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Más que un espacio de custodia, el almacén es una unidad organizativa que regula el flujo de los productos y materia prima de una empresa. Es un área fundamental, cuya gestión incide en toda la línea de producción. Siendo importante su control tanto para equilibrar el volumen de gastos que conlleva su gestión como para mantener el nivel óptimo de inventario.
Para llevar a cabo este control es necesario que la empresa disponga de herramientas tecnológicas adecuadas que optimicen la gestión del almacén. Exactamente, es necesaria la implantación de un sistema de gestión avanzada de almacén SGA que realice un control efectivo de gastos y evite despilfarros.
Pero sería inútil implementar un sistema SGA aislado de los procesos que componen a una empresa. Realmente se hace indispensable la integración del SGA y el software ERP.
Tabla de contenidos:
¿En qué consiste un sistema SGA?
Un sistema de gestión de almacenes SGA es un software que, a través de su integración con el sistema ERP, logra controlar y optimizar las actividades y procesos operativos dentro del almacén.
Algunos softwares ERP ofrecen, en uno de sus módulos, la integración del sistema de gestión avanzada de almacén SGA. Pero, en otros casos, es indispensable integrar el SGA externo con el sistema ERP. De un modo u otro, solo la integración de ambos sistemas permitirá la gestión eficaz del proceso logístico.
Recordemos que el almacén representa uno de los puntos más críticos de toda la cadena de suministro. En este lugar se ejecutan los procesos operativos, tanto los procesos de flujo de entrada (recepción y retorno del material) como los procesos de flujo de salida (picking, preparación del pedido y expedición).
Por lo tanto, es imprescindible un sistema SGA que coordine y controle todos los procesos del almacén, la gestión de entradas, salidas, de ubicación, etc. Pero siempre integrado a un ERP. Lo que ayuda a:
- Controlar el nivel del inventario, de acuerdo al propio nivel de actividad del negocio. Considerando tanto las actividades internas de producción como las actividades externas (operaciones comerciales con clientes).
- Equilibrar los costes totales que suponen la gestión del almacén. Esto se logra mediante el nivel óptimo de almacén, evitando los altos costes por pedido o por mantenimiento.
Funcionalidades principales de un software SGA
Para el control y optimización de cada una de operaciones que se gestionan dentro de un almacén, el software SGA ofrece, principalmente, las siguientes funcionalidades:
- Codifica y etiqueta la mercancía.
- Realiza el registro de datos de los productos en el momento de la recepción. (el lote, la serie, la carga, el peso, su caducidad, etc.). Esto ayuda a la trazabilidad del stock.
- Ejecuta el etiquetado. Genera las etiquetas (código de barras u otros tipos de códigos) para materia prima y productos. Por lo que se evitan confusiones o errores.
- Realiza la gestión de ubicación. Mediante el análisis de ciertos parámetros, el SGA selecciona la ubicación ideal para cada producto, optimizando el espacio del almacén. Algunas de sus consideraciones son:
- El tipo de producto.
- El volumen del artículo.
- El tipo de presentación, etc.
- Evita movimientos de cargas innecesarios y disminuye el tiempo de la mercancía en el almacén:
- El sistema SGA detecta en la carga entrante cualquier producto que falte en el stock y que tenga un pedido activo. Lo que permite agilizar la salida de la mercancía. Siempre registrando el movimiento realizado y los códigos asociados.
- Facilita el control sobre el stock, en tiempo real:
- Proporciona la información de las ubicaciones, características y áreas de almacenaje. Además, facilita la edición de dicha información.
- Permite la visualización gráfica de las instalaciones del almacén, detallando áreas y características.
- Facilita la consulta y la inclusión de datos asociados a las pérdidas.
- Calcula la rotación de los productos. Determina la rotación óptima y establece la comparación con la rotación preasignada.
- Facilita el recuento de inventario. Permitiendo la programación del alcance del inventario. Por ejemplo, un inventario global o solo de cierta área del almacén, etc.
- Controla la gestión de salida, mediante:
- La coordinación y optimización del proceso de picking. El sistema guía al operario encargado de la preparación del producto, por lo que se minimizan los desplazamientos y el tiempo del proceso.
- La documentación de las expediciones y generación del listado de productos del pedido.
Beneficios de un sistema de gestión de almacén SGA
Un sistema SGA hace del almacén un entorno confiable y altamente productivo. Entre sus beneficios podemos nombrar:
- Optimiza la gestión de Inventario. Gracias a sus funcionalidades y a la integración con el ERP, el software SGA logra mantener el nivel óptimo de inventario. Además, agiliza y facilita cada una de las operaciones del almacén, logrando que la empresa:
- Ofrezca una rápida respuesta a la demanda de los clientes.
- Conozca qué hay, dónde está y cuándo debe reabastecerse cada uno de los productos.
- Ayuda a mejorar la experiencia de compra del cliente. Además de facilitar la rápida respuesta a cada demanda, también:
- Asegura la selección correcta del producto en el almacén, ayudando a que el cliente realmente obtenga el producto que solicitó.
- Facilita el seguimiento de los envíos en tiempo real.
- Incrementa la productividad de la organización. Un SGA incrementa la eficiencia en cada uno de los procesos del almacén. Porque entrega a los operarios la información que necesitan en cada una de las tareas.
- Aumenta las ganancias, porque optimiza el proceso comercial y ayuda a generar clientes satisfechos. Lo que puede traducirse en un retorno de la inversión que se ha efectuado en el sistema.
Pero todos estos beneficios solo pueden obtenerse mediante la integración entre el software SGA y ERP.
Por qué es importante la integración entre un sistema SGA y el software ERP
Se debe tener presente que el almacén no es una unidad aislada, es un área a la que le afectan las actividades y tareas que se desarrollan en otras unidades de la empresa.
En consecuencia, el sistema SGA que gestione el almacén debe estar compenetrado con las estrategias que se apliquen y la información que se genere en los procesos de la empresa. De otra forma sería completamente imposible llevar a cabo una buena gestión del proceso logístico.
Cuando se integra el software SGA y el ERP, el sistema de gestión empresarial que registra toda la información generada en cada una de las áreas de la organización, se facilita una sintonía completa entre equipos y departamentos, facilitando la comunicación y la productividad de la corporación.
El SGA, en cada uno de los cierres de sus procesos, modificación de datos, ubicación, etc., envía automáticamente la información al software ERP. De esta forma pueden ejecutarse las tareas administrativas o comerciales con clientes y proveedores en base a datos actualizados.
Esta integración evita la réplica de información y de procedimientos. Además, garantiza una visión global de los procesos de toda la empresa, facilitando la toma de decisiones oportunas.
*Vector de cadena de suministro creado por vectorjuice - www.freepik.es
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