SISTEMA ERP: 9 TENDENCIAS DE ACTUALIDAD

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Tal y como venimos diciendo, en el entorno actual del mercado, la agilidad, flexibilidad y la eficiencia son pilares fundamentales para el éxito de cualquier empresa, y en mayor medida para las medianas empresas, que necesitan contar con las herramientas tecnológicas adecuadas para ser competitivas. En este contexto, el sistema ERP lo podemos considerar como el eje sobre el que se integran y optimizan los procesos clave del negocio.

Sin embargo, las nuevas capacidades del sistema ERP, como la integración con la inteligencia artificial para análisis predictivos y automatización inteligente, la modularidad y personalización para adaptarse a necesidades específicas, la conectividad total en la nube para acceso en tiempo real y una mayor colaboración, y la capacidad de ofrecer análisis instantáneos para una toma de decisiones ágil, están redefiniendo la forma en que operan las organizaciones. Ignorar estas tendencias puede significar perder eficiencia, incrementar costos y quedarse rezagado frente a competidores que sí las adoptan.

Por lo tanto, explorar estas nuevas capacidades funcionales de los sistemas ERP es crucial para que las empresas medianas optimicen sus procesos, mejoren la visibilidad de sus operaciones y se posicionen estratégicamente para los desafíos y oportunidades del mercado

Tendencias funcionales clave de un sistema ERP

Los sistemas ERP están experimentando una transformación impulsada por avances tecnológicos que redefinen sus capacidades y su valor estratégico. Para las empresas medianas, comprender y adoptar estas tendencias no es solo una cuestión de mantenerse al día, sino de asegurar la competitividad y el crecimiento futuro. A continuación, se analizan las funcionalidades emergentes que mayor impacto tienen en la resolución de los problemas empresariales actuales.

1.- Instalación en la nube.

El modelo del software ERP en la nube, frente al modelo local (on-premise), es la opción preferente para muchas empresas, ya que permite:

• Escalabilidad y flexibilidad: Los sistemas ERP Cloud pueden adaptarse fácilmente al crecimiento de la empresa, permitiendo aumentar o disminuir los recursos según sea necesario.
• Reducción de costos de infraestructura (menor inversión inicial): Al eliminar la necesidad de invertir en hardware y mantenimiento de servidores, las empresas pueden reducir significativamente sus costos de TI.
• Accesibilidad y movilidad: Los usuarios pueden acceder al sistema desde cualquier lugar y dispositivo con conexión a internet, facilitando el teletrabajo y la gestión de equipos distribuidos.
• Actualizaciones automáticas: Los proveedores de ERP Cloud se encargan de las actualizaciones y el mantenimiento del software, liberando la necesidad de mantener un equipo de TI interno para estos menesteres. De esta manera se dispone de acceso continuo a nuevas funcionalidades sin interrupciones del sistema.
• Mayor seguridad y recuperación ante desastres: Los proveedores de nube suelen invertir en medidas de seguridad robustas y planes de recuperación ante desastres más sofisticados de lo que una mediana empresa podría implementar por sí sola.
• Posibilidad de modelo de pago por uso (SaaS): Mejora en la previsibilidad de costos operativos.

El impacto que tiene esta medida sobre las medianas empresas supone la democratización del acceso a las tecnologías de vanguardia, reduciendo la complejidad de la gestion de TI y ofreciendo una mayor agilidad operativa.

2.- Integración nativa con tecnologías emergentes (IA, ML, RPA, IoT).

La integración de IA (inteligencia artificial), ML (aprendizaje automático), RPA (automatización robótica de procesos) e IoT (internet de las cosas) en los sistemas ERP está transformando la forma en que las empresas operan. Estas tecnologías permiten:

• Pronóstico y planificación avanzados: Los algoritmos de ML pueden analizar grandes volúmenes de datos para:

• • Generar pronósticos de demanda más precisos,
  • Optimizar la cadena de suministro
  • Mejorar la planificación de la producción y financiera.

• Automatización inteligente de tareas: Se trata de automatizar tareas repetitivas, desde la conciliación bancaria hasta la clasificación de facturas, la IA puede automatizar dichas tareas, liberando recursos humanos para actividades de mayor valor.
• Automatización Robótica de Procesos (RPA): Es un software que trata de crear trabajadores virtuales (robots de software) que interaccionan con las aplicaciones de gestión y su infraestructura para realizar las tareas que haría una persona.
• Incorporación de asistentes inteligentes: Son herramientas que permiten a los usuarios interactuar con el ERP mediante lenguaje natural (voz o texto), agilizando el acceso a la información, la ejecución de tareas y la obtención de soporte.
• Detección de anomalías y prevención de fraudes: La IA puede identificar patrones inusuales en los datos financieros y operativos, alertando sobre posibles fraudes o errores antes de que impacten significativamente en el negocio.
• Recomendaciones personalizadas: En áreas como ventas y marketing, la IA puede ofrecer recomendaciones personalizadas a los clientes, mejorando la experiencia del cliente y aumentando las oportunidades de venta.
• Internet de las Cosas (IoT): En sectores como manufactura o logística, ERP conectados a sensores permiten seguimiento en tiempo real de maquinaria, vehículos o cadenas de suministro.

