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    EL SOFTWARE DE GESTIÓN: NUEVOS REQUISITOS

    27 jul 2022 | autor: Paco Ramírez Fominaya

    EL SOFTWARE DE GESTIÓN: NUEVOS REQUISITOS*

    Como hemos comentado otras veces, el software de gestión más habitual en las medianas y grandes empresas son los ERPs. Precisamente fue aparición de los sistemas ERP, durante los años 90, los que trataban de facilitar la gestión de los recursos de la empresa, a través de la integración de la información y de los procesos de los distintos departamentos o áreas funcionales.

    Desde entonces, la evolución del entorno competitivo en el que se mueven las empresas ha requerido la evolución en paralelo de dichos programas para atender a los nuevos requisitos de gestión. Los retos de disponer de sistemas de gestión apropiados a la nueva economía afectan a todas las empresas, aunque suelen tener un mayor impacto en las de tamaño mediano y grande, las cuales deben afrontar y gestionar las oportunidades que surgen en este nuevo escenario competitivo para poder subsistir. En la actualidad, tras los efectos que nos ha dejado la gran pandemia, las empresas necesitarán la actualización de sus infraestructuras empresariales y cambiar el modo en el que trabajan para responder a las necesidades cambiantes de los clientes. A estos efectos el software ERP puede ser una gran ayuda como marco tecnológico base sobre el que afrontar todos los cambios de gestión que se requieran en pleno proceso de transformación digital.

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    Tecnologías facilitadoras para gestionar nuevos requisitos.

    Sin lugar a dudas, es razonable pensar que las empresas que más posibilidades tienen de triunfar en el horizonte próximo, serán aquellas que inviertan en tecnologías facilitadoras para competir, a través de inversiones en software de gestión ERP adaptados (como veremos) y también en soluciones E-Business que funcionen de forma totalmente integrada, de manera que mejoren la forma con la que nos relacionamos con la información disponible para que realmente nos aporte valor, y nos permita relacionarnos con el entorno digital en el que vivimos.

     

    Desde este planteamiento podemos decir:

    • Que lo que nos facilita realmente el ERP es organizar y estandarizar los procesos de negocio y los datos de la empresa. A partir de este software, transformamos los datos transaccionales en información útil, de forma que puedan ser analizados posteriormente. De este modo, los datos constituyen el soporte para la toma de decisiones del negocio a partir de hechos objetivos y no de intuiciones. Para esto, los programas de Business Intelligence son una solución muy eficaz, que integrados con el software ERP, facilitan el desarrollo del conocimiento del personal de la empresa.

    • Lo que nos facilitan las soluciones E-Business es la comunicación, la interacción y la gestión digital de procesos a través de internet. En este sentido, aunque es de sobra compartido, lo primero que debemos poner de manifiesto es que vivimos en un entorno caracterizado por la irrupción en nuestras vidas de Internet  (desde hace ya algunas décadas), lo que supuso un fuerte impulso de las posibilidades de comunicación e interacción entre todos los usuarios, eliminando muchas barreras tradicionales en este sentido. Esto marcó un antes y un después en el tema que nos ocupa, ya que, la primera cuestión que nos debemos platear para invertir en un software de gestión empresarial, es decidir si queremos integrarnos en este potente entorno digital abanderado por internet, o, por el contrario, se desea mantenerse al margen. En el momento actual, prescindir de la primera opción es tanto como renunciar a estar presente, al menos, en el 80% del escenario en el que se cocinan las recetas que serán necesarias en un futuro próximo. Podríamos decir, que no conocemos ninguna empresa, sea del tipo que sea, que pueda permitirse el lujo de estar al margen de internet, ya que sólo será una cuestión de tiempo, que terminará desapareciendo.

     

    Afrontar cualquiera de las inversiones apuntadas, supone en las empresas cambios organizativos, culturales y de procesos de negocio, ya que supone siempre rediseñar sus procesos de negocio para eliminar tareas que no aportan valor y, por el contrario, posibilitar otras nuevas con un alto impacto en los objetivos de la empresa, lo que supone incrementar significativamente la productividad de la compañía.

    En resumen, se puede decir que los objetivos de la implantación de un sistema ERP actual integrado con soluciones E-Business, no son criterios técnicos sino de negocio. Con la implantación de estas tecnologías facilitadoras, no se persigue tener una u otra tecnología, sino mejorar la capacidad competitiva de la empresa.

    A continuación analizaremos las características que supone este nuevo planteamiento y cómo nos ayudan los nuevos sistemas ERP (extendidos).

