LAS TAREAS PREVIAS A LA IMPLANTACIÓN DEL SGA - WMS

  • Actualizado: 27 febrero 2020
  • Publicado por primera vez: 13 junio 2019

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Se habla poco de ellas, pero existen. Me refiero a las tareas previas a la llegada del SGA - WMS a su empresa. Un WMS va a suponer muchos cambios y mejoras en la gestión de su almacén a muchos niveles, pero debemos ser capaces de cuantificar esas mejoras. Nuestro personal primero sufrirá y después disfrutará de esos cambios y debemos prepararlos y por si fuera poco existen tareas de no poca envergadura, que a simple vista parecen “poca cosa” pero que no podremos evitar antes de la llegada del WMS. Voy a ir concretando.

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Implicación

En el post anterior ya hablamos de la implicación del personal tanto del que será directamente usuario como el que simplemente será beneficiario de la llegada del WMS. En mi opinión resulta fundamental implicar al máximo número de personas posibles en las fases previas a la implantación para así conseguir una menor resistencia al cambio cuando implantemos el software. Todo fluirá mucho mejor si contamos con muchos apoyos que si sufrimos muchas resistencias.

Medir, medir, medir

Quédese con estas tres afirmaciones:

 

Lo que no se define no se puede medir.

Lo que no se mide no se puede mejorar.

Lo que no se mejora se deteriora siempre.

 

¿Cómo podemos saber que hemos mejorado en algo si no medimos los parámetros de la situación actual? Dicho con un ejemplo tonto: si vamos conduciendo a 80 km/h y aceleramos hasta llegar a 100 km/h sabremos que hemos aumentado nuestra velocidad en 20 Km/h. Pero si cuando circulamos, no miramos el cuentakilómetros en ningún momento hasta llegar a 100 km/h, nunca podremos saber exactamente en cuánto hemos aumentado nuestra velocidad porque carecemos del punto de partida con el que comparar.

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A la hora de implantar un WMS ocurre lo mismo. Debemos detenernos a medir nuestros procesos actuales y no quedarnos sólo en definirlos. Hemos comentado en posts anteriores que antes de implantar un WMS hay que definir nuestros procesos. Nuestro partner de software nos ayudará en esta fase, pero internamente, además, debemos dedicar tiempo a medir esos procedimientos una vez definidos. Al menos los más importantes.

Debemos visualizar y definir cada proceso, averiguar dónde empieza y acaba cada tarea y medimos su “lead time”, su tiempo de ejecución. Sería como aplicar la filosofía Kanban en las fases previas a la implantación. Hecho esto lo tomaremos como punto de partida ya que estas mediciones se realizan antes de la llegada del WMS.

Cuando implantemos nuestro software, seremos capaces por comparación de definir exactamente el alcance de las mejoras implantadas. Podremos demostrar empíricamente cuántos despilfarros hemos evitado de cara al futuro y el potencial subyacente que tiene la herramienta que es el WMS. Esto conviene hacerlo sobre todo si es usted el responsable o uno de los responsables del proyecto.

 

Etiquetas, periféricos, instalaciones…

Se habla realmente poco de los trabajos “manuales” que deben hacerse en la estructura física de un almacén ante la llegada de un WMS. Piense que, si vamos a introducir en el WMS una codificación para nuestras ubicaciones y estanterías, esta misma codificación debe estar perfectamente visible en nuestro almacén. Hay varias formas de hacerlo. Yo soy partidario de nominar cada ubicación en el larguero inferior con un vinilo adhesivo negro sobre blanco.  Pero piense que, si su almacén dispones de 1000 ubicaciones, deberá encargar y colocar 1000 carteles.

He visto almacenes que colocan códigos de barras en la parte inferior, otros que ni ponen distintivo alguno, otros que pintan el suelo. Personalmente me inclino por la más costosa en tiempo, pero la que mejor resultado me ha dado a mí ya que tampoco soy partidario de obligar al operario de carretilla a confirmar con lectura de código de barras cada ubicación que llena o vacía de producto. Creo que, aparte de que leer un código no evita el error, el tiempo que se pierde no compensa la gravedad de un error de ubicación que además de producirse en muy pocas ocasiones, con un WMS operativo cuesta apenas unos minutos resolverlo. Soy más partidario de establecer controles antes o después de este punto concreto.

También debe tener claras cómo van a ser las comunicaciones con todos los terminales de uso que vaya a utilizar. Piense que no es lo mismo trabajar con una PDA que lee etiquetas de códigos de barras que utilizar pantallas táctiles en cada carretilla, por ejemplo. Las instalaciones que cada elección requieren son diferentes en muchos aspectos. Yo no soy técnico en instalaciones, pero el número de antenas WIFI a colocar en su almacén determinarán muchas cosas como la cobertura interna que va a tener en cada punto y el tiempo de instalación, el de metros de cable, horas de instalación, pruebas, etc. Esto en lo que su partner de WMS seguramente le aconsejará, es algo a tener muy en cuenta antes de la llegada del WMS porque sí es un punto crítico para el correcto funcionamiento del mismo.

Por último, tenga en cuenta que, si debe obtener periféricos, etiquetas especiales (por ejemplo, de distintos colores), debe tener claras cuáles son sus necesidades reales y qué pasará cuando uno de estos periféricos falle.

Por ejemplo, un WMS que visité no hace mucho imprime tantas etiquetas adhesivas como palés entran en el almacén, las imprime a partir del albarán de proveedor. Luego, esas etiquetas se colocan en cada palé y se machean con la etiqueta original que cada palé trae desde el proveedor. Esto se hace para comprobar que efectivamente ha venido las referencias que deben venir y no otras. Pero, además, para servirlas, otras impresoras de etiquetas de medidas especiales imprimen códigos de barras internos que activan órdenes de picking. Bien todas y cada una de esas impresoras y etiquetas deben estar en nuestras instalaciones previa a la puesta en marcha del WMS, además debemos pensar que si una de ellas falla o bien las entradas o bien las expediciones se paran por lo que además de las necesarias debemos adquirir un o dos de más para sustituir rápidamente la dañada y que el flujo de mercancías no se detenga. Es un sistema no demasiado actual, pero créanme que aún es eficaz.

Conclusión

Por tanto, tenga en cuenta que aparte de la instalación e implantación pura y dura de un WMS, su operativa va a definir ciertas tareas de obligatoria ejecución que deben estar cien por cien terminadas antes del día de puesta en marcha de su software. La filosofía de su compañía respecto a ciertos detalles puede redundar en un etiquetado que hay que definir y equipar, una nomenclatura concreta de ubicaciones, pasillos, estanterías que se debe clarificar y sobre todo y lo más importante tal vez; unas mediciones de sus situación actual que sin duda alguna le permitirán cuantificar todo lo que ha ganado a corto plazo con la instalación de un WMS en su almacén.

 

Nuevo llamado a la acción

 

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J. Cisneros
Equipo DATADEC