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A nadie le gusta esperar, pero en el mundo empresarial además de un ataque para los nervios, estas esperas se consideran despilfarros y cuestan dinero. Los tiempos muertos son una de las causas de desperdicio más frecuentes e improductivas porque tienden a acumularse en cualquier rincón de la cadena de suministro, de forma evidente o en ocasiones bastante ocultas.
De cara a fabricación estos tiempos no productivos pueden llegar a extremos muy considerables por una razón fundamental: la escasez de control de inventario. Esta situación es la que se da cuando creemos tener existencias suficientes de todos los componentes y MP para fabricar, lanzamos la OF, y cuando está prácticamente todo listo para empezar, un operario de almacén anuncia que, por un error en el control de inventario, no se puede empezar a fabricar porque uno o varios de los componentes de los que creíamos tener, no tienen existencias.
Mejorar el plazo de entrega a los clientes tiene otras ventajas sobre el nivel de servicio ya que podemos planificar. Mejorar implica estudiar y conocer con precisión los tiempos de cada referencia y en consecuencia podremos planificar eficazmente su entrega. Esta ventaja también se muestra a la hora de introducir nuevos productos en el mercado antes que la competencia. Reducir tiempos implica mayor capacidad de reacción ante los cambios, lo que supone una mejorar nuestra capacidad competitiva. Dice una vieja máxima del márquetin que es mejor ser el primero que ser el mejor.
Tabla de contenidos:
Cómo podemos reducir el plazo de entrega a clientes.
Reducir el plazo de entrega en la cadena de suministro supone optimizar el nivel de servicio, pronosticar con precisión y optimizar nuestros costes, pero ¿qué pasos debemos seguir para lograrlo?
1.- Eliminemos de la ecuación los retrasos que no nos competen.
Pero de los que sí pagamos las consecuencias. Un proveedor poco fiable, poco estable en sus plazos de entrega provoca retrasos en nuestra cadena de suministro. Puede que en precio parezca ser algo mejor, pero esto será seguramente porque no nos hemos detenido a medir lo que nos cuestan al año sus imprecisiones en plazo de entrega. Su falta de compromiso nos impide comprometernos con nuestros clientes o peor, sus retrasos son los nuestros y en consecuencia acumulamos más de lo debido. Al final son costes que asumimos para resolver problemas que son de otros.
2.- Elijamos proveedores locales o nacionales.
Una vez resuelto el problema de la fiabilidad, podemos elaborar una estrategia de compra que incluya mayor número de proveedores locales. Existen dos razones fundamentales para ello:
- Lotes de menor tamaño y más frecuentes evitan plazos de entrega prolongados lo que nos permite acumular menor cantidad de mercancía.
- Para proveedores internacionales, las devoluciones por un defecto de calidad o la solución a un problema de fabricación son complicados, lentos y de nuevo repercuten en costes y esperas para nosotros. Además, debido a los trámites burocráticos, la fecha de entrega es siempre demasiado imprecisa.
3.- Detectemos las causas que prolongan nuestro lead time.
Aparte de causas externas podemos añadir una amplia variedad de causalidades internas para que nuestro plazo de entrega se alargue en exceso. Detectarlas a tiempo y reducirlas o eliminarlas supondrá una mejora en nuestro nivel de servicio al cliente. Algunas de las más frecuentes:
a.- Procesos poco definidos que provocan que cada operario ejecute una misma acción de múltiples formas.b.- Búsquedas que se alargan indefinidamente por falta de guiado por un sistema SGA.
c.- Pausas para buscar información en un ordenador porque el operario no la tiene disponible dónde y cuando le hace falta.
d.- Esperas en el punto de uso, por desabastecimientos imprevistos.
e.- Recorridos poco definidos o aleatorios, que invierten un tiempo excesivo y que por ende necesitan más recursos para evitar retrasos.
4.- Estandarización.
