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    09 May 2022

    ALMACÉN INTELIGENTE Y CONVENCIONAL, 7 DIFERENCIAS

    ALMACÉN INTELIGENTE Y CONVENCIONAL, 7 DIFERENCIAS*

    En primer lugar, cabe destacar que en el imaginario colectivo “almacén inteligente” se relaciona automáticamente con industria 4.0, tecnología, SGA y robots. Sin embargo, como hemos mencionado en innumerables ocasiones:

    “Un almacén inteligente es aquél que está gestionado con inteligencia, con el apoyo de la tecnología

    La tecnología, entre las que se encuentra el software de gestión de almacenes (SGA), es una herramienta importantísima, pero que puede utilizarse convenientemente o no, en ningún caso es una garantía de eficiencia y de obtención de beneficios en la gestión de un almacén, que además, para que sea verdaderamente efectiva, hay que considerarla en el marco de toda la gestión logística de la empresa.

    No obstante, en este post, nos sumaremos a ese imaginario colectivo y trataremos de las diferencias que la implantación de tecnologías como un software de gestión de almacenes proporcionan a una empresa, a un almacén, a cualquier instalación. Nos acercaremos a sus ventajas de una forma diferente.

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    Más allá de los avances evidentes como mejorar la adaptabilidad a nuevos sistemas y tecnologías de almacenamiento, de optimizar la conectividad y sincronización entre áreas o de posibilitar la integración de proveedores internos y externos con exigencias tecnológicas, existen otras diferencias entre un almacén inteligente y un almacén convencional, menos famosas por mencionarse en menos ocasiones, pero igualmente importantes y visibles en el corto plazo.

     

     

     

    Diferencias entre un almacén inteligente y otro convencional.

     

    1.- Estandarización

    Determinar e implantar directrices, que determinen la forma concreta en que deben ejecutarse las tareas, cambia sustancialmente de un almacén convencional a un almacén inteligente.

    • Almacén convencional. La estandarización en un almacén convencional es una cuestión inevitablemente parcial. Es decir, cuando se logra, se logra en determinadas funciones o tareas, pero casi nunca en la totalidad ya que cada acción no guiada, por definición, deja mucho terreno a la improvisación que, a su vez, responde a las condiciones reinantes en cada momento que se ejecuta.
    • Almacén inteligente. La estandarización de cada tarea se ha definido de forma previa a la implantación del software de gestión de almacenes. Una vez implantado, el software guía cada acción siguiendo pautas concretas que son las que le hemos parametrizado.

    2.- Facilidad para el cambio

    • Convencional. La resistencia al cambio es mucho más intensa en personas que se han acomodado a una esfera de seguridad individual, ya que todos están convencidos de hacerlo mejor que nadie y de forma distinta a los demás, lo cual es considerado un plus de profesionalidad en el almacén,  individualidad frente a colectividad.
    • Inteligente. Cualquier cambio es el resultado de un cambio en el software. Si definimos un proceso nuevo y ajustamos la parametrización del software, todos los operarios ejecutan de la misma forma y desde el primer día el nuevo procedimiento. La información se limita a explicar los cambios en el software y en las nuevas pantallas de los terminales y poco más.

    3.- Menor variabilidad

    • Convenciona. La calidad depende de cada individualidad en cada parte del proceso, esto hace que el servicio ofrezca múltiples niveles de calidad, no solo dependiendo de cada individuo, sino de la calidad operativa en cada momento del mismo operario. De cara al cliente genera una lógica desconfianza.
    • Inteligente. Una gestión inteligente favorece la constancia en la calidad del servicio. El software no admite demasiadas variables de actuación no programadas. ¿Eso resta flexibilidad? De ninguna manera, es justo al contrario. Una vez definido un proceso, el software se encarga de que todos los que dependen de él para su ejecución lo realicen de la misma forma. Al mismo tiempo, nos permite parametrizar múltiples formas de actuación que, una vez fijadas, se ejecutarán con regularidad en el tiempo, la forma y el resultado.

    4.- Mapa de almacén completo.

    • Convencional. Nunca disponemos de una visión completa de lo que ocurre en nuestro almacén ni del nivel de existencias en tiempo real. Nuestros sentidos marcan el límite de nuestras capacidades, conocimiento e información que manejamos.
    • Inteligente. El panel de control y la gestión de KPIs nos facilita saber en tiempo real qué es lo que está ocurriendo en cada punto del almacén, en cada máquina, operación, proceso u operario. Conocemos nuestras capacidades, necesidades y cargas de trabajo en cada momento lo que nos permite redistribuir nuestros recursos en casos de descompensación.

    5.- Curva de aprendizaje del personal nuevo o temporal.

