TU NIVEL DE INVENTARIO TE HABLA DE PROBLEMAS FUTUROS

El almacén ejerce una función reguladora no sólo de la situación del mercado, sino también de los problemas de gestión de otras áreas de la empresa. Y al mismo tiempo los problemas que surgen y se desarrollan en otras áreas pueden verse reflejados en almacén. Es necesario tener en cuenta estas conexiones porque podemos invertir tiempo en resolver problemas que parecen típicos de almacén cuando en realidad tiene su origen en otras áreas de la empresa.

No es lo mismo manejar un almacén que gestionar un stock. Lo primero queda prácticamente dentro del perímetro de las instalaciones del propio almacén, mientras que lo segundo requiere de interrelación y coordinación interdepartamental, planificación y acciones a medio y largo plazo. Por eso cuando gestionamos un stock debemos estar atentos a las fluctuaciones del nivel de inventario. La cantidad de stock desvela en ocasiones problemas que no saldrán a la luz hasta pasado un tiempo.

Un aumento del nivel de inventario puede anticipar problemas venideros de capacidad y obsolescencia, pero también otros no tan obvios. Otras veces circunstancias más que extraordinarias provocan problemas de niveles de stock y costes que pasarán factura en algún momento. Mantener un bajo nivel de inventario es un objetivo siempre deseable en la gestión de un almacén.

Revisar nuestro pasado es una tarea de gestión, planificar el futuro también, manejar todos los datos que seamos capaces y sobre todas las cosas, vigilar nuestros niveles de stock con el fin de controlarlos y anticipar futuras inconveniencias.

Problemas que avanza el exceso de stock.

Cuidado con el “cisne negro”.

A veces una situación extraordinaria aumenta el stock de lo que no debe, y eso, traerá problemas cuando el cisne pase.

El cisne negro, existe, nadie lo pone en duda y emborrona lo previsible, provoca comportamientos inusitados e impredecibles al menos, cuando aparece. Picos o valles de demanda incontrolados que por circunstancias ajenas a nuestra voluntad y completamente fuera del comportamiento habitual del mercado afectarán seguro a nuestro nivel de inventario.

La alerta en nuestro stock desvelará problemas de gestión en otras áreas por falta de medios o formación. Una situación temporal y tan esporádica es difícil de gestionar, pero no es imposible, siguen un patrón muy similar. La dificultad estriba en encontrar el equilibrio entre satisfacer la demanda extraordinaria y saber detenerse y volver analizar la situación a tiempo.

Lo veremos con un ejemplo muy reciente como el de las mascarillas. Una pandemia aparece de repente y al mismo tiempo que dispara la demanda de mascarillas, anula al principal proveedor. Mucha demanda y escasez de producto supone llegar a precios disparados. Al mismo tiempo y dada la incapacidad del mercado de satisfacer toda la demanda, las empresas acopian la mayor cantidad de stock de mascarillas de todo tipo al precio que sea.

No fue de repente, pero el mercado poco a poco se fue ajustando, la oferta aumentó y los precios cayeron más deprisa para algunas empresas, por lo que sus niveles de inventario comprados a altos precios se vaciaron. Conclusión, el sobre-stocks de mascarillas que hubo que vender por debajo o muy por debajo de su coste. Casos llamativos han ocurrido en almacenes de empresas que nunca en su historia habían, ni hubieran trabajado este producto, pero que decidieron abastecerse en medio de la crisis, dada la necesidad abrumadora de la demanda que las buscaba donde fuera.

Vigilar los niveles de inventario y observar los comportamientos del mercado según esos niveles, podría haber evitado el problema.

Falta de previsión del comportamiento del mercado.

Una situación menos específica que la del punto anterior, pero que comparte efectos sobre el stock. Las previsiones de la demanda cuentan con cierto grado de variabilidad, pero, existen ciertos comportamientos que podemos prever porque son cíclicos como los cambios de estaciones y que afectan a nuestro nivel de inventario. Dejaremos de vender bañadores y empezaremos a vender chaquetas en una época conocida y muy concreta del año.

