ORGANIZACIÓN Y CONTROL DE ALMACÉN CON UN SGA

ORGANIZACIÓN Y CONTROL DE ALMACÉN CON UN SGA *

¿A qué nos referimos cuando hablamos de la organización y control de almacén con un SGA?

El ser humano es capaz de generar tal cantidad de información, que el verdadero reto está siendo controlarla. La organización y control del almacén depende en gran medida del equilibrio entre esa generación masiva de datos y su control. Aquí es donde el sistema SGA adquiere su papel protagonista.

Su gran ventaja es que, además de grabar cada paso que damos en pro del control de almacén, el software puede ayudarnos a planificar el futuro basándose en datos registrados en el pasado, en el histórico. ¿Con qué objetivo? El de la toma de decisiones. El sistema SGA almacena nuestro pasado y registra nuestro presente para avisarnos con tiempo de cuál será nuestro futuro, intralogísticamente hablando.

Tabla de contenidos:

Cómo un sistema SGA facilita la organización y control del almacén
Conclusiones.

Todo ello en conjunto, nos va a dar una visión completa de todo lo que está sucediendo en nuestro almacén, a cada instante, en una zona concreta, en una máquina en particular, en un puesto de trabajo o con una referencia determinada. Y lo mejor de todo, nos permite influir sobre ello, es decir, modificar las acciones que iban a ejecutarse, la ubicación de las SKU, la condición o el estado de una ubicación y muchos otros factores más, o sea, nos permite organizar el almacén en base a indicadores del desempeño que ayudan al control de todas las acciones que se desarrollan en la instalación en cualquier momento. Esto es a lo que nos referimos cuando hablamos de organización y control de almacén con un SGA.

No olvidemos que el SGA no es un milagro, es una herramienta, y pese a las ventajas que supone, su mera instalación no es suficiente. Esta herramienta hay que manejarla y manejarla bien, y dependiendo de las manos que lo hagan el resultado puede ser muy diferente. Por eso es conveniente saber la manera en que un sistema SGA influye sobre la organización y control de almacén, que es lo que veremos a continuación.

Cómo un sistema SGA facilita la organización y control del almacén

1.- Presentación de la información: el panel de control.

¿De qué nos serviría una hoja de cálculo completa en el salpicadero de nuestro coche? Tendríamos que dedicar tanto tiempo sólo a buscar en qué recuadro está el dato que necesitamos que, probablemente, acabaríamos en la cuneta cada vez que quisiéramos revisar el nivel de carburante. La cantidad de indicadores que un software es capaz de gestionar sería del todo inútil si no los reuniera, resumiera y graficara permitiendo el control visual de los datos de una forma más eficiente para la toma de decisiones.

2.- Organización y control del personal operativo.

Cada terminal que opera en el almacén informa al software en tiempo real. Quién lo maneja, qué operación está realizando, el tiempo que le está costando, etc. Aparte de las tareas que pueden realizarse en automático como, por ejemplo, ubicar un palé que ya ha sido recepcionado, desde el cuadro de control podemos determinar, reasignar, priorizar o cambiar tareas que el software no tenía previstas en automático. Un ejemplo podría ser forzar una operación de recuento y control de inventario de una ubicación, a un terminal (operario) que está realizando un picking.

3.- Flujo de información.

El control sobre el flujo de información es total e inmediato. El ejemplo más recurrente pero cierto podría ser la información que se genera en almacén pero que compras necesita para mantener óptimos los niveles de stock. Cualquiera con autorización puede ver en tiempo real si una determinada mercancía está siendo recepcionada, por quién, en cuánto tiempo, si ya entró puede ver en qué fecha, qué número de lote se le asigna, a qué albarán de proveedor corresponde y a qué pedido propio, los niveles de stock actuales y previstos, la cobertura actual y prevista, las ubicaciones donde se encuentran sus palés, si tiene pedidos pendientes de servir, etc.

4.- Tiempo de procesos.

Dado que cada operación informa al software a través de sus terminales de todos sus actividades o acciones, el control interno de los tiempos es en línea. Podemos observar cuánto tiempo le está costando ubicar una partida de palés al operario encargado y si ese tiempo está por encima, por debajo o en la media de su estándar para esa operación en concreto.

