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    22 Jun 2022

    CÓMO REDUCIR COSTES CON UN SISTEMA ERP

    CÓMO REDUCIR COSTES CON UN SISTEMA ERP*

    La digitalización y la globalización que caracterizan el entorno competitivo de las empresas,  requieren trabajar con unos niveles de eficiencia y eficacia altos para asegurar su viabilidad en un mercado de estas características.

    Para ello es muy útil el uso de herramientas tecnológicas que ayuden a las empresas a mejorar su gestión para fortalecer las capacidades que les permitan competir en condiciones favorables. En este sentido, dichas herramientas deben facilitar la coordinación y conexión de los procesos de negocios, tal y como lo hacen los sistemas ERP, que ofrecen un mayor control y agilidad en las operaciones que gestiona la cadena de valor de la empresa, lo que repercute, sin duda, en un mejor aprovechamiento o ahorro de costes.

    Para responder a la pregunta ¿cómo reducir los costes con un sistema ERP?, debemos  responder a estas cuestiones:

    • Cómo funciona un software ERP.
    • Qué capacidades del ERP son claves para reducir costes.
    • Cuáles son las tecnologías integradas que incrementan la capacidad del ERP para disminuir costes.

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    El ERP como sistema de gestión

    El ERP no necesita presentación. Se trata de un sistema que logra integrar y automatizar cada uno de los procesos de negocio indispensables para la operatividad de la empresa.

    Es una plataforma que facilita la gestión integral y eficiente, gracias a su capacidad de gestionar los datos de cada área de la organización y de conectar cada una de las operaciones y departamentos de la empresa.

    Pero es imprescindible conocer, o recordar, que un sistema ERP se encuentra integrado por diversos módulos funcionales enfocados a los requerimientos de gestión de la empresa. Por ejemplo, el módulo de finanzas, el comercial, el de compras, el de recursos humanos, etc… Además, en el caso de no contemplar una funcionalidad requerida, algunos softwares suelen tener la capacidad de integrarse con otras tecnologías como el SGA, para la gestión de almacén, el sistema CRM, para la gestión de clientes, el sistema BPM, para la automatización de procesos, el BI para facilitar el análisis de datos, etc. 

    A partir de una gestión eficaz de todas estas funcionalidades, el sistema ERP podrá ser una herramienta que nos ayude a reducir costes.

     

    Claves para que un ERP ayude a reducir costes

    Un software ERP permite la automatización de los procesos y tareas para ayudar a reducir los costes de la organización, que se puede conseguir a partir de 3 estrategias de gestión:

     

    Estrategia 1. El control eficaz de los recursos

    Un sistema ERP posee la capacidad necesaria para permitir el control eficaz de los recursos, tanto tangibles como intangibles, los recursos de información, los recursos humanos y los recursos materiales.

    Cuando se implementa un sistema ERP la empresa se sirve de un centro de control integrado de toda su gestión. Sus funcionalidades, la información generada, los datos… estarán en un solo sitio. Por lo que, en primer lugar, se reducen los costes que se generan a partir del uso de tecnologías aisladas. Además, el ERP:

    • Facilita la comunicación y flujo de datos entre los departamentos. Lo que significa que cada uno de los procesos y resultados serán visibles, en tiempo real, para todas las áreas de la organización. Este intercambio de información mejora la precisión, elimina errores, facilita la toma de decisiones….
    • Permite controlar el nivel de inventario, que es uno de los activos más importantes de las empresas, a partir de funcionalidades como por ejemplo el MRP que son la base de un sistema de este tipo, etc…
    • Permite el control del flujo financiero de la empresa. Además de la gestión de los procesos que afectan a flujo económico de la empresa, también permite la gestion y el control de las actividades que afectan al flujo financiero a través de la tesorería y la gestion de fuentes de financiación.
    • Facilita la detección de problemas. Una de las consecuencias de tener un sistema integrado de gestión, es que facilita la detección de problemas que pueden surgir en cualquier lugar a lo largo de la cadena de valor, ya que todo está interrelacionado.

