QUÉ ES UN ALMACÉN Y PARA QUE SIRVE

Qué es un almacén

Un almacén es el espacio físico, y el equipamiento que contiene, que permite regular los flujos de entradas y salidas de mercancía de la empresa. Sea cual sea su origen y destino pero siempre orientado a la actividad de la empresa.

La importancia del almacén para la empresa viene porque:

• Aporta equilibrio:

• • Entre la producción y la demanda, permite la planificación, sincronizando la producción con la demanda del mercado para optimizar procesos y reducir costos de inventario (Takt Time), manteniendo un ritmo constante de producción adaptable a las fluctuaciones del mercado.
  • A las variaciones de demanda: Permite desestacionalizar productos que no se encuentran disponibles siempre, gestiona los efectos de la estacionalidad de ventas de algunos productos, que requieren un abastecimiento previo para poder hacer frente a un incremento de la actividad de tipo recurrente en algunos periodos del año, lo que requiere mayores niveles de stock durante algún tiempo.
    
    
• Asegura el suministro constante: Evitando los cortes en el suministro que pudiera afectar a la producción o tiempos muertos, o la falta de stock a la hora de suministrar artículos a los clientes. También puede atenuar los efectos por elementos externos como huelgas, desastres naturales, retrasos…  El almacén garantiza disponer todo el año de materias primas que únicamente se producen en un periodo concreto.

Principales funciones del almacén

Un almacén correctamente establecido debe realizar las funciones:

• Recepción de productos.
• Almacenaje y manutención.
• Preparación de pedidos.
• Expedición.
• Control de existencias.
  
  

Recepción de productos.

La correcta recepción de productos empieza con el análisis previo de los productos que se van a recibir, su documentación y características técnicas tanto del producto como del embalaje, ya que va a condicionar todos el proceso, desde la recepción a la expedición.

Se deberá disponer de la documentación originada por el departamento de aprovisionamiento con los pedidos confirmados y su detalle, como los del departamento de ventas, para el caso de devoluciones de clientes.

El análisis de peso y dimensiones de los productos que se van a recibir, así como el embalaje, carga que pueden soportar, frecuencia y cantidad, nos indicará qué maquinaria y personal será necesario para la recepción.

También habrá que tener en cuenta los controles de calidad que haya que realizar en la recepción. En condiciones normales el control de calidad en recepción se centrará en la comprobación de que el material recibido es acorde al pedido realizado y al albarán de entrega, tanto en cantidad como en calidad, en caso de ser necesario se realizarán muestras aleatorias para comprobar el producto.

Una vez comprobada la calidad del producto recibido, si es correcta, se realiza su almacenaje. En caso de no ser correcta, se procederá a realizar la reclamación correspondiente.

Almacenaje y manutención.

Se repaletiza si fuera necesario, y se le asigna el código interno del almacén.

El sistema de gestión de almacén, le asignará una ubicación a cada unidad conforme a la programación previa que tiene configurada. Generando una nueva alta.

Control de existencias.

El control de existencias depende de una serie de factores como son:

• Número de referencias a almacenar.
• Rotación de las referencias.
• Nivel de automatización del almacén.

Es clave la buena organización y control de la ubicación de la mercancía para poder:

• Reducir costes de manejo de mercancías y los derivados de los espacios no utilizados.
• Optimizar los movimientos y la manipulación necesaria a la hora de preparar los pedidos.

Para que exista un buen control de existencias es necesario que el Sistema de Gestión de Almacén sea el que recoja diariamente todo lo ocurrido: entradas, salidas, devoluciones, depósitos, stocks negativos, stocks de seguridad, obsoletos… así como la valoración de los artículos.

Parte de la gestión del control de existencias, es la realización de inventarios periódicos o extraordinarios, estos segundos se realizan en caso de detectar descuadres entre el flujo de entradas y salidas, detección de referencias sin movimiento, desconocimiento del nivel de existencias prolongado, falta de espacio de almacenaje, necesidad de valoración real del stock actual, pérdida injustificada de determinadas referencias, roturas de stock continuadas, errores en las entregas, reiterado incumplimiento de plazos o una disminución del nivel de servicio al cliente.

Hay que tener en cuenta que la realización de inventarios o recuentos puede ser un proceso costoso que afecte a la operativa habitual del almacén ya que requiere de la dedicación de recursos, el volumen de estos recurso dependerá de si se dispone de una herramienta de gestión de almacén que vaya realizando un control diario, o si por el contrario se trata de un almacén tradicional con un control manual o poco automatizado.

La realización de inventario contribuye a obtener una mayor precisión en el control de stocks, de modo que el inventario teórico coincida con el recuento físico.

Preparación.

Este proceso se refiere a la preparación de un pedido, partiendo de la selección de un conjunto de productos. Podríamos definir el proceso de picking o preparación de pedidos, como el proceso consistente en la selección de la cantidad adecuada de referencias que conforman el pedido de un cliente interno o externo.

Existen diferentes tipos de picking, que difieren en cuanto a su operativa, según el movimiento que se realice encontramos:

• Hombre a producto: El operario se desplaza por el almacén hasta la ubicación de cada una de las unidades que debe coger para cada línea de pedido.
• Producto a hombre: El operario permanece en un puesto de picking y es la maquinaria la que lleva los artículos hasta su posición.
• Mixto: Según el tipo de producto, por ejemplo para un artículo voluminoso emplearemos Hombre a Producto, pero para los artículos pequeños el Producto a hombre.

Para la realización de cada uno de estos tipos de picking disponemos e diferentes tecnologías.