En procesos y componentes clave. No es solo cuestión de que todo el personal ejecute las mismas tareas de la misma forma, lo que indudablemente optimiza el proceso. Estandarizar también puede implicar la búsqueda de componentes comunes a varios procesos productivos.
Esto implica abordar cuestiones de ingeniería y diseño más complejas e incluso implicar a nuestro proveedor, pero si el rendimiento o la calidad del producto no se ven alteradas, la estandarización reduce tiempos de producción y los plazos de entrega de los proveedores al tener que manejar menor complejidad en el mix de referencias.
5.- Compartir información.
Por ejemplo, compartir nuestra planificación de ventas real con nuestros proveedores, les ayudará a prevenir con mayor anticipación y exactitud nuestras necesidades y a cumplir con el plazo de entrega fijado. Teniendo el pedido con antelación y listo esperando nuestra orden de compra, su plazo se acorta y nuestro compromiso con el cliente gana fiabilidad es decir aumenta nuestro nivel de servicio.
6.- Mapa de valor.
Debemos revisar continuamente si nuestra secuencia de procesos es la mejor posible o requiere optimización. Un mapa de valor, como herramienta de diagnóstico, puede ayudarnos a detectar qué tareas de las que realizamos no aportan valor y cuánto tiempo empleamos en ellas. Además, nos puede ayudar a revisar si la secuencia de procesos es la correcta.
El objetivo es reducir o eliminar todo aquello que consume tiempo y recursos, pero no aporta valor.
7.- Digitalización.
Un software SGA, dentro de la cadena de suministro, ayuda a reducir tiempos y plazos por una razón, el sistema SGA elimina o reduce la principal causa raíz de demoras y tiempos muertos en la cadena: la mala calidad de la información. El sistema SGA genera información de alta calidad porque recopila y comparte información precisa, fiable e inmediata.
- Precisa – Que significa sin margen para la interpretación, es decir que todos los que comparten la información, compartan los mismos criterios de valoración.
- Fiable – imprescindible para resultar útil. De nada sirve compartir información dudosa.
- Inmediata – Es decir, en tiempo real. Los datos deben ser siempre actuales, un dato compartido en diferido proporciona información potencialmente falsa, ya que los cambios que soporta por la continuidad de la actividad empresarial, no son percibidos a tiempo por quienes deben programar sus acciones en base a este KPI, lo que les aboca a llegar a conclusiones erróneas u obsoletas.
Conclusiones
“Mejorar el plazo de entrega no es solo entregar más rápido, también es entregar justo a tiempo”
Los clientes no sólo esperan recibir sus pedidos lo antes posible, también exigen precisión en el compromiso de entrega. Quizá este segundo punto empiece a tomar más peso que el primero sobre todo en ecommerce. La obsesión por un plazo de entrega cada vez menor ha sido casi más una obsesión de los proveedores, que una necesidad real del cliente.
Sin embargo, es cierto que, en determinados momentos, el mercado necesita “correr” y, en consecuencia, debemos estar preparados para ello, aunque no sea nuestra tónica habitual de trabajo.
Un cambio de tendencia, una huelga anunciada, una subida de precios o un cambio de temporada pueden exigir tiempos de entrega más ajustados de lo habitual. En estos momentos reaccionar antes y mejor que la competencia puede pesar en la decisión de compra de nuestros clientes y de otros clientes potenciales, más que el precio.
Para lograr reducir estos tiempos es fundamental que en primer lugar nos conozcamos a nosotros mismos. Saber qué hace que nuestro lead time se alargue innecesariamente es la base fundamental para empezar a mejorarlo. Supondrá cambios estratégicos, productivos, de ingeniería y de diseño, cambios nada triviales, que además deben realizarse siempre manteniendo el nivel de servicio.
El secreto está en generar, recopilar y compartir información, en interpretarla correctamente y de manera uniforme por toda la cadena de suministro y desde luego, en saber utilizarla.
*Foto de mensajero creado por freepik - www.freepik.es
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