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Una forma muy genérica y sencilla de definir el proceso de picking sería describirlo como el proceso mediante el cual, satisfacemos las necesidades de nuestros clientes desde nuestro almacén. Resulta ser uno de los procesos de almacén que más recursos humanos y administrativos consume (puede representar entre un 45% y un 65% de los costes de almacenamiento). Además, repercute directamente sobre el nivel de servicio al cliente por eso, controlar y eliminar los errores en el picking es una labor tan importante. Sus efectos positivos o negativos impactan de forma directa sobre nuestros clientes y no solo sobre clientes externos. Las empresas que necesitan un sistema de reaprovisionamiento productivo también sufren o se aventajan de la ineficiencia o eficiencia de la gestión del picking.
Dependiendo del sistema que utilicemos y la forma que tengamos de gestionarlo, la preparación de pedidos puede ser una ventaja competitiva o una fuente de conflictos internos para la empresa.
Por tanto, no basta con tener un sistema de preparación de pedidos adecuado, sin errores y que ofrezca un nivel de servicio óptimo, sino que además, debe ser económicamente viable. Es el proceso que mayor cantidad de mano de obra consume y, en consecuencia, su adecuada gestión tiene repercusión en la productividad de toda una instalación.
Elijamos la combinación de tipos de picking que elijamos, a las empresas nos cuesta asumir que la eficiencia en el manejo del picking requiere análisis y métricas específicas que permitan al proceso evolucionar y entrar dentro de lo que conocemos como mejora continua. En caso contrario, quedamos expuestos a una serie de inconvenientes con repercusiones que llegan al cliente, cuyo origen son una serie de problemas frecuentes con los que creemos estar condenados a convivir.
Tabla de contenidos:
Errores y soluciones en el proceso de picking.
1.- Error: ver lo que sucede cuando ya ha sucedido.
Observar los resultados del proceso y no su ejecución, sólo nos capacita para poner parches o “tiritas” cuando ya sufrimos las consecuencias del problema.
Solución: digitalizar el almacén con un sistema SGA nos permite ser proactivos e intervenir cuando es necesario, sin mermar la posibilidad de un análisis posterior mucho más exhaustivo.
2.- Error: robotizar el picking sin estudio previo.
Robots en los que no sabemos muy bien qué referencias introducir o robots mal configurados que no alcanzan nunca el ratio de líneas/hora esperado.
Solución: depende del origen de la causa. La más frecuente es un cálculo de capacidades mal ejecutado que nunca permitirá mantener los niveles de stock óptimos en el robot y, por tanto, el picking nunca alcanzará el rendimiento esperado. Un cálculo del ABC sobre aquellas SKU que puedan introducirse en el robot, elegir normalmente las de media o baja rotación y definir los días de stock máximo y de stock mínimo para cada SKU, solucionan el problema.
3.- Error: mismo proceso de picking para todas las tipologías de pedidos.
El ejemplo más frecuente hoy en día es intentar utilizar los mismos medios y recursos ya existentes para expedir palés que para el comercio online.
Solución: Los clientes, la expedición, el embalaje, el número de referencias, su tamaño, el número de líneas por pedido, etc. son tan diferentes que requieren procesos de picking completamente diferentes y es prácticamente imposible hacerlos convivir de forma rentable. La solución pasa por separar los procesos de ambos tipos de picking. Se necesitan recursos diferentes, superficies diferentes, distribución ABC diferente, etc.
4.- Error: coger producto o cantidad equivocados.
Un clásico entre los errores en el picking. En la preparación de pedidos intervienen personas que cometen errores bien de cantidad o bien de producto.
Solución: el error en el producto es más fácil de controlar por un sistema SGA ya que el escaneo del par, código de barras de la SKU/código de ubicación, prácticamente lo eliminan. El error en la cantidad requiere un control y estudio de cada causa en particular y no es una cuestión de introducir sólo controles digitales, requerirá de cambios en el proceso.
5.- Error: único criterio de prioridad en pedidos.
Establecer un único criterio como el FIFO: los pedidos más antiguos salen antes, puede no ser siempre la forma adecuada de actuar. Podríamos derivar la única SKU existente en picking hacia un cliente menor, en lugar de atender la necesidad puntual de nuestro cliente más importante.
Solución: en un proceso de picking pueden coexistir diversos criterios de prioridad. Debemos estudiar qué estrategia de preparación de pedidos necesitamos seguir, para atender las necesidades en su correcto orden de importancia.
6.- Problema: uso del papel.
El uso del papel o el uso de un sistema mixto ordenador + papel. La causa son las carencias del sistema para cubrir las necesidades reales del proceso, por lo que no queda otra que acudir al apoyo del papel. La consecuencia es la ausencia absoluta de información en tiempo real, una de las causas coincidentes para muchos tipos de errores en el picking.
Solución: la eliminación completa del papel. Con el debido análisis de necesidades y un adecuado sistema SGA con terminales móviles, que proporcionen toda la información necesaria a cada operario para trabajar, el uso del papel resulta del todo innecesario.
7.- Error: ausencia de rutas de picking adecuadas.
Esta situación provocará que sean variables en tiempos y aleatorias en recorridos, es decir, incontrolables.