Para el caso del Hombre a Producto:

• Picking por voz o voice picking: El operario lleva un dispositivo con auricular y micrófono, a través de un sistema de reconocimiento de voz puede dar instrucciones y recibir confirmaciones. Su principal ventaja es que el operario tiene las manos libres en el proceso.
• Visual picking: También permite al operativo disponer de las manos libres, mientras ve las indicaciones del picking en unas gafas inteligentes.
• Radiofrecuencia o RFID: Los operarios están equipados con un dispositivo móvil conectado con radiofrecuencia y con un lector de códigos de barras, en la pantalla del dispositivo ven la lista de picking y la ubicación de los artículos que deberán escanear una vez recogidos.
• Pick to light: Dispositivos numerados y con luz que indican al operario donde se ubica el artículo que debe coger y en que cantidad.
• Put to light: Su funcionamiento sería inverso al anterior, el dispositivo indica al operario donde debe depositar el producto y en que cantidad a través de indicadores de luz y numéricos.

Para el caso del Producto al Hombre:

• Robots brazo: Brazos mecánicos que manipulan automáticamente productos o conjuntos para realizar un picking masivo.
• Robots móviles: Carros autónomos capaces de moverse por por un circuito virtual mapeado con anterioridad. Pueden funcionar como un carro de picking o mover directamente la mercancía a una estación de trabajo.
• Transelevadores: Robots que se desplazan el longitud y altura para desplazar mercancía.
• Transportadores: Máquinas que trasladan, acumulan y distribuyen la mercancía dentro del almacén hasta sus ubicaciones específicas.

También se puede diferenciar por donde se realiza la labor de picking:

• Sobre palets: El picking se realiza directamente desde palets de productos, normalmente para casos de artículos de una única referencia y mucha rotación.
• Nivel alto: El picking se realiza a lo largo de las estanterías en toda su altura y en distintas ubicaciones según los huecos disponibles.
• Nivel medio: El proceso se realiza en estanterías en alturas de máximo 3,5 - 4 metros, y usualmente con máquinas recoge pedidos.
• Nivel suelo: La preparación de pedidos se realiza mediante el posicionamiento sobre el suelo de cargas completas de las que se extraen las unidades para configurar el pedido.

La preparación de pedidos es una las actividades más costosas del almacén, llegando a alcanzar el 90% del coste de manipulación de productos, y también es una de las tareas que más se puede beneficiar del uso de tecnologías específicas para su gestión.

El motivo del alto coste de la actividad de Preparación de pedidos viene por:

• La necesaria manipulación para adaptar las unidades de recepción a las de expedición. Desmontar palets para sacar cajas, abrir cajas para obtener unidades … y finalmente agrupar las unidades en un pedido.
• La falta de automatización, aunque la tendencia es a tener almacenes con mayor automatización en la preparación de pedidos, la mayoría de los almacenes aun realizan muchos procesos manuales.

Expedición.

Consiste en la preparación de los productos para que lleguen a los clientes en las condiciones requeridas.

Para realizar una óptima expedición hay que disponer de un espacio propio dentro del almacén que facilita la realización de estas tareas y así no dedicar espacio de almacenaje a la expedición ni entorpecer otras operativas.

En esta fase se realizan las actividades:

• Embalaje, con el objeto de proteger, facilitar el transporte y manipulación del producto.
• Flejado y precintado, para asegurar la mercancía.
• Etiquetado para la identificación de la mercancía ya embalada, así como informaciones referidas a la manipulación, conservación y transporte.
• Emisión de la documentación, tanto la obligatoria legalmente, como necesaria para el correcto transporte y entrega de los pedidos. Los más habituales son el albarán, nota de entrega y carta de porte.

Los pedidos preparados se pueden agrupar posteriormente según rutas, clientes, vehículos u otras características para agilizar su salida.

El almacén en el entorno logístico

Las Funciones Logísticas comprenden:

• Gestión de compras.
• Almacenamiento.
• Gestión de inventarios.
• Expedición.
• Gestión de producción / Calculo de necesidades de aprovisionamiento.
• Transporte, trazabilidad y logística inversa.
• Servicios al Cliente.

Dentro de las funciones logísticas, el almacén actúa como elemento regulador en el flujo de mercancías, controlando el stock para permitir la respuesta a la necesidades de los clientes. Se trata de un recurso estratégico para la seguridad, integridad y organización de los productos de la empresa.

Tipos de almacén

Las características de un almacén estarán supeditadas a su funcionalidad y objetivo. Por ello podemos encontrar diferentes tipos de almacén según:

• Su Función Logística:

• • Almacén de Consolidación: Agrupa varios pedidos de diferentes proveedores, con objeto de agruparlos y realizar un envío de mayor volumen. De este modo se reducen costes de transporte y facilita el JIT o Just in Time.
  • Almacén de división de envíos o de ruptura: Ese almacén realiza el proceso inverso al anterior, divide un pedido en otros menores para su envío al cliente.

• La situación geográfica y actividad que realizan:

• • Central: Almacén más próximo al centro productivo, de ahí se suministran productos a los almacenes regionales. Normalmente en este almacén se trabaja con unidades de carga completas.
  • Regional: Almacén cercado a la zona de entrega final de los pedidos. En él se realiza la fragmentación de los pedidos en otros menores para su distribución.
  • De tránsito: En una tipología especial de almacén, en él se realiza un proceso de recepción y expedición rápida. Se suele ubicar en un punto intermedio entre el almacén central y los regionales.