El impacto que tiene esta medida sobre las medianas empresas supone la posibilidad de competir con las grandes empresas en términos de eficiencia y capacidad de análisis, sin necesidad de contratar grandes equipos de científicos de datos.

3.- ERP como plataforma de datos central: analítica avanzada y BI embebido

La fragmentación de datos en silos departamentales es uno de los mayores obstáculos para la eficiencia operativa y la toma de decisiones informada. La capacidad de transformar datos en decisiones ágiles es una ventaja competitiva clave. Los ERP modernos incluyen herramientas de analítica avanzada:

• Business Intelligence (BI) embebido: Visualización de KPIs dentro del ERP, sin necesidad de plataformas externas.
• Modelos de datos unificados: Toda la información operativa y financiera consolidada en una fuente única y accesible, lo que permite una fuerte consistencia de la información. Los beneficios de esta unificación son múltiples:

• • Acceso a datos en tiempo real.
  • Mejora en la toma de decisiones.
  • Colaboración mejorada entre departamentos de la empresa.
  • Reducción de errores y duplicidades.

• Self-service analytics: Herramienta que permite a los usuarios no técnicos crear reportes y cuadros de mando de forma sencilla.

El impacto que tiene esta medida sobre las medianas empresas supone una menor dependencia del equipo TI, lo que permite el acceso a información crítica de forma personalizada y en el momento oportuno, mejorando la calidad de las decisiones.

4.- Arquitectura modular del ERP e integración con otros sistemas (Integraciones API y ecosistema digital)

El tiempo en el que los ERP eran rígidos es difícil que sobrevivan hoy en día, la tendencia se dirige hacia arquitecturas donde el ERP se construye a partir de componentes o módulos de negocio empaquetados (Packaged Business Capabilities - PBCs) que pueden ser seleccionados e integrados según las necesidades específicas de la empresa, a menudo a través de APIs (Interfaces de Programación de Aplicaciones).

En este sentido, un ERP moderno debe ser capaz de integrarse fácilmente con otros sistemas y aplicaciones empresariales, como CRM, plataformas de comercio electrónico, herramientas de marketing y soluciones de gestión de la cadena de suministro. Esto se logra a través de:

• APIs (Application Programming Interfaces) robustas: Las APIs permiten que diferentes sistemas se comuniquen e intercambien datos de manera fluida.
• Conectores preconstruidos: Muchos proveedores de ERP ofrecen conectores predefinidos para las aplicaciones más comunes, simplificando el proceso de integración.
• Plataformas de integración como servicio (iPaaS): Estas plataformas facilitan la creación y gestión de integraciones complejas entre diferentes sistemas.

Los beneficios de este enfoque incluyen:

• Agilidad sin precedentes: Permite a las organizaciones mejorar su capacidad de adaptación rápidamente en condiciones cambiantes.
• Flexibilidad: Las empresas pueden adoptar solo las funcionalidades que necesitan y añadir otras a medida que evolucionan (CRM, gestión de proyectos, SRM, e-commerce, etc.).
• Integración de soluciones "best-of-breed": Permite combinar módulos del ERP principal con aplicaciones especializadas de otros proveedores.
  
  

5.- Personalización y configuración sin código (No-Code/Low-Code)

Las medianas empresas a menudo tienen necesidades específicas que no se ajustan a las funcionalidades estándar de un ERP. Las tendencias en personalización, al margen de las posibilidades que ofrece la arquitectura modular, incluyen:

• Herramientas de configuración sin código o con poco código: Estas herramientas permiten a los usuarios de negocio personalizar flujos de trabajo, crear informes y adaptar formularios sin necesidad de conocimientos de programación.
• Plataformas de desarrollo de bajo código: Para personalizaciones más complejas, estas plataformas permiten a los desarrolladores crear aplicaciones personalizadas que se integran perfectamente con el ERP, con un menor esfuerzo de codificación tradicional

El impacto que tiene esta medida sobre las medianas empresas supone empedrar a los usuarios de negocio, reduce la dependencia del departamento de TI y permite adaptar el software ERP a las necesidades específicas de la empresa de manera más ágil y rentable.

