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“No hay nada más inútil que hacer eficiente algo que no debería hacerse”
Socconini, Luís. 2019. Lean Manufacturing paso a paso. Pandora impresores.
Básicamente lo que nos viene a decir esta frase tan políticamente correcta es que: dejemos de perder el tiempo. Un despilfarro es todo aquello que no agrega ningún valor para el cliente, pero nos obliga a consumir recursos que se traducen en costes. El tiempo, sobre todo en la cadena de suministro, es un recurso valioso y como tal, debemos invertirlo y no desperdiciarlo.
El ciclo de empeoramiento continuo, que es el equivalente del mundo empresarial al principio de entropía, es un torbellino absorbente en el que es fácil entrar y del que resulta difícil salir y siempre cumple que: todo aquello que no mejoramos tiende siempre a deteriorarse. Es el contrario al de mejora continua y una de sus formas en las que se presenta funciona más o menos así: “tenemos un problema persistente, montamos una reunión, lo exponemos desde mil puntos de vista diferentes, revisamos muchos listados Excel, utilizamos mucho la frase “es que”, pasan las horas, alguien acaba diciendo que tratará de obtener algún dato que parece relevante, esto nos proporciona una falsa sensación de haber resuelto algo, termina la reunión y el problema sigue exactamente donde estaba antes de ese despilfarro de tiempo tan frecuente llamado reunión”.
Por esto es tan importante tener buen ojo a la hora de determinar qué debemos eliminar y qué debemos optimizar, ya que es curioso que incluso el tiempo empleado en detectarlo sólo será inversión si acertamos en tal decisión.
Tabla de contenidos:
- Drivers que provocan despilfarros en la cadena de suministro
- Demasiado tiempo en resolver problemas
- Desconocimiento de objetivos del almacén
- El papel como soporte de información
- La estandarización del error en el almacén
- La falta de especialización
- Ocupemonos de la polivalencia del almacén
- La solución a mi problema es que lo haga otro departamento.
- Operaciones fuera del sistema SGA por especificaciones mal definidas
- Malas praxis de proveedores
- Caminemos hacia la digitalización
- Descentralización de la información
- Falta de planificación
- Individualismos
- Venta de unidad de embalaje no existente
- Excesivos puntos de control
- Por qué debemos evitar los despilfarros en el almacén
Drivers que provocan despilfarros en la cadena de suministro.
Los despilfarros en la cadena de suministro tienen multitud de vertientes, unos son bastante comunes y repetitivos independientemente de la compañía en que miremos y otros son específicos de cada una de ellas. En este post trataremos de exponer los primeros, aquellos que suelen aparecer de forma más cotidiana en cualquier empresa, quizá en la nuestra.
1.- Demasiado tiempo en resolver problemas.
¿Quién no ha vivido algo parecido a esta situación ficticia? En la reunión de GAP se ha decidido algo que debe debatirse en el TOP 30 para que pase al director de departamento, si da su visto bueno lo reportará al comité de Dirección que debe revisar y aprobar en Junta, etc., etc., etc. La lentitud con la que una compañía decide puede llegar a ser un verdadero muro, una garantía de permanencia de cada despilfarro.
2.- Desconocimiento de objetivos del almacén.
La de conocimiento de los objetivos por parte del personal que debe conseguirlos. Esto cuele provocar despilfarros por desaprovechamiento del talento. Conocer el objetivo que se persigue y nuestra aportación, es decir, aquello que se espera de nosotros nos da la posibilidad de aportar conocimiento, experiencia acumulada y creatividad a su consecución, de lo contrario esa posibilidad se pierde.
3.- El papel como soporte de información.
El papel todavía utilizado para trasladar y soportar información en la empresa. El papel siempre conlleva gran cantidad de despilfarros. Para empezar el propio papel puede sufrir deterioros o pérdidas y además se convierte en desperdicio, que también hay que gestionar. La tinta, la impresión y por supuesto su traslado desde donde se imprime a su destino, son operaciones que no aportan valor, pero sí coste.
4.- La estandarización del error en el almacén.
El tristemente famoso y omnipresente “siempre se ha hecho así” lo que impide ver nuevas y más rentables formas de trabajar y, además, esta actitud suele resultar un garante únicamente de que hace tiempo que podría haber mejorado, y no se ha hecho.
La toma de decisiones que buscan cumplir con “antiguas tradiciones” en lugar de dar respuesta a verdaderas necesidades, constituyen uno de los despilfarros más difíciles de erradicar sobre todo en compañías de tamaño medio con larga tradición familiar.
5.- La falta de especialización.
Un error cada vez menos presente, pero con cierto grado de persistencia todavía, es hacer que cada operario termine el pedido de A a Z, desde el picking hasta el propio embalaje o preparación final, en lugar de estandarizar y separar cada proceso y especializar a los operarios.
6.- Ocupémonos de la polivalencia en el almacén.
La polivalencia es la gran olvidada en la cadena de suministro. Su ausencia provoca desperdicios de toda índole: a la hora de suplir vacaciones, bajas o cualquier circunstancia que requiera movimiento de recursos. Uno de los efectos a más corto plazo de un sistema SGA, es precisamente la facilidad de cambio de tarea.
7.- La solución a mi problema es que lo haga otro departamento.