Bueno, a veces provocamos que no sea tan concreta. En ocasiones, por intentar abastecer a nuestros clientes como sea, pagamos un alto precio almacenando más producto que el necesario con estacionalidad, al final de ésta. No sólo vamos a invertir en niveles de stock sin salida, sino que, el exceso, tendremos que almacenarlo casi un año (junto con sus costes asociados), para tener que ofertarlo en la temporada siguiente a bajo coste, o por debajo del mismo, dado que se han quedado obsoletos. Esos productos obsoletos o desfasados, además, disminuirán la capacidad de nuestro almacén para recibir productos de la nueva temporada.

No tener claro qué es lo que nos da de comer.

Aprovechar liquidaciones, saldos, cierres de otras entidades, y este tipo de supuestas oportunidades que a veces nos brinda el mercado no siempre es una buena decisión.

¿La oferta, liquidación, etc., se ha producido sobre artículos que podemos vender rápidamente, que son de alta rotación para nosotros, que son nuestra especialidad? ¿Alta rotación y buen margen? Si la respuesta es no, tengamos siempre en cuenta que por muy barata que se venda, la basura es cara a cualquier precio.

Decisiones de compras basadas en descuentos y no en rotación.

Es una versión refinada de lo anterior, otro problema de gestión que se traduce en excesos de inventario de productos de baja o muy baja rotación. Al no manejar el criterio de rotación sino sólo el de la posibilidad de conseguir un precio atractivo se puede caer en la tentación de aprovechar descuentos supuestamente “imposibles de rechazar” a cambio de lotes enormes de productos, pero de productos sin rotación. Básicamente lo que el proveedor consigue es que, el riesgo de deterioro y obsolescencia (que las más de las veces él sí tiene controlados), recaiga en nosotros.

Lo barato sale caro o, dicho de otra forma, debemos estudiar si en ciertas ocasiones es preferible pagar más por menos cantidad de producto, transformarlo en capital rápidamente y no asumir riesgos financieros que no nos corresponden.

Tener gran cantidad de capital en forma de mercancías no produce rendimiento, es dinero, sí, pero con el que no podemos comprar ni un bocadillo, menos aún invertirlo en actividades más rentables para el valor de la empresa.

Falta de gestión tecnológica.

No todos los incrementos excesivos del nivel de inventario son atribuibles a compras y abastecimientos. En almacenes desprovistos de sistema SGA no es infrecuente que una o varias referencias queden “perdidas” en el inmenso espacio del almacén, sobre todo en los niveles superiores, y aparezcan de pronto por casualidad o en el inventario anual.

En este caso, el comportamiento del nivel de inventario nos alerta de un problema de gestión de almacén demasiado manual, para el volumen de existencias que gestionamos.

El increíble “inventario cambiante”.

Demasiados cambios producidos en el nivel de inventario, aunque estos no se produzcan ni en la misma referencia o ni siquiera en la misma zona, pueden estar desvelando problemas que nada tienen que ver con una mala gestión o con una mala praxis en el almacén.

Muchos ajustes de inventario responden simplemente al hecho de que trabajamos en diferido al carecer de sistema SGA. Veamos un ejemplo. Cuando trabajamos con hojas de cálculo, bases de datos adaptadas a modo de ERP o pequeños módulos de ERP de gestión de almacén, normalmente se trabaja en diferido. Es decir, los procesos no están sincronizados con el flujo de información en el sistema, sino que éste último lleva un desfase bien por adelanto o por retardo. Cuando una operación ya está ejecutada físicamente, el sistema tarda minutos, horas o días en enterarse o se entera antes de que la acción se ejecute.

Además, es muy habitual que estos sistemas rudimentarios se sirvan del papel como soporte para los pedidos lo que incrementa el desfase. Los errores de comunicación entre departamentos o entre personas del mismo departamento empeoran la situación, de manera que o bien el sistema pide referencias para servir pedidos que cuando acudimos a su ubicación no están, o bien el sistema no las pide habiendo existencias. En ambos casos se van realizando ajustes positivos o negativos, lo que provoca el baile de la cantidad de stock, que luego habrán de ajustarse de nuevo.

Un caso típico de esta situación suele venir anticipado por la frase: me pide existencias, pero cuando voy al sitio no hay. Es decir que, para la base de datos, hay existencias, pero el operario ve una ubicación vacía. Ante esta situación y para evitar males mayores, ajustamos negativamente el sistema dejándolo a cero o eliminando las unidades de esa ubicación concreta. Lo que no sabemos es que el descuadre se ha provocado en compras por una entrada y ubicación dada de alta en el sistema, pero no ejecutada físicamente.

