LA PREPARACIÓN DE PEDIDOS, 10 ERRORES A EVITAR

Si vendemos productos, tenemos procesos de preparación de pedidos. Aproximadamente la mitad de los costes logísticos de un almacén se concentran aquí y también, la mayor cantidad de mano de obra. Es lógico pues que también se concentre aquí la mayor cantidad de costes innecesarios generados por errores.

Además, se da la circunstancia de que cuanto más tarde se detecta el error, más graves y costosas son sus consecuencias y, por si fuera poco, más complejas de resolver. Por eso es tan importante detectar sus causas, los orígenes del problema que ocasionó el error, ya que este es el primer paso para comenzar a resolverlo y, para ello, es importante disponer de un software de gestión de almacén eficaz.

Resolverlo no es poner un parche. Si a un cliente le falta un artículo en su envío, la solución no es enviarle otro, eso es el parche. La solución consiste en averiguar por qué logramos dejarnos esa referencia faltante en nuestro almacén, y para ello nos puede ser muy útil el análisis de la trazabilidad del pedido a partir de un sistema de gestión eficaz.

Para poder dimensionar adecuadamente qué inconvenientes tiene el error en la preparación de pedidos, resulta de utilidad conocer al menos aquellos de causa evidente y que traen consigo consecuencias conocidas.

Tabla de contenidos:

Situaciones que nos puedes inducir a cometer errores en la preparación de pedidos
Conclusiones

Situaciones que nos pueden inducir a cometer errores en la preparación de pedidos.

1.- Utilizar papel.

Aparte de arcaico, el uso del papel es al tiempo un error en sí mismo y un foco potencial de errores. Comparado con los métodos digitales, el papel es poco fiable, lento, mucho menos ecológico y más caro. Al coste del papel en sí hay que añadirle el de la impresión, la tinta, el tiempo invertido en trasladarlo, cambiarlo de manos, marcarlo, rayarlo y el de deshacerse de él y reciclarlo en el mejor de los casos. Puede perderse, no llegar nunca a su destino y su aporte de información es limitado.

2.- Errores de cantidad o referencia en el picking.

Suele ser una consecuencia unida al uso de papel, pero no exclusivamente. Escoger la cantidad o el artículo equivocados es un error habitual cuando no hay controles digitales o procesos bien definidos y personal entrenado y formado. Sus consecuencias, con distintos niveles de gravedad según el cliente son: insatisfacción, pérdida de prestigio, de imagen de empresa, de aporte de valor, críticas online y sobrecostes derivados de la logística inversa.

3.- El artículo no está donde debe estar.

Lo que significa que hay que dedicarse a buscarlo. Esto puede suponer entre un 5% y un 8% del tiempo total de preparación de pedidos o más e implica tener que acudir al ordenador, revisar otras ubicaciones posibles, detener la operativa, dejar pedidos u órdenes de trabajo sin terminar, puede implicar a varios operarios o mandos intermedios y después de todo el esfuerzo, puede acabar como búsqueda infructuosa.

4.- Falta de orden o prioridad en los pedidos.

Cuando el origen es la falta de establecimiento y definición de prioridades este error puede darse incluso en almacenes con sistema SGA. Salta a la palestra con gran énfasis cuando no hay stock suficiente para servir todos los pedidos. La consecuencia más frecuente es que se sirven antes los pedidos que se lanzan los últimos, sin priorizar por tiempo de espera, o por orden de importancia del cliente. Se retrasan pedidos que llevan más tiempo esperando o los de clientes habituales, y se sirven aquellos que acaban de entrar o los de clientes ocasionales.

5.- No revisar el ABC y las ubicaciones de picking.

Esto es lo mismo que mantener fijo aquello que debe ser dinámico. Mientras el almacén esté vivo la preparación de pedidos también lo está y la configuración de las ubicaciones debe ser un reflejo de esa actividad, es decir, debe ser flexible, modificable, dinámica. Revisar el ABC y reordenar las posiciones de las referencias que lo requieran optimizan el proceso de picking, no hacerlo acarreo otros problemas añadidos como el siguiente en la lista.