Derivar los problemas a otros, que es equivalente a barrer y esconder el polvo bajo la alfombra. El problema dejamos de verlo nosotros, pero no ha desaparecido. La transmisión de funciones a otro departamento sólo porque cuenta con más información no es atacar a la raíz del problema. Al nivel de la empresa, el desperdicio no se elimina, sólo cambia de sitio. Al contrario, debemos trabajar en cómo conseguir esa información que nos falta para continuar con nuestra labor.
8.- Operaciones fuera del sistema SGA por especificaciones mal definidas.
Los requerimientos iníciales previos a la implantación de un software, deben reflejar la mayoría de las casuísticas previsibles de la empresa, pero el propio sistema debe permitir cierto margen de actuación, parametrización o reprogramación para casos especiales, imprevistos o novedosos.
9.- Malas praxis de proveedores.
“Arreglar” o corregir ineficiencias de otros es igual que asumir sus costes y carencias. Incorporar al proveedor en la cadena de suministro conlleva beneficios directamente proporcionales al esfuerzo que requiere.
10.- Caminemos hacia la digitalización.
Entre las múltiples ventajas de la digitalización destacan la reducción o desaparición de gran cantidad de procesos manuales o redundantes gracias a la automatización de los procesos, además de esperas de todo tipo, en especial las motivadas por la falta y búsqueda de información.
11.- Descentralización de la información.
Cuando no tenemos claros los canales de comunicación, ésta se descentraliza y dispersa. El empeño particular de realizar un buen trabajo atendiendo peticiones de cualquiera que desee pedir algo, quizá consiga que el trabajo se realice, pero de mil maneras diferentes cada vez. En estos casos la falta clara de una cadena de mando y comunicación deficiente provoca variabilidad en las ejecuciones, es decir, falta de calidad de servicio.
12.- Falta de planificación.
La falta de planificación anticipa el fracaso en cualquier proyecto en que nos embarquemos. Nos convierte en reactivos, en lugar de en proactivos y nos obliga a desperdiciar ingentes cantidades de tiempo en “apagar fuegos”.
13.- Individualismos.
Una estructura jerárquica difusa o diluida conlleva a una organización estructural deficiente. Esto provoca que las acciones se ejecuten con “buena fe” pero con demasiada parte de Fe. Es decir, con la posibilidad, no con la seguridad, de que salgan bien o acuerdo a estándar.
El equipo es la base fundamental de toda organización y su sincronismo, su disciplina y robusta organización, la garantía de la uniformidad en la calidad de productos y servicios.
14.- Venta de unidad de embalaje no existente.
Si el producto ha cambiado a cajas de 10 unidades, ¿por qué seguimos empeñados en vender el antiguo formato de caja de cinco unidades que nos obliga a deshacer y rehacer de nuevo cada formato? Los excesos de manipulación o la falta de estándares se consideran desperdicios que pueden alcanzar dimensiones considerables.
15.- Excesivos puntos de control.
El control más frecuente es el mencionado respecto al proveedor, cuando nos obliga a comprobar la calidad de sus pedidos en nuestras instalaciones. Pero también están los controles internos de pedidos antes de ser embalados, revisiones y revisiones sobre lo mismo, por diferentes personas que además deben recordar aquello que revisaron para evitar posibles reclamaciones que, por cierto, acaban finalmente dando la razón al cliente por falta de medios digitales que nos den seguridad. La seguridad en la toma de decisiones como esta es uno de los primeros beneficios de implantar un sistema SGA.
Por qué debemos evitar los despilfarros en el almacén.
La cruda realidad de nuestros procesos en la cadena de suministro es que la inmensa mayoría de actividades y tareas que ejecutamos no aportan valor, son desperdicio. En un almacén, por ejemplo, el picking manual es uno de los procesos que más consumo de recursos tiene y que al mismo tiempo más desperdicio acumula, en concreto sólo en desplazamientos perdemos entre el 35% y en algunos casos más del 50% del tiempo empleado en el picking que de hecho es, una labor muy importante. Apartar obstáculos, buscar referencias, ordenar, romper embalajes, son otras tareas que no aportan ningún valor y que debemos ejecutar.
Precisamente por esta razón es tan importante detectar estos desperdicios y reducirlos o eliminarlos, porque esto marca la diferencia entre marcar tendencia en productividad o ir a remolque de los que la marcan. El problema principal para eliminar estos desperdicios, además de su detección, es la escasez de paciencia. Sí, los desperdicios se reducen o eliminan progresivamente. Es imposible o al menos poco aconsejable, realizar cambios bruscos, pero al mismo tiempo tampoco pueden estar esperando eternamente la aprobación de un presupuesto.
Otro freno inevitable son los medios. Eliminar desperdicios a veces requiere inversión, por ejemplo, en un sistema SGA. Vivimos la era digital, no es que estemos entrando en ella, es que ya la estamos viviendo y a aquellos que no estén enganchados les toca correr. Correr implica aumentar el riesgo de tropezarse. Como nadie quiere tropezarse el proceso se ralentiza alargando la vida de los problemas persistentes y sus desperdicios.
La cuenta de resultados manda, pero debemos asumir el grado de deterioro del que partimos ya que es lo que marcará la perspectiva de tiempo en que empezaremos a ver resultados, suponiendo que estemos haciendo las cosas bien.
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