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La organización de un almacén no depende sólo del almacén. Es decir, de puertas para adentro, es difícil llevar a buen término las tareas organizativas, si descuidamos el hecho de que un almacén sólo es un eslabón más de la cadena de suministro. El sistema de gestión de almacén está interconectado con los agentes precedentes y con los descendentes. Sin descuidar ninguno de ellos, cobran más peso, más importancia los ascendentes, debido a que sus carencias, debemos suplirlas con trabajo en nuestras instalaciones y al revés, su buen desempeño, ahorra costes y errores en nuestro almacén.
Para una buena organización es necesaria una robusta planificación, y para una robusta planificación es imprescindible el intercambio de información.
Aquí es donde la tecnología marca una clara diferencia. El nivel de tecnología presente en nuestros almacenes va a cobrar cada vez más importancia. El nivel de integración de la cadena de suministro depende de ello. Es decir, no será solo el hecho de tener un sistema de gestión de almacén adecuado, sino tener un software de gestión SGA con potencial, con un gran potencial, que nos permita adaptarnos a los progresos que van a ir produciéndose.
Pero esta tecnología debe estar informada por elementos físicos, reales de los que es reflejo, con los que debe sincronizarse, y esta parte depende completamente hoy por hoy, del trabajo organizativo del ser humano.
Por tanto, antes de tecnologizarnos o de forma simultánea a la tecnología e inevitablemente entrando en un proceso de mejora continua, ¿cuáles son los elementos claves en la organización de un almacén?
Claves relacionadas con acuerdos con los proveedores
Si no mantenemos ningún tipo de acuerdo en determinados aspectos que nos afectan directamente en el proceso de recepción, resultará una tarea de gran dificultad organizar unilateralmente las entradas de un almacén por una razón evidente: no se pueden organizar las entradas si no organizamos las entradas. Es decir, si no mantenemos un enfoque holístico, si no controlamos y planificamos el proceso de extremo a extremo no esperemos ser capaces de organizar “un todo” desde el extremo final.
Como mucho conseguiremos parchearlo. Si nuestros proveedores mantienen una política de “libre albedrío” en cuanto a plazos, fechas de entrega, unidades recibidas, variabilidad en la unidad de carga, formatos, etc. a nosotros nos va a resultar casi imposible organizar adecuadamente en nuestro almacén el proceso de recepción. Vamos a ver algunas claves en este sentido.
1.- Ventana horaria: Nadie entra sin cita previa, ni fuera del horario establecido. Imaginemos que pudiésemos ir al médico en tropel por cualquier motivo. Las urgencias se mezclarían con las pequeñas lesiones, los pacientes graves serían atendidos después de los leves a veces y a veces no, quedarían pacientes sin atender, sería imposible asignar los recursos necesarios para el caos. Esto que resulta evidente para la salud, parece resultar invisible en el mundo de la logística, sin embargo, las consecuencias y efectos son similares, aunque afortunadamente en logística repercute sobre mercancías.
2.- Unidad de carga: su uniformidad es directamente proporcional a la capacidad de organización que nos otorga. El nivel organizativo que podemos tener en nuestras instalaciones a la hora de recibir material depende también de la capacidad que un proveedor, tenga de mantener sobre sus productos o familia de productos, siempre el mismo formato, peso, medidas, unidades por unidad de carga, etc. ¿Cuántos automóviles saldrían de fábrica si cada proveedor llevase a la línea una unidad de carga distinta por viaje?
3.- Calidad concertada: si tenemos acuerdos de calidad concertada con nuestros proveedores, la relación de confianza subyacente evita multitud de conflictos organizativos principalmente entre producción, calidad y almacén. Detener cada entrada sine die a la espera de que otro departamento (calidad) se organice para revisarla, genera no pocos conflictos organizativos muy complicados de resolver.
4.- Intercambio de información: fundamental porque incide directamente en el aspecto organizativo de las entradas. No es lo mismo realizar recepciones usando el papel como soporte de la información sin saber qué llegará hoy hasta casi el último momento, que entrar en nuestro sistema SGA alimentado por nuestro ERP conectado con el proveedor, y que desde el momento de la programación del envío nos alerta de todo lo que necesitamos saber para organizarnos anticipadamente, es decir, para planificar la recepción.
Claves relacionadas con la organización interna.
