BLOG | ERP Cloud, SGA y Software de Gestión

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En la lucha continua por aumentar la competitividad de una empresa se suceden las discusiones sobre cómo aumentar la productividad o rendimiento de nuestra actividad. Ya sea internamente, en reuniones de departamento o comités de calidad, o externamente, como por ejemplo mientras hemos seleccionado el sistema ERP, es muy frecuente tener que explicar cómo funcionan nuestros procesos, ya sean de ventas, logísticos, operativos o financieros.

A lo largo de la implementación de un sistema ERP necesitaremos un mayor nivel de detalle. Los sistemas ERP se componen de módulos que están preparados para los procesos genéricos de un determinado sector, pero hay que adaptarlos a las particularidades únicas de nuestra actividad. Surgen numerosas cuestiones sobre cómo se ejecutan y cómo se ejecutarán los procesos de negocio.

La descripción de procesos es nuestra herramienta para conseguir que la implementación del ERP sea eficaz y proporcionar claridad en su objetivo.

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Cambiar es algo intrínseco a la naturaleza humana. Nuestro cuerpo cambia constantemente: se hace más fuerte, más débil, engorda, adelgaza, se daña y se repara. Nuestra mente es, por el contrario, más compleja. Adaptarse a los cambios y aceptarlos es algo que depende de la personalidad, pero en general hay una resistencia natural a los mismos. La costumbre se encastra en nuestro ser e involuntariamente nos hace volver a nuestra zona de confort.

Por todo ello, una organización que realice la implementación de un ERP, debe dedicar esfuerzo a que las personas que lo componen, asimilen el cambio que se avecina. No hacerlo es uno de los motivos principales de fracaso de la implantación, con el consiguiente incremento de costes y pérdida de beneficios.

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Las fases del proyecto de implementación del ERP pueden tener distintos nombres según quien implemente un proyecto, pero, generalizando, se dividirán en: planificación, diseño, desarrollo, testeo, puesta en marcha y soporte.

En el siguiente artículo se explicará el propósito de cada una de ellas y las actividades principales que engloban. Están basadas en una metodología en cascada, es decir, que una fase del proyecto empieza tras finalizar la anterior. Existen otras metodologías, como la ágil, más adecuada para entornos muy dinámicos, que se explicará en posteriores artículos por motivos didácticos. 

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En artículos anteriores se han descrito las ventajas que puede suponer la implantación del ERP y qué criterios utilizar para elegir el sistema ERP adecuado a nuestra empresa.

El proyecto de implementación del ERP es un proyecto complejo con muchas ventajas, pero también con riesgos importantes si no se aborda de la manera adecuada. Es tan importante, que la manera de implementar un ERP, puede ser incluso un factor de peso en su elección.

Con este artículo comenzamos una serie dedica a la implementación del ERP. Se explicará cómo se inicia un proyecto de implantación del ERP y cual es el impacto que tendrá en nuestra empresa.

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Sin meterse en demasiados detalles ni tecnicismos, un ERP no deja de ser un complejo sistema informático compuesto de una base de datos, unos programas que proporcionan unas utilidades (aplicaciones) y otros programas que permiten la entrada, visualización e interacción con los usuarios (interfaces de usuario). Es decir, un ERP es un software.

Las funcionalidades, sus ventajas y en lo que se debe uno fijar al seleccionar el ERP ha sido objeto de diversas entradas anteriores de este blog.

Pero como todos sabemos, un software tiene que estar soportado por un hardware, es decir, por una serie de dispositivos físicos ya sean ordenadores, sistemas de almacenamiento de datos, pantallas, teclados o cualquier otro.

Pues bien, ERP Cloud, se refiere a la parte física de nuestro ERP, no a las funcionalidades. ERP Cloud en Modalidad SaaS quiere decir que el hardware donde se ejecutan las aplicaciones y los dispositivos donde se almacenan los datos no nos pertenecen, los hemos alquilado a un proveedor de software. De ahí el concepto SaaS, Software as a Service, Software como un servicio. Nosotros pagaremos una cuota por utilizar las aplicaciones y por disponer nuestros datos.

La relevancia que ha tomado el software en la empresa es tal, que una mala elección de la opción hardware puede tener un impacto en la evolución de nuestra empresa tanto a nivel financiero como a nivel operativo.

A continuación vamos a analizar las ventajas de trabajar en un entorno cloud en su modalidad SaaS

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La automatización y sus ventajas

En general se entiende por automatización la acción de sustituir un operador humano por dispositivos artificiales durante la ejecución de un proceso. En nuestra sociedad la proliferación de sistemas automáticos es cada vez más creciente y cada vez se encargan de tareas más complejas.

