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    ELEGIR EL MEJOR ERP, TODO LO QUE DEBES CONOCER ANTES DE EMPEZAR

    28 jun 2022 | autor: un Consultor Especializado

    elegir el mejor ERP

    Tomar la decisión de adquirir un ERP para tu empresa no es una decisión fácil ni trivial, pero ya la has tomado.

    Ahora debes saber elegir el sistema más adecuado, el mejor ERP para tí, aquel que te suponga un coste de inversión razonable y que te permita tener organizado tu negocio en poco tiempo.

    Normalmente, el proceso de selección es largo y pueden ser varios los errores que puedes cometer por el camino y que te lleven a tomar una decisión poco acertada.

    Existen muchas opciones, pero pocas serán las más adecuadas para ti.

    Acertar en la elección del mejor ERP te proporcionará una serie de beneficios como:

      • Mejorar la organización de la empresa y crecer de forma ordenada.
      • Ahorro de costes y tiempo, gracias a la automatización de tareas.
      • Conseguir ser más competitivo gracias a la información centralizada y obtenida en tiempo real.
      • Mayor control de los procesos y por lo tanto, mejor toma de decisiones.

    Vamos a ver en este artículo una serie de criterios que han de cumplir, tanto la solución ERP que elijas, como el proveedor que la suministre.

    Para ayudarte a seleccionar el mejor ERP hemos planteado una serie de preguntas que te orientarán a la hora de ver cuál es el que mejor se adapta a tu negocio.

    ¿ERP para pymes o gran empresa?

    Una de las primeros criterios a valorar es saber si el ERP es válido para implantaciones en Pequeñas y Medianas Empresas (pymes) o puede implantarse en grandes compañías.

    Dada la complejidad y el escalado de las grandes compañías con despliegue internacional en varios países, con distintos idiomas y multidivisa, seleccionar el mejor ERP es esencial para ayudar a la empresa a continuar sus objetivos de crecimiento.

    Del mismo modo, empresas que en la actualidad no sean muy grandes pero tengan proyección de seguir creciendo deben elegir la solución que les de la mejor respuesta actual y futura, por lo que un ERP que esté capacitado para crecer junto a la empresa será la mejor elección.

    Existe una conciencia generalizada de que elegir el software con el mayor número de funcionalidades posibles será siempre la mejor opción, pero esto es un error. Lo que realmente te va a aportar valor es que selecciones aquella solución que te cubra tus necesidades. Un exceso de funcionalidad aporta una complejidad que puede hacer fracasar la implantación de un software de este tipo.

     

    Si te interesa este tema te puede resultar útil la guía:  "Cómo elegir la mejor  aplicación ERP para tu empresa"   [ Descárgate aquí la Guía Gratuita ]   


    ¿ERP generalista o verticalizado?

    Los ERP generalistas u horizontales son soluciones estándar muy completas que  para adaptarse a algunos sectores necesitan personalizar algunas de sus funciones. Los ERP sectoriales o verticales están especializados en ciertos sectores por lo que cumplen sus necesidades sin la necesidad de una adaptación adicional.

    Si tu empresa pertenece a la industria de fabricación del mueble, al sector de la gestión de obras, al sector de la alimentación, o cualquier otro sector muy específico, los ERP verticalizados ofrecen muchas más ventajas ya que el proceso de adaptación es más sencillo y rápido que en el caso de los ERP generalistas.

    Por ejemplo, si tu empresa se dedica al sector de alimentos y bebidas, el mejor ERP será uno que tenga en cuenta aspectos tan importantes para esta industria como la trazabilidad o la logística (caducidades, lotes, etc…). En el caso de las empresas de ropa, es muy importante la facilidad de trabajar con modelos, tallas y colores, etc...


    ¿ERP flexible o rígido?

    Una de las características que debes analizar al elegir un ERP es la flexibilidad. No pierdas el tiempo intentando que tu empresa se adapte a tu ERP, es tu ERP el que se tiene que adaptar a tu empresa. La flexibilidad supone la capacidad de un programa de poder cambiar la forma de trabajar de algunos procesos sin necesidad de tener que programar (lo que llamamos parametrización), y a la capacidad de integrarse con otros desarrollos.  

    Elegir un ERP rígido, es decir, que no permita la personalización necesaria para el desarrollo de tu actividad, o que incluso no evolucione al ritmo de los avances tecnológicos, frenará también la evolución de tu organización, y a la larga, prescindirás de él. Esta opción es siempre más económica a priori, aunque te puede salir cara a lo largo del tiempo.

    Los ERP flexibles permiten realizar personalizaciones preinstaladas y además nuevos desarrollos para adaptar el ERP a tu negocio. Pero también hay que tener en cuenta que el hecho de realizar desarrollos personalizados aumenta el tiempo de implantación y supone un mayor coste.