• El tratamiento fiscal:

• • Régimen fiscal General: Aquel cuyos productos almacenados están sujetos al régimen fiscal general, sin exenciones.
  • Régimen fiscal Especial: En este almacén los productos están exentos de los impuestos ordinarios mientras estén ahí ubicados. Se trata de almacenes ubicados en zonas franca, los depósitos aduaneros…

• El recinto:

• • Abierto: Apropiado para productos que no se deterioren si están expuestos a la intemperie, su almacenamientos de realiza en un espacio acotados con una valla o señales pintadas.
  • Cerrado o cubierto: El área destinada al almacenaje cuenta con un edificio o nave que protege los productos almacenados.

• Nivel de automatización o mecanización:

• • Convencional: dispone de un equipamiento básico compuesto por estanterías para palets y carretillas.
  • Automatizado: Almacén en el que la manipulación de productos se realiza con equipos automatizados, suelen ser almacenes más grandes que los convencionales contando con una mayor capacidad y con maquinaria específica para el manejo de las mercancías dentro del almacén, como pueden ser transportadores y translevadores. Además cuentan necesariamente con software especializado de gestión almacén para gestionar los automatismos.
    
    

Diseño del almacén

El Layout recoge el diseño con la distribución del almacén en un plano, actualmente ya digital, en su diseño deberá tener en cuenta los objetivos empresariales así como los requisitos técnicos y operaciones:

• Mercancía a almacenar: las dimensiones de las unidades de carga y sus pesos, características de los productos a almacenar: si necesita refrigeración, control de humedad…
• El edificio destinado a almacén: tanto si se trata de un edificio ya existente, como si es de nueva construcción, contará con unas características físicas que deberemos tener en cuenta a la hora de definir el layout del almacén.
• Los flujos y rotación: Considerar los movimientos que se realizan en las entradas y salidas de almacén, igual que los productos que mayor rotación tienen.
• Los sistemas de almacenaje: Deberemos considerar los sistemas de almacenaje necesarios y sus requerimientos de espacio, fijaciones, conexiones …
• Los equipos de manutención: Necesarios para poder operar con la mercancía.
• Recursos Humanos: Número de operarios y su organización a la hora de desempeñar su trabajo.

Todo diseño de almacén debería cumplir por lo menos con los siguientes objetivos:

• Optimizar el uso del espacio disponible.
• Reducir el numero de movimientos, distancia recorrida y tiempos dedicados a la manipulación de la carga.
• Agilizar el acceso a la mercancía.
  
• Facilitar el control de stock y otras tareas del almacén.
• Permitir la flexibilidad, tanto para modificar la disposición de la mercancía según demandas estacionales, como para asumir cambios en la operativa de los trabajadores por la incorporación de nuevos procedimientos …
  
  

Zonas del almacén

El espacio del almacén se divide en diferentes áreas o zonas, en las que se desarrollan actividades específicas, a la hora de diseñar el layout se deberán tener en cuenta todas estas áreas para hacer un diseño óptimo.

Las zonas de almacén comunes son:

• Zona de descarga: Espacio donde se realizan las labores de descarga de productos de proveedores y de devoluciones de clientes. En este recinto se encuentran los muelles de descarga y el espacio necesario para que maniobren los vehículos que acceden a descargar. En caso de disponer de ellas, en este espacio es donde se ubicarían también las rampas de descarga que permiten la nivelación del muelle con la plataforma de carga del vehículo facilitando así su descarga.

• Zona de control de entrada o recepción: El siguiente paso una vez descargada la mercancía es su traslado a un recinto donde se verifica que es coincidente con la documentación que le acompaña. Se realiza un control cualitativo y cuantitativo de la mercancía. Según el material que se trate se necesitará personal técnico y aparataje especializado para comprobar la calidad recibida, por ejemplo para el caso de productos alimentarios. En el caso de que sea necesario repaletizar, o volver a envasar en unidades de distinto tamaño, se realizará en esta zona.

• Zona de cuarentena: Si la carga recibida debe pasar una cuarentena antes de su almacenamiento, se realizará un almacenamiento temporal en esta área hasta que se realicen las pruebas necesarias y se proceda a su almacenaje definitivo.

• Zona de almacenamiento: Este es el espacio de almacenamiento propiamente dicha. La distribución y organización de esta zona del almacén vendrá condicionada por factores como: El tipo de productos a almacenar, el volumen de stock, los procesos de picking y la propia infraestructura del almacén que puede imponer determinados límites o características

• Zona de expedición: Espacio dedicado al embalaje del conjunto de mercancías del cliente, esta operativa también puede realizarse en la zona de consolidación. Esta zona requiere de equipamiento específico para el embalado y etiquetado de los pedidos. Aquí se comprueba que los productos relacionados con el pedido son los correctos, tanto en referencias como en cantidad.
  
  
• Zonas auxiliares:
  • Zona técnica: Espacio dedicado al mantenimiento de los medios de transporte interno, paletas, baterías …

• • Zona administrativa: Básicamente es lo que entendemos como oficinas del almacén.

• • Zona de servicios: Zonas de vestuarios, aseos, comedor, sala de descanso, …

Equipamiento e instalaciones más adecuadas para un almacén

Entendemos por equipamiento de almacén aquellos elementos necesarios para la actividad del almacén. Los elementos de equipamiento de almacén dan soporte a las diferentes actividades realizadas en el mismo, desde la recepción a la expedición.

Dentro del equipamiento del almacén podemos establecer dos grandes grupos:

• Equipamiento manual: Como serían las estanterías, carretillas, maquinas de embalaje de pedidos, …
• Equipamiento automático: Como los transportadores, electrovías, transelevadores, brazos robóticos..