Existen diversas ventajas que motivan la automatización de un proceso. Las fundamentales son:

• La mejora de la productividad. La velocidad de ejecución de una determinada tarea es mucho mayor y la utilización de recursos más eficiente.
• La mejora de la calidad por la reducción de los errores y la sistematización del proceso. Un proceso automático siempre se ejecutará del mismo modo bajo las mismas circunstancias.
• La posibilidad de acceder a técnicas de gestión más complejas que difícilmente se pueden hacer de forma manual.

La automatización tiene también sus inconvenientes. Los más importantes es la pérdida de flexibilidad y los mayores costes de mantenimiento e inversión. En este post te lo explicamos.

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La trazabilidad es la capacidad de verificar la historia, localización o aplicación de un elemento mediante registros documentados. Es decir, en el caso de un determinado producto, se puede demostrar sin equívocos y de una manera documentada cuál es el origen de los materiales utilizados en su fabricación (sus proveedores, sus fechas y lugares de entrada, etc.), cuáles son los pasos y operaciones que sufrió durante la transformación y cuál fue el destino del producto elaborado.

En muchos casos la trazabilidad es indispensable y regulada por ley como en los sectores de la alimentación o cosmética. En muchos otros es fundamental para poder obtener certificaciones y sellos de calidad como podría ser la trazabilidad de la calibración de equipos de medida, donde se debe documentar y probar que los equipos de medida utilizados en nuestro proceso productivo funcionan adecuadamente mediante la comparación en cadena con un patrón.

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La gestión de compras es una de las funciones fundamentales de apoyo a la actividad de una empresa. Se encarga tanto de la gestión de compras propiamente dichas, es decir, de suministrar de materiales y servicios necesarios para mantener la cadena productiva, como de la gestión de proveedores que incluye su selección, negociación, evaluación y seguimiento.

La gestión de compras tiene un carácter operativo. Las órdenes de compra se generan día a día y tienen un impacto directo en la ejecución eficiente de la actividad propia de la empresa.

La gestión de proveedores, por el contrario, tiene un carácter más estratégico.  La selección de proveedores es más compleja y en muchos casos dan lugar a acuerdos de varios años por lo que deben seleccionarse en función de la estrategia de la empresa.

En este artículo queremos analizar de una forma sencilla, en qué consiste la gestión de compras (en sentido amplio) y cómo trabajar con un sistema ERP nos puede ayudar a ser más productivos y cometer menos errores.

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El comercio electrónico ha proporcionado a los consumidores un acceso y visibilidad a multitud de proveedores del mismo producto. Aunque el precio sigue siendo el determinante a la hora de realizar la venta, existe una importancia creciente que muchos clientes dan a la velocidad y flexibilidad de las entregas: entregas en el mismo día, posibilidad de recogida en puntos de venta, selección del horario de la entrega, entrega nocturna o en fines de semana, etc.

Sin embargo, es raro que estén dispuestos a pagar por dicha mejora del servicio y si lo hacen, será en una cantidad muy pequeña.

En cambio, para la empresa puede suponer un importante desafío asumir los mayores costes derivados y la gestión de la complejidad operativa que acarrea proporcionar estas opciones.

En este artículo desarrollamos el concepto, la problemática y cómo un ERP puede ayudarnos a conseguir una entrega más fiable, un cliente satisfecho y una mejora en las ventas, con un mayor énfasis en el punto de vista de la empresa que vende un producto (empresa vendedora) respecto a la que ofrece el servicio de transporte (empresa transportista)

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La importancia de la gestión de almacenes

La minimización del inventario es un ejercicio fundamental para mejorar la rentabilidad de una empresa. Debe ser un ejercicio tomado con seriedad y reflexión. Hay que encontrar el equilibrio adecuado entre dos tendencias opuestas.

La primera, la de reducir el stock, con la evidente reducción de costes relativos al almacén (alquiler, energía, seguridad, etc.), al producto (obsolescencia, rotura, etc.), como a las operaciones que se realizan en el mismo (mano de obra, herramientas, etc.).

La segunda tendencia, es la de aumentarlo para asegurar el servicio al cliente (para poder reparar una maquinaria al disponer del repuesto adecuado inmediatamente) o la producción de nuestro producto, o simplemente para realizar una venta directa online.

Si después de este análisis concluimos que es necesario mantener una determinada cantidad de stock en el almacén, entonces debemos diseñar nuestros procesos para que la rotación de los materiales sea lo más alta posible y así el almacén sea lo más pequeño posible (menos referencias y menos cantidad), que permiten reducir el stock físico.

Una buena gestión de los almacenes mejora por tanto la eficiencia, productividad, servicio al cliente y reduce los costes operativos.

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