Como decíamos antes, de puertas para adentro, es importante cuidar algunos detalles que nos permitirán alcanzar nuestros objetivos.
5.- Orden, limpieza y disciplina: sin duda es el punto más importante. El objetivo de un almacén es la eterna juventud. Es decir, arterias despejadas, máxima agilidad, entrenamiento constante y mantenimiento óptimo. Un almacén en el que no podemos movernos con agilidad, que no tenga pasillos despejados e instalaciones limpias, y que no sea capaz de mantenerlo en el tiempo, para siempre, es un almacén envejecido, lento, que requiere demasiado tiempo en tareas que no aportan valor.
Si nuestro almacén tiene las arterias obstruidas y se mueve como un octogenario, no esperemos ser los campeones del mundo, ni siquiera en longevidad.
6.- Organigrama: la jerarquía y la cadena de mando en un almacén, sobre todo cuando alcanza ciertas dimensiones (pero no exclusivamente), es fundamental si queremos que la organización de un almacén se lleve a buen término. Observar el funcionamiento de un almacén sin una jerarquía y una cadena de mando claras, es como observar un hormiguero al que acabamos de dar una patada.
7.- GAPs: grupos autónomos de trabajo, normalmente compuestos por un líder (responsable) y cinco a ocho miembros. En almacén pueden coincidir con las distintas áreas de funcionamiento, es decir, recepción, ubicación/reposición, picking, acondicionamiento, expedición. Puede haber más de un GAP por área o varias áreas en un GAP, esto depende de las dimensiones del almacén y de factores organizativos propios de cada instalación.
8.- Definición de tareas y procesos: saber quién hace qué, cuándo empieza su tarea y cuándo acaba y comienza la del siguiente miembro del equipo. Fácil de decir, menos sencillo de llevar a la práctica, pero igualmente importante. Además, debe quedar reflejado por escrito en un documento interno.
Claves relacionadas con el diseño de almacén
9.- Layout y elementos de manutención: que influyen directamente en la organización de un almacén y viceversa, la organización de un almacén también afecta al diseño. Todo está estrechamente interconectado. La elección de infraestructuras cambia si hablamos de productos de alta o muy alta rotación o de baja o muy baja, los medios de transporte y la maquinaria son distintos dependiendo del espacio de que dispongamos, la altura a la que tengamos que trabajar y las tareas que debamos realizar en esas alturas, y la organización de un almacén y el nivel de especialización de su personal va directamente relacionado con estos aspectos del diseño.
10.- Cuando hay mas de un almacén: nos referimos a la situación de multialmacén (distintas instalaciones) en la cadena de suministro y esto implica gestionar de forma coordinada el stock y la operativa de varios almacenes. En este caso consideramos necesario un software de gestión de almacén (SGA) eficaz, ya que las interrelaciones entre los distintos componentes de la cadena de suministro supone un factor crítico para gestionar con eficacia este tipo de instalaciones.
Conclusiones
Para cualquier implantación tecnológica, no sólo para la implantación de un buen sistema SGA, debemos siempre tener en cuenta que nuestra labor previa de organización es fundamental. La tecnología intentará reflejar en tiempo real aquello que nosotros hayamos organizado previamente en la realidad física organizativa.
“Todo proceso puede tecnificarse una vez se ha definido y nunca antes”
Hacerlo de otra forma significa que corremos el riesgo de replicar tecnológicamente errores manifiestos, lo que probablemente nos resulte imposible o de difícil encaje, o en el peor de los casos que tratemos de salirnos del marco tecnológico en partes que no nos conviene tecnologizar y acabemos acusando injustamente a la tecnología de “no funcionar adecuadamente”. En cualquier caso, tan importante es implantar un SGA como los pasos previos organizativos que debemos dar para conseguirlo con éxito.
En la organización de un almacén no influye sólo lo que hagamos de puertas para adentro. Los pasos previos que dan otras entidades y las exigencias de los pasos posteriores, sobre todo los clientes, marcan directamente y sin remisión nuestra propia organización. Definir procesos, llegar a acuerdos, mejorar continuamente nuestra organización interna, crear equipo, trabajar con tecnología y trazar un buen diseño con los elementos de manutención adecuados es una labor ardua, fundamental y con grandes recompensas.
Desde el punto de vista de un almacén recordemos que, aunque somos importantes, no estamos solos en la cadena.
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