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La gestión de almacén conlleva prevenir o controlar determinados riesgos. No nos referimos a lo referente a seguridad de los empleados que desempeñan su labor en sus instalaciones, sino de aquellas situaciones que pueden afectar directamente en la eficiencia de la gestión de almacén.
Cada proceso que se inicia en un almacén incurre en ciertos riesgos que tienen que ver con fugas de control del sistema. Bien por falta de planificación, bien por errores de ejecución, debemos asumir que, mientras el almacén tenga actividad, asumimos la existencia de riesgos de la gestión del almacén. Por ese motivo es importante conocerlos, evaluarlos, monetizarlos, priorizarlos y dedicar esfuerzos a corregirlos. Pero por la teoría de los vasos comunicantes resolviendo el que detectemos en un punto, provocaremos otro en alguna otra parte y vuelta a empezar.
Un sistema SGA ayuda, y mucho, a mitigar estos efectos por detección temprana y precisión del origen de sus causas. De hecho, la inmensa mayoría de los riesgos de gestión de almacén que persisten y se asumen, lo hacen por falta de digitalización y automatización.
Demos juntos un recorrido rápido por varios de los procesos internos de un almacén analizando sus fugas de control, para que podamos tener una visión bastante certera y global, de cuántos y de qué tipo son esos riesgos, que nos van a causar algún que otro quebradero de cabeza.
Tabla de contenidos:
Riesgos en la gestión de entradas en el almacén.
1.- Fallos de control de la calidad o el estado del producto.
Un riesgo evitable pero que sufrimos en entornos donde la prisa es el criterio principal de actuación. Al dar más importancia a la cantidad o a la disponibilidad que al estado del producto para su salida rápida, asumimos costes que deberían quedar en manos del proveedor.
2.- Pérdidas en la entrada.
Cuyo origen suele estar en la desorganización del propio proceso en cuanto a definición de tareas, que repercute en falta de control, o debido al mal dimensionamiento de la playa de entradas. Ambas conllevan una mala organización en planta de las existencias y la sensación recurrente de no encontrar (perder) SKUs. Sensación que, mayoritariamente, es ficticia.
3.- Errores de conteo, identificación, clasificación, etiquetaje.
Es otro riesgo que viaja junto a la desorganización y los procesos manuales. Albaranes que no cuadran, cantidades que no dejan de variar y cuya cifra real nunca coincide con la esperada.
4.- En el orden de prioridades de nuestras entradas.
El riesgo de cometer errores en las prioridades de entradas es multicausal, desde fallos de comunicación con quien las marca (compras) a falta de disciplina en la operativa, cuya consecuencia suele ser que elige dar primero la entrada que menos trabajo da, un criterio que sin serlo aparenta coherencia y en realidad ni es lógico ni es profesional.
Riesgos en las ubicaciones de almacén
5.- Errores de ubicación.
Corremos el riesgo de importantes retrasos en la operativa aguas abajo, sobre todo en las ocasiones en que Murphy decide que sea el último palé de existencias el que no se ha ubicado donde cabría esperar.
6.- Ubicaciones no acordes a tamaño, tipo, peso, dimensiones, etc. de producto.
Los desajustes entre unidad de carga y elemento de manutención nos hacen asumir riesgos de deterioro, de caídas, desmoronamientos o descabalgamientos del palé de su estantería. Con los consiguientes re-trabajos o extras para su reubicación.
Riesgos en la reposición de materiales
7.- Reponer demasiadas veces.
Una configuración basada en intuición puede acabar provocando un exceso de movimientos de reposición. Esto sucede por ejemplo cuando la ubicación se ha determinado independientemente de su rotación.
8.- Excesivos desplazamientos.
Si a lo anterior le añadimos una distribución desordenada que no ha atendido a criterios de indicadores como el ABC, tenemos el caldo de cultivo perfecto para una reposición eterna, sin fin y con desplazamientos excesivamente largos e innecesarios.
9.- Reposición en FULU: FULU - First Unnecessary & Last Urgent.
Esto es un contrasistema. Que no es sino otro riesgo para nada exclusivo del proceso de reposición, sino que es omnipresente en cualquier otro proceso de almacén (picking, entradas…) y consiste en “primero lo innecesario, dejando para lo último lo urgente”. Es tan ilógico como tirarse por un tobogán hacia arriba y siempre tiene consecuencias no deseables en los procesos posteriores.
Riesgos relacionados con el Picking.
10.- Preparativos demasiado extensos.
