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La automatización del almacén se ha convertido en una de las mayores prioridades de cualquier gran corporación. Conseguirla lleva aparejada una reducción en el gasto y un mejor uso del tiempo o los recursos en general. La solución más moderna suele identificarse como software de gestión avanzada de almacenes (SGA). Este tipo de programa forma parte de los llamados ERP o sistemas de planificación de recursos empresariales. Como cualquier otro ERP, el software es una inversión con vistas a mejorar la gestión de la empresa. Para no desaprovecharla, debemos conocer bien cuáles son los requerimientos del SGA.
Cuando debamos invertir en un software ERP, es importante analizar si entre sus funciones es necesaria la gestión de almacenes, ya que, en caso afirmativo, es importante que su diseño contemple la gestión automatizada del almacén (también llamada SGA).
Esta funcionalidad suele ser la más rentable cuando se invierte en un programa de gestión integral, ya que los beneficios en su optimizan se manifiestan de una forma clara y en plazos cortos, lo que mejora sin duda el ROI de la inversión. El SGA acelera los procesos de gestión de almacén, como pueden ser la recepción de mercancía o la recogida y organización de productos. Con esta herramienta, las tareas propias del almacén se pueden realizar de forma más rápida y precisa.
Por qué invertir en la gestión automatizada del almacén
La logística representa una parte muy importante de la gestión que afronta una empresa y que afecta directamente a su rentabilidad. Y es también una parte fundamental del servicio al cliente. En el almacén es donde empieza el servicio que se le está ofreciendo al consumidor final. Cuando su gestión es deficiente puede desencadenar pérdidas de ventas y clientes. La mala organización puede provocar diversos problemas que afectan a la satisfacción del consumidor. Entregar un producto equivocado o los retrasos en la preparación del pedido son ejemplos de problemas como consecuencia de una pobre gestión de expedición y distribución. El sistema de gestión ERP debe ser la herramienta principal que ayude a gestionar toda la función logistica.
Y es que en un almacén hay que controlar una gran cantidad de variables. Un problema que se acrecienta cuando hablamos de grandes empresas. Un almacén considerablemente grande dispondrá de mucho personal especializado en diferentes tareas: encargados de almacenaje y conservación de productos, preparación de pedidos, control y gestión del stock, etc. Si las diferentes secciones no están debidamente coordinadas, la empresa funcionará de una forma más lenta e ineficiente. Entonces la pérdida de control de los flujos de materiales se convertirá en una constante y se cometerán errores de picking, etc.... Por supuesto, la toma de decisiones se hará más difícil, al no disponer de información fiable y en tiempo real.
Las empresas tienen el reto de optimizar los procesos mencionados para no caer en esos errores. Es la razón por la cual recurren al software SGA. Por supuesto, los requerimientos de cada empresa van a variar dependiendo del sector, del tamaño, y del tipo de productos. Sin embargo, hay algunos requerimientos del SGA que suelen demandar la mayoría. Veamos cuáles son.
Funciones más demandadas en un 'software' de automatización del almacén
1. Diseño de almacén
Característica que nos permite personalizar la carga de trabajo y el proceso de recogida de los productos. Esta función garantiza al inventario una ubicación adecuada dentro de la instalación. Permite crear un diseño que aproveche bien el espacio disponible para colocar los productos. Y, además, tiene en cuenta el factor estacional del inventario.
2. Seguimiento de inventario
Una de las funciones más importantes es que permita utilizar sistemas de seguimiento avanzados. Algunas herramientas que incorpora un SGA para facilitar esta tarea son:
- AIDC: método de identificación automática de productos, recopilando los datos de su ID sin intervención humana.
- Escáner de códigos de barras: también permite identificar productos rápidamente sin dar lugar a equivocaciones.
- RFID (identificación por radiofrecuencia): este sistema almacena y recupera datos de forma remota. Emplea un sistema de etiquetas, tarjetas o transpondedores RFID que transmiten la identidad de un producto (número de serie único) por ondas de radio.
El software SGA debe ser compatible con estos nuevos captadores de datos para garantizar que el inventario queda correctamente registrado y sea fácil de ubicar a la hora de trasladarlo.
3. Recepción y almacenamiento
Una vez que el inventario ha quedado registrado, se hace necesario un sistema de administración del almacén que ayude a guardar los productos para después sacarlos cuando llegue el momento. Los últimos SGA incorporan interesantes funciones para los almacenes más modernos:
- Pick to light: emplea un display numérico luminoso con botones y un escáner. El operario puede ver en la pantalla cuántas unidades tiene que extraer de cada producto.
- Pick to voice: mediante una terminal de radiofrecuencia, el operario recibe sus instrucciones por voz a través de unos auriculares. Se le puede indicar la posición exacta donde se encuentra el producto y las unidades que necesita recoger. El software lleva el control de las operaciones.
4. Recoger y empaquetar
Ofrece opciones como la selección de zona, picking por olas (agrupar los pedidos en base a criterios logísticos como las rutas de reparto o la prioridad de envío) y batch picking (agrupar lotes de varios pedidos en una sola serie de preparación).
Esta función proporciona más flexibilidad a los administradores. La organización por zonas y lotes, así como el intercalado de tareas ayudan a los trabajadores a completar los pedidos reduciendo los viajes necesarios.
5. Envío
La función de envíos es de utilidad una vez que el inventario ya ha sido empaquetado. El SGA puede facilitar automáticamente varios documentos necesarios para el envío. Entre ellos se incluyen los contratos de transporte por barco o bills of landing (B/L), las listas de empaque y también las facturas para los compradores. Incluso se pueden enviar instrucciones para el ensamblaje si resulta necesario.
Cuando los productos han sido empaquetados, el software SGA también puede brindar notificaciones avanzadas de envío a otras instalaciones, para avisarles sobre las entregas pendientes.
6. Informes
El último requerimiento de un programa SGA es que sea capaz de generar informes o reportes. Esto sirve de ayuda a los gerentes, quienes gracias a esta función pueden analizar el rendimiento de las operaciones efectuadas.
Cumplidos estos requerimientos del SGA, podremos fiarnos del software que garantizará dos cosas: agilizará las labores de nuestros empleados y mejorará la experiencia del cliente final.
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