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    22 Nov 2018

    CONSEJO PARA ELEGIR UN PROVEEDOR DE ERP. PARTE 2

    elegir proveedor erp

     

    En el anterior post con título “Consejo para Elegir un Proveedor de ERP. Parte 1” analizábamos las características que deberíamos tener en cuenta para seleccionar un proveedor de software ERP de acuerdo con las características y filosofía de nuestra empresa.

     

    En este post, partimos del supuesto de que ya sabemos cuáles son las características que buscamos y necesitaremos tomar la decisión final con aquellos que cumplan con nuestros requerimientos. Necesitamos analizar el proceso final de elección: ¿cómo me puedo asegurar de mi valoración inicial del proveedor?, ¿cómo debo proceder?, etc… 

     

    Como en el post anterior, centraremos nuestro análisis en el procedimiento a seguir con un potencial proveedor que pueda convertirse en nuestro socio tecnológico, y no tanto en el software de gestión que propongan.

    Como ya se comentó, acertar en la selección de un proveedor de ERP es una decisión clave y necesaria, aunque no suficiente, para asegurar el éxito de un proyecto de este tipo. 

    Al final, es importante que la empresa lleve a cabo un proceso estructurado y completo que le dé seguridad de la valoración que vaya conformando con relación a un proveedor. 

    A continuación, vamos a exponer cuáles son las acciones que debemos ejecutar para obtener la información cualitativa y cuantitativa necesaria para completar la elección de nuestro proveedor de software de gestión. Como ya comentamos en su día, esta relación entre ambas empresas, debería ser una relación a largo plazo, lo que nos hace pensar en algo parecido a un “matrimonio tecnológico” por lo que necesitamos asegurarnos de que hemos hecho una valoración razonable.

     

    Factores que determinan el proceso de elección de proveedor.

    Antes de entrar en detalle en aquellas acciones que nos pueden ayudar a confirmar nuestra valoración sobre un proveedor, es importante analizar los factores generales que giran alrededor de este proceso y que son inherentes a cada empresa. 

    En realidad cuando hablamos de factores, nos estamos refiriendo a los riesgos en los que podemos incurrir por plantear erróneamente un proceso de este tipo. En este sentido, vamos a centrarnos en:

    • Los costes de cambio del software (normalmente asociado también a un cambio de proveedor de servicios). Cuanto más altos sean los costes de cambio, mayor tendrá que ser la relación en el tiempo con el proveedor de software, y por tanto me tendré que cerciorar mejor de aquellas características que podían influir en la longevidad de la relación.
    • Los costes de cambio de un proveedor (no asociado al cambio programa, porque si no sería similar al caso anterior). Aunque esta situación suele ser menos frecuente que la anterior, también se producen costes de cambio, pero de menor cuantía. En este caso, la valoración del riesgo depende mucho de la causa que produzca el cambio.
    • Los costes ocultos. Esta es una de situaciones más desagradables en las que se puede encontrar una empresa y que suponen un sobre coste difícil de asumir. Aunque existen varios tipos de costes de este tipo, nos queremos centrar e 3 que pensamos que pueden ser gestionados desde el principio:

      • Costes excesivos de mantenimiento futuros. La política de mantenimiento del software se suele establecer atendiendo a criterios no controlables por parte del cliente y en el marco de unas condiciones que variarán mucho a lo largo del tiempo. El resultado final suele ser que las empresas terminan por asumir un coste que no les aporta ningún valor y que no pueden controlar. Se deberían de establecer clausulas flexibles y un mayor control de la funcionalidad que aporta para la empresa.
      • Obsolescencia tecnológica. Aunque este es un riesgo difícil de analizar, existen soluciones de software en el mercado con diseños y desarrollos arcaicos. El problema es que esta situación, fuerce en algún momento un desenlace no deseado de cambio del software en menos tiempo del deseable. Un asesoramiento técnico puede ser de gran apoyo si hay dudas razonables sobre este riesgo.
      • Capacidad de integración del software. La filosofía de algunos proveedores no es propicia en apoyar la integración de su software con otras aplicaciones. Hoy en día, esto se debe a un problema de actitud empresarial, no tecnológico, y los efectos habituales sobre el cliente es de una mayor dependencia del proveedor e insatisfacción. Al final esto conlleva un mayor coste para el cliente, que puede llegar a ser muy importante.
    • La Infraestructura necesaria (servidores y base de datos). Hoy en día, la posibilidad de que el cliente pueda elegir la modalidad, con relación al tipo de infraestructura, es un factor muy importante que afecta mucho al coste. Aquellas propuestas que no contemplen una solución cloud, no tienen demasiado sentido en un momento en el que la tendencia es a evolucionar hacia esta infraestructura.

