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Cuando hablamos de Software de Gestión de Almacenes (SGA), a menudo los gerentes de Pequeñas y Medianas empresas (PYMES) pueden pensar que son herramientas solo destinadas a empresas de grandes a muy grandes. Pero la verdad es que esto se aleja mucho de la realidad, los nuevos modelos de contratación de software en CLOUD y en modelo SAAS hacen que estas herramientas de gestión de almacén sean accesibles para empresas de cualquier tamaño.
La implantación de un SGA en una PYME puede resultar en un impacto más alto que en una gran empresa, puesto que a menudo las empresas pequeñas y medianas operan con menos recursos y de un modo menos organizado que las grandes, por lo que la implantación de un software que mejore la eficiencia y la agilidad del almacén reportará beneficios de un modo más inmediato.
Tabla de contenidos:
Beneficios del SGA para las PYMES
Los beneficios de un SGA para una PYME son múltiples, los principales serían:
- Mejora la precisión de Inventario: Permite el control del inventario al reducir el error humano en la entrada de datos, control de existencias o procesamiento de los pedidos.
- Aumenta la Productividad: Al automatizar tareas repetitivas y optimizar rutas de picking, los empleados pueden trabajar de manera más eficiente. Dedicar menos tiempo a procesos automatizables permite reasignar recursos a tareas más productivas.
- Optimiza el espacio: El software SGA para PYME permite organizar el almacén de manera optima, asignando ubicaciones para cada producto según sus características, rotación y necesidades específicas de conservación. Esto significa que se puede almacenar más en el mismo espacio, o lo que es lo mismo, al mismo coste.
- Reduce errores y tiempos: El picking con un SGA para PYME es un proceso guiado, minimizando los errores humanos. Esto se traduce en menos incidencias, mejora la satisfacción de los clientes y ahorra tiempo y recursos.
- Facilita la Trazabilidad de los artículos: Desde la recepción en el almacén hasta el envío, cada movimiento de producto dentro del almacén queda registrado en el software gestión almacén para pymes.
- Mejora la toma de decisiones y planificación, y permite que estas estén basadas en datos reales. A través de KPIs de almacén con datos en tiempo real sobre tu inventario y operaciones.
Escalabilidad del uso del SGA para PYMES
Una de las mayores ventajas de los SGA modernos es su escalabilidad. Esto significa que no es necesario comenzar con una implantación total de SGA desde el principio. Se puede empezar con funcionalidades básicas que resuelvan los problemas más urgentes y, a medida que el negocio crece y las necesidades se vuelven más complejas, añadir funcionalidades del software poco a poco, según las posibilidades de la empresa.
Además la posibilidad de integrar el SGA para PYME con los sistemas informáticos presentes y futuros en la empresa, facilita su implantación y crecimiento posterior, evitando la obsolescencia o la necesidad de grandes inversiones en software adicional.
Ejemplos de beneficios de uso de SGA para PYMES por sectores
Para entender mejor cómo un software de gestión de almacén SGA para PYMES puede mejorar los procesos de almacén, veamos algunos ejemplos concretos por sectores:
- Distribuidor de productos de Alimentación: Una empresa que distribuye productos a supermercados y tiendas de alimentación, trabaja un alto número de referencias, algunas de ellas con necesidades específicas de conservación en frío, control de caducidades y lotes. Con un software gestión almacén para pymes, puede controlar la caducidad de los productos, organizar la rotación FIFO (primero en entrar, primero en salir), verificar lotes con trazabilidad…
- Empresa de recambios para automoción: Una PYME que vende piezas de repuesto, recambios .… Con un SGA, puede manejar miles de referencias con números de serie, gestionar ubicaciones múltiples dentro de su almacén y acelerar el proceso de búsqueda y picking.
- Fabricante a de mobiliario medida o con configurador: Una empresa que fabrica muebles a medida bajo demanda. Un SGA para PYMEs le ayuda a gestionar el inventario de componentes, controlar el stock de partes, planificar el suministro a producción en función de los pedidos que se vayan preparando y realizar el seguimiento de cada pieza desde la entrada al almacén hasta el envío al cliente evitando paradas por falta de componentes, pedidos incompletos…
Consejos para elegir un SGA para una PYME
Seleccionar un SGA que cumpla las necesidades de una PYME requiere de una serie de consideraciones a tener en cuenta:
- Definir nuestros procedimientos y necesidades: A veces la empresa no tienen claros los procesos de su almacén, son procedimientos que se realizan en base a la experiencia pero no están documentados ni claramente definidos. Lo primero será concretarlos, ver los que necesitan una mejora y en cuales podemos obtener los mayores beneficios con la implantación de un software de almacén .
- Valora la inversión total a destinar: La implantación de un SGA no supone únicamente el pago de las licencias o cuotas del software, para el caso de SAAS (Software As A Service), sino que lleva unos costes de puesta en marcha, formación, … Hay que tener en cuenta que el arranque de un SGA en una PYME requiere de la dedicación de personal interno de la empresa que durante un tiempo puede ver aumentada su carga de trabajo soportando las tareas habituales más la necesarias para la implantación
- Evalúa la escalabilidad y la integración con el software para pymes ya existente en la empresa, o futuros que se puedan adquirir, plantearse un SGA aislado del resto de sistemas de la empresa o una solución muy rígida puede suponer tener que dedicar recursos futuros a realizar adaptaciones, conexiones … mejor tenerlo en cuenta desde el principio para evitar cobrecostes posteriores.
- Hay que tener claro los medios técnicos que necesitará la implantación del SGA en el almacén, preguntas como si necesitará una red vía wifi, conexión a internet con una determinadas características (Velocidad, latencia…), hardware como pantallas táctiles, PDAs, lectores RFID, impresoras …
- Investigar al proveedor del software gestión almacén para pymes, saber si además de proveer el software, es desarrollador, de modo que puede atender necesidades futuras, también si tiene experiencia en el sector concreto en el que nos encontramos, si puede presentar casos de éxito, referencias … todo ello nos permitirá evaluar la confiabilidad a largo plazo.
En definitiva, la implantación de un software SGA en una PYME puede aportar importantes beneficios, se trata de una inversión estratégica que permite a la empresa una gran mejora competitiva, operando con mayor eficiencia, precisión y rentabilidad.
*Imagen de storyset en Freepik
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