Además tendríamos las aplicaciones de software y hardware necesario para la gestión, como puede ser un programa SGA y terminales RFID, impresoras de etiquetas y documentación, …

También los podríamos clasificar según su función dentro de las operaciones  del almacén:

• Para el almacenaje: Estanterías de picking, drive-in, móviles, dinámicas, push-back, cantilever, para bobinas …
• Para el transporte de mercancia: Carretillas elevadoras, transpaletas, apiladoras, retráctiles …
• Para la preparación pedidos y picking: Máquinas recogepedidos, carro de picking, picking por voz, picking por luz, lectores RFID…
• Para el almacenaje automático: Transelevadores para palets, miniloads, transportadores, vehículos automáticos, robots móviles AMR, AGVs, cintas transportadoras …
• De seguridad: Desde las señalizaciones, pintura de zonas, paneles luminosos, cerramientos de seguridad, protecciones, barreras, indicadores luminosos o acústicos de circulación, equipos de protección individual …
  

Organización y gestión de operarios del almacén

Una parte clave en la gestión del almacén está conformada por el equipo humano y su gestión. El peso del recurso humano en el coste general operativo del almacén es grande, por lo que tiene que estar correctamente organizado y dimensionado.

Para tener un equipo que resulte funcional en un almacén tenemos que partir de un Organigrama claro con una estructura de trabajo en el que cada operario tenga claro su puesto y funciones, el rol que ocupa dentro del almacén. Esto no quiere decir que su papel sea inamovible ya que dentro de un almacén habrá momentos puntuales en el que se requiera un reorganización, bien por picos estacionales de trabajo, bien por bajas de otros trabajadores… múltiples casuísticas.

A la hora de definir el organigrama tomaremos como base la gestión de procesos logísticos, y pondremos un responsable en cada uno, por encima de ellos habrá un responsable de almacén.

• Responsable de Almacén: Supervisa las operaciones del almacén y a los responsables a su cargo. Atiende a proveedores y a Compras, desarrolla los informes y controla los KPIs de almacén.

• Responsable de la Recepción: Controlando los procedimientos de entrada de mercancías desde la llegada hasta el traslado a la zona de almacenamiento, incluyendo los controles de entrada de calidad.

• Responsable de Almacenamiento: Se encargará de las ubicaciones de las mercancías en el lugar adecuado, bien manualmente o preferiblemente mediante el software de gestión de almacén.
  
  
• Responsable de Movimientos: Se responsabilizará de los movimientos internos de almacén, y de las expediciones, tanto las dirigidas a clientes como las que se envíen a producción.

Podemos ver las siguientes funciones claves en la gestión de los RRHH del almacén:

• Asignación de tareas y zonas de trabajo a operarios: Imprescindible para el correcto funcionamiento del almacén. Cada trabajador debe tener claras cuales son sus funciones y en que zona del almacén va a trabajar, así como de que herramientas dispone y los movimientos que debe realizar.
• Formación y capacitaciones: Los operarios deben tener la formación necesaria para desarrollar su trabajo de modo adecuado, esta formación deberá ir actualizándose periódicamente y siempre en el caso de implantar nuevas herramientas. En el momento de realizar la implantación de TICs deberán recibir la información necesaria para su correcta utilización.
  
  

Tecnología actual aplicada al almacén

El almacén avanza cada vez a una tecnificación mayor en busca de la optimización, tanto de tiempos como de costes.

El concepto tecnología es muy amplio, ya que puede referirse tanto a las herramientas de software, como a las de hardware que empleamos en el trabajo del almacén.

Dentro de todas las posibles y como más habituales encontraríamos:

• Herramientas de planificación y organización: Como pueden ser el ERP, MES o SGA. Siendo que cada una abarca sus gestiones específicas, todas contribuyen a la organización del almacén y su gestión:

• • ERP, Planificación de Recursos Empresariales: El alma de la gestión de toda empresa, que integra desde funciones comerciales y financieras, hasta parte de la gestión del almacén, no es un programa específico de almacén pero puede cubrir sus necesidades en caso de almacenes no muy complejos.
    
    
  • MES, Planificación de la Producción:  Se trata de un software orientado a la planificación de la producción, no es un programa específico para gestionar el almacén pero cubre gestiones propias del almacén con el objetivo de garantizar el correcto suministro de materiales a fabricación, calculando stocks mínimos, de seguridad…

• • SGA, Sistema de Gestión de Almacén: El SGA si es un software específico para la gestión del almacén que da soporte a todas las operaciones del almacén, también en el caso de almacenes complejos, automatizados, con crossdocking… o para el caso de múltiples almacenes y empresas dentro de la misma organización. Soporta tanto la gestión de las materia primas como las de artículos finalizados, devoluciones … todas las gestiones propias del almacén.

• Maquinaria para el movimiento de cargas: están dedicadas al movimiento de productos dentro del almacén:

• • Transportadores: Son sistemas de transporte de cargas sobre rodillos, usualmente están fijados al pavimento y se asocian a un transelevador para su ubicación en las estanterías.
  • Transelevadores: Elevadores que permiten manejar pallets o cajas para su almacenaje en las estanterías.
  • Electrovías: Sistema de transporte discontinuo compuesto de carros automáticos desplazados por un motor eléctrico, los carros se desplazan por un rail fijado al techo o suelo.
  • Robots: Dispositivo autónomo destinado a aumentar los flujos de mercancía dentro del almacén. Dentro de los robots encontramos de varios, tipos, desde los brazos robóticos que componen palets de picking, a los robots móviles autónomos (AMR) que adaptan sus rutas según la información del entorno en tiempo real y vehículos de guiado automático (AGV) que se mueve siguiendo una ruta predefinida.
  • Polipastos: Se trata de grúas para el traslado de artículos o contenedores pesados dentro del almacén.
  • Miniload: Sistema robotizado que coloca y extrae cajas o bandejas de los pasillos con estanterías.
  • Shuttle: Sistema de almacenamiento compacto y semiautomático que a través de carros permite el almacenaje de cajas o palets aprovechando al máximo el espacio en las estanterías.
• Tecnologías para el Picking: algunas de las tecnologías que se emplean para Picking, se utilizan también para el movimiento de cargas dentro del almacén, otras son específicas para la configuración de pedidos: Pick to voice, Pick to light, Visual picking …
• Nuevas Tecnologías IIoT, el internet de las cosas industrial: como el blockchain, el 5G, el machine learning o el big data. Que permiten el aprendizaje en tiempo real y la modificación de movimientos y operativas en la búsqueda de la optimización.
  
