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Para saber cuándo ha llegado el momento de rediseñar el almacén, debemos ser capaces de determinar en qué situación está nuestra capacidad operativa actual, y cuáles son los objetivos que nuestro almacén persigue con vistas al futuro. Para ello es imprescindible manejar y conocer nuestros principales indicadores en cuanto a capacidad, ocupación, número de palés almacenados y por almacenar, cantidad de referencias, su clasificación por rotación y SKU hits, y las áreas designadas a cada operación, otorgando gran importancia a las interconexiones actuales que existen entre ellas y las que consideramos que deben mejorar, es decir, las que deseamos obtener.
La filosofía de la mejora continua de la gestión de almacén implantada en una empresa debería ser una de las causas principales para empezar a rediseñar el almacén. Pero, la cruda realidad es que la razón más extendida es “cuando ya casi no nos podemos ni mover”.
Somos conscientes de que no todas las empresas y almacenes tienen la capacidad técnica, operativa y económica de afrontar un continuo rediseño de sus instalaciones en pro de la mejora continua. Por eso, y antes de llegar al colapso, existen señales que nos avanzan que pronto necesitaremos un rediseño de nuestro almacén. Si vigilamos nuestros indicadores, enseguida detectaremos la merma significativa de nuestra capacidad o agilidad dentro de nuestras instalaciones. Ese es el primer aviso, el que nos permite llegar a tiempo.
Capacidad o agilidad pueden y deben convivir en equilibrio dentro de un almacén. No necesariamente hay que elegir entre ambas. El momento adecuado para rediseñar el almacén no existe, es decir, el momento es siempre por una razón obvia: el mercado se mueve, la empresa está viva y el almacén debe adaptarse para que podamos seguir compitiendo.
Tabla de contenidos:
Cuándo rediseñar el layout del almacén.
Aunque existen distintas situaciones que nos puedan aconsejar rediseñar el layout del almacén, hay algunas circunstancias en las que puede ser aconsejable replanteárselo como son:
- Cuando estamos pensando en introducir automatismos.
La introducción de un robot en el almacén trae consigo grandes cambios a nivel de layout. Los procedimientos van a cambiar sustancialmente y la zona en que van a producirse también. Además de su propio espacio, el rediseño debe incluir las zonas a las que abastece y de las que se abastece, si necesita un buffer para su reposición, si incluimos otras ayudas al picking como sistemas put to light, etc. - Con la llegada del sistema SGA.
El sistema SGA es un revulsivo para el rediseño del layout. Impulsa modificaciones que son necesarias (que a veces ya lo eran) y que nunca se han abordado. Para empezar cada zona debe estar perfectamente delimitada y denominada para que el sistema SGA pueda indicar que una SKU debe tomarse de la zona X y depositarse en la Y. Sin el reflejo de esas indicaciones en la realidad, el sistema daría la instrucción, pero nadie sabría ejecutarla correctamente. - Cuando queremos optimizar recorridos.
Un sencillo diagrama de espagueti sobre un plano de la instalación con rotuladores de colores, método arcaico pero eficaz, nos puede ayudar a decidir la redistribución de algunas zonas o la detección de los cuellos de botella en cuanto a recorridos. Una detección que el día a día puede hacer que permanezcan ocultos y que con este sistema salen a la luz. - Cuando necesitamos un cambio de instalación.
La necesidad de espacio puede ser tan apremiante que no nos quede otra salida que el cambio de instalación. Aprendiendo de los errores cometidos en el pasado afrontamos el rediseño del layout de cara a una nueva instalación.
Rediseño de recursos, estanterías y distribución de los productos almacenados.
Cuando hablamos de rediseñar el almacén no sólo hablamos de layout. Dentro de la instalación, los objetivos pueden ser diferentes al del rediseño sobre plano, pero afectarán a éste, como podemos ver en:
- Aumentar la capacidad/densidad.
Rediseñar el almacén también es planificar un aumento de la densidad de almacenamiento, introduciendo nuevos elementos de almacenaje como estanterías dinámicas, compactas, etc. Estas nuevas instalaciones requieren operativas diferentes y espacios diferentes con necesidades muy distintas de las estanterías convencionales, por ejemplo. - Unificar o crear una zona de obsolescencia.
