LOS MEJORES ERP PARA PYMES

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Los softwares tipo ERP son sistemas que facilitan el control y la gestión integral y coordinada, en tiempo real, de los procesos de gestión de una empresa. ¿De qué procesos hablamos? Depende del tipo y tamaño de la organización.

En consecuencia, si nos preguntamos ¿cuáles son los mejores ERP para pymes? La respuesta depende de las características y capacidades de cada pequeña o mediana empresa.

Podemos decir que el mejor ERP dependerá del éxito del proceso de selección a la hora de elegir un sistema de este tipo, que será lo que permitirá trabajar con el que mejor se adapte a los requerimientos de gestión críticos para la organización y de sus objetivos futuros, tanto a nivel de funcionalidades como con relación a los costes de adquisición e implementación.

Por lo tanto, para conocer los mejores ERP para Pymes, lo principal es:

• Establecer un proceso de selección adecuado para la organización.
• Conocer los criterios fundamentales en el proceso de selección del ERP

Los softwares ERP se adaptan a las necesidades de las pymes

Todo software ERP tiene entre sus capacidades funcionales, la gestión de producción, la gestión de pedidos, la gestión de inventario, gestión de cadena de suministro, gestión de finanzas, gestión de la relación con los clientes…etc..

Resumiendo, un ERP tiene la capacidad de gestionar el uso y asignación de recursos, así como de realizar el seguimiento de procesos y de datos de todos los departamentos que tenga una empresa.

Un ERP es un software integrado por distintos módulos con capacidades concretas, módulos que se encuentran diseñados para ofrecer el soporte y automatización de cada uno de los procesos básicos de las empresas. Permitiendo también su personalización y adaptación a los procesos y requerimientos de todo negocio.

Proceso de selección de los mejores ERP para pymes

Establecer un proceso de selección del mejor ERP ayudará a las pymes a determinar las necesidades que tienen del negocio, a una evaluación eficaz de las soluciones informáticas y a identificar as especificaciones técnicas necesarias para optimizar los procesos de negocio.

A gran escala, para seleccionar los mejores ERP para pymes es necesario ejecutar los siguientes pasos:

1.- Identificar y establecer las necesidades de la empresa

Es preciso autoevaluar los procesos de gestión y las capacidades de la pyme y responder:

• • • ¿Cuál es el tamaño de la pyme?
    • ¿Cuáles son las necesidades de cada departamento?
    • ¿Cuál es la disponibilidad financiera con la que cuenta la pyme?
    • ¿Qué espera la organización de un ERP?
    • ¿Cuales son los procesos críticos del negocio?
    • ¿En qué soy verdaderamente bueno y diferencial?
    • ¿Qué es lo que debo mejorar?

Las respuestas a estas interrogantes supondrán la base para conocernos mejor y llevar a buen término la selección del ERP. Para ello, es necesario que la dirección apoyada por la  gerencia general recopile toda la información de valor, por lo que se debe involucrar a los líderes de cada equipo de trabajo o de departamento para que participen en definir las especificaciones de las necesidades de su área y los resultados que esperan conseguir a futuro.

2.- Definir las funcionalidades necesarias en el ERP

De acuerdo a las necesidades de la organización, siempre en conjunto con el equipo de líderes de departamento o personal clave en el proceso de producción, es indispensable elaborar el listado de funcionalidades claves que debe tener el ERP a implantar.

También se debe definir por separado las funcionalidades del ERP necesarias para automatizar y centralizar los procesos críticos de gestión de la pyme. De esta forma puede evaluarse, en los siguientes pasos, los costes de cada opción.

3.- Determinar los criterios a evaluar

Es importante determinar los criterios que servirán de guía a la hora de preseleccionar las distintas soluciones del mercado, comparar y elegir un determinado software ERP. Por supuesto, para este paso también se hace necesario la participación de los responsables de  cada departamento.

Los criterios básicos en este proceso de selección de ERP, para las pymes, son los de tipo financiero, técnico y funcional. Son aspectos que desarrollamos más adelante, en este mismo texto.

4.- Comparar proveedores

Es imprescindible examinar las ofertas de los proveedores del sistema ERP para realizar una preselección de las que ofrecen las características y especificaciones que más se adaptan a las particularidades de la pyme.

