SELECCIONA TU PROGRAMA DE GESTIÓN DE ALMACÉN: CLAVE 3

selecciona tu programa de de almacen: clave 3 Elegir proveedor

Estamos en uno de los puntos críticos del proyecto ya que, cuando hablamos de seleccionar un programa de almacén, elegir bien al proveedor es igual de importante, si no más, que la elección del propio software.

La razón es muy sencilla. En su almacén coexisten cientos de operaciones y procesos que, evidentemente, tienen su reflejo en acciones físicas concretas. Tu modelo de negocio a buen seguro cuenta con decenas de procedimientos cada uno con pequeños detalles, algunos de ellos críticos, que su nuevo programa de almacén debe cubrir. La elección del proveedor es tan importante, porque en primer lugar debe ser capaz de entenderlos todos a la perfección y en segundo, debe ser capaz de configurar soluciones verdaderamente eficaces para todos y cada uno de ellos.

Nosotros conocemos nuestro almacén a la perfección, pero en lo que respecta al software que vamos a elegir somos legos. Su proveedor además de cumplir con su papel de suministrador de un producto, deberá también ser su apoyo y guía en todos aquellos aspectos, y serán muchos, en los que no tengamos clara la solución posible. No todo lo que queda bien sobre el papel va a tener un reflejo eficaz en la práctica. Vamos a cambiar muchos aspectos operativos en el almacén de los que, en muchos casos, ni nosotros ni nuestros empleados tendrán experiencia previa, pero su proveedor sí y debe hacérnoslo visible y comprensible. Ese va a ser uno de sus puntos críticos.

Bien pero entonces,

¿Cómo elegir al mejor proveedor de mi programa de almacén?

Te vamos a proponer algunos consejos prácticos que consideramos que te podrán ser de utilidad adaptándolos a tu caso particular. Veamos cuáles son:

Cómo seleccionar un primer grupo de candidatos.

En una primera instancia es indudable el papel fundamental de Internet. Realizar una búsqueda en la Red nos ahorrará mucho tiempo. ¿Qué debemos buscar? Normalmente las palabras “caso de éxito”, “implantación”, “SGA”, “WMS” más el nombre de nuestro sector o de las empresas más punteras. Esto nos dará muy buenas pistas tanto de softwares como de proveedores válidos. Combinando todo el estudio previo con la información en la Red podremos realizar una selección preliminar de unos cuatro o cinco mejores candidatos.
Antes de ponernos en contacto con las empresas, depuremos los candidatos iniciales de acuerdo con criterios objetivos.

Se trata de hacer un primer filtro de la lista obtenida anteriormente. Nuestro objetivo seleccionar un número máximo de lo que consideramos que son las 5 mejores alternativas. Pare ello, es importante profundizar en la información que tengamos de cada solución en un doble sentido:
- - - Con relación a las características del software de gestión del almacén Normalmente esta información la encontraremos en su página web, aunque también se podría solicitar una presentación general del producto de forma online. Previamente es importante que nos hagamos un checklist con las funcionalidades más importantes de acuerdo a los análisis realizados anteriormente.
    - Con relación a las características del proveedor. En este caso nos podemos apoyar en:
      - El tamaño importa. Si su empresa es demasiado grande respecto al proveedor, la cantidad de requerimientos que necesitará podrían desbordar la capacidad operativa de su proveedor. Si por el contrario, su entidad es demasiado pequeña, eso podría provocar que se le preste una atención inadecuada o a destiempo. No nos engañemos, vivimos en el mundo real y el tamaño de la cuenta importa sobre todo cuando varias necesidades confluyen en el tiempo y el proveedor debe priorizar, es decir, elegir a quién atiende primero.
        
        Otras características específicas: ámbito operativo (nacional vs internacional), tamaño, posición en la cadena valor (fabricante vs distribuidor), etc…
        
        Tipo de servicios que ofrece (SaaS, consultoría, …)
        
        Información contenida en su web.
        
        Opiniones de clientes.
        
        Tipo de clientes que tiene.
        
        Evaluando el contenido que genera en internet (post, ferias, ebooks, …).
        
        Etc.
Posibilidad de una primera toma de contacto con el proveedor.

Siempre que tengamos dudas con relación a las conclusiones del punto anterior, deberemos proceder a realizar una serie de entrevistas prospectivas con los agentes comerciales de cada proveedor objetivo. Estas serán reuniones sin demasiada profundidad con el único objetivo de realizar un cribado más exhaustivo para acabar seleccionando a dos o tres candidatos con verdaderas opciones de suministrarnos su producto.