Es una buena forma de dar visibilidad al alcance real que tiene la obsolescencia en nuestras instalaciones ya que a veces, la dispersión por todo el almacén disimula sus dimensiones reales. Crear una zona específica puede ser determinante ya que sacará a la luz las verdaderas necesidades de espacio que requiere. Recordemos que en un almacén lo que no se ve (lo que no se mide), no existe. - Mejorar el acceso a las referencias
Si queremos optimizar el acceso a cada referencia inevitablemente abordaremos un rediseño del almacén. La ubicación de las referencias marca el recorrido a seguir para su traslado, ubicación, picking, etc. Por tanto, si nuestro objetivo es mejorar su acceso, su selección o su ubicación, tendremos que apoyarnos con un rediseño del almacén. - Mejorar la ergonomía.
La incorporación de nuevos equipos o la redistribución de las referencias en alturas que puedan aprovechar la strike zone, evitando lesiones y mejorando la ergonomía, van a influir en el rediseño del almacén. Quizá no causen un gran impacto sobre el diseño en planta, pero sí a nivel de dimensionamiento de ubicaciones, nuevos niveles, etc. Por ejemplo: los EPIs de nueva incorporación necesitan un espacio donde ubicarse cuando no se utilizan y la recolocación de referencias, rediseña como mínimo el funcionamiento de la zona elegida. - Cambios de maquinaria.
Los nuevos equipos pueden ser más eficientes en muchos aspectos que los antiguos, por ejemplo, siendo capaces de trabajar en menos espacio, o requiriendo espacios propios separados de los peatones, por ejemplo. Estas cuestiones nos harán replantearnos la necesidad de un rediseño para un mejor aprovechamiento del espacio y de estos nuevos recursos.
Rediseñar procedimientos requiere rediseñar el almacén.
Como por ejemplo: - Si queremos aumentar el rendimiento.
Por ejemplo: con el objetivo de mejorar el rendimiento, un sencillo cambio en la preparación última del pedido, como un cambio de dimensiones o materiales usados en el packaging, o aplicar las 5S a una zona, un puesto, etc., casi en el cien por cien de los casos requerirá un rediseño de esa parte del almacén. - Si vamos a introducir el uso de contenedores reutilizables.
Un cambio de procedimiento que sobre el papel parece sencillo pero abordado en detalle varía sustancialmente toda la intralogística y el diseño de almacén. El punto de llenado no suele coincidir con el de uso, y ello implica que debemos establecer el recorrido del traslado de los llenos y vacíos y además el espacio que ocuparán unos y otros, tanto cuando están en uso, como cuando están en espera, además del propio que ocuparán los elementos de transporte (carros y remolcadores) llenos, en espera y vacíos. - Si nuestro objetivo es mejorar la productividad.
Cuando nos acercamos a un procedimiento, tomamos tiempos y estudiamos su secuencia, simples cambios en algún indicador, o cambios simples como la posición de una mesa o un palé, el cambio de orden en determinadas acciones, van a repercutir en el diseño, que sufrirá modificaciones.
Conclusiones
El almacén, como casi cualquier otro elemento de una empresa, es una amalgama ordenada de elementos heterogéneos que trabajan de forma síncrona en pro de un objetivo común: sacar pedidos. Por ello cualquier necesidad nueva para la organización implicará necesariamente un rediseño de alguno o algunos de esos elementos del almacén, con la finalidad de optimizar sus recursos.
El punto de partida para empezar a rediseñar el almacén suele ser superar el límite de capacidad máxima, es decir, superar el 85% de ocupación lo que ya empieza a provocar problemas evidentes de operativa y espacio, porque en realidad ya llegamos tarde.
Es una costumbre muy arraigada rediseñar zonas de forma aislada y sin el uso de nada parecido a un layout bien analizado. Es un error. Normalmente acaba con un planteamiento inicial que una vez llevado a la práctica empieza a dar problemas operativos, en esa zona o en otras interconectadas, que obligan a nuevos rediseños que, en realidad, al no utilizar el plano como base, están usando el método de prueba y error. No es en sí mismo un mal método, sólo que es uno de los menos rentables.
Si el inconveniente llega antes que el rediseño, es que ya llegamos tarde, pero más vale un planteamiento tardío a ninguno. Lo importante es abordarlo correctamente.
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