    • Convencional. Si necesitamos aumentar nuestra plantilla de forma temporal, por ejemplo, para dar servicio a una campaña concreta, en un almacén convencional debemos preverlo con semanas o meses de antelación y asumir que van a cometer cantidad de errores y nunca llegarán a la eficiencia de un miembro veterano de la plantilla. Además, deberemos invertir tiempo y esfuerzo en su formación, cuyo resultado será incierto ya que, aparte de sus capacidades, el alumno depende del maestro. No pocos fracasan antes incluso de empezar. Si el periodo temporal de la necesidad es breve, suelen acabar destinados a tareas de poca complejidad, de poco valor añadido, debido a esta circunstancia.
    • Inteligente. Dado que no necesita conocer el producto para no equivocarse y el sistema guía y sistematiza cada paso que debe ejecutar indicándole dónde acudir, acción a realizar y cantidad a manejar como mínimo, la nueva incorporación no depende tanto de sus capacidades para rendir al mismo nivel que el resto del personal. No debe conocer el almacén, debe conocer el software que le guía. Eso hace que, en cuestión de días, horas en algunas ocasiones su eficiencia cumpla con el estándar establecido.

    6.- Transmisión de órdenes, cambios de tarea.

    • Convencional. Implica localizar al operario u operarios objetivo del cambio, reunirlo, dar las oportunas explicaciones, dar algunos motivos, realizar pruebas, vigilancia, asumir la comisión de errores y finalmente obtener resultados.
    • Inteligente. En un almacén inteligente para transmitir o cambiar órdenes basta con cambiar la secuencia de acciones programadas en cada terminal. Un operario que esté reponiendo pasará a realizar picking simplemente viendo en su terminal el cambio de orden de trabajo. De hecho, algunos terminales admiten softwares que actúan como un servicio de mensajería instantánea de audio y texto, lo que facilita incluso dar alguna indicación extra.

    7.- Orden y limpieza

    • Convencional. Cuando cada miembro del equipo decide cómo actuar es frecuente que encuentre finales de proceso no definidos y entonces improvisa bajo criterios de comodidad o desazón. Errores de comunicación pueden provocar que al dar una entrada de una artículo nuevo, al reponer un artículo que no cabe en su ubicación teóricamente habitual, el operario no sepa muy bien cómo resolver y deje el artículo donde mejor le parezca. Esto crece exponencialmente por tiempo, número de operarios y situaciones no concretadas.
    • Inteligente. Dado que la PDA es la que decide de dónde tomar y dónde depositar cada bulto o elemento, es realmente complicado que operarios entrenados a seguir instrucciones de una pantalla improvisen, ya que el SGA, bien configurado, siempre tiene un origen y un destino concretos para cada bulto y si no, simplemente nadie lo toca.

     

     

    Conclusiones

    La puerta que da acceso al mundo digital, a lo que todos conocemos como almacén inteligente, sin duda es el software de gestión de almacenes SGA. Una herramienta y un facilitador para conseguir multitud de objetivos que resultarán inaccesibles de otra manera. Mantener el orden y la limpieza, que cuadren los inventarios, que no se pierdan referencias, mantener la comunicación fluida con todo el personal, saber exactamente cuánto nos cuesta cada tarea, cada proceso, cambios rápidos, flexibilidad, mejora continua, adaptabilidad, resiliencia de toda la instalación, robotización. Son muchos los beneficios que quedan a nuestro alcance tras la implantación de un software.

    Un almacén convencional, es decir, con baja implantación tecnológica se pierde muchas ventajas competitivas que el mercado no tardará en reclamarle, a costa de un alto precio si no se le escucha.

    La conexión con las agencias de transporte, con las aplicaciones de distintos proveedores, trabajar en JIT, incorporar robots, manejar KPIs, tomas de decisiones, mejora de procesos, etc. son elementos necesarios hoy en día literalmente imposibles de realizar con eficiencia en un almacén convencional, si no es a costa de pérdidas de tiempo y recursos tan enormes, que no compensen las mejoras derivadas de estar debidamente tecnologizado.

    La tecnología es hoy en día necesaria si queremos competir y ganar en el mercado. Trabajar sin ella, sin tecnología o hacerlo con una tecnología obsoleta o mal implantada, nos resultará muy complicado ya que es como tratar de gestionar almacenes del siglo XXI, con medios del XIX, es decir, un anacronismo.

    Pero nunca debemos olvidar que toda herramienta es tan eficiente, como hábil es la cabeza y las manos que la manejan

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    *Foto de suministros creado por aleksandarlittlewolf - www.freepik.es

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    Juan Cisneros

    Escrito por: Juan Cisneros

    Experto en gestión de almacenes Inteligentes - Lean Wharehousing - 5S - Formador LEAN.

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