Consejo: no cerrar nunca del todo las puertas de los que no hayan pasado este penúltimo cribado. En la última fase, las reuniones en profundidad, podemos encontrarnos con que ninguno de los seleccionados resulte válido o lo suficientemente interesante y entonces tendremos que volver a empezar de nuevo el proceso de selección.
Ahora ya estamos en condiciones de mantener reuniones de trabajo con las empresas más interesantes

A partir de este momento, debemos completar la información necesaria para poder valorar posteriormente la mejor solución para nuestra empresa. Para ello, será necesario realizar reuniones de trabajo en profundidad que nos permita elaborar información de tipo cuantitativo y cualitativo. Para ello, deberemos tener en cuenta:

- - Que sean gestores expertos de almacén y no solo buenos programadores. Que el equipo del proveedor cuente con personal de acreditada experiencia y conocimientos como gestor de stocks y sus operaciones es muy importante. Un buen programador, no necesariamente tiene que ser un buen experto en gestión y optimización de procesos de stock ni al revé Por eso es bueno que el proveedor cuente con un equipo multidisciplinar.
  - La implantación no acaba con la implantación. Un software no es un producto con un botón de “On” y a funcionar. El camino es de facto, mucho más largo, por tanto, debemos pensar en nuestro proveedor teniendo muy presente esta circunstancia. La realidad es que, si esperamos tenerlo todo atado y bien atado hasta en el más mínimo detalle para implantar un programa de gestión de almacén, no lo implantaríamos nunca. Por eso debemos tener claro que nuestro proveedor no finalizará su función de forma inmediata tras la implantación. Debe poder ayudarnos a resolver esas carencias de nuestro proyecto previo, que sólo se mostrarán tras el inicio de la puesta en práctica del nuevo software de almacé
  - El programa será tanto más flexible como flexibilidad aporte el proveedor. Un mismo software puede adaptarse de formas diferentes a nuestro almacén dependiendo, y mucho, del proveedor que lo gestione. Equipos diferentes aportan soluciones diferentes. Nosotros hemos dedicado tiempo y recursos al análisis funcional del almacén, a la planificación y objetivos del proyecto, pero ¿podrá nuestro proveedor potencial adaptar nuestra realidad a su software como nosotros necesitamos? ¿Esa forma de adaptación será compatible con las otras áreas de nuestra compañía que deben permanecer perfectamente cohesionadas?
    
    Pensemos que nuestro negocio cambiará, crecerá, se expandirá y nuestro proveedor deberá ser capaz adaptar el software a todos esos cambios para mantener actualizado y eficiente nuestro almacén. Para ello tendrá que comprender nuestros objetivos comerciales futuros, ser flexible y adaptar su producto continuamente y facilitar que los logremos.

- - No se convierta en el campo de pruebas de su proveedor, asegúrese de que el equipo concreto que atenderá su caso tiene sobrada experiencia demostrable en su sector de actividad o en empresas con un funcionamiento similar al suyo, y que tiene ya estandarizados los procesos clave de su propuesta de valor. De manera que no sea la primera vez que se enfrente a su casuística particular y que no vaya resolviendo los problemas de su falta de experiencia conforme vayan surgiendo en su empresa, porque sin duda alguna, lo pagarán sus clientes.
  - Huya de demostraciones estándar. Están bien para la reunión preliminar, pero en esta fase, plantee problemas concretos y deje que el proveedor le muestre cómo su software lo resuelve. Las empresas que se han dedicado en exclusiva a crear programas de gestión de almacenes han tocado muchos palos, y si han hecho las cosas bien, deben haber ido incorporando a su software distintas especificaciones de diferentes sectores, tipos de empresas y servicios. Esto completa el programa y le otorga gran funcionalidad. De manera que a priori no hay ninguna razón para pensar que alguna de sus especificaciones no podrá resolverse por el programa. Pero obligue al proveedor a demostrarlo.

“Se trata de que el proveedor desvele el funcionamiento de su producto dando soluciones concretas a sus problemas concretos y no de que intente demostrar las virtudes de su software siguiendo un guion para una situación ideal hipotética.”