  

El software SGA para gestionar el almacén

Un SGA o Software de Gestión de Almacén es una herramienta informática que sirve para la organización, control y optimización de las operaciones y procesos del almacén.

Un software SGA cubrirá las necesidades de las principales áreas del almacén que ya hemos desarrollado en puntos anteriores:

• Entradas o recepciones.
• Ubicaciones, almacenaje.
• Control de Stock e Inventarios.
• Salidas o expediciones.

Dentro de los tipos posibles de SGA, encontraríamos 3 grandes grupos según su disposición dentro del ecosistema TIC de la organización:

• Independiente: en este caso lo deseable es, que aunque sea un programa independiente del resto de sistemas de la organización, esté integrado con ellos, de modo que la información esté permanente actualizada.
• Como un módulo del ERP, formando parte del sistema de Gestión de la empresa, aquí la información siempre está sincronizada puesto que forma parte del mismo sistema.
• Integrado en el SCM, dentro de la Gestión de la Cadena de Suministro. La gestión de la cadena de suministro es mucho mas amplia que la del SGA, pero dentro de sus funcionalidades puede contemplar la gestión del almacén.

Las funcionalidades principales de un SGA son las mismas que veíamos en la sección del principio donde exponíamos las Funciones principales del almacén.

Las Gestiones del almacén soportadas por el SGA:

• Gestión del Personal:

• • Organiza las tareas de los operarios.
  • Automatiza la asignación de tareas a operarios. También las reasignaciones en caso de ser necesarias.
  • Control online de las tareas y tiempo de trabajo de operarios.
• Gestión de artículos: Referencias, ubicaciones, movimientos, inventarios, fabricación.
• Optimización: Este es el objetivo principal del SGA, apoyándose en KPIs de Almacén, informes de seguimiento… busca la mejora de procesos, el aprovechamiento del espacio, optimización de stocks y reducción de pérdidas y costes.
  
  

Ventajas de un SGA en comparación con un almacén tradicional:

Las principales ventanas de trabajar con un Sistema de Gestión de Almacén o SGA las vamos a tener en:

• Reducción de costes y errores de almacén: toda la gestión está controlada y planificada del modo más optimizado, en el caso de producirse errores, estos están localizados y facilita actuar sobre ellos para corregirlos.
• Flexibilidad, capacidad de adaptación: Ante la necesidad de modificar un procedimiento, el sistema nos dará el soporte adecuado para poderlo realizar.
• Ciclo de aprendizaje del nuevo personal: Se acorta notablemente el tiempo necesario para que un nuevo recurso de personal esté operativo puesto que el sistema le va asistiendo en cada movimiento.
• Gestión de la información: Se obtiene un control en todo momento de lo que está sucediendo en el almacén, lo que permite anticiparse a situaciones de estrés, o tomar las medidas correctivas en casos de errores o problemas.
• Mejora del servicio al cliente o a producción: ya que se reducen tiempos y errores, además de mermas y obsolescencias de material.
• Apoyo a nuevas tecnologías: el SGA da soporte a las nuevas tecnologías que se deseen introducir en el almacén, como automatismos de almacenaje, picking, expedición…

Cómo gestionar el proyecto de SGA, implantación

Llegado el momento de implantar un Sistema de Gestión de Almacén, tenemos que realizar una serie de valoraciones previas:

• Análisis de la situación previa: Hay que ver cuales con las necesidades del almacén, ademas de analizar su modo de trabajo actual y los procedimientos de trabajo que deberá contemplar el SGA. Hay que tener especial atención en las excepciones ya que estas son las que pueden complicar la implantación de un sistema de Gestión.
  
  Además debemos de medir los tiempos y costes que suponen los procedimientos habituales, para posteriormente a la implantación del SGA poder valorar las mejoras producidas.
  
  
• Estimación de recursos necesarios: el proceso de implantación de un software SGA puede resultar costoso dentro de la organización, ya que mientras se realiza, la empresa sigue con sus operaciones, esto puede suponer una tensión organizativa si no se prevén los recursos necesarios, tanto materiales como humanos para poder hacer frente al proceso.
  
  
• Implicación del personal: Al hora de hacer la implantación de un nuevo modo de trabajo, es frecuente encontrar resistencias dentro de la compañía, a veces por inercias propias del modo de trabajo actual, otras por miedos a reestructuraciones o aumentos en la carga de trabajo. Ante ello es importante informar adecuadamente y contar con el apoyo del personal, tanto de la parte directiva como de los implicados directamente como pueden ser los departamentos de TI o los propios empleados del almacén.

Una vez realizada esta valoración previa, comenzaría el proceso de selección e implantación propiamente dicho.

Todo comenzaría con la selección del proveedor, para ello debemos valorar:

• Trayectoria y experiencia del proveedor: un proveedor con años de experiencia, con un producto estable y desarrollado, reducirá las posibles incidencias en la puesta en marcha, por lo que siempre es deseable.
  También deberemos valorar si preferimos un proveedor que sea únicamente implantador de una solución de un tercero, o si por el contrario preferimos uno que sea implantador y fabricante del software, este segundo supuesto tiene la ventaja de que nuestras necesidades específicas o complementarias podrán ser recogidas e incorporadas en el SGA en caso de ser necesario para la correcta operativa de la empresa.
  