     

    Características de los nuevos requisitos de gestión


    Si antes de los grandes cambios tecnológicos, el sistema ERP tradicional se centraba en cubrir las necesidades de gestión de su “cadena de valor” (de acuerdo con el concepto que acuñó Porter), en la actualidad los requerimientos son más amplios y contemplan las necesidades de gestión de su “sistema de valor”, superando así los límites de la propia empresa. La diferencia entre ambos planteamientos está en que en el software de gestión tradicional, el énfasis se centraba en los procesos internos de la empresa, mientras que en la actualidad, las necesidades de gestión se han extendido a otros procesos que se comparten con otros actores externos a la empresa (proveedores, clientes, etc...).

    La consultora Gartner fue la que introdujo en la década del 2.000, el concepto de “ERP extendido” o “ERP II” como un paso adelante para contemplar los nuevos requisitos de gestión.

    Básicamente podemos decir, que los nuevos requisitos de gestión apuntan hacia una mayor integración y flexibilidad de los procesos.

    De esta manera, las características del nuevo software de gestión, obliga a extender la funcionalidad de los programas ERP tradicionales orientándolo a:

    • Nuevas relaciones con los proveedores basadas en una colaboración activa orientada a reducir costes, mejorar la productividad e incorporar al proveedor en el diseño y desarrollo de nuevos productos mejorando la eficiencia de la cadena de suministros. En este sentido, y a título de ejemplo, el “cross docking es una técnica logística que busca mayor eficiencia en la cadena de suministro, y sus requisitos de gestión deben estar presentes en los programas de gestión actuales.
    • Nuevas relaciones con el cliente basadas en la colaboración activa creando un marco de comunicación e interacción tanto con clientes como con oportunidades de venta (Leads). Debido a la gran cantidad y calidad de información sobre su público objetivo, es posible anticiparse a las necesidades de sus clientes, ajustando las órdenes de fabricación y de compra a las mismas minimizando los costes de inventario, y además, es posible realizar acciones de marketing sobre una base de clientes mucho más segmentada.
    • Nuevas relaciones con otros grupos de interés en torno a la empresa, otros “stakeholders”. Se trata de gestionar las interacciones que se producen con un número mayor de grupos como son: accionistas, directivos, trabajadores, entidades financieras, administraciones públicas, consejo de administración, inversores, comunidad local,… En la actualidad podemos decir que se trata de una red de multipropiedad, en la que el accionista tiene un papel central, pero en permanente interacción con el resto de grupos que forman la red de colaboradores necesarios. Los directivos deben, por ello, satisfacer las expectativas de los grupos de interés. Esto es especialmente importante en empresas que se enfrentan a rápidos cambios en las estructuras del mercado, las tecnologías y los valores de la sociedad.
    • El intercambio electrónico de datos entre empresasLa tecnología basada en Internet mueve la información a lo largo de la cadena de valor logística, uniendo a grupos de personas separadas físicamente, que permite que puedan comunicarse más rápida y eficientemente que antes. Esta tecnología tiene la capacidad de proporcionar información instantáneamente a un coste muy bajo. De esta forma, las empresas pueden conectar directamente sus sistemas ERP con los de sus clientes y proveedores a través principalmente de dos sistemas de intercambio de datos muy conocidos como son:
      • El sistema EDI que se caracteriza en que cada empresa debe crear protocolos únicos para cada proveedor o cliente. Este sistema se creó entre grandes grupos empresariales cuando internet no era una plataforma utilizada para este menester.
      • Otros formatos estándares de internet (xml, json, etc..), que es un modelo basado en estándares abiertos en la red, donde una compañía puede conectar a través de la tecnología basada en la red con cada proveedor y cada cliente. Este es un sistema menos reglado y más cómodo de utilizar.

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    Beneficios de implantar un software ERP II o Extendido.

    Aunque la implantación en un sistema ERP II puede suponer una inversión inicial elevada, son muchos los beneficios que nos aportan estos sistemas de gestión empresarial, por lo que el ROI en el primer año de implantación puede ser positivo. Vamos a ver algunos de estos beneficios:

