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Saber cómo podemos evitar la obsolescencia de materiales en el almacén es la pregunta que a todo gestor de stocks le gustaría responder. Aunque para prevenirla debemos apoyarnos en un sistema SGA para consultar sus KPIs, la realidad es que evitar la obsolescencia es una responsabilidad que queda relegada a otros departamentos que tienen un alto impacto en toda la cadena de suministro, quedando el papel de almacén reducido al hecho de denunciar o avisar de su posible aparición.
“Desde almacén la obsolescencia se avisa y se soporta”
Uno de los tipos de obsolescencia más presentes en nuestros tiempos es la obsolescencia programada. La obsolescencia programada no es solo una cuestión de fabricar placas base o componentes defectuosos o con materiales de muy cuestionable durabilidad, la propia innovación tecnológica convierte en obsoletos prematuramente productos que apenas hemos utilizado, en favor de sus nuevas y mucho más atractivas versiones, muchas veces las versiones nuevas tienen una duración preestablecida en su lanzamiento ya que existe una frecuencia de actualizaciones periódicas.
Otra causa de obsolescencia es la acumulación sin estrategia. Acumular mercancía siempre provoca que seamos nosotros los que asumamos tanto los costes de manejo y mantenimiento de materiales, como los riesgos de obsolescencia. Cambios de tendencias, movimientos inesperados de la competencia, actualizaciones no detectadas o adelantadas, cambios en la fabricación o el simple paso del tiempo, crean riesgos, es decir, costes que asume el propietario de la mercancía. Por eso es importante trazar una estrategia y acumular solo aquellos productos que sabemos que no se quedarán residiendo permanentemente en nuestro almacén.
Por tanto, cómo podemos evitar la obsolescencia, qué medidas preventivas podemos adoptar apoyándonos en la gestión de stocks.
Tabla de contenidos:
Consejos para evitar la obsolescencia
1.- Vigilar la cola del ABC.
La obsolescencia suele cebarse al final de nuestro principio de Pareto. Sí, porque en infinidad de ocasiones nos referimos a la importancia de los productos de alta rotación, su vigilancia y óptima gestión, sin embargo, esto nunca debe ser óbice para vigilar igualmente a las referencias que quedan al final de la cola por rotación, ya que, si no les prestamos su debida atención, tienden a acumularse, a eternizarse y terminan en ocasiones quedando obsoletos.
2.- Limitar la adquisición de “últimas tendencias”.
Demasiadas veces las verdaderas innovaciones quedan relegadas al fondo del armario hasta que llega su momento. A la hora de adquirir innovaciones es conveniente mantener la calma y observar cómo acepta el mercado a su nuevo miembro antes de pensar en amplios lotes y ventajas en precio.
La primera marca de móviles que introdujo Internet en sus terminales lo hizo de forma tan temprana que esta innovación, aportaba poco o ningún valor a sus clientes y fracasó. Muy diferente a la visión que tenemos hoy al respecto.
3.- Adaptar nuestras acciones de compra a las de innovación de nuestros clientes y/o proveedores.
Esto es, mantenerse alerta y vigilar la planificación de nuevos lanzamientos, nuevas versiones, avances del departamento de I+D+I, tanto de nuestros clientes como de nuestros proveedores. Ya que vengan de donde vengan, las actualizaciones planificadas (una nueva versión de teléfono móvil), anuncian un cambio de tendencia forzado, que provocará que las versiones previas entren en serio riesgo de acumulación y obsolescencia. Esto ocurre en automoción cuando se desarrolla un modelo nuevo o una actualización de un modelo existente.
4.- Ciclo de vida de nuestras referencias.
¿Cómo podemos evitar la obsolescencia? Vigilando este KPI: la cobertura. Un cambio de tendencia en cuanto aumentan a los días de cobertura de una referencia, siempre y cuando no responda a un criterio de estacionalidad, es una señal que puede anticiparnos un cambio de tendencia e inicio de su declive. Este indicador, cuando se alarga, puede estar indicando que algunas de nuestras referencias reclaman un cambio de tratamiento, de gestión global para evitar que acaben entrando en riesgo de obsolescencia.