Al preseleccionar el tipo de ERP, es necesario que se evalúen también las opciones que ofrecen los proveedores ante la expansión futura de la empresa. Además, la posibilidad de incluir otros módulos ERP que incrementen la competitividad de la organización.

En este paso, es esencial solicitar demostraciones, pedir simulaciones del sistema en determinadas tareas y consultar a los proveedores algunos casos de uso del ERP.

5.- Clasificar las soluciones

De acuerdo a las demostraciones, a las facilidades de uso, al rendimiento observado y referido por el proveedor para cada ERP y al coste de cada solución, es preciso clasificar por niveles o puntuaciones las diferentes opciones. Para ello, es importante basarse en algún sistema de valoración que permita objetivizar las conclusiones de los distintos análisis practicados.

6.- Negociación y firma

Elegida la opción, sólo queda establecer la negociación y firma del acuerdo de implantación del software.

Además de las consideraciones legales a las que siempre se debe prestar especial atención, es vital para las pymes contratar los servicios de implantación del software ERP a una empresa proveedora que también le proporcione el acompañamiento adecuado y el soporte futuro a la empresa. Que guíe y capacite al personal, tanto de dirección como de base, en la transición de la automatización de los procesos. 

Criterios fundamentales que aseguran el éxito del proceso de selección de un ERP para pyme

A continuación, se exponen 3 criterios claves que deben guiar el proceso de selección de los mejores ERP para pymes.

1.- El coste

Para toda empresa, la capacidad económica resulta un criterio esencial en la selección e implementación de un ERP o cualquier otra herramienta para optimizar su gestión. Pero en las pymes, la evaluación de la inversión adquiere un mayor peso, aunque no debe ser el criterio que prime.

¿Qué pasos seguir para evaluar la inversión a realizar? Los siguientes:

• • • Determinar y evaluar el coste conjunto de la adquisición e implantación del sistema ERP, tomando en cuenta la adecuación de los módulos y funcionalidades a los procesos actuales y futuros de la pyme.
    • Determinar el coste total de uso por licencias. Es la forma de conocer el total de los costes directos (compra e implantación del ERP) y costes indirectos (costes por mantenimiento, costes de operación, gastos por impuestos, etc.)
    • Calcular el retorno de la inversión, mediante la evaluación de la relación costes / beneficios. 

2.- Las funcionalidades

Las funcionalidades que ofrece el sistema de gestión integral es, realmente, el criterio que más debe primar en el proceso de selección de los mejores ERP para pymes.

Estas funcionalidades deben configurarse y adaptarse completamente a los procesos que constituyen la actividad de la empresa. Es la única forma de que la implantación sea exitosa y la inversión rinda los beneficios previstos.

¿Qué factores tomar en cuenta para comparar las funcionalidades entre varias ofertas de ERP? Depende del tipo, tamaño y sector en el que se desenvuelva la empresa.

Pero de forma general es importante considerar, además de los procesos de negocio actuales, los desafíos comerciales que se tienen, los sistemas informáticos que actualmente posee la organización y la posible integración de éstos al sistema ERP.

En conjunto con las funcionalidades deseadas, los mejores ERP para pymes también deben proporcionar la facilidad de uso para cada equipo de trabajo de la empresa.

3.- El soporte técnico y la capacitación

Conocer qué tipo de soporte técnico recibirá la pyme y qué capacitación ofrece el proveedor al equipo de trabajo es crucial en el proceso de selección del mejor software ERP.

Dependiendo del nivel de conocimiento y experiencia de los usuarios finales y de la facilidad del uso del sistema, se determina el apoyo y formación necesaria.

De acuerdo a ello, se deben evaluar los planes de capacitación y soporte integral que ofrece determinado paquete de software y conocer si se encuentran incluidos en el coste de la licencia o requiere de una inversión adicional.

¿Cuál es el mejor ERP para una pyme?

Sin duda, los mejores ERP para pymes serán los que se adapten a las necesidades de la organización, nunca los que limiten a las empresas en sus actividades o los que exijan una adaptación forzada de sus procesos a las funcionalidades del sistema.

De aquí nace la importancia de realizar un estudio previo y análisis detallado de las particularidades, capacidades, procesos, planificación y objetivos de la pyme.

Solo a partir de este proceso evaluativo se podrá determinar cuál es el mejor ERP para la optimización de la gestión de una pyme en particular y cuál de los ERP podrá ofrecerle el incremento de su rentabilidad y competitividad en su sector. 

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