SELECCIONA TU PROGRAMA DE GESTIÓN DE ALMACÉN. CLAVE 2

En este segundo post nos centraremos en explicar la segunda clave para seleccionar nuestro programa de gestión del almacén: la planificación y los objetivos del proyecto. Ya contamos con un buen análisis de nuestro punto de partida y, en base a ella, tendremos más fácil determinar el punto de destino, es decir, el objetivo a cumplir, a donde queremos llegar. Pero saber cuál es nuestro destino no implica saber cómo llegar hasta él con éxito, para lograrlo tendremos que barajar multitud de opciones, descartar infinidad de iniciativas y coordinar multitud de reuniones con el personal y los distintos departamentos involucrados, es decir, que supondrá afrontar un proceso de decisiones de cierta complejidad.

Para aumentar las probabilidades de éxito en la selección y posterior implantación de un programa de almacén es muy importante realizar correctamente una exhaustiva definición y planificación de los pasos a seguir.

Estos pasos van a tener al menos dos vertientes diferenciadas:

• • Por una parte, debemos analizar la parte funcional del proyecto, Esta parte es la que se refiere a analizar la totalidad de las características de gestión del almacén y sus aledañ Un almacén no es un ente aislado que no interactúa con nada ni con nadie. Muy al contrario, el almacén forma parte de una cadena y de una entidad y por tanto debemos asegurarnos de haber comprendido claramente los desafíos de la cadena de suministro en su conjunto que nuestro proyecto debe abordar, al tiempo que nos aseguramos de que el proyecto se alinea perfectamente con la estrategia general comercial de la empresa.
    
    
  • Por otra, debemos analizar también la parte no funcional. La planificación de la parte no funcional se orienta más hacia la selección de características que inclinan la balanza hacia la selección de un proveedor de software u otro. Nunca debemos perder de vista el hecho de que éste, no es un proyecto que vayamos a abordar en solitario. Hay una parte que trabajaremos previamente en nuestra casa, pero a partir de ahí, tendremos que buscar a alguien que nos acompañe en el camino y ahí entran en juego multitud de factores que luego enumeraremos y que analizaremos con mayor profundidad más adelante.
    

La planificación y los objetivos de un proyecto de selección del software adecuado.

Veamos alguna de las claves para acometer con éxito ambas vertientes del proyecto, la funcional y la no funcional.

Parte funcional

En la planificación de la parte funcional del proyecto deberemos tener en cuenta, entre otras, las siguientes consideraciones:

• Desafíos de la cadena de suministro

Entramos dentro del terreno de la operatividad propia versus la del futuro software. Antes de empezar siquiera a elegir un programa de almacén debemos tener meridianamente claro y definido cómo queremos funcionar nosotros en nuestro almacén, teniendo en cuenta tres aspectos fundamentales: el antes, el durante y el después del almacén.

¿Cuáles son nuestros escenarios actuales previos y posteriores al almacén? Por ejemplo, aunque no tengamos un programa SGA podemos tener un software que asista a producción. Si nuestro almacén suministra a la cadena de producción y recibe de ella producto terminado, debemos asegurarnos de incluir en el proyecto, los diversos procesos que interconectan ambas secciones de la empresa y que luego se conectarán a través de sus softwares. En este caso producción digamos que “entra y sale” del almacén. Nuestros proveedores cuentan con sus propios softwares, procesos y etiquetaje, con sus propios formatos de embalaje, pero a su vez, nuestros distribuidores y operadores logísticos también. El almacén va a estar en medio de esos procesos a veces antes y a veces después, interactuando infinita e incontablemente con todos y funcionalmente, debe ser compatible a la perfección con todos ellos. Y debemos asegurarnos un análisis previo, completo y exhaustivo de todos ellos.

• Estrategia comercial de la empresa

Al mismo tiempo y sin mermar el resto de operaciones, nuestros objetivos estratégicos y comerciales a nivel empresarial deben ser analizados, tanto los de hoy como los de mañana. Un programa de almacén debe estar preparado para abordar proyectos presentes y futuros facilitándolos, haciéndolos posibles, adaptándose a nuevos escenarios.

Si tenemos claro que a medio plazo vamos a abordar la creación de un canal de venta online, debemos definir operativamente cómo lo vamos a hacer. Un software de gestión de almacén debe poder absorber ese proyecto futuro tal y como lo hemos definido, para no incurrir en incompatibilidades funcionales que imposibiliten cumplir los objetivos de la estrategia comercial del canal o del servicio que queramos ofrecer al cliente.

Es muy importante no perder de vista que lograr una gestión eficaz del cambio organizacional que supone la llegada de un programa de gestión de almacén, impone asumir la comunicación y coordinación de varios departamentos, equipos de personas con diferentes objetivos y que quizá tengan otros proyectos ya en curso. Cada equipo o cada individuo tendrá diferentes iniciativas, inconvenientes, ventajas, fortalezas, debilidades, en definitiva, diferentes capacidades, aptitudes y actitudes frente al proyecto. El éxito de la parte funcional se basa en saber organizar todo ese conjunto de oportunidades potenciales y transformarlos en decisiones. Vamos a abordar un cambio cultural importante cuyo éxito en gran medida dependerá de la precisión y amplitud, espacial y temporal, que nuestro análisis funcional previo sea capaz de reflejar.