Que varias personas, puedan influir en los niveles de inventario, traerá problemas futuros con la cantidad de stock.

Cuestión de tiempos.

Los inventarios acumulados también alertan a veces de que empleamos tiempos excesivos para determinadas tareas, por tanto, una pérdida de agilidad.

La distribución de las referencias dentro del almacén puede acarrear una prolongación excesiva de plazos de entrega que no podemos permitirnos, por ejemplo, para ecommerce o cuándo se trata de abastecer a producción.

Un almacén con exceso de inventario pierde agilidad de forma progresiva y puede estar desvelando incluso problemas de gestión en otras áreas. Puede estar desvelando problemas de flujo de información (puede ser un problema informático), de falta de comunicación con esas áreas que tanto se quejan de esa escasa agilidad (escasez de medios), defectos en las operaciones, procesos mal diseñados, (ingeniería de procesos), conflictos entre departamentos (recursos humanos, jefatura de departamento o Dirección), colapso de la capacidad de almacén (compras y abastecimientos), incumplimientos de plazos de entrega demasiado recurrentes (puede ser una cuestión de gestión comercial más que de almacén), entre otros.

Problemas que avanzan las roturas de stock.

El nivel de inventario también puede alertar por defecto, es decir, por niveles excesivamente bajos de stock. Todas las situaciones revisadas en los puntos anteriores por sobre-stock tienen su reverso tenebroso en la rotura de stock.

Un cisne negro, una situación imprevista o una mala previsión de la demanda suele comenzar con una rotura de stock, una imposibilidad física de abastecer una necesidad flagrante con el stock disponible. Una rotura de stock recurrente puede estar desvelando una planificación estratégica deficiente o bien, pese a trazar una buena planificación, el decremento de stock puede estar desvelando un conflicto de intereses con el departamento de compras, el de comercial o ambos. Vendemos lo que no se adquiere al ritmo previsto.

Hacer caso omiso de la rotación puede llevar a situaciones de desabastecimiento de la misma forma en que lleva al sobre-stock. Basta con no dedicar una atención primordial a los artículos de alta o muy alta rotación para que disminuya peligrosamente su cantidad de stock.

La escasez de tecnología como un buen sistema SGA sincronizado con un ERP, también puede acabar en roturas de stock por la escasez de información fiable y en tiempo real de la cantidad de stock de cada referencia. No es extraordinario que un sistema rudimentario de gestión en papel o manual con hojas de cálculo “crea” que tiene un cierto nivel de inventario, en principio suficiente para los pedidos en curso, pero que, a la hora de hacer una reposición o un picking, se desvela que físicamente no se dispone de stock suficiente o directamente el nivel de existencias es cero.

Conclusiones

El almacén es una buena atalaya de observación no solo del presente, sino también del futuro. Observar variaciones incoherentes en el nivel de inventario, igual que un síntoma al que no hacemos caso, anticipa problemas que darán la cara en el futuro.

La gran ventaja de la tecnología, de un buen sistema SGA, por ejemplo, es que nos alerta en tiempo real justo cuando la desviación anómala se produce. Cuando la tecnología no es la adecuada, no se utiliza bien o sencillamente no existe en un almacén, sus responsables normalmente se dan cuenta de la anomalía cuando es enorme en tamaño y consecuencias.

Abruptas variaciones en la cantidad de stock pueden estar avanzando problemas en las ventas, en la calidad del producto, desabastecimientos, problemas en nuestros proveedores, etc. Problemas que podemos anticipar y prevenir a tiempo si detectamos las fluctuaciones de forma temprana.

Aumentos y disminuciones de stock originados por posibles problemas de comunicación entre las etapas de producción, anticipan dificultades para responder a la demanda con el producto adecuado a tiempo. Almacenar producto semielaborado cuando descuidamos el nivel de stock de un componente fundamental no nos permitirá atender a la demanda hasta que el componente recupere sus niveles de stock y esta es una alerta que puede verse desde el almacén.

Nuestro almacén regula, pero siempre que trabaje de forma coordinada y bien informada. Un almacén equilibrado es un almacén sano que en cuanto note el más mínimo síntoma de desequilibrio, nos avisará para evitar que el descuido, lo pague el cliente.