LA GESTIÓN DE TESORERÍA EN TU SOFTWARE ERP

  • Actualizado: 20 abril 2022
  • Publicado por primera vez: 2 febrero 2022

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Si hay algo en lo que debemos coincidir todos es en la importancia que representa para la empresa el trabajo del departamento financiero para asegurar su liquidez y, para ello, una de las principales funciones operativas que desarrolla es la gestión de tesorería.

Como consecuencia de que las operaciones que afectan a la tesorería suelen tener su origen en la actividad económica de la empresa, existen multitud de operaciones de cobro y pago que acompañan a la empresa a lo largo de su cadena de valor, por lo que la gestión de tesorería, en el marco de su gestión financiera, debe conducirse a través de herramientas tecnológicas que aligeren y hagan más sencillas sus tareas.

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A estos efectos, es importante que nos aseguremos que nuestro sistema de gestión ERP es una herramienta tecnológica e informática con la capacidad de brindar la información y datos necesarios para una buena gestión de tesorería, porque:

  • posibilita la automatización,
  • integra los procesos
  • y centraliza los datos.

El sistema ERP debe contemplar algunas funcionalidades básicas que tiene su reflejo en la tesorería de la empresa como son:

  • Las operaciones de cobros a los clientes.
  • Los pagos, tanto a proveedores como a acreedores.
  • Las fuentes externas de financiación.
  • La conciliación bancaria.
  • El control de las condiciones bancarias.

 

Principales funciones del software ERP para la gestión de tesorería

El ERP implementa un soporte para las operaciones diarias de cobros y pagos, para las operaciones de tipo bancario y las de contabilidad en general, incluyendo las relativas a la declaración de impuestos.

Al enfocarnos, principalmente, en la gestión de tesorería, el ERP ofrece las características y funcionalidades necesarias para:

 

La gestión de cobros

La automatización mediante el ERP proporciona datos fiables y precisos a la gestión de cobros. Las características de este software permiten un mayor control del cobro a los clientes, aprovechando la información, el tiempo y los recursos humanos de forma más efectiva.

Estas funcionalidades del ERP ayudan a:

  • Ejecutar todas las operaciones de cobro mediante procesos inteligentes, lo que genera de forma automática el asiento contable.
  • Registrar toda clase de cobro: en grupo, individuales, por transferencia, recibos, pagarés, etc.
  • Recibir y gestionar los cobros de confirming.
  • Realizar las operaciones con cualquier divisa, porque se gestiona el cambio al instante.
  • Generar informes de cobros previstos.
  • Gestionar los cargos por facturación directa o por impagos (devolución u otros cargos que realiza el cliente de forma errónea).
  • Mantener la trazabilidad de todas las operaciones.

La gestión de pagos

El ERP tiene la capacidad de gestionar la cartera de pagos mediante la automatización de diversos procesos, según el tipo de documento. Entre los procesos automatizados está:

  • El compromiso de orden de pago. Es un proceso opcional cuando se presentan pagos en giro. Permite:
    • Asignar el efecto al banco.
    • Generar la autorización para la domiciliación.
  • La asignación de pagos. En caso de pagarés, confirming, talones y otros documentos, este proceso permite:
    • La agrupación los pagos por el vencimiento o el proveedor.
    • La aplicación de abonos pendientes.
  • La elaboración de los instrumentos de pago (carta de talones o pagarés).
  • La ejecución de pagos por confirming. Un proceso que registra el pacto previo con el banco y el interés que conlleva el recibir el anticipo de la factura.
  • La generación de informes con la información detallada de las deudas a proveedores, pudiendo agruparse por períodos o por conceptos.

La gestión de fuentes externas de financiación

La existencia de fuentes externas de financiación es importante en toda empresa. Entre estas fuentes están los préstamos y créditos bancarios, las operaciones de descuentos de efectos, incluso los contratos tipo leasing.

En el caso de descuentos de efectos, el ERP permite:

  • Prever las implicaciones financieras, positivas o negativas, de negociar el adelanto del dinero de algún efecto ante la entidad bancaria.
  • Calcular los intereses y comisiones.

El ERP también controla los créditos o préstamos bancarios. Solo se deben ingresar los datos pertinentes y el sistema arrojará la cantidad de pagos, una propuesta de amortización y el cálculo de los intereses.

La gestión de conciliación bancaria

El software ERP facilita el contraste y la conciliación de la contabilidad de la empresa con los registros de la cuenta bancaria. Esta gestión que permite:

  • Integrar directamente la contabilidad con la base de datos de la gestión bancaria.
  • En ocasiones se generar de manera automática el registro contable de cobros y pagos, aunque nosotros no lo recomendamos.
  • Identificar los movimientos bancarios.
  • Identificar los detalles de una operación como son: el proveedor o acreedor, el vencimiento, etc. por cada cargo a la cuenta.
  • Constatar la información en tiempo real.
  • Eliminar la posibilidad de errores.

Esta gestión bancaria se realiza con el fin de verificar que los registros contables correspondan, de forma razonable, con los datos financieros que facilita la entidad.

Entre los beneficios que aporta están:

  • Tener la contabilidad al día, qué es  un factor importante para apoyar eficazmente el sistema de toma de decisiones.
  • Controlar los recursos económicos por medio de información clara y objetiva.
  • Identificación de pasivos ocultos, es decir, la realización de pagos que no tienen un reflejo en una operación económica previa.

La gestión de las condiciones bancarias

El control sobre los movimientos de cada cuenta bancaria es una gestión importante y primordial. Pero también es necesario que la empresa controle las condiciones bancarias que ha aceptado por cada cuenta.

Es sabido que las condiciones que una empresa firma ante un banco, al abrir cuentas o aceptar financiamiento, pueden variar con el pasar del tiempo, según lo que dictaminen los contratos establecidos entre las partes. Por esto se hace primordial la automatización del control de las condiciones bancarias.

El ERP, mediante la entrada de datos de las condiciones iniciales pactadas, guarda un histórico e informa oportunamente:

  • ¿Qué entidad bancaria ha modificado las condiciones?
  • ¿Cuál de las entidades bancarias ofrece las mejores condiciones?
  • ¿Cuáles son los beneficios de la modificación de condiciones?
  • ¿En qué perjudica tales modificaciones?

 

El software ERP: Un aliado en la gestión de tesorería

En resumen, es evidente que la automatización de la gestión de tesorería, mediante el software ERP, se traduce en una gestión más efectiva, porque:

  • Registra automáticamente los cobros, pagos y operaciones bancarias.
  • Facilita el proceso de conciliación bancaria, eliminando toda posibilidad de errores.
  • Emite informes de datos, análisis de datos y proyección financiera.
  • Permite conocer las implicaciones financieras de créditos, préstamos, descuentos de efectos y de cualquier otra forma de financiación externa.
  • Controla las condiciones pactadas con las entidades bancarias, mediante la comunicación con éstas y el registro del histórico de condiciones.

Finalmente, el ERP facilita e integra todas las operaciones de gestión de tesorería y todos los procesos que conforman el sistema de la empresa. Es un software que se adapta a las necesidades presentes y futuras de la empresa y aporta las herramientas para una visión clara y unificada del sistema de gestión.

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