Luego será cuestión de encajar este análisis, con las diferentes opciones de resolución que para cada función propongan los diferentes programas del mercado y establecer el cronograma adecuado.

Parte no funcional

Como hemos comentado anteriormente, básicamente es la determinación de las características que inclinarán la balanza hacia la selección de un proveedor de software u otro, es decir, planificar con antelación qué aspectos del potencial proveedor de software vamos a tener en cuenta llegado el momento de su selección, para dar a cada una un peso y ponderarlo todo después.

En este sentido podemos establecer criterios de valoración sobre:

• • Plazos
    Los plazos de que disponemos o estamos dispuestos a asumir deben coincidir con las capacidades del proveedor.

• • Nuestra proyección de futuro y la del proveedor:
    Ambas empresas deben ser equivalentes, hay que tener en cuenta que los niveles de crecimiento propios previstos pueden llegar a desbordar a ciertos proveedores de software que, ante tal situación, queden demasiado rezagados en la prestación de servicios. Por ello es mejor planificar esta circunstancia para protegerse de sus consecuencias negativas. Además, los requerimientos del software se irán complicando a medida que pase el tiempo y si no se resuelven con prontitud pueden comprometer la estabilidad y fiabilidad del sistema.

• • El tipo de instalación que ofrece el proveedor de su software, esto es, “on premise” o “SaaS”.
    • • On premise – el software queda instalado en un servidor de la empresa, las licencias son propiedad de la empresa contratante para siempre y en consecuencia requiere una mayor inversión inicial.
      • Saas – el software está en la nube y el cliente alquila sus licencias, paga cada mes por el uso de cada licencia, en este caso el software está en los servidores del proveedor y a cambio requiere menor coste inicial.

• • Hardware que se necesitará y su configuración e instalación
    Que afectará de lleno al coste y plazos del proyecto.

• • Plan de formación del personal usuario y directivo.
    Un software SGA nos será de poca utilidad si nadie sabe manejarlo o entenderlo. Por eso la formación es tan importante y no sólo de los usuarios directos, sino también de los directivos que deben tomar decisiones en base a la información que el nuevo sistema arroje. Si no conocen cómo se gesta esta información o no la comprenden, difícilmente podrán basarse en ella para la toma de decisiones.
    
    Es una buena práctica planificar la formación en profundidad a varios miembros de la empresa para que ellos a su vez, formen al resto.

• • Otros aspectos
    Al margen de lo comentado anteriormente, debemos considerar otros como son el tiempo de respuesta del servicio técnico y asistencia activa 24 horas, elaborar un presupuesto en previsión de horas extra por los imprevistos que puedan surgir, valorar el sistema de migración de datos, etc…

Conclusiones

Planificar los pasos a seguir para la consecución del objetivo de un proyecto de implantación de un programa de gestión de almacén requiere el análisis de la parte funcional y no funcional del proyecto.

Realmente si hemos definido bien nuestro punto de partida, es decir, si tenemos clara nuestra situación actual, definir la parte funcional casi va a ser una consecuencia natural de lo anterior ya que las oportunidades de mejora surgen de la métrica actual. El camino a seguir, debe tener en cuenta que el nuevo programa debe estar alineado con los objetivos comerciales de la empresa y con su estrategia empresarial. Esto aumentará su propuesta de valor en cuanto el proyecto cristalice. Debemos tener muy en cuenta los procesos y actores previos y posteriores al almacén, así como los procesos internos a la hora de establecer la planificación del proyecto. Nuestro almacén no es más que un engranaje que queda en medio de la cadena de suministro, pero que resulta imprescindible para su buen funcionamiento. No podemos planificar un proyecto de cambio en la gestión de almacén sin tener en cuenta esta circunstancia.

Asimismo, la elección del proveedor que nos acompañará en este viaje debe planificarse también en base a características que garanticen tanto el éxito del proyecto, como su mantenimiento a largo plazo. Debemos establecer aquellos requerimientos que vamos a exigir del proveedor para poder realizar una selección efectiva posterior. Quizá las más importantes sean los indicadores que determinarán si las capacidades técnicas y conocimientos del proveedor son acordes a las de nuestra empresa, nuestro sector y nuestras previsiones de futuro.

En resumen, abordar un proyecto de esta envergadura basa su éxito en la capacidad que tengamos de gestionar el cambio que supone. Debemos coordinar a personal de multitud de disciplinas y departamentos que ya tiene trabajo y objetivos propios que el nuevo programa debe respetar, es más, debe ser un facilitador de consecución de dichos objetivos

En definitiva, un proyecto como la implantación de un programa de gestión de almacén SGA, pondrá a prueba nuestra capacidad de organización de las actividades y objetivos de múltiples departamentos y agentes externos, y nuestra habilidad para transformar eso en decisiones que marquen el camino a seguir en pos del éxito del proyecto. Se trata (nada menos) de construir una nueva cultura empresarial cuya implantación será tanto más fluida como capaces seamos de definir la planificación y objetivos del proyecto.

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