Solución: establezcamos una distribución adecuada de las SKU en la zona de picking manual en base a la clasificación ABC. La ruta de preparación de pedidos debe basarse en ella, combinando esta información con otros criterios.
8.- Problema: todas las ubicaciones de picking son FIJAS e inamovibles.
Esta situación, en consecuencia, genera un sistema de configuración de picking demasiado estático, lo que redunda en un proceso rígido, con escasa capacidad de adaptación a los cambios. Si distribuimos a tiendas propias y la configuración en tienda cambia, y nuestra distribución en picking no, generamos un problema en el resurtido en destino.
Solución: los errores en el picking aumentan y se perpetúan por una falta de mantenimiento de la configuración general del sistema. En el caso de las tiendas propias, debemos reconfigurar nuestro layout en picking según cambie el del cliente o destinatario. Replantearse continuamente los criterios que nos llevaron a la configuración actual, y contrastar si esos criterios siguen siendo válidos, realizando los cambios pertinentes, mantienen actualizado el sistema y le otorgan un elevado grado de flexibilidad y resiliencia.
9.- Error: ubicaciones infra o ultra dimensionadas en capacidad.
Mantener un escaso nivel de stock por ubicación provoca un exceso de roturas y reposiciones constantes para no llegar nunca a cubrir las necesidades del picking diario. El caso contrario repercute en la ocupación a largo plazo de un espacio valioso para otras referencias con rotación.
Solución: el cálculo de la capacidad de cada ubicación de picking responde al consumo diario y su nivel de stock mínimo a las veces que consideremos que debemos reponer y los tiempos que conlleva dicha operación. Tener controlados estos dos indicadores nos permiten un dimensionamiento óptimo para cada referencia y ubicación.
10.- Error: el formato solicitado no es el que se presenta en picking.
Uno de los errores en el picking que presenta varias causalidades y vertientes. Por ejemplo: el cliente solicita unidades sueltas pero nuestra unidad de embalaje es en cajas de diez. Otra variedad es solicitar en el picking 0.5 unidades, cuando solicitamos diez unidades de una caja de veinte. Esto obliga al picker a realizar cálculos en medio del proceso lo que provocará que incurra en multitud de errores. Otra variedad es la petición de gamas que no existen para el SGA, por ejemplo, el producto que compramos es “regadera de plástico multicolor”, el producto de un único código EAN, se compra en palés con variedad de regaderas de diversos colores y luego el cliente pide concretamente rojas.
Solución: Ajustar exactamente la unidad de compra o producción a la unidad de venta y no buscar medias soluciones supuestamente temporales, y que luego quedan como foco de problemas a perpetuidad. Para el caso de las gamas de colores, algunos software permiten integrar en el picking observaciones escritas desde el departamento comercial, que aparecen en el interfaz de la PDA del picker en el momento apropiado.
A tener en cuenta en la gestión del picking
La actividad económica de cada empresa marca la forma en que aborda el proceso de picking. Tenemos a nuestra disposición multitud de formas de picking que además podemos combinar: picking integrado o picking en zonas separadas, zonas de picking para alta, media y baja rotación, picking de artículos pesados, refrigerados o congelados, de artículos que configuran un bulto en sí mismos, de unidades de cargas completas, de fracciones de esas unidades, por oleadas, multipedido, por clientes, consolidaciones, etc.
El error más frecuente que se comete con respecto al picking quizá sea configurarlo de forma rígida e invariable. Sistemas que funcionaron bien en el pasado se mantienen sin cambios a pesar de la evolución de los tiempos y de las propias compañías. Sistemas dependientes de personas que si no están ponen en peligro la operativa, excesos de controles innecesarios o completamente ineficaces, uso del papel como soporte, información deficiente que provoca constantes interrupciones del proceso o no adecuar los medios requeridos para el picking a las nuevas dimensiones del producto son algunos de ellos.
Es muy importante que las unidades de venta a disposición del cliente y las de compra o de producción, se ajusten perfectamente para evitar cálculos y manipulaciones que el sistema no está preparado para asumir. Dotemos al sistema de flexibilidad y resiliencia, no dediquemos los espacios preferentes siempre a las mismas referencias. El mercado cambia y la rotación de cada referencia también, por tanto, tendremos que ajustar nuestra distribución de referencias en el picking constantemente para que se adapte a dichos cambios. Estemos atentos a los cambios de gama y a la transición entre antiguos y nuevos formatos o modelos, un cliente que ha recibido el nuevo ya no querrá el modelo antiguo, por tanto, un simple error en el FIFO provocará que generemos obsoletos.
Un sistema SGA es un herramienta que puede ayudarnos a evitar algunos de los tipos de errores en el picking más frecuentes y costosos. Pero existen muchos otros factores a tener en cuenta para evitarlos como nuestro propio nivel tecnológico, la facilidad de recopilación y manejo de datos, el número de referencias y sus rotaciones, las características de nuestro espacio de cada unidad de carga o embalaje y la capacitación del personal a cargo de cada operativa.
“No cometamos el error más grave que sería no tenerlo todo en cuenta”
*Imagen de aleksandarlittlewolf en Freepik
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