Uno de los procesos que más frecuentemente se enquista en la operativa de empresas de todo pelaje y condición es el de la aprobación y pago de facturas de proveedores. Gran cantidad de empresas van más allá de los 60 días de pago que establece la Ley de Morosidad, a veces por la consabida picaresca, pero en muchas ocasiones por la simple incapacidad de gestionar la validación del importe en el tiempo debido.
No es éste el único motivo para implantar un flujo de aprobación de facturas. La supervisión total de los gastos de la empresa, o la posibilidad de contar con la trazabilidad completa de los mismos, con documentos, decisiones y fechas registrados en el mismo repositorio, son alicientes muy importantes para el control financiero.
Alrededor de este proceso de aprobación de facturas, dentro del alcance infinito de la transformación digital, han surgido soluciones capaces de modelizarlo, agilizarlo, garantizar su cumplimiento y registrar todos los hitos del proceso. Estas herramientas se suelen conocer como software BPM (Business Process Management) o soluciones de workflow.
BPM, la herramienta de workflow
Un BPM es una herramienta para el modelado, lanzamiento, ejecución guiada y seguimiento de cualquier proceso de negocio. Y “cualquiera” quiere decir cualquiera. Todo proceso dentro de la empresa es susceptible de definirse y modelarse en una estructura BPM, por lo que, como podréis imaginar, su complejidad y alcance son considerables.
Sus usos recogen el desarrollo de nuevos productos, las auditorías ISO (o las internas), la prevención de riesgos laborales, contratación de empleados, creación de nuevas fórmulas de fabricación, aprobación de presupuestos, reclamaciones de clientes…
De todas formas, no vamos a explayarnos en sus infinitas posibilidades, sino que vamos a centrarnos en lo que nos atañe, que para un BPM es un caso hasta sencillo: el proceso de aprobación de facturas de proveedor.
Características de un proceso de aprobación de facturas
El primer paso sería diseñar el diagrama de flujo que representa el proceso de aprobación. La dificultad de esta etapa puede crecer en función del número de participantes, decisiones, posibles acciones a tomar, aprobadores finales, centros de coste… pero un departamento administrativo o financiero seguramente podrá armar, si no todo, la mayor parte de la estructura que lo sustente. En los casos complicados, quizá sea necesaria la ayuda por parte de un consultor experto en la materia.
Una de las figuras clave en los workflows de facturas, especialmente en aquellos más complejos, es la del dispatcher. El dispatcher es el usuario presente en la fase inicial del flujo, que recibe y distribuye las facturas a los departamentos y usuarios que corresponda. Hace falta, por tanto, alguien con un conocimiento amplio de las distintas áreas de compras, de los proveedores e incluso del funcionamiento de la empresa.
También se puede programar el lanzamiento de la factura a un usuario u otro en función de criterios predefinidos: importe, proveedor, existencia de albaranes, fecha… así, si la factura que llega a la fase inicial cumple alguna de estas condiciones, se ve automáticamente lanzada por la vía que debe.
El dispatcher y los criterios de lanzamiento automático son elementos complementarios, no excluyentes. Se pueden dejar las decisiones racionales para las facturas críticas, y el funcionamiento mecánico para las de procedencia clara o menor importe.
La belleza de una herramienta BPM radica en gran parte en su capacidad para desgajar en acciones concretas y simples la totalidad de procesos complejos, densos y dependientes de decisiones previas. Con la aprobación de facturas sucede lo mismo: cada usuario tiene únicamente en su buzón todos aquellos procesos en los que se requiere su intervención.
Además del ya mencionado dispatcher, el revisor debe validar el servicio contenido en la factura, o casarla con los albaranes; el aprobador final ha de dar el visto bueno teniendo en cuenta criterios financieros; otros usuarios pueden tener una función más sencilla, para consultas puntuales. De hecho, cada empresa puede adaptar estos roles a su operativa, de forma que optimicen su gestión.
Conviene recalcar la potencia que aporta una herramienta BPM al control del gasto. El software, registrando cada hito del proceso, permitirá a los usuarios administradores conocer quién decidió qué y cuándo, cuánto tiempo le cuesta a cada centro de coste revisar sus facturas, o qué departamentos propician la creación de cuellos de botella. Esta trazabilidad total es una aspiración clásica del controller financiero.
La digitalización de facturas
Antes hablábamos de cribar las facturas según el importe, pero ¿cómo conoce el BPM dicha cantidad? Este dato puede venir introducido manualmente por el usuario que lanza el proceso, pero también puede venir definido de origen, si el flujo que nos ocupa procede de un elemento estrechamente relacionado: la digitalización de facturas.
Entendemos la digitalización como la aplicación de técnicas de escaneado para transformar un documento en papel en una imagen digital, a la que podemos añadirle metadatos. Esta definición serviría para la mera digitalización, y nos podría valer para lanzar un proceso de aprobación de facturas; pero no sería suficiente para destruir el papel. ¿Por qué no?
Porque para poder destruir el papel necesitamos seguir un proceso de digitalización certificada. Los requisitos técnicos que especifica la normativa no son especialmente complejos para un escáner medio, pero el software que soporte el procedimiento sí que ha de cumplir con un punto crítico: debe estar homologado por la Agencia Tributaria (AEAT).
Ya hemos ahondado en otros artículos en los beneficios de la oficina sin papeles, pero el poder concatenarlos con un proceso de aprobación de facturas en una herramienta BPM supone una ventaja competitiva notable para la mayoría de empresas. Así, en una misma jugada, destruimos el papel y agilizamos los procesos de validación.
Registro de procesos y almacenamiento de facturas
La digitalización de facturas y de su proceso de aprobación implica una gran cantidad de información que podemos mantener para consulta y análisis. El propio BPM es el repositorio perfecto de todas las acciones y decisiones, ya que registra usuarios y tiempos de todas las intervenciones. Pero, para los archivos de imagen de la factura digitalizada (.pdf, .tiff, .jpeg…), necesitaremos una plataforma de almacenamiento más potente, dado el mayor volumen de datos y su relevancia.
Podemos optar por almacenamiento local, pero un repositorio online tiene las mismas características y aporta ventajas adicionales, como una mayor seguridad y la accesibilidad en todo momento, desde cualquier lugar. A la vez, la posibilidad de definir roles y restricciones permite no correr riesgos con información sensible.
Envío de la respuesta del workflow de facturas al ERP
La guinda del pastel sería conectar el resultado del proceso BPM con el sistema ERP de la empresa. En este punto, la operativa de cada entidad puede llegar a variar en gran medida, pero es asumible pensar que la factura recibida quedó inicialmente en un estado precontabilizado, o con efectos de pago retenidos. En buena lógica, el resultado positivo de un proceso BPM de aprobación de facturas conllevaría su contabilización o liberación de efectos de pago.
Si la empresa es capaz de trasladar esta respuesta de forma automática a su ERP, en lugar de añadir un nuevo paso manual al proceso, la agilización de todas las tareas que conllevan la recepción, gestión y tratamiento de facturas de proveedor será óptima.
La fase de aprobación de la factura es probablemente la parte más crítica de todo este ciclo, y como tal debe ser tratada. Aunque pueda ser conceptualizada y agilizada en gran medida con una herramienta BPM, puede beneficiarse enormemente de la integración con otras soluciones de digitalización certificada, almacenamiento en cloud y de gestión financiera.
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