6.- Movilidad y Acceso en Tiempo Real

En un mundo cada vez más conectado, la capacidad de acceder a la información del ERP desde cualquier lugar y en cualquier momento es fundamental. La movilidad dejó de ser un lujo para convertirse en una necesidad. Las tendencias incluyen:

• Aplicaciones móviles nativas: Los ERP modernos ofrecen aplicaciones móviles intuitivas que permiten a los empleados acceder a datos, aprobar flujos de trabajo y realizar tareas desde sus dispositivos móviles (ordenadores, teléfonos móviles y tabletas).
• Paneles de control personalizados y accesibles: Los directivos necesitan tener una visión clara y en tiempo real del rendimiento de la empresa a través de paneles de control accesibles desde cualquier dispositivo.
• Integración con herramientas de colaboración: La capacidad de integrar el ERP con plataformas de comunicación y colaboración facilita el trabajo en equipo y la toma de decisiones ágil.
• Autenticación robusta y seguridad avanzada: Especialmente importante para sectores regulados.

El impacto que tiene esta medida sobre las medianas empresas supone una mejora en la productividad de los equipos de trabajo, facilita la toma de decisiones informadas en tiempo real y permite una mayor flexibilidad operativa.

7.- Experiencia de usuario (UX) centrada en el negocio

Un ERP no solo debe ser funcional, sino fácil de usar. La usabilidad de un sistema ERP es directamente proporcional a su tasa de adopción y eficacia de los empleados. Las tendencias actuales promueven:

• Interfaces intuitivas y agradables: Los ERP modernos se centran en ofrecer interfaces de usuario limpias, intuitivas y personalizables. Reducción de la curva de aprendizaje.
• Flujos de trabajo simplificados: El diseño de los procesos dentro del ERP se optimiza para ser lo mas eficiente y sencillo posible.
• Personalización por roles: Dashboards y menús adaptados a cada perfil dentro de la organización.
• Ayuda contextual y formación integrada: Los sistemas ofrecen guías, tutoriales y ayuda directamente dentro de la aplicación para facilitar el aprendizaje y la resolución de problemas.

El impacto que tiene esta medida sobre las medianas empresas supone una mayor satisfacción por parte de los usuarios, que se traduce en una mayor eficiencia en el trabajo, evitando la subutilización del sistema y a la proliferación de soluciones alternativas no controladas, como el uso excesivo de hojas de cálculo, etc…

8.- Funcionalidades Avanzadas de Seguridad

La ciberseguridad es cada vez más compleja y amenazante. Los ERP modernos incorporan múltiples capas de seguridad para proteger los datos críticos del negocio:

• Autenticación multifactor (MFA): Añade una capa adicional de seguridad al proceso de inicio de sesión.
• Cifrado de datos: Protege la información tanto en tránsito como en reposo.
• Monitoreo en tiempo real y detección de amenazas: Utiliza IA y machine learning para identificar actividades sospechosas.
• Gestión granular de accesos y permisos: Asegura que los empleados solo accedan a la información relevante para sus roles.
• Actualizaciones y parches de seguridad automáticos: Especialmente en soluciones cloud, para cerrar vulnerabilidades conocidas

El impacto que tiene esta medida sobre las medianas empresas supone gestionar el riesgo de que alguien haga un mal uso de nuestros datos y nos pueda limitar el acceso a los mismos, con todo lo que esto supone.

9.- Sostenibilidad y Responsabilidad Social Corporativa (RSC)

La creciente importancia de la sostenibilidad y la RSC se está reflejando en las funcionalidades de los ERP:

• Seguimiento de métricas de sostenibilidad: Los ERP modernos pueden rastrear y reportar datos relacionados con el consumo de energía, las emisiones de carbono, la gestión de residuos y otros indicadores de sostenibilidad.
• Gestión ética de la cadena de suministro: Las funcionalidades pueden ayudar a las empresas a garantizar la transparencia y el cumplimiento de los estándares éticos y ambientales en toda su cadena de suministro.
• Informes de RSC integrados (ESG): El ERP puede facilitar la generación de informes de sostenibilidad para cumplir con las regulaciones y comunicar el compromiso de la empresa con la RSC a los stakeholders.

El impacto que tiene esta medida sobre las medianas empresas supone una ayuda para cumplir con las regulaciones, mejorar la imagen de la empresa, y también identificar oportunidades para reducir costos y mejorar la eficiencia operativa

A partir de estas tendencias funcionales podemos ofrecer una guía para diagnosticar y planificar las necesidades de gestión que requiera cada empresa en cuestión.

*Imagen de storyset en Freepik

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