    Dicho todo esto, deberemos tener en cuenta que el proceso de selección deberá centrarse más en asegurarse de aquellas características que puedan suponer un riesgo que no se quiera asumir de acuerdo con la percepción y características de la empresa cliente.

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    Acciones a considerar en tu proceso de elección de proveedor.

    Como se desprende del punto anterior, no existe un proceso de valoración estándar, ya que dependerá de la valoración que haga cada empresa de los riesgos existentes y de su decisión de asumirlos o no.

    El planteamiento que vamos a exponer relaciona los riegos inherentes en un proyecto de esta naturaleza con las características que más valora cada empresa de un proveedor de software, de forma que favorezca un análisis consistente con el planteamiento propuesto. 

    A continuación, vamos a exponer algunas acciones que deberían formar parte del proceso de elección final de un proveedor, según las características y riesgos asumibles por parte de la empresa cliente:

     

    • Análisis de las cuentas anuales del proveedor. Esta es una información pública que está disponible en el Registro Mercantil. De lo que se trata es de analizar la situación actual y la evolución en los últimos años con relación a la solvencia, rentabilidad y liquidez de la empresa. Los riesgos que tratamos de cubrir son:

      • Los costes de cambio del software
      • Los costes de cambio del proveedor. 

        Las características que tratamos analizar son:

      • Las condiciones de viabilidad futura del proveedor.
      • Tamaño del proveedor.
      • Ámbito de mercado

    • Demostración de la propuesta de valor del proveedor. Se trata de aprovechar la comunicación directa con el proveedor para analizar, además de la idoneidad del software, las características que requerimos y que son difíciles de valorar de una forma más objetiva. Las características más propicias de analizar en este caso son:

      • Cultura de empresa: En este sentido nos interesará analizar: el grado de compromiso con el cliente, orientación hacia el cliente, y valores y principios de la empresa
      • Experiencia y conocimientos específicos sobre el negocio.
      • Tipo de relación
        Los riesgos que tratamos de cubrir son:
      • Los costes de cambio del proveedor.
      • Los costes ocultos. En particular la capacidad de integración de su software y la política de mantenimiento.
      • Infraestructuras

    • Análisis de testimonios de clientes. Para que esta acción tenga la validez deseable es importante que los clientes con los que hablar sean seleccionados por la empresa, no por el proveedor, aunque este último facilite el encuentro. Esta acción trata de confirmar los aspectos que nos ha informado el cliente para mejorar la objetividad de la información. Las características más propicias de analizar en este caso son:

      • Cultura de empresa: En este sentido nos interesará analizar: la orientación hacia el cliente, y valores y principios de la empresa
      • Experiencia y conocimientos específicos sobre el negocio.
      • Tipo de relación

        Los riesgos que tratamos de cubrir son:

      • Los costes de cambio del proveedor.
      • Los costes ocultos. En particular la capacidad de integración de su software y la política de mantenimiento.
      • Infraestructuras

     

    • Análisis contractual. Es importante comprobar el compromiso del proveedor con la información facilitada, de forma que queden perfectamente definidos los derechos y responsabilidades de cada parte. Las características más propicias de analizar en este caso son:

      • Cultura de empresa: En este sentido nos interesará analizar el grado de compromiso con el cliente.
      • Relación del proveedor con la propiedad de las licencias de uso del software
      • Capacidad de gestión y solvencia de la empresa.

        Los riesgos que tratamos de cubrir son:

      • Los costes de cambio del proveedor.
      • Los costes ocultos. En particular la capacidad de integración de su software y la política de mantenimiento.
      • Infraestructuras

    Aunque este análisis, no trata de ser una propuesta cerrada, sí que consideramos importante que nos sirva de reflexión para cuando se nos presente la situación de seleccionar un proveedor de software ERP.  Como ya comentamos, este tipo de decisiones no son habituales en la gestión ordinaria de la empresa, y por este motivo, nos gustaría ayudarte cuando se te presente la situación.

     

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    Paco Ramírez Fominaya

    Escrito por: Paco Ramírez Fominaya

    Apasionado por la tecnología en la que ha desarrollado una parte muy importante de su experiencia profesional. Con una amplia formacion académica con distintos masters en prestigiosas escuelas de negocios y universidades.

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