  
• Casos de éxito o referencias de clientes: la posibilidad de acreditar casos de éxito en empresas con características similares a las de la empresas en las que se va a implantar el SGA. Especialmente importante es que sean en el mismo sector, ya que eso garantiza que se cubren todas las casuísticas posibles, que serán diferentes según el sector en el que se encuentre.
  
  
• Posibilidad de expansión o mejora: El software elegido debe poder crecer a la vez que lo hace la empresa, así como integrarse con otros sistemas de información, tanto del mismo proveedor, como de otros externos.
  
  Igualmente el proveedor elegido debe ser uno que vaya incorporando mejoras al software y garantice su permanencia en el tiempo.
  
  

Una vez seleccionado el proveedor, comienza el proceso de implantación propiamente dicho:

• Fase de análisis funcional: Con los consultores del proveedor del software, el personal responsable del almacén y áreas de la empresa afectadas por el cambio, para detectar todas la necesidades y procesos a modelizar.
• Fase de parametrización y configuración del software SGA. Con los datos recogidos en la fase anterior se parametriza la aplicación y se configuran las gestiones específicas que se van a realizar con él.
  Si existe un histórico de datos será importante su migración al nuevo sistema, además habrá que realizar con conexión con otros sistemas de ecosistema TI de la empresa, como MES, ERP, …
• Fase de preparación del almacén: Ante la implantación del nuevo software puede ser necesario realizar modificaciones en la configuración o equipamiento del almacén, asi puede que:

• • Haya que modificar la configuración física del almacén: zonas, movimientos …
  • Haga falta equipamiento complementario: antenas wifi, terminales, maquinaría, …
  • Sea necesario personal adicional para completar nuevas funciones.
    
    
• Fase de formación: En esta fase se realiza la formación al personal de almacén para el empleo del nuevo software y los equipos que se hayan podido incorporar a la gestión.
• Fase de arranque: A partir de una fecha determinada la gestión del almacén se llevará ya con el nuevo sistema, se depurarán los posibles errores que se produzcan durante los primeros días.

Seguridad en el almacén

La seguridad en el almacén afecta tanto al los trabajadores como a a las mercancías allí almacenadas.

Los riesgos más habituales en el almacén están relacionados con los siguientes puntos:

• Caidas de mercancía desde su lugar de almacenaje, bien sean estanterías u otras ubicaciones, debido a malas ubicaciones, estructuras inadecuadas, impactos …
• Accidentes, derivados de las caídas referidas, o por movimientos inadecuados en el almacén, uso de maquinarias, … incluso condiciones ambientales si se trata de un almacén descubierto o con áreas al descubierto, como pueden ser las relativas a la carga y descarga.
• Incendios, electrocuciones, inundaciones… que bien pueden derivarse de malas praxis por parte de los trabajadores o por circunstancias externas que igualmente afectan al almacén.

La manera de reducir la accidentalidad dentro del almacén pasa por tomar medidas de protección, las cuales pueden ser de varios tipos:

• De protección individual: Todas aquellas referidas al equipamiento individual del operario, como guantes, casco, botas, gafas, orejeras, tapones, chaleco, …
• De protección ambiental o del entorno: vallas y cerramientos, protecciones, mallas anticaidas, iluminación, señalizaciones, sensores, …
• De protección operativa: establecer los desplazamientos y movimientos a realizar, zonas seguras, la formación en el empleo de la maquinaría, formación de seguridad, …

Las operaciones en el almacén están sujetas a una serie de normativas destinadas a reducir la accidentalidad y garantizar el bienestar de los trabajadores, algunas de las principales son:

• La norma UNE-EN 15635, norma que establece los requisitos a la hora de diseñar e instalar las estantería y que obliga al propietario del almacén a realizar anualmente una Inspección Técnica de Estanterías (ITE), además establece el correcto uso de las mismas.
• El RD 1215/97, de 18 de julio, que especifica que los equipos de almacenaje son equipos de trabajo, y por lo tanto, están sujetos a toda una serie de normativas y comprobaciones.
• La norma UNE- EN 15620:2009 regula algunos aspectos concretos del almacenaje en estanterías metálicas regulables para carga paletizada: tolerancias tras el montaje, deformaciones admisibles de los componentes y holguras necesarias para poder desarrollar las actividades laborales con total seguridad. También la norma UNE-EN 15629 (Almacenaje en estanterías metálicas).
• Otras normas UNE como: la UNE 58014:2012 (que se aplica a las inspecciones y validaciones de equipos de almacenaje) y la norma UNE 58013:2016, que hace referencia a los requisitos de tratamiento de elementos dañados.
• Con respecto a las zonas de paso y al acceso en las instalaciones logísticas: el RD 486/1997 por el que se establecen las disposiciones mínimas de seguridad y salud en los lugares de trabajo.
• Norma UNE-EN 1398:2010 Rampas nivelables. Requisitos de seguridad.
• RD 485/1997 sobre señalización de seguridad en centros de trabajo.
• El RD 1942/93 junto con la norma UNE 12845 establece los sistemas de protección contra incendios.
• Además de la Ley 31/1995  de Prevención de Riesgos laborales.

También existen normativas específicas para el almacenamiento de productos de determinada tipología como:

• RD 656/2017, de 23 de junio, por el que se aprueba el Reglamento de Almacenamiento de Productos Químicos y sus Instrucciones Técnicas Complementarias MIE APQ 0 a 10.

