionar solicitudes de manera sencilla y rápida.

 

Importancia del Portal del Empleado en la gestión de los Recursos Humanos

El departamento de recursos humanos es una unidad estratégica. Sus equipos y responsables deben centrar su trabajo en gestionar la selección de talentos, de la evaluación de desempeño, de la movilización, de la retribución acordada, de la resolución de conflictos y de cualquier cambio organizacional que incida en los trabajadores.

El tiempo consumido en el papeleo, en actualización de información del personal, en la aprobación de solicitudes de vacaciones o permisos no resulta productivo para la gestión de recursos humanos. Estas son actividades que desvían la atención del departamento de las áreas realmente claves para la empresa y de las tareas valiosas y lo limitan a ser, prácticamente, una unidad operativa.

Con la implementación del portal del empleado se optimiza la gestión de RRHH, se alivia la carga administrativa de este departamento, para dedicarse al personal y a los planes que impulsan a la empresa.

Principalmente, porque es el mismo empleado el que accede a la plataforma y administra y actualiza su información. Además, es un portal que conlleva a la automatización de los procesos, por lo tanto, incrementa la capacidad de respuesta de cada transacción realizada por RRHH.

Desde otra perspectiva, también supone una experiencia atractiva para el trabajador, porque es un recurso tecnológico avanzado y porque le ofrece respuestas más rápidas por parte de RRHH o de los líderes de equipo.

 

Ventajas de contar con un Portal del Empleado en la empresa

Gracias al portal del empleado se agilizan y automatizan procesos internos de la empresa relacionadas con la gestión de los recursos humanos, se consolida y digitaliza la información sobre el trabajador y se ahorra tiempo y esfuerzo, tanto del equipo de RRHH como de los que dirigen cada departamento 

Contar con un portal del empleado facilita que el trabajador:

  • Controle o supervise su propia información sobre horarios y datos de contacto, descargue talones de pago y detalles de nómina, haga seguimiento de sus beneficios, verifique estados de cuenta, solicite días libres, etc.
  • Programe notificaciones, como la entrega de información, tareas pendientes, etc.
  • Almacene y acceda a documentos de acuerdo a los proyectos o al puesto que ostenta.

Cuando es el propio trabajador quién gestiona sus datos y otros aspectos sobre su relación laboral, se evitan errores, se garantiza una mayor confidencialidad y se mantienen los datos actualizados, con el menor gasto de recursos.

Para la empresa:

  • El portal del empleado puede entenderse como una base de datos centralizada y segura que capta y registra la información de manera automática. Información que almacena el propio trabajador. Además, los líderes de departamento y jefes de RRHH contarán con un portal para atender de forma rápida consultas y solicitudes.

Todo esto se puede resumir en tres principales ventajas:

  1. La comunicación trabajador-empresa

    El portal de empleado fortalece la comunicación interna bidireccional en la empresa. Es una plataforma digital que garantiza una relación directa entre el trabajador y los líderes de departamentos. Esto significa que la comunicación trabajador-empresa no estará limitada por canales de menor efectividad, condicionada a que el empleado o líder se encuentre en la instalaciones de la empresa o sujeta a la espera de reuniones.

  2. Una gestión integral de los recursos humanos

    El portal del empleado permite almacenar datos actualizados del empleado, lo que facilita la una gestión integral de los RRHH: rastrear habilidades, asignar recompensas, realizar seguimiento a la asistencia, controlar nóminas, responder solicitudes, evaluar el desempeño…Es un portal que le permite al líder de equipo o de recursos humanos acceder rápidamente a la información del trabajador, para tomar decisiones precisas y oportunas.

  3. Una gestión digitalizada

    El portal o cuenta del empleado ayuda a la empresa a digitalizar la gestión de los recursos humanos. La búsqueda de papeles, la solicitud de información, las reuniones o llamadas se realizan rápidamente, solo se necesitan pocos clics en el ordenador o aplicación móvil y listo, se podrán enviar solicitudes o descargar información. A su vez, esta gestión digitalizada incrementa la precisión de los datos registrados, debido a que la aplicación detecta y elimina la probabilidad de registrar información duplicada y a que son los mismos trabajadores quienes actualizan el registro.

 

¿Cómo ayuda un software ERP en la gestión de los recursos humanos?

Dentro del mercado pueden encontrarse portales del empleado con diversas funcionalidades. Unos se enfocan estrictamente en ciertos servicios de RRHH para los trabajadores, otros también permiten compartir con los colaboradores información importante asociada a la administración de tareas. Algunos forman parte del sistema de gestión, otros trabajan de forma paralela.

Un software ERP presenta algunos módulos con las funcionalidades necesarias para la relación entre cada trabajador y la empresa, permitiéndole: mantener sus datos actualizados, tramitar los diversos permisos, relacionar gastos, recibir y descargar recibos de pago o cualquier comunicación que deba ser atendida, respondida o aprobada por el responsable en cuestión.

El software ERP ayuda a la rápida gestión de trámites entre el trabajador y el departamento de recursos humanos, a rastrear las actividades terminadas por cada empleado, a crear organigramas, a guardar detalles o documentos relacionados a las tareas, etc.

 

Importancia de contar con un Portal del Empleado

Los portales para empleado implican el ahorro de tiempo, esfuerzo y dinero, mejoran la precisión de la información de los trabajadores, facilitan el control de horarios y permisos, ayudan a la comunicación trabajador-empresa, permiten almacenar documentos y mucho más.

Contar con un portal de empleado significa abrir una puerta a nuevas oportunidades, porque se traduce en una mayor productividad de los empleados y de los distintos responsables, en un mayor compromiso de los trabajadores con la empresa y a impulsar la innovación y la automatización de procesos.

Nuevo llamado a la acción

*Imagen de storyset en Freepik

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