    El control eficaz y la mejora de los recursos que ofrece un ERP facilita la planificación, compartir la información y la optimización de cada uno de los procesos de negocio, tanto en el ámbito operativo como en el ámbito de control. En consecuencia, ayuda a ahorrar tiempo y puede facilitar la reducción de costes.

     

    Estrategia 2. La capacidad de automatizar procesos

    El software ERP genera un entorno eficiente, porque automatiza tareas de cada proceso y vincula los datos y la información necesaria para la operatividad de la empresa, dando como resultado una organización cohesiva, en la que la productividad se ve favorecida.

    Esta capacidad de automatización en el ERP se potencia con la integración de la tecnología BPM, o Sistemas de Gestión de Procesos de Negocio, ofreciéndole un control más preciso sobre la organización, permitiéndole unir sistemas, compartir procesos y mejorar la administración de los procesos en general.

    El trabajo en conjunto del ERP y del BPM otorga una mayor visión de la organización, permite detectar las áreas no rentables y facilita la reducción de costes operativos, etc. ¿Cómo? Capturando los estados de los procesos, para identificar qué pasos agregan valor a la gestión y cuáles no, gracias al cálculo de tiempo y costes.

    Con todas estas funcionalidades, puede decirse que la capacidad de automatización de un ERP conlleva a un mejor empleo del tiempo del trabajador, a una comunicación efectiva y a menores errores en la ejecución de tareas. Además, se evitan los datos redundantes.

    Como resultado, se obtienen procesos estandarizados a todo lo largo de la cadena de suministro, incluyendo los procesos de facturación, pedidos y los asociados a la gestión de clientes. Se crea un gestión rápida y confiable, caracterizada por un enorme ahorro del tiempo y de costes.

     

    Estrategia 3. La capacidad de potenciar el análisis eficaz

    En otra vertiente, tenemos que el software ERP capta y almacena toda la información que, continuamente, genera cada departamento, proceso o tarea. Así que, la mejor manera de procesar toda esta información es potenciando su capacidad de análisis de datos, gracias a las  herramientas de Inteligencia Empresarial BI.

    Las herramientas de BI le permiten al ERP un mejor aprovechamiento de la información que registra, facilitando procesar grandes volúmenes de datos, analizarlos y compartir información útil y de fácil interpretación.

    Un ERP, en conjunto con la BI, ayuda a reducir los costes porque potencia el análisis de datos efectivo de la siguiente manera:

    • Facilitando a los empleados acceder a los datos e información de relevancia para el desempeño de su trabajo. Con solo seleccionar los KPI que necesiten aplicar, el sistema genera, de forma automática, toda la información, permitiendo un mayor control de los procesos, un mejor conocimiento de las personas y creando un apoyo firme para la toma de decisiones acertadas.
    • Permite un acceso eficiente a la información. La que la información aporte valor, es importante disponer de ésta en el momento oportuno y con el detalle preciso. A estos efectos, existen utilidades que permiten “navegar” de forma dinámica por los informes para agrupar o detallar los datos, lo que nos permite ajustar la información a las necesidades especificas del momento.

     

    El ERP como aliado en la reducción de costes

    Como puede deducirse, un software ERP tiene una gran influencia en el modo de operar de una empresa. Es un sistema que mejora la comunicación entre departamentos, agiliza procesos y permite el acceso a información oportuna y veraz.

    Esta forma de gestionarse, facilita la ejecución de tareas en menor tiempo, optimiza los procesos para una mayor rentabilidad, equilibra los costes de inventario, disminuye las cargas laborales, reduce errores, etc.

    En definitiva, el ERP facilita que los equipos de trabajo y los procesos en general puedan funcionar de forma más eficientes, además de reducir los costes operacionales y administrativos.

     

    Nuevo llamado a la acción

    *Vector de ahorro creado por storyset - www.freepik.es

     

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    Vicente Serrano

    Escrito por: Vicente Serrano

    Soy Fundador y CEO de DATADEC Group, grupo de empresas especializadas en el desarrollo de soluciones informáticas en el ámbito de la gestión empresarial para la mediana y gran empresa. Mi experiencia abarca, en los últimos 30 años, implantaciones en más de 300 empresas en diferentes sectores económicos del pais, especialmente comerciales e industriales.

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