    • La integración real de las relaciones “proveedores-empresa-cliente” permiten aprovechar sinergias, difíciles de alcanzar en otro entorno, aprovechando el clima colaborativo y participativo hacia objetivos comunes, y compartiendo experiencias, habilidades y destrezas.
    • Este software de gestión recopila una mayor cantidad de datos y de mucho mejor calidad, lo cual permite mejorar el conocimiento de lo que está sucediendo para mejorar el proceso de toma de decisiones.
    • La mayor cantidad de información que se obtiene con relación a los clientes, tanto en el ámbito real como en el ámbito digital, permite hacer una segmentación de nuestros clientes (y de otras oportunidades de venta) de mayor calidad, lo que supone un requisito fundamental para plantear con eficacia campañas de marketing personalizadas. Este tipo de acciones tienen una influencia directa en la fidelización de la cartera servicio al cliente.
    • Al ser un software que gestiona interrelaciones en un entorno mucho más amplio que el sistema tradicional, es una buena fuente de datos para el análisis científico de datos, lo que supone poder entrar en el mundo predictivo de una forma más eficaz.
    • Compartir con clientes y proveedores información online y participar activamente de los procesos de gestión interrelacionados permite mejorar la eficiencia de la cadena de suministro (reducción de almacén, etc…), reduce la obsolescencia, mejora el tiempo de servicio, etc...
    • Las relaciones colaborativas y participativas basadas en la transparencia genera una mayor compresión, involucración y entendimiento entre las personas, lo que supone un beneficio mutuo entre la empresa y sus stakeholders. 
    • La disponibilidad transversal de la información, que propugna un modelo de gestión de este tipo, permite un mayor ritmo de innovación, integración y optimización de los procesos en todo el sistema de valor de una empresa. 
    • Como consecuencia de todo lo apuntado anteriormente, podemos decir que el software gestión a través de un programa ERP extendido es capaz de reducir los costes totales de la empresa.

     

    Por último cabe indicar, que la facilidad para acceder y compartir datos través de Internet, entre diferentes empresas que están vinculadas por una relación de negocio, nos ofrece la oportunidad de crear nuevas estrategias de negocio basadas en transformar la cadena de valor de cada empresa en una “red integrada de valor para el grupo de relación”. Esta posibilidad tiene muchos visos de consolidarse por las siguientes razones:

    • Con relación con las características de la información:
      • La información puede ser consumida múltiples veces.
      • La información puede ser condensada.
      • El valor de la información cambia con el tiempo y el uso.
      • La información abre las puertas.
    • Como pasa con tantas organizaciones que agrupan a empresas, cuantas más empresas estén conectadas a la red integrada, mayor valor hay para cualquier otra empresa en conectarse a esta red.
    • Un efecto que se produce en poco tiempo, es que los socios de la red integrada aprenden a trabajar juntos mejor, y el beneficio del cliente se incrementa a la vez que los costes decrecen y los niveles de servicio mejoran. Por tanto, las empresas de la red integrada se esfuerzan por la eficacia y reducción de costes.

    Por tanto, el resultado de todo esto en el marco de una gestión extendida y compartida, es que se llega a un círculo virtuoso, en donde cada uno de sus miembros trata de mejorar constantemente sus propios procesos internos así como los procesos de la red extendida de empresas.

     

    Conclusiones

    Tradicionalmente, las empresas se caracterizaban por ser organizaciones cerradas cuyo objetivo era maximizar ventas y/o beneficio en base a lograr productos o servicios mejores y más competitivos.

    Como consecuencia de cambios en el entorno competitivo de las empresas, el modelo tradicional ofrecía muchas limitaciones como consecuencia de que el esfuerzo de cada empresa se realizaba en solitario. En este sentido, el desarrollo tecnológico ha permitido otros modelos de relación más adaptados a la nueva realidad, en la que no se puede obviar el proceso de transformación digital e internet. 

    En este contexto, el software de gestión empresarial también se tiene que adaptar, y por tanto, los programas informáticos que facilitan su gestión. La transición de un sistema de gestión tradicional (ERP) al nuevo (ERP II) llamado extendido (término acuñado por Gartner) pasa por expandir el modelo de empresa de forma horizontal frente al tradicional modelo vertical. El modelo de “empresa extendido” está relacionado con una economía basada en el conocimiento y el desarrollo sostenible.

    El modelo de ERP II se basa en la integración de todas las tecnologías existentes en herramientas de gestión empresarial para facilitar ese entorno colaborativo de conocimiento e información, y para ello es necesario dotar de los medios adecuados a los distintos eslabones del sistema de valor de la empresa, sobre todo a través de:

    • Herramientas ERP y portales B2B y B2E fundamentalmente en la parte llamada de “back office” de la empresa.
    • Herramientas CRM, B2C, Etc… en la parte llamada “front office”.
    • Herramientas de tipo ECM, BPM, SCM, BI, Etc… para proporcionar transversalidad entre todos los involucrados.

    Con todo lo dicho, pensamos que la principal ventaja de un sistema de gestión ERP extendido es que las empresas se vuelven más ágiles, interconectadas y flexibles, lo que supone una necesidad en los tiempos en los que vivimos.

     

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    Paco Ramírez Fominaya

    Escrito por: Paco Ramírez Fominaya

    Apasionado por la tecnología en la que ha desarrollado una parte muy importante de su experiencia profesional. Con una amplia formacion académica con distintos masters en prestigiosas escuelas de negocios y universidades.

    Contenido publicado el 27 Jul 2022, actualizado por última vez el 27 jul 2022

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