- - Encontrar una brecha en su software no descarta a un proveedor. De hecho, si no la encontramos quizá sea una señal de que nuestro análisis o nuestra reunión no han sido lo suficientemente profundos. Que un software no resuelva todos y cada uno de los detalles de nuestro caso es una buenísima oportunidad para observar cómo lo resuelve el proveedor potencial. Es una buena señal que admita esa carencia y que dedique tiempo a buscar una solución, en este caso, personalizada para nosotros. No es buena señal que no lo admita y que trate de salir de la situación con vaguedades o desviando el asunto. Pese a todo no olvide que esas soluciones personalizadas tendrán un coste extra que tendremos que averiguar a cuánto asciende exactamente.
  - La realidad vale más que mil palabras. ¿El proveedor se muestra impaciente por mostrarle empresas que ya utilizan su programa de almacén en vivo o pone demasiadas pegas a esas visitas? Donde mejor se ve el funcionamiento real de un programa es en el campo de batalla, hablando directamente con sus usuarios y haciéndoles preguntas acerca del proveedor y su software, cuyas respuestas el proveedor no puede controlar. Si un proveedor se muestra confiado y cómodo en ese escenario es un punto a su favor.
  - Es conveniente que el proveedor tenga sede y personal en su región. Hay ciertos problemas presentes y futuros difíciles de explicar y por ende de resolver a distancia, incluso “in streaming”, y aunque resulte posible, el hecho de no obtener asistencia presencial puede alargar demasiado el tiempo de vida de la incidencia o el problema a resolver. Averigüe si su proveedor potencial dispone de capacidad de asistencia presencial, caso de ser necesaria, en un tiempo aceptable y a qué coste.
  - Huya de la frase “eso se hace en un momento”. Esto ocurre cuando el proveedor insiste en aportar como solución habitual el que nosotros nos adaptemos al software constante y recurrentemente y nunca al revé Es decir, que cambiemos nuestra forma de trabajar habitual en demasía por hábitos que en teoría “se hacen en un momento”. Cuidado. Nada se hace en un momento, todo tiene un tiempo concreto de ejecución que debemos conocer y extrapolar a nuestros procesos habituales. Un simple etiquetado a la entrada que hasta ese momento no hacíamos y que según el proveedor “se hace en un momento porque sólo hay que imprimir una etiqueta y pegarla”, es un proceso que, cuando lo analizamos paso a paso y con cronómetro, puede implicar muchas horas y uso de recursos, conforme crece el número de palés y cajas sueltas que pueden llegar a entrarnos diariamente. OJO, puede que aún así, nos convenga, pero debemos decidirlo nosotros con los nuevos tiempos y recursos bien definidos.
  - No acepte que le digan a todo que “sí”. Es justo el caso contrario al anterior. Un proveedor debe proponer otras formas de actuar que no serán las que su empresa ha realizado siempre. Nunca es prueba del bien hacer de algo que siempre se haya hecho de la misma forma. Implantar un programa de gestión de almacén no tiene nada que ver con digitalizar nuestra forma de trabajar actual, sino de optimizarla, y eso supondrá que en algunos casos nuestra forma de trabajar deberá cambiar y en otras no. El papel del proveedor debe ser el de guiarnos en este proceso respetando al máximo posible lo ya construido y proponiendo optimizaciones novedosas y eficaces y que, gracias a su producto, estarán a nuestro alcance.

Conclusiones

En el proceso de selección, piense siempre en su proveedor como una relación a largo plazo que como un suministrador de producto.

Como primer paso está bien realizar búsquedas en la Red y prestar mucha atención a la información que cada proveedor muestra en ella, pero siempre debemos tener presente que es información comercial. Resultará especialmente útil revisar opiniones de clientes publicadas en su web, porque si se han tomado el esfuerzo de realizar comentarios positivos, es porque realmente merece la pena.

Aún así el punto fuerte siempre será la reunión personal en profundidad con los dos o tres candidatos más plausibles. En esa reunión es donde tenemos la oportunidad de analizar y evaluar aspectos técnicos y no tan técnicos del proveedor y del personal que nos han enviado a la entrevista, su actitud y aptitud para el proyecto.

El proveedor debe mostrar capacidad de asesoramiento y ayuda en el proceso de cambio que vamos a iniciar, debe alejarse de secretismos respecto al software y debe admitir que algunas soluciones no serán sencillas. No debe decirnos a todo que “sí” y debe mostrarse igual de abierto a la posibilidad de que su producto se adapte a nuestra forma de trabajar como a su contraria.

Un buen proveedor debe ser un apoyo importante para la gestión del cambio que estamos a punto de iniciar, debe aportar soluciones frescas e incluso novedosas a nuestro proceder en favor de la eficiencia y de un mejor aprovechamiento de su software, esto nos aportará ventajas competitivas en las que no habíamos pensado o que sencillamente quedaban fuera de nuestro alcance y ese, es el verdadero valor de un buen proveedor.