Anexo: Normativa completa:

• Directiva 2006/42/CE del parlamento europeo y del consejo de 17 de mayo de 2006, relativa a las máquinas y por la que se modifica la Directiva 95/16/CE (refundición).
• Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales.
• Ley 54/2003, de 12 de diciembre, de reforma del marco normativo de la Prevención de Riesgos Laborales.
• Real Decreto 1435/1992, de 27 de noviembre, por el que se dictan las disposiciones de aplicación de la Directiva del Consejo 89/392/CEE, relativa a la aproximación de las legislaciones de los Estados miembros sobre máquinas.
• Real Decreto 1942/1993, de 5 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de instalaciones de protección contra incendios.
• Real Decreto 39/1997, de 17 de enero, por el que se aprueba el Reglamento de los Servicios de Prevención.
• Real Decreto 485/1997, de 14 de abril, sobre disposiciones mínimas en materia de señalización de seguridad y salud en el trabajo.
• Real Decreto 486/1997, de 14 de abril, por el que se establecen las disposiciones mínimas de seguridad y salud en los lugares de trabajo.
• Real Decreto 773/1997, de 30 de mayo, sobre disposiciones mínimas de seguridad y salud relativas a la utilización por los trabajadores de equipos de protección individual.
• Real Decreto 1215/1997, de 18 de julio, por el que se establecen las disposiciones mínimas de seguridad y salud para la utilización por los trabajadores de los equipos de trabajo.
• Real Decreto 374/2001, de 6 de abril, sobre la protección de la salud y seguridad de los trabajadores contra los riesgos relacionados con los agentes químicos durante el trabajo.
• Real Decreto 379/2001, de 6 de abril, por el que se aprueba el Reglamento de almacenamiento de productos químicos y sus instrucciones técnicas complementarias MIE APQ-1, MIE APQ-2, MIE APQ3, MIE APQ-4, MIE APQ-5, MIE APQ-6 y MIE APQ-7.
• Real Decreto 614/2001, de 8 de junio, sobre disposiciones mínimas para la protección de la salud y seguridad de los trabajadores frente al riesgo eléctrico.
• Real Decreto 681/2003, de 12 de junio, sobre la protección de la salud y la seguridad de los trabajadores expuestos a los riesgos derivados de atmósferas explosivas en el lugar de trabajo.
• Real Decreto 1801/2003, de 26 de diciembre, sobre seguridad general de los productos.
• Real Decreto 171/2004, de 30 de enero, por el que se desarrolla el artículo 24 de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales, en materia de coordinación de actividades empresariales.
• Real Decreto 2177/2004, de 12 de noviembre, por el que se modifica el Real Decreto 1215/1997, de 18 de julio, por el que se establecen las disposiciones mínimas de seguridad y salud para la utilización por los trabajadores de los equipos de trabajo, en materia de trabajos temporales en altura.
• Real Decreto 1644/2008, de 10 de octubre, por el que se establecen las normas para la comercialización y puesta en servicio de las máquinas.
• Guía Técnica para la Integración de la Prevención de Riesgos Laborales .
• Guía Técnica del R.D. 1215/1997 (con criterios sobre anexos II y III).
• Norma UNE-EN ISO 18613:2003 Reparación de paletas planas de madera (ISO 18613:2003).
• Norma UNE-EN ISO 12100-1:2004 Seguridad de las máquinas. Conceptos básicos, principios generales para el diseño.
• Norma UNE-ISO 6055:2007 Carretillas industriales. Protección del operador. Especificaciones y requisitos de ensayo (ISO 6055:2004).
• Norma UNE-EN ISO 13849-1:2008 Seguridad de las máquinas. Partes de los sistemas de mando relativas a la seguridad. Parte 1: Principios generales para el diseño (ISO 13849-1:2006).
• Norma UNE-ISO 13284:2009 Carretillas de manutención. Extensiones de los brazos de horquilla y brazos de horquilla telescópicos. Características técnicas y requisitos de resistencia.
• Norma UNE-EN ISO 445:2010 Paletas para la manipulación de mercancías. Vocabulario (ISO 445:2008).
• Norma UNE ISO EN 3691:2012 Carretillas de Manutención. Requisitos de Seguridad y verificación.
• Norma UNE-EN ISO 19011:2012 Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión.
• Norma UNE-EN ISO 3691-1:2012 Carretillas de manutención. Requisitos de seguridad y verificación. Parte 1: Carretillas de manutención autopropulsadas, distintas de las carretillas sin conductor, carretillas de alcance variable y carretillas transportadoras de carga.
• ISO 3230:2002 Material aeroespacial. Tuercas hexagonales almenadas, de altura reducida, caras planas normales, de acero, cadmiadas. Clasificación: 900 MPa (a temperatura ambiente)/235o C.
• Norma UNE-58431:1987 Carretillas automotoras. Código de seguridad.
• Norma UNE-58441:1989 Carretillas de manutención. Dimensiones de las plataformas. Medidas para el acoplamiento.
• Norma UNE 58408:1991 Carretillas de manutención. Terminología.
• Norma UNE-58428:1995 Carretillas de manutención. Inspección y reparación de los brazos de horquilla en servicio sobre las carretillas elevadoras de horquilla.
• Norma UNE-EN-1175-1:1998 Seguridad de las carretillas de manutención. Requisitos eléctricos. Parte 1: Requisitos generales para carretillas alimentadas por baterías.