     

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    ¿ERP cloud u on premise?

    Un ERP on-premise es una solución que ha de ser instalada localmente en los servidores de la empresa cliente. Antes de aparecer los ERP cloud, este era el formato que se utilizaba en todas las empresas. Esta solución requiere de supervisión experta, mantenimiento de sistemas y, en muchas ocasiones, hardware extra.

    Un ERP Cloud (ERP en la nube) no necesita ser instalado en los ordenadores de la empresa, ya que se puede acceder a él a través de internet en el servidor en el que esté alojado, normalmente propiedad del proveedor de servicios ERP. Además, esta modalidad tiene las mismas funciones y utilidades que el software on-premise.

    En general, las implantaciones de ERP on-premise tienen mayores gastos de instalación y mantenimiento, ya que hay que realizar inversiones en hardware y personal especializado  que lleven su mantenimiento.

    A la hora de realizar las actualizaciones, las implantaciones Cloud permanecen constantemente actualizados, de ello se encarga el proveedor.

    Las implantaciones Cloud ofrecen mejor accesibilidad al estar en la nube y poder acceder desde cualquier dispositivo conectado a internet, y también, mayor seguridad, menores riesgos por incidentes, etc.

    Visto así, parece que es mejor un ERP Cloud que uno on-premise, pero no hay que olvidar que se debe valorar aquello que cada empresa requiera.

    Todavía existen empresas que desconfían de dejar sus datos en manos de terceros, o bien, tienen un departamento de sistemas capaz de mantener todo el hardware necesario y prefieren ocuparse de todo ese proceso.


    ¿ERP privativo u open source?

    Los ERP privados son aquellos desarrollados por un fabricante cuya licencia de uso es privativa y por tanto no pueden ser modificados por nadie que no pertenezca a la empresa propietaria del software.

    Los ERP open source, o ERP de código libre, pueden ser modificados y ampliados por desarrolladores pertenecientes a la empresa cliente o bien contratados a otras empresas externas.

    Existen ventajas e inconvenientes para cada una de estas dos opciones, y dependiendo de criterios de seguridad, independencia o no del proveedor, capacidad tecnológica de los empleados de la empresa cliente e incluso, tamaño de tu empresa será mejor una u otra opción. El mejor ERP será aquel que se adapte a las características de tu organización actuales y futuras.

     

    ¿Proveedor fabricante o partner distribuidor?

    Este es uno de los puntos que debes analizar con más detalle, ya que el hecho de seleccionar a un mal proveedor hará que la implantación no tenga el éxito esperado. Tienes que ser consciente de que no estás eligiendo sólo a un proveedor, estás escogiendo un socio estratégico en el uso de tecnología de gestión, que suele tener altos costes de cambio.

    El mercado de proveedores de ERP en España es un mercado en alza. La tendencia de las empresas a considerar un ERP como una prioridad ha facilitado la aparición de multitud de soluciones, fabricantes y partners.

    La primera fase en la elección de los proveedores de ERP es comparar entre las empresas fabricantes y un error muy común es consultar únicamente a las grandes compañías, teniendo así una información sesgada del mercado.

    Más que decidir entre si seleccionamos un proveedor fabricante, multinacional, local o bien un distribuidor, lo importante es fijarnos en la calidad del servicio. Este será un aspecto determinante en el proceso de selección.

    Así pues, a la hora de seleccionar un proveedor, deberemos obtener información que nos ayude a decidirnos como:

    • Número de casos de éxito que tenga y cuántas son del mismo sector que es objeto de análisis. Para ello, una práctica muy útil es solicitar el contacto  con alguna de las empresas que sean sus clientes para poder llamarles y confirmar su opinión.
    • Solicitar también referencias de los consultores e implantadores que tomarán parte del proyecto.
    • Pedir el calendario de implantación en el que se reflejen todos los hitos importantes, incluídas las entregas parciales si las hubiera, las fechas de formación y por supuesto, la fecha de arranque.
    • Hablar del mantenimiento, el soporte y las soluciones que pueden ofrecer en caso de problemas técnicos. Todo esto, que esté garantizado por contrato.

    Ahora ya conoces algunos criterios que te ayudarán a seleccionar cuál es el mejor ERP para tu empresa.

    Elige un ERP que se adapte a las condiciones de tu negocio, actuales y futuras, y sobre todo, selecciona a un proveedor que conozca bien tu sector.

    Realizar este estudio previo te ayudará a tener una implementación más rápida, con menor coste y por supuesto, sacarle el máximo rendimiento al uso del ERP.

    ¿Te sientes preparado para hacerlo?

     

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    Equipo DATADEC

    Contenido publicado el 26 Mar 2018, actualizado por última vez el 28 jun 2022

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