Además, los cambios en las circunstancias, como un cambio de recorrido, de estantería, de ubicaciones, etc., pueden hacer variar los referentes que nos indican cómo está el rendimiento de una operación. El software también analiza estos tiempos para que podamos modificar el estándar esperado y que las mediciones no se desvirtúen a causa de esas variaciones que les afectan.

5.- Control de ubicaciones y referencias.

Parte del control de almacén está íntimamente relacionado con el control de ubicaciones y referencias. Un software SGA permite categorizar los artículos de múltiples formas, por tipo, tamaño, peso, popularidad, rotación, clasificación ABC, cantidad de SKU hits, etc. Esto ayuda a organizar el almacén a muchos niveles facilitando por ejemplo un picking mucho más lógico, rápido, seguro y eficiente.

Podemos colocar los productos de uso más común en las zonas de fácil acceso, podemos definir restricciones para evitar que artículos de mucha venta queden colocados en zonas poco convenientes o lentas, y al revés podemos evitar que artículos poco populares ocupen ubicaciones preferentes.

6.- Inicio de la actividad.

Como parte del control de almacén podemos decidir el inicio de las operaciones cuando sea conveniente. En el caso de picking podemos esperar a tener una acumulación determinada de pedidos o de líneas, para conseguir que el rendimiento sea el mejor posible, o no lanzar los pedidos que afecten a un automatismo hasta que no haya en cola una cantidad de líneas determinada, o hasta que no se haya terminado su reposición.

7.- Control de incidencias.

Esta parte de la organización y control de almacén está muy relacionada con el flujo de información. El control del almacén también se refleja en las acciones de mejora continua y control de incidencias. Aunque el sistema deja poco margen al error, este a veces ocurre, pero la ventaja del control de almacén por SGA es la facilidad con que podemos resolverlas de forma definitiva.

Ejemplo: un operario intenta colocar un palé en una ubicación siguiendo instrucciones del SGA, pero cuando llega al lugar, la ubicación propuesta por el sistema está ocupada. El sistema cree que está libre pero no lo está. Desde su terminal solicita una nueva ubicación para ese artículo concreto y el sistema hará dos cosas: mostrar la siguiente ubicación disponible para ese artículo y avisar al perfil de usuario programado, para informarle del hecho y que pueda investigar sus causas. Mirando la información disponible puede ver quién ubicó ese palé que ocupa un hueco indebido y cuál debería ser su ubicación real, permitiendo resolver la incidencia en poco tiempo, sin interrumpir ninguna operación.

Conclusiones

La organización y control de almacén por un sistema SGA abarca todos los aspectos de gestión de la instalación. Aquí hemos visto sólo unos pocos, una muestra significativa de cómo un software puede ayudarnos con el control de almacén.

Alimentar al sistema y manejar el registro de una gran cantidad de KPIs sería inútil, si detrás no estuviese una interfaz adecuada capaz de resumir y graficar toda esa información, mostrándola en forma y tiempo. Se trata de una transformación del dato, en información útil para la toma de decisiones tácticas y estratégicas a muchos niveles.

Cada orden de picking, cada entrada y cada movimiento quedan reflejados en la base de datos del software que debe procesarlos. La organización y control de almacén sólo puede realizarse cuando esos datos se muestran de forma inteligible para el responsable que debe utilizarlos y que no necesariamente pertenece al equipo de almacén. Esta es la importancia del flujo de información para el control de almacén, permitiendo el análisis predictivo de cada situación.

La organización y el control de almacén, cuando usamos tecnología, se basa en el intercambio de información y en el uso que hacemos de ella. La planificación de acciones, la asignación de ubicaciones, la mejora continua y el control de las operaciones, todo el control de almacén es posible solo porque el flujo de información es continuo y constante al trabajar con un sistema SGA.

Toda la organización y control de almacén se basa en realidad en la selección de la información que consideramos útil en cada momento, que es parametrizable en el software. Eso significa que, un mismo software, tiene efectos distintos en distintos almacenes. Como toda herramienta, depende y mucho de las manos y la inteligencia que las maneja.