• Norma UNE-EN-1175-2:1998 Seguridad de las carretillas de manutención. Requisitos eléctricos. Parte 2: Requisitos generales para carretillas equipadas con motor térmico.
• Norma UNE-EN 12604:2000 Puertas industriales, comerciales, de garaje y portones. Aspectos mecánicos. Requisitos.
• Norma UNE-EN 12605:2000 Puertas industriales, comerciales y de garaje y portones. Aspectos mecánicos. Métodos de ensayo.
• Norma UNE-EN 1529:2000 Hojas de puerta. Altura, anchura, espesor y escuadría. Clases de tolerancias.
• Norma UNE-EN 50272-3:2004 Requisitos de seguridad para las baterías e instalaciones de baterías. Parte 3: Baterías de tracción.
• Norma UNE-58438:2002 Carretillas de manutención autopropulsadas. Símbolos para los mandos del operador y otros dispositivos indicadores.
• Norma UNE-EN 13626:2003 Envases y embalajes. Paletas tipo caja. Requisitos generales y métodos de ensayo.
• Norma UNE-EN 13698-1:2003 Especificación para la producción de paletas. Parte 1: Especificación para la construcción de las paletas planas de madera de 800 mm x 1200 mm.
• Norma UNE-EN 13155:2004 Grúas. Seguridad. Equipos amovibles de elevación de carga.
• Norma UNE-EN 1726-1/1M:2004 Seguridad de las carretillas de manutención. Carretillas autopropulsadas de capacidad hasta 10.000 Kg inclusive y tractores industriales con un esfuerzo de tracción al gancho hasta 20.000 N inclusive. Parte 1: Requisitos generales.
• Norma UNE-EN 15629: 2009 Almacenaje en estanterías metálicas. Especificación de los equipos de almacenaje.
• Norma UNE-EN 15095:2009 Máquinas móviles motorizadas para el trasiego y el almacenamiento en estanterías, carruseles y ascensores para el almacenamiento. Requisitos de seguridad.
• Norma UNE-EN 15620:2009Almacenaje en estanterías metálicas. Estantería regulable para carga paletizada. Tolerancias, deformaciones y holguras.
• Norma UNE-EN 528:2009 Transelevadores. Seguridad.
• Norma EN 13035-5:2006+A1:2009 Máquinas y plantas para la fabricación, tratamiento y procesado de vidrio plano. Requisitos de seguridad. Parte 5: Máquinas e instalaciones para el apilamiento y desapilamiento.
• Norma UNE-EN 12845:2005+A2:2010 Sistemas fijos de lucha contra incendios. Sistemas de rociadores automáticos. Diseño, instalación y mantenimiento.
• Norma UNE-EN 1992-1-1:2010 Eurocódigo 2: Proyecto de estructuras de hormigón. Parte 1-1: Reglas generales y reglas para edificación.
• Norma UNE-EN 61496-1:2004 CORR: 2010 Seguridad de las máquinas. Equipos de protección electrosensibles. Parte 1: Requisitos generales y ensayos.
• Norma UNE-EN 60204-1:2007 CORR: 2010 Seguridad de las máquinas. Equipo eléctrico de las máquinas. Parte 1: Requisitos generales.
• Norma UNE 14502-1:2010 Grúas. Aparatos para la elevación de personas. Parte 1: cestas suspendidas.
• Norma UNE - EN 15512:2010 Almacenaje en estanterías metálicas. Estantería regulable para carga paletizada. Principios para el diseño estructural.
• Norma UNE - EN 15635:2010 Almacenaje en estanterías metálicas. Uso y mantenimiento del equipo de almacenamiento.
• Norma UNE 58013:2010 Almacenaje en estanterías metálicas. Requisitos para el tratamiento de elementos dañados.
• Norma UNE-EN 1398:2010 Rampas nivelables. Requisitos de Seguridad.
• Norma UNE-EN 13241-1:2004+A1:2011 Puertas industriales, comerciales, de garaje y portones. Norma de producto. Parte 1: Productos sin características de resistencia al fuego o control de humos.
• Norma UNE-EN 14943:2011 Servicios de transporte. Logística. Glosario de términos.
• Norma UNE-EN 1493:2011 Elevadores de vehículos.
• Norma UNE-EN 1090-1:2011+A1:2012 Ejecución de estructuras de acero y aluminio. Parte 1: Requisitos para la evaluación de la conformidad de los componentes estructurales.
• Norma UNE-EN 1570-1:2012 Requisitos de seguridad de las mesas elevadoras. Parte 1: Mesas elevadoras que sirven hasta dos niveles definidos.
• Norma UNE 58014:2012 Almacenaje en estanterías metálicas. Validación de los equipos de almacenaje.
• Norma UNE-EN ISO 8611-3:2013 Paletas para la manipulación de mercancías. Paletas planas. Parte 3: Cargas máximas en servicio. (ISO 8611-3:2011).
• Norma UNE-EN 280:2014 Plataformas elevadoras móviles de personal (PEMP). Cálculos de diseño. Criterios de estabilidad. Construcción. Seguridad. Exámenes y ensayos.
• Norma UNE-EN 13852-1:2014 Grúas. Grúas marítimas. Parte 1: Grúas marítimas para uso general.
• Norma UNE 58451:2014 Formación de los operadores de carretillas de manutención hasta 10.000 kg.
• ITC MIE-APQ-5: Almacenamiento y utilización de botellas y botellones de gases comprimidos, licuados y disueltos a presión.
• NTP 713: Carretillas elevadoras automotoras (I): conocimientos básicos para la prevención de riesgos.
• NTP 714: Carretillas elevadoras automotoras (II): principales peligros y medidas preventivas.
• NTP 715: Carretillas elevadoras automotoras (III): mantenimiento y utilización.
• NTP 852: Almacenamiento en Estanterías Metálicas.
• NTP 985: Muelles de carga y descarga: seguridad.