Es un riesgo que se corre al procedimentar el picking, no determinar bien cuándo empieza y cuándo acaba el proceso puede incluir un excesivo número de tareas previas con la excusa de “ganar tiempo”: montaje de embalajes, plegado o limpieza de reutilizables, buscar elementos como carros, palés, transpalés. El despilfarro puede ser tan acusado que, en ocasiones, cuando echamos mano del cronómetro, nos podemos encontrar con que, el tiempo empleado verdaderamente en picking, apenas alcanza el 25% del total.
11.- Disfuncionalidad operativa.
Que aparece al poco de la implantación y cuyo origen suele estar en una planificación deficiente o insuficiente de requerimientos, lo que acaba provocando, desde el inicio, un descuadre manifiesto entre las necesidades operativas reales y el funcionamiento del SGA.
La sensación que provoca es falsa y consiste en percibir erróneamente que el programa no hace lo que debe, cuando la realidad es que no le hemos dicho correctamente lo que debe hacer.
Un indicador claro que aparece enseguida es la cantidad de hojas Excel necesarias para suplementar por fuera, lo que en su día no se le dijo al programa que hiciera por dentro.
12.- Discontinuidad operativa.
Para entendernos sería el conjunto de labores detectivescas o de otra índole, que un operario debe hacer en un almacén interrumpiendo su flujo de trabajo. Vienen causadas principalmente por la falta de información que la herramienta no le proporciona en el momento la necesita. De nuevo esto no es un fallo o error del sistema SGA, es un defecto de parametrización o planificación de requerimientos por nuestra parte. Un caso frecuente es la transmisión de información entre puestos de trabajo, imprimiéndola en papel y trasladándola físicamente.
Riesgos en el embalaje de pedidos
13.- Ceguera por falta de KPIs.
Es el equivalente a la falta de control digital. Desconocimiento real del número de bultos, el tiempo empleado por bulto, tiempo invertido en selección y búsqueda de embalaje, las diferentes tipologías, volumetrías y pesos, rendimiento de la mano de obra. La ceguera por falta de KPIs, es una patología frecuente en esta área que puede provocar pérdidas de rentabilidad y calidad de servicio, percibidas directamente por el cliente.
Riesgos con relación al inventario.
14.- Recuentos de más o de menos.
Corremos el riesgo de sufrir las temibles consecuencias de la confusión de recuento entre referencias (contar una por otra) cuando el proceso en nuestro almacén responde a criterios visuales y no de lectura de códigos. Cuando el sistema SGA está presente y gobierna el proceso, el sentido de la vista, pierde protagonismo en favor de poka-yokes digitales que facilitan la labor y aumentan la eficiencia. El mayor riesgo o que suele tener peores consecuencias en este proceso cuando es visual, es dar de alta unidades que no existen, sólo lo detectaremos cuando ya estén incorporadas a un pedido, es decir, cuando un cliente que las necesita, cree que las va a recibir.
15.- Tomar el recuento como solución, es un riesgo en sí mismo.
“Un riesgo que asumimos cuando usamos el proceso de recuento como solución de algo, es creer que lo es”
El inventario entendido como recuento, sólo es la confirmación de algo que ya sucede, no su solución. Es decir, si tenemos que inventariar para conocer la información veraz, es que ya llegamos tarde, que el problema ya existe y controlando exclusivamente el nivel de inventario, tan solo corroboramos la persistencia en el tiempo del problema que lo trastoca.
Conclusiones.
Los riesgos en la gestión de almacén, a su vez, reclaman su debida corrección. Ignorarlos es inútil porque su existencia no depende de que los prevengamos o no. No prestarles la debida atención sólo tiene un efecto posible y es su progresión incremental y persistencia en el tiempo.
Desde los riesgos que son inherentes al ser humano a los que aparecen por falta de planificación, control o calidad de ejecución del proceso, dentro de la gestión de almacén aspiramos a minimizar los riesgos hasta el punto de considerar su impacto estadísticamente despreciable.
Uno de los mayores riesgos, es asumir las medidas de contención como soluciones a los riesgos que perviven con nosotros. Tiende a ser una práctica habitual en gestión de almacén cuando existe una falta de formación de sus responsables y operarios. La falta de herramientas o conocimientos pueden actuar como causa raíz de muchos de los problemas de gestión y anclarlos a la operativa a largo plazo.
Por eso decimos que un sistema SGA ayuda a eliminar o reducir riesgos, ya que para operar eficientemente requiere un menor nivel de conocimiento y, en sí mismo, es una herramienta muy potente diseñada específicamente para reducir esos riesgos.
*Foto de almacenes creado por aleksandarlittlewolf - www.freepik.es
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