5.- Vigilar cambios en el mercado.
De forma indirecta el almacén mantiene vigilado el mercado, gracias a los indicadores del sistema SGA. Observando lo que ocurre en nuestro almacén, observamos lo que ocurre en nuestro mercado. Desde esta atalaya llamada almacén, podemos planificar cómo podemos evitar la obsolescencia estableciendo alertas sobre indicadores que resalten impactos directos en oferta y demanda, aunque respondan a causas que nada tienen que ver con nuestra gestión.
6.- Comunicación con comercial.
Los errores de pronóstico nos pueden llevar a cumular mercancía en exceso. Excedentes que quedan sin movimiento debido a que la demanda no respondió conforme al pronóstico. Cómo podemos evitar la obsolescencia desde la gestión de stocks, el secreto está en tener una buena base de KPIs proporcionados por un sistema SGA y una sincronización estrecha con el departamento comercial. El cumplimiento o incumplimiento de los objetivos estratégicos de comercial impactan directamente sobre los niveles de inventario. Por tanto, manejar herramientas que coordinen acciones en ambos departamentos, ayudará a prevenir obsolescencias y a dar salida a aquello que no se mueve como debería.
7.- Flujo tenso contra la obsolescencia programada.
Es decir, que cada referencia llegue justo cuando se necesita, cuando debe expedirse o consumirse en el punto de uso de producción o montaje.
No es necesario que apliquemos esta estrategia al cien por cien de nuestras referencias, pero resultará eficaz para aquellas más sensibles a los efectos potencialmente obsolescentes derivados de cambios de versión, de comportamientos del mercado, actualizaciones, cambios en la competencia, etc.
Conclusiones
¿Cómo podemos evitar la obsolescencia? Vigilando atentamente sus causas.
Causas que resultan casi endémicas de cada entidad, pero aún así destacaremos una muy característica de nuestros tiempos: acumular por subidas anunciadas de precios. El exceso de demanda postpandemia unido al imparable ascenso del precio de la energía ha conseguido que medie una estrategia de los amigos del “pan para hoy”: anunciar subidas de precio incluso con fecha programada. El efecto inmediato ha sido acumular sin estrategia, mirando sólo el precio de adquisición. Mientras los tipos de interés han sido bajos y el consumidor, por alguna extraña razón, ha sido comprensivo, esta fiebre de las compras ha colmado nuestros almacenes. Pero, ¿qué efecto tendrá una recesión o el hecho de que suban los tipos de interés que tan bajos estaban cuando adquirimos y acumulamos referencia tras referencia?
Existen varias formas sobre cómo podemos evitar la obsolescencia, de la misma forma que no hay una sola causa, no existe una solución única. Contar con el apoyo de la tecnología, de un buen sistema SGA que nos brinde los indicadores necesarios sobre todo en cuanto a costes de posesión y detectar a tiempo las causas de obsolescencia que podrían afectarnos, es nuestra mejor defensa.
Evitar la obsolescencia es una cuestión estratégica que engloba multitud de posibles acciones: vigilar el ciclo de vida del producto, establecer estrategias de flujo tenso, estar atentos a los lanzamientos de nuevas versiones o actualizaciones, prevenir cambios en el mercado o adelantarnos a las acciones de la competencia, contar con pronósticos fiables y como no, aprovechar las herramientas que la tecnología nos ofrece, son algunas de las más importantes.
Con todo y con eso, no debemos perder nunca de vista que el mercado siempre tendrá la última palabra, pero a cambio, nosotros siempre tendremos las herramientas y la inteligencia para poder mitigar sus efectos.
*Foto de ingeniero industrial creado por senivpetro - www.freepik.es
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