6.- Recorridos de picking aleatorios.

Es inevitable que unos artículos se demanden más que otros, con más frecuencia y aparezcan en más pedidos que otros. Todos estos indicadores resultan de gran utilidad para configurar los recorridos de picking. Colocarlos en el lugar adecuado atendiendo al flujo de trabajo evita innumerables despilfarros en desplazamientos. Pensemos que cada paso de más, hay que multiplicarlo por cada operario y por cada vez que acude al lugar incorrecto.

7.- La memoria no mantiene la trazabilidad.

Sobre todo, para investigar incidencias. Un envío que llega incompleto al cliente o al destino equivocado es relativamente sencillo rastrearlo de memoria siempre que se haya preparado la tarde anterior. Si nos vamos a decenas de pedidos, reclamaciones casi diarias y pedidos enviados hace más de un día, tratar de rastrear la trazabilidad de las incidencias preguntando a los operarios y echando mano de su memoria es una labor del todo infructuosa.

8.- Más de una referencia por ubicación.

Lo que acaba provocando ubicaciones sobredimensionadas repletas de multitud de referencias en equilibrio unas sobre otras o tan apretadas que casi se fusionan en un bloque compacto. Al carecer de una ubicación por referencia, la tendencia siempre es a llenarla al máximo de capacidad. Capacidad que, de no estar definida, es tan variable como operarios se dediquen a reponer. Esto provoca tal desorden y caos que, aun estando todo en su lugar, tener existencias y estando el operario en el lugar correcto, debe perder un tiempo excesivo buscando o extrayendo lo que le han solicitado.

9.- Caos en la zona de embalaje.

Es uno de los procesos más importantes de la preparación de pedidos sólo por el mero hecho de ser el último. En muchas ocasiones es al que menor atención prestamos por el hecho de entender que “todo el mundo sirve para ello”. Es un error. Olvidamos que, si todo lo anterior ha ido bien, el cliente no ve absolutamente nada más que el resultado de esta preparación última de su pedido.

“La imagen de nuestra empresa y nuestra propuesta de valor viajan hacia el cliente junto con nuestros pedidos embalados”

Si algo llega roto, mal protegido, sucio, o amontonado de cualquier manera dentro de la caja, contenedor, palé, etc. todos nuestros esfuerzos previos quedan en nada.

10.- Flujos de mercancía adecuados.

No todas las referencias admiten el mismo tratamiento. Debemos establecer qué medios y qué recorrido debe realizar cada tipología que manejamos de forma óptima. Por ejemplo, hay una clara diferencia de tratamiento por pesos y volúmenes, o entre artículos que se envían sin manipulación alguna y los que necesitan acondicionamiento. El objetivo es evitar redundancias y dobles o triples manipulaciones. Un ejemplo: algunas referencias que no requieren embalaje adicional y que constituyen un bulto en sí mismas, pueden sacarse del circuito convencional, etiquetarse directamente en el proceso de picking y enviarse al muelle de salida, sin más pasos intermedios.

Conclusiones

La preparación de pedidos es un proceso complejo y tan diverso en técnicas, medios, distribución y soluciones como empresas hay en el mercado. Por eso es tan importante clasificar algunas de las causas más frecuentes que generan los errores más comunes que debemos evitar.

Un almacén robotizado y digitalizado, guiado por un buen sistema SGA puede ser un desastre absoluto y un auténtico foco de despilfarros, que aguanta sólo a costa de márgenes muy amplios. Dotar de los medios adecuados a las personas adecuadas puede cambiar por completo la operativa y la imagen de un almacén en general y de la preparación de pedidos en particular.

Las personas cometemos errores, es imposible evitarlo al cien por cien. Cansancio, descuidos, problemas personales o de salud, influyen en nuestro comportamiento por lo que el objetivo debe ser siempre reducir los errores al máximo. Es decir, a la hora de buscar soluciones para los errores, nunca debemos ignorar el factor humano. Somos la causa y solución de todos los problemas revisados en este post. Por ello cuando tratemos de resolverlos, es importante tener siempre presente que: